डैशबोर्ड गवर्नेंस और रखरखाव: बहुत सारे डैशबोर्ड कैसे संभालें

एक डैशबोर्ड संभालना आसान है। पचास डैशबोर्ड संभालना मुश्किल है। सौ डैशबोर्ड हों, तो अफ़रा-तफ़री मच जाती है।

डैशबोर्ड गवर्नेंस नियमों का वह सेट है, जो इस अफ़रा-तफ़री को रोकता है।

गवर्नेंस के बिना: डैशबोर्ड दोहराए जाते हैं (एक ही डैशबोर्ड दो बार, अलग नामों से बन जाता है)। अलग-अलग टीमें मेट्रिक की अलग परिभाषा बना लेती हैं (एक टीम का रेवेन्यू दूसरी टीम से अलग निकलता है)। डेटा की सटीकता घटती जाती है (कोई डेटा की जाँच नहीं करता)। डैशबोर्ड छोड़ दिए जाते हैं (कोई मालिक नहीं, इसलिए पुराने पड़ जाते हैं)।

गवर्नेंस के साथ: हर डैशबोर्ड अनोखा होता है। मेट्रिक्स एक जैसे रहते हैं। डेटा सही रहता है। डैशबोर्ड की देखभाल होती रहती है।

गवर्नेंस के नियम

नामकरण का नियम

सभी डैशबोर्ड एक ही पैटर्न में नाम पाएँ: टीम-फ़ंक्शन-समयसीमा। उदाहरण: sales-pipeline-daily। product-feature-adoption-weekly। नाम से यूज़र्स को डैशबोर्ड ढूँढना आसान होता है। इससे एक ही डैशबोर्ड के दो नामों से बनने की गड़बड़ी रुकती है।

मेट्रिक की परिभाषा

हर मेट्रिक की एक परिभाषा हो। कन्वर्ज़न रेट की परिभाषा: पूरे हुए ट्रांज़ैक्शन को सेशन से भाग देना। परिभाषा लिखकर रखी जाए। सभी डैशबोर्ड में उसे एक जैसा इस्तेमाल किया जाए। कोई उलझन नहीं।

एक्सेस कंट्रोल

कौन कौन से डैशबोर्ड देख सकता है। सेल्स टीम सेल्स डैशबोर्ड देख सकती है। सपोर्ट टीम सेल्स का कमीशन और वेतन नहीं देख सकती। CEO सब देख सकता है। एक्सेस डैशबोर्ड के स्तर पर या डेटा के स्तर पर लागू करें।

आर्काइव की नीति

जो डैशबोर्ड छह महीने से इस्तेमाल में नहीं, उन्हें आर्काइव करें (आर्काइव फ़ोल्डर में भेजें, नज़र से हटा दें)। आर्काइव किए डैशबोर्ड डिलीट नहीं होते (वापस लाए जा सकते हैं)। बस भीड़ कम करने के लिए छिपाए जाते हैं।

मंज़ूरी की प्रक्रिया

नया डैशबोर्ड बनाने से पहले मंज़ूरी चाहिए। डैशबोर्ड की रिक्वेस्ट: मुझे ईमेल की परफ़ॉर्मेंस दिखाने वाला डैशबोर्ड चाहिए। समीक्षा: क्या यह पहले से मौजूद है। क्या यह किसी मौजूदा डैशबोर्ड से अलग है। अगर नया है, तो मंज़ूर करें। मंज़ूरी से एक ही काम दो बार करने से बचते हैं।

डॉक्युमेंटेशन

हर डैशबोर्ड का एक विवरण हो: वह क्या दिखाता है, किसे इस्तेमाल करना चाहिए, कितनी बार देखना चाहिए, और उसे कैसे समझना चाहिए। डॉक्युमेंटेशन अपडेट रहे। डैशबोर्ड बदले, तो डॉक्युमेंटेशन भी अपडेट हो।

मालिक तय करना

हर डैशबोर्ड का एक मालिक हो। मालिक की ज़िम्मेदारी: सटीकता बनाए रखना, डॉक्युमेंटेशन अपडेट करना, समस्याओं का जवाब देना और आर्काइव करना है या नहीं, यह तय करना। आम तौर पर मालिक वही होता है जो डैशबोर्ड का सबसे ज़्यादा इस्तेमाल करता है।

असली उदाहरण: पचास डैशबोर्ड वाली कंपनी में डैशबोर्ड गवर्नेंस

डैशबोर्ड रिव्यू बोर्ड

हर महीने मिलता है: CEO, CFO, VP सेल्स, VP मार्केटिंग, VP प्रोडक्ट।

नए डैशबोर्ड की रिक्वेस्ट

पहली रिक्वेस्ट: सेल्स टीम sales-rep-activity-daily माँगती है। रिव्यू में पूछा जाता है: रेप की गतिविधि (कॉल, मीटिंग, प्रपोज़ल) क्या ट्रैक होती है। अगर हाँ, तो क्या नया डैशबोर्ड बनाए बिना मौजूदा CRM डेटा से काम चल सकता है। सेल्स टीम कहती है: हम CRM में ट्रैक करते हैं, डैशबोर्ड व्यू चाहिए। रिव्यू में पूछा जाता है: क्या डुप्लिकेट बनाए बिना CRM डेटा से डैशबोर्ड बन सकता है। सेल्स टीम कहती है: हाँ। मंज़ूरी: CRM को सोर्स बनाकर डैशबोर्ड बनाएँ। नाम: sales-activity-daily। मालिक: सेल्स मैनेजर। लॉन्च से पहले डॉक्युमेंटेशन ज़रूरी।

दूसरी रिक्वेस्ट: प्रोडक्ट टीम user-journey-flow माँगती है। रिव्यू में पूछा जाता है: यह नए तरह का मेट्रिक है। जर्नी की गणना कैसे होती है। प्रोडक्ट टीम समझाती है: हर यूज़र की घटनाओं का क्रम निकाला जाता है। रिव्यू में पूछा जाता है: क्या जर्नी की गणना जाँची जा चुकी है। प्रोडक्ट टीम कहती है: अभी नहीं। रिव्यू का फ़ैसला: डैशबोर्ड लॉन्च से पहले जाँच ज़रूरी। अगला कदम: तरीक़ा जाँचें, फिर डैशबोर्ड मंज़ूर होगा। मालिक: प्रोडक्ट एनालिटिक्स लीड।

आर्काइव की समीक्षा

पहला डैशबोर्ड: marketing-utm-tracking-daily को छह महीने से किसी ने नहीं देखा। रिव्यू में पूछा जाता है: मालिक (मार्केटिंग मैनेजर), क्या आप अब भी इसे इस्तेमाल करते हैं। मालिक कहता है: नहीं, हम एक आसान डैशबोर्ड पर चले गए। इसे आर्काइव करें। मालिक का जवाब: हाँ, आर्काइव कर दें।

दूसरा डैशबोर्ड: executive-forecast-quarterly को तीन महीने से किसी ने नहीं देखा। रिव्यू में पूछा जाता है: मालिक (CFO), क्या आप अब भी इसे इस्तेमाल करते हैं। मालिक कहता है: हाँ, हर महीने देखता हूँ। आर्काइव न करें। इसे डैशबोर्ड की सूची में जोड़ें।

नतीजा

कोई डुप्लिकेट डैशबोर्ड नहीं, मालिक साफ़ तय, डॉक्युमेंटेशन अपडेट, बेकार डैशबोर्ड आर्काइव और नए डैशबोर्ड की समीक्षा।

रखरखाव के अच्छे तरीके

हर महीने डेटा की जाँच करें

डैशबोर्ड का मेट्रिक निकालें और सोर्स सिस्टम से मिलाएँ। जो फ़र्क़ दिखे, उसे तुरंत ठीक करें।

हर तिमाही डॉक्युमेंटेशन अपडेट करें

डैशबोर्ड बदले, तो डॉक्युमेंटेशन अपडेट करें। मेट्रिक की परिभाषा बदले, तो मेट्रिक डिक्शनरी अपडेट करें।

हर तिमाही एक्सेस की समीक्षा करें

किसे अब भी किस चीज़ का एक्सेस चाहिए। जो लोग छोड़ गए, उनका एक्सेस हटाएँ। टीम के नए लोगों को एक्सेस दें।

हर साल गणनाओं की जाँच करें

कुछ मेट्रिक्स की गणना की जाती है (सिर्फ़ रिपोर्ट नहीं किए जाते)। उदाहरण: कस्टमर लाइफ़टाइम वैल्यू की गणना होती है। जाँचें कि गणना सही है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल