स्टेकहोल्डर को डेटा की रिपोर्टिंग और प्रेज़ेंटेशन

आपके पास बढ़िया डेटा है। रेवेन्यू 20 प्रतिशत बढ़ा है। कस्टमर लाइफ़टाइम वैल्यू बढ़ी है। रिटेंशन सुधरा है। लेकिन आपके स्टेकहोल्डर को परवाह नहीं। आपने कहानी टेबल में दबा दी। बिना मतलब के नंबर। रिपोर्टिंग कहानी सुनाने का काम है। डेटा तथ्य है। रिपोर्टिंग बयान है। यह लेख बताता है कि डेटा की रिपोर्ट असरदार ढंग से कैसे बनाएं और स्टेकहोल्डर से कैसे बात करें।

अपने दर्शकों और उनकी ज़रूरतों को समझना

फ़ाइनेंस को ROI की परवाह होती है

फ़ाइनेंस जानना चाहता है कि पैसा सही खर्च हुआ या नहीं। SEO पर पचास हज़ार डॉलर खर्च हुए। पांच लाख डॉलर का रेवेन्यू आया। ROI दस गुना है। फ़ाइनेंस को यह पसंद आता है। ROI दिखाइए। पेबैक अवधि दिखाइए। फ़ाइनेंस रिटर्न ऑन इन्वेस्टमेंट की भाषा बोलता है।

मार्केटिंग को ट्रैफ़िक और कन्वर्ज़न की परवाह होती है

मार्केटिंग जानना चाहती है कि कैंपेन काम किए या नहीं। ट्रैफ़िक बढ़ा। कन्वर्ज़न बढ़ा। ग्राहक जुड़े। मार्केटिंग को यह पसंद आता है। ट्रैफ़िक की ग्रोथ दिखाइए। कन्वर्ज़न में सुधार दिखाइए। ग्राहक की लागत दिखाइए। मार्केटिंग ट्रैफ़िक और कन्वर्ज़न की भाषा बोलती है।

एग्ज़ीक्यूटिव समरी बनाना

एक पेज पूरी कहानी बताए

एग्ज़ीक्यूटिव समरी: एक पेज। क्या हुआ। क्यों हुआ। आगे क्या होगा। नंबर। हाइलाइट। मुख्य नतीजे। एक पेज। बस।

मुख्य नतीजे उभारकर दिखाना

सबसे ज़रूरी नतीजा बोल्ड कीजिए। रेवेन्यू 20 प्रतिशत बढ़ा। यही हेडलाइन है। ब्योरा बाद में। लेकिन हेडलाइन पहले आए। ध्यान खींचिए। फिर समझाइए।

डेटा को विज़ुअल तरीके से पेश करना

टेबल के बजाय चार्ट और ग्राफ़

एग्ज़ीक्यूटिव को कभी टेबल मत दिखाइए। बीस नंबरों की टेबल उलझाती है। ऊपर जाती लाइन वाला चार्ट साफ़ होता है। चार्ट इस्तेमाल कीजिए। ट्रेंड के लिए लाइन चार्ट। तुलना के लिए बार चार्ट। मिक्स के लिए पाई चार्ट।

साफ़ दिखने के लिए रंग और डिज़ाइन

बुरे के लिए लाल। अच्छे के लिए हरा। नज़र रखने के लिए पीला। रंग भावना बताते हैं। साफ़ दिखने के लिए डिज़ाइन कीजिए। फ़ैंसी फ़ॉन्ट नहीं। जटिल चार्ट नहीं। सादा साफ़ डिज़ाइन। पांच सेकंड में समझ आए।

डेटा से कहानी सुनाना

क्या हुआ, क्यों, आगे क्या

क्या हुआ: रेवेन्यू 20 प्रतिशत बढ़ा। क्यों: गर्मियों के कैंपेन ने बिक्री बढ़ाई। आगे क्या: कैंपेन बढ़ाइए। पतझड़ की चोटी आ रही है। इन्वेंटरी बनाइए। तीन वाक्य। कहानी पूरी।

संदर्भ उलझन दूर करता है

रेवेन्यू 20 प्रतिशत बढ़ा। क्या यह अच्छा है। संदर्भ पर निर्भर करता है। पिछले साल 30 प्रतिशत बढ़ा था। इस साल धीमा। संदर्भ: ग्रोथ धीमी पड़ रही है। यह बढ़ती हुई ग्रोथ से अलग बात है। संदर्भ जोड़िए।

पिछली अवधियों से तुलना करना

महीने-दर-महीने ग्रोथ

इस महीने का रेवेन्यू एक लाख बीस हज़ार। पिछले महीने एक लाख। महीने-दर-महीने ग्रोथ 20 प्रतिशत। रफ़्तार दिखाती है। ऊपर या नीचे।

साल-दर-साल ट्रेंड

इस साल उसी महीने एक लाख बीस हज़ार। पिछले साल उसी महीने एक लाख। साल-दर-साल ग्रोथ 20 प्रतिशत। असली ग्रोथ दिखाती है, सीज़नैलिटी नहीं। सीज़नैलिटी का असर हटाइए।

रिपोर्ट में बुरी खबर को संभालना

पारदर्शिता भरोसा बनाती है

इस महीने रेवेन्यू 10 प्रतिशत गिरा। इसे मत छिपाइए। रिपोर्ट कीजिए। स्टेकहोल्डर जानते हैं कि कुछ गड़बड़ है। छिपाने से भरोसा टूटता है। समझाकर रिपोर्ट करने से भरोसा बनता है। रेवेन्यू इसलिए गिरा क्योंकि प्रतिस्पर्धी ने लॉन्च किया। अगले महीने जवाब देने की योजना।

संदर्भ और अगले कदम शामिल करना

बिना समझाए बुरा नतीजा आफ़त है। समझाइश और योजना के साथ बुरा नतीजा संभालने लायक है। रेवेन्यू इसलिए गिरा क्योंकि मार्केट बदला। लेकिन रिटेंशन स्थिर है। कस्टमर लाइफ़टाइम वैल्यू बढ़ी है। संदर्भ: नए ग्राहक खो रहे हैं पर मौजूदा बने हुए हैं। योजना: ग्राहक जोड़ने की रणनीति बदलिए।

रिपोर्ट की फ़्रीक्वेंसी और बांटना

हफ़्ते, महीने और तिमाही की लय

तेज़ चलने वाले बिज़नेस के लिए हफ़्ते की रिपोर्ट। रोज़ के बदलावों की हफ़्ते में समीक्षा चाहिए। सामान्य बिज़नेस के लिए महीने की रिपोर्ट। स्थिर बिज़नेस के लिए तिमाही। फ़्रीक्वेंसी को बिज़नेस की रफ़्तार से मिलाइए।

रिपोर्ट बनाना ऑटोमेट करना

रिपोर्ट हाथ से बनाना बंद कीजिए। ऑटोमेट कीजिए। डैशबोर्ड सेट कीजिए। रिपोर्ट अपने आप बनें। स्टेकहोल्डर को अपने आप भेजी जाएं। हर सोमवार सुबह। हर महीने के पहले सोमवार। हर तिमाही के पहले दिन। ऑटोमेशन समय बचाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल