डैशबोर्ड के दो तरीके हैं: रियल-टाइम और शेड्यूल्ड।
रियल-टाइम डैशबोर्ड हर मिनट या हर घंटे अपडेट होता है। जैसे ऑपरेशंस टीम का डैशबोर्ड, जो अपटाइम पर नज़र रखता है। एरर रेट अचानक बढ़ता है, तो ऑपरेशंस टीम को उसी समय दिख जाता है। टीम तुरंत कदम उठाती है। खर्च: मेट्रिक्स लगातार निकालने के लिए महँगा इंफ्रास्ट्रक्चर चाहिए।
शेड्यूल्ड डैशबोर्ड दिन में एक बार, सुबह 6 बजे अपडेट होता है। जैसे एक्ज़ीक्यूटिव डैशबोर्ड। CEO को सुबह 6 बजे रेवेन्यू दिख जाता है। रोज़ लिए जाने वाले फ़ैसलों के लिए यह काफ़ी है। खर्च: कम, इंफ्रास्ट्रक्चर सीधा-सादा।
फ़ैसले की बारंबारता और खर्च की सीमा देखकर चुनें।
रियल-टाइम कब ज़रूरी है
ऑपरेशंस डैशबोर्ड
सिस्टम कभी भी बंद हो सकता है। ऑपरेशंस टीम को तुरंत पता चलना चाहिए। एक घंटे की देरी भी बहुत ज़्यादा है। रियल-टाइम बनाएँ।
इंसिडेंट रिस्पॉन्स डैशबोर्ड
कोई समस्या आती है। ऑन-कॉल इंजीनियर को अभी की स्थिति देखनी होती है। पुराना डेटा ख़तरनाक है। रियल-टाइम बनाएँ।
ट्रेडिंग डैशबोर्ड
यहाँ एक-एक सेकंड मायने रखता है। पाँच मिनट पुराना डेटा किसी काम का नहीं। रियल-टाइम बनाएँ।
ग्राहकों को दिखने वाले डैशबोर्ड
ग्राहक सिस्टम की मौजूदा स्थिति देखना चाहते हैं। छह घंटे पुरानी स्थिति दिखाना गुमराह करता है। रियल-टाइम बनाएँ।
शेड्यूल्ड कब ठीक है
एक्ज़ीक्यूटिव डैशबोर्ड
CEO दिन में एक बार देखता है। सुबह 6 बजे का डेटा ठीक है। फ़ैसला दिन में एक ही बार होता है। दिन में एक बार निकालना सस्ता पड़ता है।
मार्केटिंग डैशबोर्ड
कैंपेन का डेटा रोज़ रिफ़्रेश होता है। एक दिन की देरी से फ़र्क़ नहीं पड़ता। टीम रोज़ में एक बार फ़ैसले लेती है।
फ़ाइनेंशियल डैशबोर्ड
महीने के अंत का डेटा आख़िरी होता है। रोज़ अपडेट की ज़रूरत नहीं। हफ़्ते में या महीने में एक बार काफ़ी है।
सेल्स डैशबोर्ड
सेल्स मैनेजर रोज़ क्वोटा देखता है। कल का डेटा ठीक है। फ़ैसला हाल के डेटा पर होता है, रियल-टाइम पर नहीं।
खर्च की तुलना
रियल-टाइम डैशबोर्ड: इंफ्रास्ट्रक्चर का खर्च साल में 100,000 डॉलर। रखरखाव का खर्च साल में 50,000 डॉलर। कुल: साल में 150,000 डॉलर।
शेड्यूल्ड डैशबोर्ड: इंफ्रास्ट्रक्चर का खर्च साल में 5,000 डॉलर। रखरखाव का खर्च साल में 5,000 डॉलर। कुल: साल में 10,000 डॉलर।
फ़र्क़: साल में 140,000 डॉलर। यह बहुत बड़ा है। रियल-टाइम तभी लें, जब सच में ज़रूरत हो।
असली उदाहरण: अलग-अलग रिफ़्रेश रेट वाले तीन डैशबोर्ड
एक्ज़ीक्यूटिव डैशबोर्ड (रोज़ सुबह 6 बजे शेड्यूल्ड)
रेवेन्यू, चर्न, एक्विज़िशन कॉस्ट, एक्सपेंशन रेवेन्यू। दिन में एक बार अपडेट होता है। खर्च: कम।
सेल्स डैशबोर्ड (हर घंटे शेड्यूल्ड)
पाइपलाइन, क्वोटा, फ़ोरकास्ट। हर घंटे की शुरुआत में अपडेट होता है। ऑपरेशंस टीम दिन की शुरुआत और अंत में देखती है। खर्च: मध्यम।
ऑपरेशनल डैशबोर्ड (रियल-टाइम)
अपटाइम, एरर रेट, रिस्पॉन्स टाइम। हर मिनट अपडेट होता है। ऑपरेशंस टीम लगातार नज़र रखती है। ऑन-कॉल इंजीनियर इंसिडेंट रिस्पॉन्स में इसका इस्तेमाल करता है। खर्च: ज़्यादा।
रणनीति
तीन डैशबोर्ड, तीन अलग रिफ़्रेश रेट। हर एक अपने इस्तेमाल के हिसाब से ठीक किया गया है। सारे डैशबोर्ड रियल-टाइम न बनाएँ (बहुत महँगा पड़ेगा)। सारे शेड्यूल्ड भी न बनाएँ (रियल-टाइम वाली समस्याएँ छूट जाएँगी)।
हाइब्रिड तरीका: रियल-टाइम अलर्ट और शेड्यूल्ड डैशबोर्ड
डैशबोर्ड दिन में एक बार अपडेट होता है (सस्ता)। मेट्रिक सीमा पार करे, तो अलर्ट आ जाता है (महँगा, पर सटीक)। उदाहरण: रेवेन्यू डैशबोर्ड रोज़ अपडेट होता है। लेकिन रोज़ का रेवेन्यू पचास प्रतिशत गिरे, तो अलर्ट आ जाता है (थ्रेशोल्ड की रियल-टाइम जाँच)। अलर्ट कभी-कभार आता है, पर ज़रूरत पड़ने पर रियल-टाइम आता है। इससे खर्च बचता है और तुरंत जवाब देने की क्षमता भी बनी रहती है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
कैसे पता करें कि रियल-टाइम चाहिए या शेड्यूल्ड?
पूछें: एक घंटे की देरी का खर्च क्या है। अगर खर्च 1,000 डॉलर प्रति घंटा है, तो रियल-टाइम सही है। अगर खर्च शून्य है (फ़ैसला वैसे भी कल ही होना है), तो शेड्यूल्ड ठीक है। उदाहरण: ऑपरेशंस डैशबोर्ड चेकआउट पर नज़र रखता है। चेकआउट एक घंटा बंद रहा। सौ ग्राहक ख़रीद नहीं पाए। 50 डॉलर के सौ ट्रांज़ैक्शन यानी 5,000 डॉलर का नुकसान। रियल-टाइम सही है। मार्केटिंग डैशबोर्ड कैंपेन की परफ़ॉर्मेंस दिखाता है। कैंपेन एक महीने से चल रहा है। डेटा में एक दिन की देरी से कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता। शेड्यूल्ड ठीक है। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप इसे सीधे अपनी वेबसाइट पर सेट कर सकते हैं।
रियल-टाइम अपडेट की कम से कम फ़्रीक्वेंसी क्या है?
एक मिनट व्यावहारिक न्यूनतम है। एक मिनट से तेज़ अपडेट से शोर बढ़ता है (डेटा हर पल बदलता रहता है)। अलर्ट लगातार आते रहते हैं। टीम हर समय जवाब देने के मोड में रहती है। एक मिनट वाले अपडेट ऑपरेशनल डैशबोर्ड के लिए ठीक हैं। पाँच मिनट वाले अपडेट ज़्यादा व्यावहारिक हैं (कम शोर, कम इंफ्रास्ट्रक्चर)। तुरंत जवाब देने और शोर के बीच संतुलन रखें।
सोर्स डेटा रियल-टाइम न हो, तब रियल-टाइम डैशबोर्ड कैसे संभालें?
नियर-रियल-टाइम इस्तेमाल करें। रियल-टाइम डैशबोर्ड पाँच मिनट पुराना डेटा दिखाता है (जो सबसे ताज़ा उपलब्ध है)। थोड़ा पुराना डेटा दिखाना, कोई डेटा न दिखाने से बेहतर है। उदाहरण: डेटाबेस हर पाँच मिनट में अपडेट होता है। डैशबोर्ड पाँच मिनट पुराना डेटा मौजूदा डेटा की तरह दिखाता है। उस पर लिखें: पाँच मिनट पहले अपडेट हुआ। साफ़ बताने से उलझन नहीं होती।
क्या एक ही डैशबोर्ड के रियल-टाइम और शेड्यूल्ड, दो अलग वर्शन रखें?
नहीं। एक डैशबोर्ड रखें, रिफ़्रेश के दो विकल्प के साथ। यूज़र चुने: हर मिनट रिफ़्रेश (रियल-टाइम मोड) या दिन में एक बार रिफ़्रेश (शेड्यूल्ड मोड)। अलग-अलग यूज़र की ज़रूरतें अलग होती हैं। डैशबोर्ड वही, रिफ़्रेश अपनी मर्ज़ी का। इससे रखरखाव आसान होता है।
रियल-टाइम डैशबोर्ड से अलर्ट की थकान कैसे रोकें?
ऊँचे थ्रेशोल्ड रखें। रियल-टाइम अलर्ट तभी आना चाहिए, जब मेट्रिक में बड़ी गड़बड़ हो। थ्रेशोल्ड: एरर रेट दो प्रतिशत से ऊपर। एरर रेट 0.2 प्रतिशत से ऊपर नहीं। ऊँचा थ्रेशोल्ड यानी कम अलर्ट, यानी कम थकान। अलर्ट असली समस्या का संकेत होना चाहिए, आम उतार-चढ़ाव का नहीं।
डैशबोर्ड रियल-टाइम है या शेड्यूल्ड, यह कैसे बताएँ?
साफ़ लेबल लगाएँ। रियल-टाइम डैशबोर्ड के हेडर में: हर मिनट अपडेट होता है। शेड्यूल्ड डैशबोर्ड के हेडर में: रोज़ सुबह 6 बजे अपडेट होता है। मान न लें कि यूज़र को रिफ़्रेश रेट पता है। इसे साफ़ लिखें। यूज़र को हमेशा पता होना चाहिए: यह डेटा कितना ताज़ा है।