अपने डोमेन के साथ कस्टम ईमेल कैसे सेट करें

पिछले अध्याय में ईमेल डोमेन क्या है और वह भरोसे के लिए क्यों मायने रखता है, यह बताया गया था। यह अध्याय वहीं से आगे बढ़ता है। कस्टम ईमेल डोमेन क्या है, यह समझाने की जगह यह उसे चालू करने के व्यावहारिक स्टेप पर ध्यान देता है। आपके पास रजिस्टर किया हुआ डोमेन है और आप उस पर प्रोफ़ेशनल ईमेल एड्रेस चाहते हैं, तो यहां से शुरू करें।

शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए?

अपने डोमेन पर ईमेल एड्रेस बनाने से पहले दो चीज़ें तैयार होनी चाहिए।

• रजिस्टर किया हुआ डोमेन नाम जो आपका हो और आपके नियंत्रण में हो
• ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर जो आपके संदेश स्टोर करेगा, भेजेगा और पाएगा

आपका डोमेन एड्रेस है। आपका ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर वह सेवा है जो उस एड्रेस को काम करने लायक बनाती है। ये दो अलग चीज़ें हैं, भले ही कुछ प्रोवाइडर इन्हें साथ में देते हैं। रजिस्टर किए हुए डोमेन के बिना ईमेल जोड़ने के लिए कोई एड्रेस नहीं है। ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर के बिना उस एड्रेस पर भेजे संदेश पाने और स्टोर करने के लिए कोई सर्वर नहीं है।

आपने अभी डोमेन रजिस्टर नहीं किया है, तो DNS कैसे काम करता है वाला अध्याय उस सिस्टम को समझाता है जो डोमेन नामों को उनके पीछे चलने वाली सेवाओं से जोड़ता है।

MX रिकॉर्ड आपके डोमेन को ईमेल से कैसे जोड़ते हैं?

आपके डोमेन और ईमेल प्रोवाइडर के बीच का कनेक्शन MX रिकॉर्ड नाम के DNS रिकॉर्ड से होता है। MX का मतलब मेल एक्सचेंज है। यह इंटरनेट को बताता है कि आपके डोमेन का ईमेल कौन सा सर्वर संभालता है।

कोई hello@yourbrand.com पर संदेश भेजता है, तो भेजने वाला मेल सर्वर yourbrand.com के MX रिकॉर्ड देखता है। वे रिकॉर्ड एक खास मेल सर्वर की ओर पॉइंट करते हैं। संदेश वहीं डिलीवर होता है, और आप उसे अपने इनबॉक्स में देखते हैं।

MX रिकॉर्ड के बिना आपके डोमेन पर भेजे ईमेल के जाने की कोई जगह नहीं होती। भेजने वाले को एरर मिलता है। इसीलिए डोमेन ईमेल सेटअप की प्रोसेस में MX रिकॉर्ड जोड़ना अकेला सबसे ज़रूरी स्टेप है। MX रिकॉर्ड और दूसरे रिकॉर्ड प्रकारों के बारे में आप DNS रिकॉर्ड वाले अध्याय में और जान सकते हैं।

प्रोफ़ेशनल ईमेल एड्रेस स्टेप दर स्टेप कैसे सेट करें

सटीक स्क्रीन और लेबल प्रोवाइडर के हिसाब से बदलते हैं, पर प्रोसेस हर जगह एक ही पैटर्न पर चलती है। डोमेन ईमेल सेटअप शुरू से अंत तक ऐसा दिखता है।

स्टेप 1. ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर चुनें

ऐसा प्रोवाइडर चुनें जो आपके बजट और आपको चाहिए ईमेल एड्रेस की संख्या के हिसाब से ठीक बैठे। कुछ प्रोवाइडर एक एड्रेस के लिए मुफ़्त टियर देते हैं। बाकी हर यूज़र के हिसाब से हर महीने पैसे लेते हैं। स्टोरेज की जगह, शामिल एड्रेस की संख्या और यह तुलना करें कि जिस प्लान पर आप विचार कर रहे हैं उसमें प्रोवाइडर कस्टम डोमेन सपोर्ट करता है या नहीं।

स्टेप 2. वेरिफ़ाई करें कि डोमेन आपका है

ज़्यादातर ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर आपके डोमेन पर एड्रेस बनाने देने से पहले आपसे साबित करवाते हैं कि डोमेन आपका है। इसका मतलब आम तौर पर अपने डोमेन की DNS सेटिंग में TXT रिकॉर्ड के रूप में छोटा वेरिफ़िकेशन कोड जोड़ना होता है। प्रोवाइडर आपको ठीक-ठीक वैल्यू देता है। आप उसे पेस्ट करते हैं, सेव करते हैं, और प्रोवाइडर के पुष्टि करने के लिए कुछ मिनट इंतज़ार करते हैं।

स्टेप 3. प्रोवाइडर के दिए MX रिकॉर्ड जोड़ें

वेरिफ़िकेशन के बाद, प्रोवाइडर MX रिकॉर्ड की वैल्यू देता है। ये उन मेल सर्वर के एड्रेस हैं जो आपका ईमेल संभालेंगे। अपने डोमेन रजिस्ट्रार या DNS मैनेजमेंट पैनल में लॉग इन करें, MX रिकॉर्ड वाला हिस्सा ढूंढें, और वैल्यू ठीक वैसे ही डालें जैसे आपका प्रोवाइडर दिखाता है। पिछले प्रोवाइडर के कोई मौजूदा MX रिकॉर्ड हों, तो उन्हें हटा दें या बदल दें ताकि वे टकराएं नहीं।

स्टेप 4. अपने ईमेल एड्रेस बनाएं

MX रिकॉर्ड लगने के बाद अपने ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर पर लौटें और जो एड्रेस चाहिए वे बनाएं। पहले प्रोफ़ेशनल ईमेल एड्रेस के लिए आम चुनाव hello@yourbrand.com, info@yourbrand.com या yourname@yourbrand.com हैं। ब्रांड बढ़ने पर आप बाद में और एड्रेस जोड़ सकते हैं।

स्टेप 5. अपना ईमेल क्लाइंट जोड़ें

एड्रेस बन जाने के बाद उन्हें उस ऐप से जोड़ें जिससे आप ईमेल पढ़ते और भेजते हैं। ज़्यादातर प्रोवाइडर अपने वेब ऐप के लिए लॉगिन जानकारी देते हैं और IMAP या POP सेटिंग भी देते हैं, ताकि आप अपने फ़ोन या कंप्यूटर पर अलग ईमेल ऐप इस्तेमाल कर सकें। प्रोवाइडर के दिए सर्वर एड्रेस, पोर्ट नंबर और लॉगिन क्रेडेंशियल डालें, और आपका इनबॉक्स कुछ मिनट में सिंक हो जाना चाहिए।

SPF और DKIM कैसे सेट करें ताकि आपके ईमेल डिलीवर हों

ईमेल एड्रेस बनाना सिर्फ़ आधा काम है। आप ईमेल ऑथेंटिकेशन छोड़ देते हैं, तो आपके संदेशों के स्पैम फ़ोल्डर में जाने या पूरी तरह रिजेक्ट होने की संभावना ज़्यादा है। दो रिकॉर्ड यह आपके लिए संभालते हैं।

SPF क्या है?

SPF का मतलब सेंडर पॉलिसी फ़्रेमवर्क है। यह TXT रिकॉर्ड है जिसे आप अपने डोमेन की DNS सेटिंग में जोड़ते हैं और जो बताता है कि कौन से मेल सर्वर आपके डोमेन की ओर से ईमेल भेज सकते हैं। पाने वाले मेल सर्वर को आपके डोमेन से संदेश मिलता है, तो वह SPF रिकॉर्ड देखकर जांचता है कि भेजने वाला सर्वर लिस्ट में है या नहीं। नहीं है तो संदेश फ़्लैग हो जाता है या रिजेक्ट हो जाता है।

आपका ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर आपको जोड़ने के लिए ठीक-ठीक SPF वैल्यू देगा। वह आम तौर पर टेक्स्ट की छोटी लाइन जैसी दिखती है जो "v=spf1" से शुरू होती है और उसके बाद प्रोवाइडर के मेल सर्वर का रेफ़रेंस होता है।

DKIM क्या है?

DKIM का मतलब डोमेनकीज़ आइडेंटिफ़ाइड मेल है। यह हर आउटगोइंग ईमेल में डिजिटल सिग्नेचर जोड़ता है जो साबित करता है कि संदेश आपके डोमेन से भेजा गया था और रास्ते में उसमें छेड़छाड़ नहीं हुई। सिग्नेचर भेजने वाले सर्वर पर प्राइवेट की से बनता है और आपकी DNS सेटिंग में TXT रिकॉर्ड के रूप में रखी पब्लिक की से वेरिफ़ाई होता है।

आपका प्रोवाइडर जोड़ने के लिए DKIM रिकॉर्ड देगा। वह लग जाने पर आपके भेजे हर ईमेल पर जांचा जा सकने वाला स्टैंप होता है जो पाने वाले सर्वर को बताता है कि संदेश जायज़ है।

दोनों क्यों मायने रखते हैं

SPF दुनिया को बताता है कि कौन से सर्वर आपके डोमेन से ईमेल भेज सकते हैं। DKIM साबित करता है कि हर संदेश असली है। साथ मिलकर वे पाने वाले मेल सर्वर को आपके ईमेल पर भरोसा करने के दो अलग कारण देते हैं। इनके बिना पूरी तरह सही सेट किए कस्टम ईमेल डोमेन में भी डिलीवरी की समस्याएं हो सकती हैं। ये रिकॉर्ड जोड़ने में बस कुछ मिनट लगते हैं और आगे बहुत सी झुंझलाहट से बचाते हैं।

डोमेन ईमेल सेटअप में किन आम गलतियों से बचें

ज़्यादातर सेटअप समस्याएं कुछ बार-बार होने वाली गलतियों से आती हैं। इन पर नज़र रखें।

• MX रिकॉर्ड जोड़ना भूल जाना। आपने प्रोवाइडर के डैशबोर्ड में ईमेल एड्रेस बना लिया, पर अपने डोमेन के DNS में MX रिकॉर्ड कभी नहीं जोड़े। वे रिकॉर्ड लाइव होने तक आपका ईमेल एड्रेस प्रोवाइडर की तरफ़ मौजूद है पर इंटरनेट के पास उस तक संदेश भेजने का कोई रास्ता नहीं है।
• पुराने MX रिकॉर्ड छोड़ देना। आपने प्रोवाइडर बदला पर पिछले प्रोवाइडर के MX रिकॉर्ड सक्रिय छोड़ दिए, तो कुछ संदेश नए सर्वर की जगह पुराने सर्वर पर जा सकते हैं। ऐसे कोई भी MX रिकॉर्ड हटा दें जो आपके मौजूदा प्रोवाइडर के नहीं हैं।
• SPF और DKIM छोड़ देना। आपके ईमेल इन रिकॉर्ड के बिना भी चल सकते हैं, पर डिलीवरी बिगड़ेगी। कई पाने वाले सर्वर कस्टम डोमेन से आए बिना ऑथेंटिकेशन वाले ईमेल को शक की नज़र से देखते हैं।
• DNS रिकॉर्ड में टाइपो। MX, SPF और DKIM की वैल्यू लंबी और सटीक होती हैं। एक गलत अक्षर पूरा सेटअप तोड़ सकता है। वैल्यू हाथ से टाइप करने की जगह सीधे अपने प्रोवाइडर से कॉपी और पेस्ट करें।
• DNS प्रोपेगेशन का इंतज़ार न करना। DNS रिकॉर्ड जोड़ने या बदलने के बाद बदलावों को इंटरनेट पर फैलने में कुछ मिनट से 48 घंटे तक लग सकते हैं। सेटअप के तुरंत बाद आपका ईमेल काम न करे, तो और बदलाव करने से पहले इंतज़ार करें।

कैसे टेस्ट करें कि आपका कस्टम ईमेल डोमेन काम कर रहा है

सेटअप के बाद पक्का करने के लिए यह छोटी चेकलिस्ट देखें कि सब जुड़ा है।

• अपने नए एड्रेस से किसी दूसरे प्रोवाइडर के व्यक्तिगत अकाउंट को टेस्ट ईमेल भेजें। जांचें कि वह पहुंचता है और स्पैम में नहीं जाता।
• उस व्यक्तिगत अकाउंट से टेस्ट ईमेल का जवाब दें। पक्का करें कि जवाब आपके नए इनबॉक्स में पहुंचता है।
• आपके भेजे संदेश के ईमेल हेडर देखें। ऑथेंटिकेशन नतीजों में "SPF pass" और "DKIM pass" देखें। कोई भी "fail" या "none" दिखाए, तो अपनी DNS सेटिंग में वापस जाकर जांचें कि रिकॉर्ड सही हैं।
• आपके पास दूसरा प्रोवाइडर है तो उसे भी टेस्ट ईमेल भेजें। डिलीवरी प्रोवाइडर के हिसाब से अलग हो सकती है, इसलिए कम से कम दो पर टेस्ट करने से ज़्यादा पूरी तस्वीर मिलती है।

आपके टेस्ट ईमेल नहीं पहुंच रहे, तो पहले अपने MX रिकॉर्ड जांचें। यह सबसे आम कारण है। फिर SPF और DKIM जांचें। आपके DNS में सब सही दिखता है पर ईमेल फिर भी फ़ेल हो रहा है, तो DNS प्रोपेगेशन के लिए कुछ घंटे इंतज़ार करें और दोबारा टेस्ट करें।

WEMASY ईमेल कैसे संभालता है

WEMASY में आप अपना डोमेन नाम रजिस्टर कर सकते हैं। ईमेल के लिए आप कोई भी ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर अपने डोमेन से जोड़ सकते हैं, उसके दिए MX, SPF और DKIM रिकॉर्ड आपके डोमेन के DNS में डालकर।

WEMASY अभी ईमेल होस्टिंग नहीं देता (जल्द आ रही है)। ईमेल होस्टिंग आपके चुने हुए प्रोवाइडर के पास रहती है। आपके डोमेन के DNS रिकॉर्ड ही उस प्रोवाइडर से आपके डोमेन को जोड़ते हैं। SSL सर्टिफ़िकेट वाला अध्याय एक और सेवा के बारे में बताता है जो इसी तरह DNS के ज़रिए आपके डोमेन से जुड़ती है।

हर प्लान में क्या शामिल है, यह WEMASY प्राइसिंग पर देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अगला अध्याय डोमेन मैनेजमेंट की सबसे अच्छी प्रैक्टिस के बारे में है, जिसमें यह भी शामिल है कि ब्रांड बढ़ने के साथ अपने डोमेन, ईमेल और DNS सेटिंग को व्यवस्थित कैसे रखें।