डैशबोर्ड एम्बेड और शेयर करना: मेट्रिक्स वहाँ पहुँचाएँ जहाँ लोग काम करते हैं

डैशबोर्ड तब सबसे ज़्यादा काम का होता है, जब वह फ़ैसला लेने के समय सामने दिखे।

सेल्स मैनेजर को पाइपलाइन पर फ़ैसला लेना है। डैशबोर्ड सेल्स CRM में एम्बेड हो (जहाँ मैनेजर काम कर रहा है), तो काम का है। मैनेजर ने डैशबोर्ड बुकमार्क किया हो (दो सेकंड में खुल जाए), तो भी काम का है। मैनेजर को डैशबोर्ड का ईमेल मिले (हर सोमवार मेट्रिक दिखे), तो भी काम का है।

डैशबोर्ड एम्बेड करने का मतलब है उसे वहाँ रखना जहाँ यूज़र पहले से काम कर रहा है। डैशबोर्ड शेयर करने का मतलब है उसे यूज़र तक भेजना।

दोनों से रुकावट कम होती है। मेट्रिक फ़ैसला लेने वाले तक पहुँचता है। टूल बदलने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

डैशबोर्ड एम्बेड करना

CRM में एम्बेड करें

सेल्स डैशबोर्ड CRM में एम्बेड है। सेल्स मैनेजर CRM खोलता है और साइडबार में डैशबोर्ड देख लेता है। टूल बदलना नहीं पड़ता।

प्रोडक्ट में एम्बेड करें

प्रोडक्ट डैशबोर्ड इंटरनल एडमिन टूल में एम्बेड है। प्रोडक्ट मैनेजर यूज़र का डेटा देख रहा है। यूज़र प्रोफ़ाइल के पास ही फ़ीचर अडॉप्शन डैशबोर्ड दिखता है। संदर्भ सही रहता है।

कम्युनिकेशन टूल में एम्बेड करें

डैशबोर्ड टीम चैट में एम्बेड है। चैट मैसेज में रोज़ की रेवेन्यू पोस्ट होती है। टीम को डैशबोर्ड टूल खोलने की ज़रूरत नहीं। मेट्रिक चैट में ही दिख जाता है।

ईमेल में एम्बेड करें

डैशबोर्ड के मेट्रिक्स स्टेकहोल्डर्स को ईमेल किए जाते हैं। ईमेल में रेवेन्यू, कन्वर्ज़न और चर्न दिखता है। डैशबोर्ड लोड करने की जगह वे ईमेल खोल लेते हैं।

नतीजा

एम्बेड करने से रुकावट कम होती है। यूज़र को मेट्रिक उसी टूल में दिखता है जो वह पहले से इस्तेमाल करता है। एक भी एक्स्ट्रा क्लिक नहीं। टूल बदलना नहीं।

डैशबोर्ड शेयर करना

ईमेल रिपोर्ट

डैशबोर्ड हफ़्ते या रोज़ ईमेल किया जाता है। पाने वाला ईमेल पढ़ता है और मेट्रिक देख लेता है।

चैट अलर्ट

मेट्रिक बदलने पर डैशबोर्ड का मेट्रिक टीम चैट में पोस्ट होता है। अलर्ट: रेवेन्यू घटा है। टार्गेट से तीन प्रतिशत कम। जाँच करें।

API इंटीग्रेशन

कोई बाहरी सिस्टम डैशबोर्ड का मेट्रिक खींच लेता है। उदाहरण: वेबसाइट के हेडर में लिखा है "पाँच हज़ार ग्राहकों की सेवा की"। यह संख्या कस्टमर डैशबोर्ड से API के ज़रिए आती है।

पब्लिक डैशबोर्ड

डैशबोर्ड एक पब्लिक URL पर है। लिंक वाला कोई भी इसे देख सकता है। लॉगिन की ज़रूरत नहीं। स्टेकहोल्डर डैशबोर्ड के लिए काम का है (निवेशकों या ग्राहकों को दिखने वाले मेट्रिक्स)।

डैशबोर्ड सब्सक्रिप्शन

यूज़र डैशबोर्ड को सब्सक्राइब करता है। मेट्रिक बदलने पर उसे नोटिफ़िकेशन मिलता है। नोटिफ़िकेशन: कन्वर्ज़न रेट दो प्रतिशत से नीचे गिर गई। जाँच करें।

असली उदाहरण: पूरे संगठन में डैशबोर्ड एम्बेड करना

सेल्स टीम

डैशबोर्ड CRM में एम्बेड है। सेल्स मैनेजर CRM खोलता है, तो साइडबार में पाइपलाइन डैशबोर्ड दिखता है। स्टेज के हिसाब से पाइपलाइन, कोटा की प्रगति, फ़ोरकास्ट। डैशबोर्ड टूल पर जाने की ज़रूरत नहीं। सारी जानकारी CRM में है।

मार्केटिंग टीम

डैशबोर्ड ईमेल में एम्बेड है। हर सोमवार सुबह 6 बजे पिछले हफ़्ते के मेट्रिक्स का ईमेल आता है। ट्रैफ़िक, कन्वर्ज़न, कॉस्ट पर एक्विज़िशन, ROAS। टीम चाय पीते हुए ईमेल पढ़ती है। आने वाले हफ़्ते की पूरी तस्वीर उसके पास होती है।

एग्ज़ीक्यूटिव टीम

डैशबोर्ड टीम चैट में एम्बेड है। रोज़ सुबह 8 बजे चैट पोस्ट में दिखता है: रेवेन्यू (पाँच लाख), चर्न (दो प्रतिशत), नए ग्राहक (बीस), एक्सपेंशन रेवेन्यू (1.2 हज़ार)। CEO चैट मैसेज पढ़ता है। एक ही मैसेज में बिज़नेस की सेहत पता चल जाती है।

प्रोडक्ट टीम

डैशबोर्ड इंटरनल टूल में एम्बेड है। प्रोडक्ट मैनेजर यूज़र फ़ीडबैक देख रहा है। इंटरनल टूल में यूज़र की फ़ीचर अडॉप्शन स्थिति दिखती है। डैशबोर्ड साइडबार में दिखता है: पूरी कंपनी में फ़ीचर अडॉप्शन (चालीस प्रतिशत), इस यूज़र सेगमेंट में फ़ीचर अडॉप्शन (तीस प्रतिशत)। प्रोडक्ट मैनेजर को यूज़र का संदर्भ और कंपनी का संदर्भ दोनों दिखते हैं। वह फ़ैसला लेता है।

ऑपरेशंस टीम

डैशबोर्ड पब्लिक URL के रूप में। स्टेटस पेज पर अपटाइम (99.95 प्रतिशत) और रिस्पॉन्स टाइम (150ms) दिखता है। ग्राहक लॉगिन किए बिना सिस्टम की स्थिति देख सकते हैं। लोगों का भरोसा बनता है कि सिस्टम ठीक चल रहा है।

सपोर्ट टीम

डैशबोर्ड के अलर्ट टीम चैट में। जब कस्टमर सैटिस्फ़ैक्शन टार्गेट से नीचे जाती है, तो चैट में अलर्ट आता है। सपोर्ट लीड तुरंत जाँच करता है। अलर्ट की वजह से क्वालिटी चुपचाप नहीं गिरती।

नतीजा

डैशबोर्ड एम्बेड और शेयर करने से मेट्रिक्स फ़ैसला लेने वालों तक वहीं पहुँचते हैं जहाँ वे हैं। कोई रुकावट नहीं। कोई एक्स्ट्रा टूल नहीं खोलना पड़ता। फ़ैसले तेज़ होते हैं और बेहतर जानकारी पर टिके होते हैं।

एम्बेड और शेयर करने के बेहतरीन तरीके

एम्बेड के लिए सरल रखें

एम्बेड किया डैशबोर्ड पूरे डैशबोर्ड से सरल होना चाहिए। सिर्फ़ तीन से पाँच मेट्रिक्स दिखाएँ। इससे ज़्यादा हो तो एम्बेड में भीड़ लगती है।

संदर्भ का ध्यान रखें

ईमेल, ईमेल क्लाइंट में पढ़ने लायक हो (ऐसा स्क्रीनशॉट नहीं जिसे ज़ूम करना पड़े)। चैट मैसेज, चैट के फ़ॉर्मेट में फ़िट हो। एम्बेड किया मेट्रिक उस जगह के संदर्भ में काम का हो।

फ़्रीक्वेंसी का ध्यान रखें

रोज़ ईमेल भेजना बहुत ज़्यादा है (ओवरलोड)। हफ़्ते में एक बार ठीक है। रियल-टाइम अलर्ट कम होने चाहिए (थ्रेशोल्ड के आधार पर, हर बदलाव पर नहीं)।

संवेदनशील डेटा बचाएँ

सैलरी के डैशबोर्ड शेयर न करें। किसी ख़ास ग्राहक का डेटा शेयर न करें। सिर्फ़ वही मेट्रिक्स शेयर करें जो पब्लिक हो सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल