कंपनी डैशबोर्ड के लिए Google Sheets इस्तेमाल करती है। पाँच लोगों के स्टार्टअप में यह ठीक चलता है। पचास लोगों की कंपनी में यह नहीं चलता।
एक टूल से दूसरे पर जाना एक प्रोजेक्ट है। इसमें प्लानिंग चाहिए।
बुरा माइग्रेशन: सारे डैशबोर्ड एक साथ नए टूल पर ले जाना। टीम उलझ जाती है। डेटा गलत निकलता है। काम की रफ़्तार गिर जाती है। अफ़रा-तफ़री मच जाती है।
अच्छा माइग्रेशन: प्लान बनाएँ, पायलट करें, चरणों में अमल करें, जाँच करें, पुराना टूल बंद करें। कोई रुकावट नहीं।
माइग्रेट क्यों करें
मौजूदा टूल धीमा है
लोड होने में दो मिनट लगते हैं। यह मंज़ूर नहीं।
मौजूदा टूल बड़े पैमाने पर नहीं चलता
सौ डैशबोर्ड Google Sheets में संभालना बहुत ज़्यादा है।
मौजूदा टूल में फ़ीचर कम हैं
रियल-टाइम अपडेट नहीं हो सकते। ड्रिल-डाउन नहीं हो सकता।
बड़े पैमाने पर मौजूदा टूल महँगा पड़ता है
पचास यूज़र होने पर सीट का खर्च बर्दाश्त से बाहर हो जाता है।
मौजूदा टूल सबके लिए आसान नहीं है
मोबाइल पर डैशबोर्ड नहीं चलते। टीम फ़ोन पर नहीं देख पाती।
माइग्रेट कब करें
तब माइग्रेट करें, जब दिक़्क़त सहन से बाहर हो
मौजूदा टूल ठीक चल रहा हो, तो माइग्रेट न करें। माइग्रेशन से काम में रुकावट आती है। खर्च भी ज़्यादा है। जब तक बदलने की ठोस वजह न हो, चल रहे टूल के साथ रहें।
तब माइग्रेट करें, जब टूल की सीमा आ जाए
Google Sheets पाँच डैशबोर्ड के लिए ठीक है। पचास डैशबोर्ड उसकी सीमा हैं। चालीस डैशबोर्ड पर माइग्रेशन के बारे में सोचना शुरू करें।
तब माइग्रेट करें, जब टीम माँगे
टीम खुद माइग्रेशन माँग रही हो (टूल की सीमाओं का हल निकालने में बहुत समय लग रहा हो), तो माइग्रेशन सही है।
माइग्रेशन की प्रक्रिया
पहला चरण (प्लानिंग)
नया टूल चुनें। कुछ डैशबोर्ड के साथ उसे टेस्ट करें। जाँचें कि नया टूल ज़रूरतें पूरी करता है। समय: एक महीना।
दूसरा चरण (पायलट)
पाँच से दस डैशबोर्ड नए टूल पर ले जाएँ। असली इस्तेमाल में टेस्ट करें। फ़ीडबैक लें। समय: एक महीना।
तीसरा चरण (पूरा माइग्रेशन)
बाक़ी डैशबोर्ड माइग्रेट करें। नए डैशबोर्ड नए टूल में बनाएँ। पुराना टूल बंद करने की तैयारी करें। समय: डैशबोर्ड की गिनती के हिसाब से एक से तीन महीने।
चौथा चरण (पुराना टूल बंद करना)
पुराना टूल आर्काइव कर दें। टीम सिर्फ़ नया टूल इस्तेमाल करे। पुराने टूल का सपोर्ट बंद हो जाए। समय: एक महीना।
कुल समय
पूरे माइग्रेशन में चार से छह महीने।
असली उदाहरण: BI टूल पर माइग्रेशन
पहला चरण (प्लानिंग)
कंपनी अभी डैशबोर्ड के लिए Google Sheets इस्तेमाल करती है। तीन BI टूल परखे जाते हैं। एक चुना जाता है। खर्च साल में 30,000 (150 प्रति सीट, गुणा 200 सीट)। फ़ायदे: रियल-टाइम अपडेट, ड्रिल-डाउन, मोबाइल सपोर्ट, बेहतर परफ़ॉर्मेंस। खर्च मंज़ूर करने लायक है।
दूसरा चरण (पायलट)
पाँच डैशबोर्ड माइग्रेट किए जाते हैं (एक्ज़ीक्यूटिव, सेल्स, मार्केटिंग, प्रोडक्ट, ऑपरेशंस)। टीम एक महीने BI टूल इस्तेमाल करती है। फ़ीडबैक: BI टूल तेज़ है (अच्छा), सीखना कठिन है (अपेक्षित), क्वेरी सेट करना जटिल है (एक बार का खर्च)। पायलट सफल रहा। अब पूरे माइग्रेशन पर चलें।
तीसरा चरण (पूरा माइग्रेशन)
बाक़ी पैंतालीस डैशबोर्ड छह हफ़्ते में ले जाए जाते हैं। डैशबोर्ड माइग्रेट करने के लिए तीन लोगों की टीम बनती है (हर हफ़्ते एक)। Google Sheets के मौजूदा डैशबोर्ड बंद कर दिए जाते हैं। BI टूल के नए डैशबोर्ड चालू हो जाते हैं। हर मेट्रिक के लिए क्वेरी सेट की जाती हैं।
चौथा चरण (पुराना टूल बंद करना)
Google Sheets के डैशबोर्ड हटा दिए जाते हैं। Google Sheets का डैशबोर्ड फ़ोल्डर आर्काइव कर दिया जाता है। टीम सिर्फ़ BI टूल इस्तेमाल करती है। Google Sheets से जुड़े सवालों का सपोर्ट बंद हो जाता है।
नतीजा
माइग्रेशन में पाँच महीने लगे। खर्च 40,000 डॉलर रहा (30,000 BI टूल का और 10,000 लागू करने का)। फ़ायदा: डैशबोर्ड तेज़ हैं, ज़्यादा भरोसेमंद हैं और ज़्यादा बड़े पैमाने पर चल सकते हैं। एक साल में खर्च वसूल।
माइग्रेशन की गलतियों से बचें
बिना प्लानिंग के माइग्रेट न करें
अचानक नए टूल पर न जाएँ। अफ़रा-तफ़री मचेगी।
सारे डैशबोर्ड एक साथ माइग्रेट न करें
चरणों में माइग्रेट करें। हर चरण टेस्ट हो। अगला चरण शुरू करने से पहले समस्याएँ ठीक हों।
माइग्रेशन में डेटा न खोएँ
पुराने डैशबोर्ड एक्सपोर्ट करें, इम्पोर्ट की जाँच करें, देखें कि संख्याएँ मेल खाती हैं।
ट्रेनिंग को न भूलें
नया टूल सीखना पड़ता है। टीम की ट्रेनिंग के लिए समय रखें। बदलाव के दौरान सपोर्ट के लिए भी समय रखें।
बहुत जल्दी माइग्रेट न करें
तब तक रुकें, जब तक मौजूदा टूल सच में रुकावट न बन जाए। जल्दी माइग्रेट करना बेकार का खर्च है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
नया डैशबोर्ड टूल कैसे चुनें?
पाँच कसौटियों पर परखें: खर्च, परफ़ॉर्मेंस, फ़ीचर, सीखने की कठिनाई, सपोर्ट। खर्च: क्या बजट में बैठता है। परफ़ॉर्मेंस: क्या तेज़ है। फ़ीचर: क्या ड्रिल-डाउन, रियल-टाइम और मोबाइल देता है। सीखने की कठिनाई: क्या टीम एक महीने में सीख सकती है। सपोर्ट: अटकने पर क्या कंपनी मदद करती है। कोई टूल पाँचों पर परफ़ेक्ट नहीं होता। ऐसा टूल चुनें जो पाँचों पर ठीक-ठाक हो और ऊपर की तीन कसौटियों पर बहुत अच्छा। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप इसे सीधे अपनी वेबसाइट पर सेट कर सकते हैं।
सारे डैशबोर्ड माइग्रेट करें या आगे से सिर्फ़ नया टूल इस्तेमाल करें?
तीसरे चरण में सारे डैशबोर्ड माइग्रेट करें। पुराना और नया टूल साथ-साथ चलें, तो टीम उलझ जाती है। कौन सा डैशबोर्ड इस्तेमाल करें। पुराने टूल में पाँच डैशबोर्ड हैं। नए टूल में दस डैशबोर्ड हैं। टीम का ध्यान बँट जाता है। माइग्रेशन पूरा करके पुराना टूल बंद करना बेहतर है। एक झटके में साफ़ बदलाव, धीरे-धीरे बदलाव से बेहतर है।
माइग्रेशन को लेकर टीम का विरोध कैसे संभालें?
टीम को शुरू से शामिल करें। पहले चरण की प्लानिंग में टीम की राय लें। टीम नया टूल चुने (लीडरशिप के मार्गदर्शन में)। इस चुनाव में टीम का अपना भरोसा होगा। फ़ैसले में टीम शामिल हो, तो विरोध कम होता है। साथ ही मानें कि सीखना पड़ेगा। शुरू में नया टूल इस्तेमाल करना कठिन होता है। यह बात मानें। ट्रेनिंग के लिए समय रखें।
नया टूल पुराने टूल से महँगा हो, तो क्या करें?
ROI निकालें। पुराना टूल मुफ़्त है, पर धीमा है। टीम हर हफ़्ते पाँच घंटे टूल की सीमाओं का हल निकालने में लगाती है। पाँच घंटे गुणा पचास हफ़्ते गुणा 100 डॉलर प्रति घंटा, यानी साल में 25,000 डॉलर बर्बाद। नया टूल साल में 30,000 का है, पर काम की रफ़्तार में 25,000 बचाता है। असल खर्च साल में 5,000 है। ROI पॉज़िटिव है।
माइग्रेट किए डैशबोर्ड सही हैं, यह कैसे जाँचें?
ऑडिट करें। हर माइग्रेट किए डैशबोर्ड के लिए पुराने टूल की संख्याएँ नए टूल की संख्याओं से मिलाएँ। संख्याएँ ठीक-ठीक मेल खानी चाहिए (दूसरे या तीसरे दशमलव तक)। मेल न खाएँ, तो फ़र्क़ की वजह ढूँढें। माइग्रेशन पूरा कहने से पहले उसे ठीक करें। ऑडिट में समय लगता है, पर इससे ग़लत डेटा फैलने से बचता है।
पुराना और नया टूल कितने समय तक साथ चला सकते हैं?
ज़्यादा से ज़्यादा तीन महीने। दो टूल साथ चलाना महँगा भी है और उलझाने वाला भी। पुराने टूल को बंद करने की तारीख़ तय करें। एक महीने तक पुराने टूल में दो डैशबोर्ड और नए में पाँच, यह चल सकता है। लेकिन तीन महीने तक सारे डैशबोर्ड पुराने में भी और नए में भी, यह बहुत लंबा है। माइग्रेशन की समयसीमा तय करें और उस पर टिके रहें।