सेल्स मैनेजर की पाइपलाइन में बीस डील हैं। कुल कॉन्ट्रैक्ट वैल्यू: 5 मिलियन। क्लोज़ रेट पहले 30% रहा है। फ़ोरकास्ट कहता है कि इस तिमाही 1.5 मिलियन बंद होंगे। अब तक असल कमाई: 200,000। पाइपलाइन की रफ़्तार धीमी हो रही है। क्यों।
सेल्स डैशबोर्ड के बिना, मैनेजर को तब तक पता नहीं चलता जब तक तिमाही ख़त्म न हो और संख्याएँ चूक न जाएँ।
सेल्स डैशबोर्ड के साथ, मैनेजर स्टेज के हिसाब से पाइपलाइन देखता है और जानता है: इस महीने पहली मीटिंग 40% कम हैं, प्रपोज़ल 30% कम हैं, नेगोशिएशन बढ़े हैं लेकिन बहुत धीमे हैं। वह ठीक-ठीक देखता है कि डील कहाँ अटक रही हैं।
सेल्स डैशबोर्ड पर क्या ट्रैक करें
स्टेज के हिसाब से पाइपलाइन
प्रॉस्पेक्टिंग में डील। बातचीत में डील। प्रपोज़ल में डील। नेगोशिएशन में डील। बंद होने को तैयार डील। हर स्टेज डील की संख्या और कुल कॉन्ट्रैक्ट वैल्यू दिखाता है। विज़ुअलाइज़ेशन फ़नल का आकार दिखाता है। ऊपर चौड़ा (कई संभावित ग्राहक)। नीचे संकरा (कम डील बंद)। अगर आकार गलत है (शुरुआती स्टेज खाली या आख़िरी स्टेज बहुत चौड़ा), तो समस्या तुरंत दिख जाती है।
सेल्स की रफ़्तार
डील हर स्टेज में कितने दिन बिताती हैं। पहले: प्रॉस्पेक्टिंग पाँच दिन। बातचीत दस दिन। प्रपोज़ल पंद्रह दिन। नेगोशिएशन बीस दिन। क्लोज़िंग पाँच दिन। इस महीने: प्रॉस्पेक्टिंग छह दिन (थोड़ा धीमा)। बातचीत बारह दिन (थोड़ा धीमा)। प्रपोज़ल बाईस दिन (सामान्य से आठ दिन धीमा)। यही अड़चन है। प्रपोज़ल में ज़्यादा समय क्यों लग रहा है।
कोटा पूरा होना
टीम का कोटा: इस तिमाही 1.5 मिलियन। मौजूदा कमाई: 400,000। पूरा हुआ: तिमाही के बीच में 27% (50% होना चाहिए)। पीछे। सेल्स रेप A: 600,000। राह पर। सेल्स रेप B: 300,000। कोटा का आधा। सेल्स रेप C: दिख नहीं रहा (कोई डील नहीं)। रेप B और C की मदद करें।
रेप के हिसाब से क्लोज़ रेट
रेप A 35% प्रपोज़ल बंद करता है। रेप B 20% बंद करता है। रेप C 15% बंद करता है। रेप A सबसे अच्छा क्लोज़र है। जब रेप C प्रपोज़ल स्टेज पर पहुँचता है, तो कम क्लोज़ रेट दिखता है। कोचिंग का मौक़ा।
रेप के हिसाब से औसत डील साइज़
रेप A की औसत डील: 120,000। रेप B की औसत डील: 40,000। रेप C की औसत डील: 20,000। रेप A बड़ी डील लाता है। रेप B और C छोटी डील लाते हैं। क्या यह जानबूझकर है। क्या छोटी डील के लिए अलग सेल्स तरीका होना चाहिए।
इंडस्ट्री के हिसाब से जीत की दर
SaaS ग्राहक: 40% जीत की दर। रिटेल ग्राहक: 20% जीत की दर। B2B मैन्युफ़ैक्चरर: 30% जीत की दर। SaaS जीतने वाला चैनल है। प्रॉस्पेक्टिंग का ज़्यादा हिस्सा SaaS को दें।
सेल्स स्टेज के हिसाब से जीत की दर
प्रॉस्पेक्टिंग में हारे: संभावित ग्राहक कहते हैं दिलचस्पी नहीं। बातचीत में हारे: बजट मंज़ूर नहीं हुआ। प्रपोज़ल में हारे: प्रतिस्पर्धी को चुना। नेगोशिएशन में हारे: कीमत बहुत ज़्यादा। ज़्यादातर हार प्रपोज़ल स्टेज पर होती हैं। क्या प्रपोज़ल गलत मूल्य दिखा रहा है। नेगोशिएशन में हार कीमत की समस्या है। नेगोशिएशन की ट्रेनिंग या कीमत में बदलाव चाहिए।
असली उदाहरण: SaaS सेल्स टीम डैशबोर्ड
तिमाही का लक्ष्य
1.5 मिलियन की कमाई।
पाइपलाइन फ़नल
प्रॉस्पेक्टिंग: 500,000 कुल मूल्य की तीस डील। नौ डील बंद होनी चाहिए (30% की दर) यानी 150,000।
बातचीत: 1.2 मिलियन की बीस डील। छह डील बंद होनी चाहिए यानी 360,000।
प्रपोज़ल: 600,000 की आठ डील। 2.4 डील बंद होनी चाहिए (30%) यानी 180,000।
नेगोशिएशन: 300,000 की दो डील। 0.6 डील बंद होनी चाहिए यानी 180,000।
बंद होने को तैयार: 100,000 की एक डील। एक बंद होनी चाहिए यानी 100,000।
अगर सामान्य रफ़्तार जारी रही तो अपेक्षित कमाई: 150 + 360 + 180 + 180 + 100 = 910,000। लेकिन लक्ष्य 1.5 मिलियन है। पाइपलाइन छोटी है। प्रॉस्पेक्टिंग में और डील जोड़नी होंगी।
सेल्स रेप के हिसाब से ब्योरा
रेप A: 400,000 पहले ही बंद। कोटा 150,000। कोटा पहले ही पार कर लिया। A को नए बाज़ार में लगाएँ।
रेप B: 150,000 बंद। कोटा 150,000। राह पर लेकिन मुश्किल से। प्रपोज़ल स्टेज में 200,000 की संभावना है। शायद कोटा से ज़रा ऊपर ख़त्म करेगा।
रेप C: 50,000 बंद। कोटा 150,000। जब तक कुछ बदले नहीं, कोटा चूकेगा। पाइपलाइन में सिर्फ़ 100,000 हैं। अभी कोटा की रफ़्तार के 33% पर है। कोटा नहीं पूरा कर सकता।
करने वाला काम
रेप C संघर्ष कर रहा है। C के प्रॉस्पेक्टिंग मेट्रिक देखें। C कितनी कॉल कर रहा है। कितनी मीटिंग तय कर रहा है। क्या C अमल में संघर्ष कर रहा है या गतिविधि में। अगर गतिविधि कम है, तो C को प्रॉस्पेक्टिंग की कोचिंग दें। अगर गतिविधि ज़्यादा है लेकिन कन्वर्ज़न कम है, तो C को बातचीत के कौशल की कोचिंग दें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
सेल्स टीम को डैशबोर्ड कितनी बार देखना चाहिए?
महीने के आख़िरी दो हफ़्तों में रोज़। पहले दो हफ़्तों में हर हफ़्ते। महीने का अंत कसावट का समय है। सेल्स कोटा की ओर रोज़ की प्रगति जानना चाहती है। महीने की शुरुआत प्रॉस्पेक्टिंग और पाइपलाइन भरने की होती है। हफ़्ते में एक बार देखना काफ़ी है। डील के साइज़ और सेल्स साइकिल के हिसाब से आवृत्ति बदलें। अगर औसत डील बंद होने में छह महीने लगते हैं, तो महीने में एक बार देखना काफ़ी है। अगर औसत डील दो हफ़्ते में बंद होती है, तो रोज़ देखना ज़रूरी है। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर के साथ, आप इसे सीधे अपनी वेबसाइट पर सेट कर सकते हैं।
क्या सेल्स डैशबोर्ड में अलग-अलग रेप का प्रदर्शन दिखाना चाहिए या सिर्फ़ टीम का कुल?
दोनों। टीम का कुल दिखाता है कि टीम कोटा पाएगी या नहीं। अलग-अलग मेट्रिक दिखाते हैं कि किन रेप को मदद चाहिए। लेकिन ध्यान रखें कि अलग-अलग मेट्रिक कैसे दिखाए जाएँ। अगर सबके सामने दिखाए जाएँ, तो रेप की तुलना कम प्रदर्शन वाले लोगों का हौसला तोड़ सकती है। अलग-अलग मेट्रिक मैनेजर की निजी रिपोर्ट में दिखाएँ। टीम का कुल समूह मीटिंग में दिखाएँ। व्यक्तियों के साथ पारदर्शिता, समूहों में विवेक।
जो डील बासी हो जाती हैं उन्हें कैसे संभालें?
हर स्टेज में डील की उम्र ट्रैक करें। जो डील तीस दिन से ज़्यादा प्रपोज़ल में हैं, वे बासी हैं। उन्हें हारी हुई में, नेगोशिएशन में, या वापस बातचीत में ले जाना चाहिए। बासी डील फ़ैसले की अड़चन हैं। हर डील बंद नहीं होनी चाहिए। कुछ जल्दी फ़ेल होनी चाहिए ताकि सेल्स आगे बढ़ सके। नियम रखें: किसी भी स्टेज में X दिन से ज़्यादा पड़ी डील को सक्रिय करना या बंद करना होगा। X अपनी सेल्स साइकिल के हिसाब से तय करें। अगर औसत प्रपोज़ल स्टेज पंद्रह दिन है, तो तीस दिन सामान्य से दोगुना है। तीस दिन पर चिह्नित करें।
अगर हमारी सेल्स साइकिल छह महीने की है तो?
लंबी अवधि का पाइपलाइन अनुमान दिखाएँ। आज की प्रॉस्पेक्टिंग अगली तिमाही की कमाई बनती है। सबसे शुरुआती स्टेज की डील देखकर "90 दिनों में अपेक्षित कमाई" दिखाएँ। पूरी पाइपलाइन देखकर "180 दिनों में अपेक्षित कमाई" दिखाएँ। लंबी सेल्स साइकिल को आगे देखने वाले मेट्रिक चाहिए। मासिक कोटा का मतलब नहीं बनता। तिमाही या सालाना कोटा सही है। छह महीने की साइकिल के लिए, सालाना लक्ष्य रखें और सालाना लक्ष्य की ओर तिमाही प्रगति दिखाएँ।
क्या सेल्स डैशबोर्ड पर प्रतिस्पर्धी के हिसाब से जीत/हार का डेटा दिखाना चाहिए?
हाँ, अगर आप उसे ट्रैक करते हैं। हम किस प्रतिस्पर्धी से हारे। अगर हम बार-बार उसी प्रतिस्पर्धी से हारते हैं, तो हमारे सामने प्रतिस्पर्धा की समस्या है। अगर हम एक प्रतिस्पर्धी से कीमत की वजह से और दूसरे से फ़ीचर की वजह से हारते हैं, तो हमारे पास साफ़ करने के काम हैं। लेकिन तभी जब आप सच में यह डेटा इकट्ठा कर रहे हों। प्रतिस्पर्धियों के नाम अंदाज़े से न लिखें। सेल्स टीम से कहें कि डील हारने पर प्रतिस्पर्धी का नाम दर्ज करे। हर महीने: कौन से प्रतिस्पर्धी सबसे ज़्यादा जीते। फिर उस ख़ास प्रतिस्पर्धी के लिए सेल्स ट्रेनिंग या प्रोडक्ट बदलावों से जवाब दें।
हम रेप को पाइपलाइन से खिलवाड़ करने से कैसे रोकें?
पाइपलाइन मेट्रिक को असल कमाई के साथ मिलाएँ। अगर रेप पाइपलाइन में 1 मिलियन दिखाता है लेकिन कुछ बंद नहीं करता, तो पाइपलाइन नक़ली है। पाइपलाइन स्टेज तय करने की मैनेजर समीक्षा ज़रूरी करें। अगर डील स्टेज की शर्तें पूरी नहीं करती, तो उसे पीछे ले जाएँ। शर्त का उदाहरण: डील प्रपोज़ल स्टेज में तभी हो सकती है जब लिखित प्रपोज़ल भेजा जा चुका हो और ग्राहक को मिल चुका हो। मौखिक प्रपोज़ल नहीं। अगर रेप डील को प्रपोज़ल में डालता है लेकिन प्रपोज़ल भेजा नहीं है, तो मैनेजर उसे वापस बातचीत में ले जाता है। पारदर्शिता खिलवाड़ रोकती है। साथ ही, रेप का इनाम बंद हुई कमाई से जोड़ें, पाइपलाइन के आकार से नहीं।