डैशबोर्ड एक टूल है। लेकिन डैशबोर्ड कल्चर ही डैशबोर्ड को काम का बनाता है।
डैशबोर्ड कल्चर का मतलब: टीम डैशबोर्ड पर भरोसा करती है। टीम फ़ैसला लेने से पहले डैशबोर्ड देखती है। टीम डैशबोर्ड की जानकारी पर कदम उठाती है। डैशबोर्ड कंपनी की रणनीति को दिशा देते हैं।
डैशबोर्ड कल्चर के बिना: डैशबोर्ड बन जाते हैं, पर कोई देखता नहीं। टीम अंदाज़े से फ़ैसले लेती है। मौक़ा हाथ से निकल जाता है।
डैशबोर्ड कल्चर के साथ: डैशबोर्ड रोज़ देखे जाते हैं। टीम के फ़ैसले डेटा से होते हैं। रणनीति डेटा के आधार पर बनती है।
डैशबोर्ड कल्चर कैसे बनाएँ
एक ज़रूरी डैशबोर्ड से शुरू करें
रातों-रात पचास डैशबोर्ड बनाने की कोशिश न करें। उस एक डैशबोर्ड से शुरू करें जो लीडरशिप के सबसे अहम सवाल का जवाब दे। रेवेन्यू डैशबोर्ड। क्या हमारा रेवेन्यू सही रास्ते पर है। एक डैशबोर्ड, एक ज़रूरी मेट्रिक, सबकी नज़र में। उसे सही बनाएँ। भरोसा बनाएँ।
डैशबोर्ड रोज़ अपडेट करें
डैशबोर्ड तभी काम का है जब ताज़ा हो। एक तय समय पर अपडेट करें (रोज़ सुबह 6 बजे)। टीम इस लय को सीख लेती है। टीम दिन की शुरुआत में डैशबोर्ड देखती है। आदत बन जाती है।
डैशबोर्ड तक पहुँचना आसान बनाएँ
डैशबोर्ड दो क्लिक की दूरी पर होना चाहिए। किसी अनजान फ़ोल्डर में छिपा नहीं। पासवर्ड के पीछे बंद नहीं। पहुँचना आसान हो, तो इस्तेमाल ज़्यादा होता है।
मीटिंग में डैशबोर्ड पर बात करें
हफ़्ते की स्टैंडअप मीटिंग: डैशबोर्ड देखें। रेवेन्यू पाँच लाख है (लक्ष्य साढ़े पाँच लाख)। हम इक्यानवे प्रतिशत पर हैं। चर्चा: हम लक्ष्य से नीचे क्यों हैं। हम क्या कर सकते हैं। डैशबोर्ड पर बात करने से जागरूकता और कदम, दोनों बढ़ते हैं।
टीम को डैशबोर्ड पढ़ना सिखाएँ
नया कर्मचारी जुड़ता है। पहले हफ़्ते में उसे डैशबोर्ड दिखाएँ। सिखाएँ कि मेट्रिक्स का मतलब क्या है। सिखाएँ कि मेट्रिक लाल हो, तो क्या करना है। ट्रेनिंग से डैशबोर्ड पढ़ने में रवानी आती है।
डैशबोर्ड से मिली जीत का जश्न मनाएँ
टीम ने डैशबोर्ड की जानकारी के आधार पर कन्वर्ज़न रेट सुधारा। इसका जश्न मनाएँ। टीम ने डैशबोर्ड के चेकआउट रुकावट वाले एनालिसिस के आधार पर कन्वर्ज़न रेट दो प्रतिशत से बढ़ाकर ढाई प्रतिशत किया। महीने के पचास हज़ार विज़िटर पर ढाई प्रतिशत का सुधार यानी पचास हज़ार का और रेवेन्यू। शाबाश। जश्न से कल्चर बनता है।
डेटा से चलने वाली सोच वाले लोगों को रखें
नए व्यक्ति को मानना चाहिए: फ़ैसले डेटा से होते हैं, अंदाज़े से नहीं। डेटा से चलने वाले लोगों को रखें। वे कल्चर को मज़बूत करते हैं।
असली उदाहरण: पचास लोगों की कंपनी में डैशबोर्ड कल्चर बनाना
पहला महीना
रेवेन्यू, चर्न, नए ग्राहक और एक्सपेंशन रेवेन्यू दिखाने वाला एक्ज़ीक्यूटिव डैशबोर्ड बनाएँ। रोज़ अपडेट करें। CEO हर सुबह देखता है।
दूसरा महीना
CEO ऑल-हैंड्स मीटिंग में डैशबोर्ड की बात करता है। रेवेन्यू लक्ष्य से कम है। चर्न ज़्यादा है। टीम को समस्या पता है और ध्यान भी वहीं है।
तीसरा महीना
सेल्स टीम अपना सेल्स डैशबोर्ड बनाती है। चरण के हिसाब से पाइपलाइन, रेप के हिसाब से क्वोटा, फ़ोरकास्ट। सेल्स मैनेजर रोज़ देखता है। सेल्स टीम को पहली बार पाइपलाइन साफ़ दिखती है।
चौथा महीना
प्रोडक्ट टीम प्रोडक्ट डैशबोर्ड बनाती है। फ़ीचर अडॉप्शन, एंगेजमेंट, रिटेंशन। प्रोडक्ट मैनेजर फ़ीचर अडॉप्शन के डेटा के आधार पर फ़ैसले लेने लगता है।
पाँचवाँ महीना
मार्केटिंग टीम मार्केटिंग डैशबोर्ड बनाती है। चैनल के हिसाब से ट्रैफ़िक, चैनल के हिसाब से कन्वर्ज़न, ROAS। मार्केटिंग डायरेक्टर डैशबोर्ड के ROAS के आधार पर बजट बाँटने लगता है (ज़्यादा ROAS वाले चैनल को ज़्यादा बजट मिलता है)।
छठा महीना
पूरी कंपनी का सर्वे पूछता है: डैशबोर्ड आपके फ़ैसलों में कितनी मदद करते हैं। नतीजे: अस्सी प्रतिशत जवाब देने वाले कहते हैं कि डैशबोर्ड कम से कम हफ़्ते में एक बार उनके फ़ैसलों में काम आते हैं। कल्चर बन रहा है।
बारहवाँ महीना
सालाना प्लानिंग डैशबोर्ड के डेटा से चलती है। टीम लक्ष्य अंदाज़े से नहीं, डैशबोर्ड की परफ़ॉर्मेंस से तय करती है। रणनीति डेटा पर टिकी है।
नतीजा
डैशबोर्ड कल्चर वाली कंपनी ज़्यादा असरदार होती है। फ़ैसले तेज़ होते हैं (डेटा का सहारा है, बहस नहीं होती)। फ़ैसले बेहतर होते हैं (तथ्यों पर आधारित, राय पर नहीं)।
डैशबोर्ड कल्चर की रुकावटें
रुकावट एक: डैशबोर्ड सटीक नहीं हैं
टीम डैशबोर्ड देखती है, पर संख्याओं पर भरोसा नहीं करती। देखना बंद कर देती है। हल: हर महीने डेटा का ऑडिट करें। सटीकता पक्की करें।
रुकावट दो: डैशबोर्ड अपडेट नहीं होते
डैशबोर्ड पिछले महीने का डेटा दिखाता है। इस महीने के लिए बेकार है। हल: रोज़ अपडेट करें। लगातार अपडेट से भरोसा बनता है।
रुकावट तीन: डैशबोर्ड बहुत जटिल हैं
टीम मेट्रिक्स नहीं समझती। डैशबोर्ड इस्तेमाल करना बंद कर देती है। हल: सरल बनाएँ। अलग-अलग भूमिकाओं के लिए अलग डैशबोर्ड बनाएँ। जटिलता घटाएँ।
रुकावट चार: फ़ैसले डैशबोर्ड से नहीं होते
लीडरशिप अब भी अंदाज़े से फ़ैसले लेती है। टीम का भरोसा टूट जाता है। हल: लीडरशिप ख़ुद मिसाल बने। डैशबोर्ड के डेटा के आधार पर फ़ैसले ले। टीम पीछे चलेगी।
रुकावट पाँच: डैशबोर्ड तक पहुँचना मुश्किल है
ऐसे टूल में छिपे हैं जिसे इस्तेमाल करना कठिन है। टीम हार मान लेती है। हल: डैशबोर्ड तक पहुँचना आसान बनाएँ। दो क्लिक और आप वहाँ।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
कैसे पता चले कि डैशबोर्ड कल्चर जड़ पकड़ रहा है?
व्यवहार देखें। टीम मीटिंग से पहले डैशबोर्ड देखती है। टीम चर्चा में डैशबोर्ड का हवाला देती है। टीम जानकारी पर कदम उठाती है। टीम डैशबोर्ड पर भरोसा करती है। टीम फ़ैसला लेने से पहले पूछे कि डैशबोर्ड क्या कहता है, तो कल्चर आ चुका है। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप इसे सीधे अपनी वेबसाइट पर सेट कर सकते हैं।
डैशबोर्ड कल्चर बनने में कितना समय लगता है?
तीन से छह महीने। आदत बनने में समय लगता है। पहले महीने टीम उत्सुक रहती है। दूसरे महीने टीम नियमित रूप से देखती है। तीसरे महीने टीम जानकारी पर कदम उठाती है। छह महीने में टीम डैशबोर्ड पर भरोसा करने लगती है। कल्चर बन जाता है।
डैशबोर्ड कल्चर बनाने में लीडरशिप की क्या भूमिका है?
बहुत अहम। लीडरशिप को ख़ुद करके दिखाना होगा। CEO हर सुबह डैशबोर्ड देखे। CEO मीटिंग में डैशबोर्ड की बात करे। CEO डैशबोर्ड के आधार पर फ़ैसले ले। टीम देखती है कि लीडरशिप डैशबोर्ड को अहमियत देती है। टीम पीछे चलती है। लीडरशिप ज़रूरी है।
डेटा को लेकर शक को कैसे संभालें?
डेटा की जाँच करें। टीम को दिखाएँ कि डेटा कैसे इकट्ठा होता है। ऑडिट के नतीजे दिखाएँ। दिखाएँ कि डैशबोर्ड की संख्याएँ सोर्स सिस्टम की संख्याओं से मेल खाती हैं। जब टीम देखती है कि डेटा सही है, तो शक दूर हो जाता है। पारदर्शिता से भरोसा बनता है।
क्या डैशबोर्ड इस्तेमाल न करने वालों को सज़ा देनी चाहिए?
नहीं। सकारात्मक प्रोत्साहन दें। जो टीम सदस्य डेटा से फ़ैसले लेते हैं, उनकी सराहना करें। सज़ा न दें। सकारात्मक प्रोत्साहन से कल्चर बनता है। सज़ा से विरोध पैदा होता है।
कंपनी बढ़ने पर डैशबोर्ड कल्चर कैसे बनाए रखें?
नए लोगों को डैशबोर्ड कल्चर में ऑनबोर्ड करना ज़रूरी है। पहले हफ़्ते में उन्हें डैशबोर्ड दिखाएँ। उन्हें डैशबोर्ड पढ़ना सिखाएँ। डेटा से फ़ैसले लेने की ट्रेनिंग दें। लिखकर रखें कि डैशबोर्ड क्यों मायने रखते हैं। कल्चर ऑनबोर्डिंग और लीडरशिप की मिसाल से टिका रहता है।