SKU क्या है और अपने स्टोर में इसका इस्तेमाल कैसे करें

SKU बारकोड नहीं है, निर्माता का कोड नहीं है, और ग्राहक को दिखने वाला रेफ़रेंस नंबर भी नहीं है। यह एक अंदरूनी पहचान है जिसे आप अपने संचालन की ज़रूरतों के लिए खुद तय करते हैं। यह फ़र्क शुरू से सही समझ लेने पर इस बारे में बहुत उलझन टल जाती है कि SKU किसलिए हैं और उनका ढांचा कैसा हो।

SKU क्या है?

SKU, यानी स्टॉक कीपिंग यूनिट, एक अनोखा अक्षर-अंक वाला कोड है जो आपके कैटलॉग के किसी खास प्रोडक्ट वैरिएंट को दिया जाता है। यह आपके इन्वेंटरी सिस्टम में विशेषताओं के एक खास मेल की पहचान करता है, जैसे प्रोडक्ट का प्रकार, रंग और साइज़। जब कोई खरीदार लार्ज साइज़ में नीला हुडी ऑर्डर करता है, तो आपका सिस्टम उसी वैरिएंट के SKU से उसे ढूंढता है, स्टॉक से घटाता है और बिक्री दर्ज करता है।

SKU अंदरूनी कोड हैं। खरीदार उन्हें शायद ही कभी देखते हैं। वे आपके सिस्टम, आपकी गोदाम टीम और आपके सप्लायर के पढ़ने के लिए बने हैं, आपके ग्राहकों के लिए नहीं। इसका मतलब है कि उन्हें किसी भी तरह फ़ॉर्मैट किया जा सकता है जो आपके संचालन के लिए सबसे अच्छा हो, इसकी चिंता किए बिना कि वे प्रोडक्ट पेज पर कैसे दिखेंगे।

प्रोडक्ट के हर वैरिएंट को अपना SKU चाहिए। तीन रंगों और चार साइज़ में एक टी-शर्ट के बारह वैरिएंट हैं और इसलिए बारह SKU चाहिए। पूरे प्रोडक्ट को एक ही SKU देना और साइज़ व रंग के लिए अलग नोट पर निर्भर रहना वही तरीका है जिससे इन्वेंटरी सिस्टम अपनी सटीकता खो देते हैं। SKU ही प्रोडक्ट के हर खास वर्शन को अलग इकाई के रूप में ट्रैक करने लायक बनाता है।

SKU बारकोड या UPC से कैसे अलग है?

बारकोड, खास तौर पर UPC (यूनिवर्सल प्रोडक्ट कोड), एक मानकीकृत पहचान है जो बाहरी रजिस्ट्री देती है। इसका इस्तेमाल रिटेल में, सप्लाई चेन में और मार्केटप्लेस पर प्रोडक्ट पहचानने के लिए होता है। बारकोड सार्वभौमिक होते हैं, यानी दुनिया में कहीं भी बारकोड स्कैनर एक ही प्रोडक्ट के लिए वही नंबर पढ़ता है। आप इन्हें खुद नहीं बनाते। आप रजिस्ट्री संगठन के ज़रिए इनके लिए आवेदन करते हैं।

SKU वह है जो आप खुद अपने अंदरूनी इस्तेमाल के लिए बनाते हैं। एक ही प्रोडक्ट बेचने वाले दो अलग स्टोर उसके लिए शायद अलग SKU इस्तेमाल करें। आपके संगठन के बाहर SKU का कोई सार्वभौमिक मतलब नहीं है। यह एक ऐसा कोड है जो आपके कैटलॉग के ढांचे और फ़ुलफ़िलमेंट की प्रक्रिया के भीतर समझ में आता है।

आप दोनों इस्तेमाल कर सकते हैं। एक प्रोडक्ट के पास मार्केटप्लेस पर बेचने और सप्लाई चेन के जुड़ाव के लिए निर्माता का बारकोड हो सकता है, और एक SKU जो आपके अंदरूनी नामकरण ढांचे में बैठता है। दोनों कोड अलग मकसद पूरे करते हैं और अलग सिस्टम में रहते हैं। आपके स्टोर पर आपका इन्वेंटरी मैनेजमेंट SKU को ट्रैक करता है। मार्केटप्लेस पर या बारकोड स्कैनिंग वाले गोदाम में UPC काम संभाल लेता है।

अच्छा SKU सिस्टम क्यों मायने रखता है?

जो भी स्टोर बिना ढांचे वाले SKU के इन्वेंटरी संभालता है, उसमें वही समस्याएं मिलेंगी। मीडियम साइज़ की नीली शर्ट और लार्ज साइज़ की नीली शर्ट, दोनों स्प्रेडशीट में "Blue Shirt" लिखी हुई। एक फ़ुलफ़िलमेंट टीम जिसे हर पिक के लिए लिखा विवरण पढ़ना पड़ता है। एक रीऑर्डर प्रक्रिया जो गलत प्रोडक्ट पहचान लेती है क्योंकि दो चीज़ों के नाम मिलते-जुलते हैं पर कोई अलग कोड नहीं है।

ढांचे वाला SKU सिस्टम विवरण पर आधारित गलतियां खत्म कर देता है। जब हर वैरिएंट का अनोखा, पढ़ने लायक कोड होता है, तो गलत पहचान की गुंजाइश बहुत घट जाती है। आपकी फ़ुलफ़िलमेंट टीम कोड से पिक करती है, विवरण से नहीं। आपका इन्वेंटरी सिस्टम कोड से घटाता है, टेक्स्ट के मेल से नहीं। आपकी रीऑर्डर रिपोर्ट खास कोड गिनाती हैं, ऐसे प्रोडक्ट नाम नहीं जो अस्पष्ट हो सकते हैं।

जैसे-जैसे कैटलॉग बढ़ता है, यह और अहम हो जाता है। 20 प्रोडक्ट के साथ आप सावधानी से लिखे विवरणों के भरोसे बिना SKU के काम चला सकते हैं। हर एक के कई वैरिएंट वाले 200 प्रोडक्ट के साथ, बिना ढांचे वाले SKU का सिस्टम बार-बार फ़ेल होगा। कैटलॉग के संभालने लायक रहते ही SKU का ढांचा बना लेना, इन्वेंटरी की गलतियां जमा हो जाने के बाद उसे बाद में जोड़ने से कहीं आसान है।

SKU का ढांचा कैसे बनाएं?

SKU आमतौर पर प्रोडक्ट की मुख्य विशेषताएं बताने वाले कोड के एक क्रम से बनता है, जिन्हें डैश या किसी और विभाजक से अलग किया जाता है। मकसद यह है कि आपकी इन्वेंटरी पर काम करने वाला कोई भी इंसान कोड को एक नज़र में पढ़ ले, उसे कहीं देखे बिना।

अपनी विशेषताएं क्रम से चुनें

तय करें कि कौन-सी विशेषताएं वैरिएंट को परिभाषित करती हैं और वे SKU में किस क्रम में आती हैं। कपड़ों के स्टोर के लिए एक आम ढांचा है: प्रोडक्ट श्रेणी, फिर प्रोडक्ट का नाम या कोड, फिर रंग, फिर साइज़। तो किसी ब्रांड की हुडी रेंज के "Maple" डिज़ाइन का नीला मीडियम हुडी HUD-MAP-BLU-M हो सकता है। उस ऑर्डर को संभालने वाला हर कोई जानता है कि यह हुडी है, Maple डिज़ाइन, नीला, मीडियम, विवरण पढ़े बिना।

विशेषताओं का क्रम अपने पूरे कैटलॉग में एक जैसा रखें। अगर एक SKU में रंग साइज़ से पहले आता है, तो सभी SKU में साइज़ से पहले आना चाहिए। असंगति ढांचे वाले सिस्टम का मकसद ही खत्म कर देती है। अगर हिस्सों का क्रम बदलता रहे, तो कोड पढ़ने लायक नहीं रहता।

हर हिस्से के लिए छोटे, तय लंबाई वाले कोड इस्तेमाल करें

SKU का हर हिस्सा छोटा और एक जैसा संक्षिप्त रूप होना चाहिए। हर हिस्से के लिए तीन अक्षर एक आम मानक है। नीले के लिए BLU, मीडियम के लिए MED, हुडी के लिए HOD। अलग मानों के लिए एक जैसे दिखने वाले संक्षिप्त रूपों से बचें। काले के लिए BLK और नीले के लिए BLU अलग हैं। दोनों के लिए BL नहीं है। संक्षिप्त रूप तय करने से पहले उन्हें अपने मानों की पूरी रेंज पर जांच लें।

विशेष चिह्न और स्पेस से बचें

SKU में सिर्फ़ अक्षर और अंक होने चाहिए, और अगर विभाजक चाहिए तो डैश या अंडरस्कोर। स्पेस, स्लैश और विशेष चिह्न स्प्रेडशीट, इन्वेंटरी सिस्टम और SKU के औज़ारों के बीच एक्सपोर्ट या इंपोर्ट होने पर समस्याएं पैदा करते हैं। HOD-MAP-BLU-M जैसा SKU हर जगह चलता है। HOD / MAP BLU (M) जैसा SKU जिस भी सिस्टम से गुज़रेगा, कम से कम एक को तोड़ देगा।

अपने SKU में सप्लायर के कोड न डालें

सप्लायर का अपना प्रोडक्ट कोड अपने SKU के रूप में इस्तेमाल करने से आप उस सप्लायर की नामकरण व्यवस्था पर निर्भर हो जाते हैं। अगर आप सप्लायर बदलें, या सप्लायर अपना कोड बदल दे, तो आपका SKU सिस्टम टूट जाता है। आपके SKU आपके कैटलॉग की विशेषताएं दिखाएं, आपके सप्लायर का कैटलॉग नहीं। सप्लायर के रेफ़रेंस अलग रखें, सप्लायर कोड फ़ील्ड के रूप में जो आपके SKU के साथ रहे, उसके अंदर नहीं।

SKU कितने अक्षरों का होना चाहिए?

कोई सार्वभौमिक नियम नहीं है, पर आमतौर पर छोटा बेहतर होता है। ज़्यादातर कैटलॉग के लिए 8 से 20 अक्षरों के बीच के SKU चलने लायक हैं। लंबे SKU पढ़ने में कठिन, सही टाइप करने में कठिन और पिकिंग के दौरान एक नज़र में स्कैन करने में कठिन होते हैं। अगर आपकी विशेषताओं का क्रम 30 या ज़्यादा अक्षरों का SKU बनाता है, तो ऐसे हिस्से खोजें जिन्हें अनोखापन खोए बिना और छोटा किया जा सके या हटाया जा सके।

SKU को सिर्फ़ आपके कैटलॉग में अनोखा होना चाहिए, पूरी दुनिया में अनोखा नहीं। हर जगह अनोखापन पक्का करने के लिए आपको बेतरतीब अक्षर या लंबे उपसर्ग जोड़ने की ज़रूरत नहीं है। अपने ही कैटलॉग की विशेषताओं से बना ढांचे वाला कोड आपके प्रोडक्ट में तब तक अनोखा रहेगा जब तक विशेषताएं खुद अलग हैं।

जब कोई प्रोडक्ट बंद हो जाए तो क्या करें?

जब कोई प्रोडक्ट बंद हो जाए, तो उसका SKU दोबारा सौंपने की जगह रिटायर कर देना चाहिए। किसी दूसरे प्रोडक्ट के लिए SKU कभी दोबारा इस्तेमाल न करें। पुराने SKU का हवाला देने वाले पुराने ऑर्डर रिकॉर्ड, इन्वेंटरी रिपोर्ट और सप्लायर का पत्राचार उलझन भरे या गलत हो जाएंगे अगर वही कोड अब किसी और चीज़ की ओर इशारा करे।

रिटायर किए गए SKU को अपने सिस्टम में निष्क्रिय चिह्नित करें। उन्हें अपने रिकॉर्ड में तब तक दिखता रहने दें जब तक आपका पुराना डेटा काम का है, आमतौर पर टैक्स और अकाउंटिंग के लिए कम से कम तीन साल। उन्हें हटाएं नहीं। निष्क्रिय SKU जो आपकी पुरानी रिपोर्ट में अब भी दिखता है, काम की जानकारी है। हटाया हुआ SKU जो पुराने ऑर्डर रिकॉर्ड में ऐसे हवाले की तरह दिखे जिसे सुलझाया न जा सके, सिरदर्द है।

SKU इन्वेंटरी मैनेजमेंट से कैसे जुड़ते हैं?

SKU वह बुनियाद हैं जो वैरिएंट के स्तर पर इन्वेंटरी ट्रैकिंग को कारगर बनाते हैं। हर वैरिएंट के SKU के बिना आपका इन्वेंटरी सिस्टम आपको बस यह बता सकता है कि किसी प्रोडक्ट की कुल कितनी इकाइयां हैं। हर वैरिएंट के SKU के साथ वह बता सकता है कि आपके पास कितने नीले मीडियम हुडी हैं। यही बारीकी रीऑर्डर के फ़ैसले सटीक बनाती है और स्टॉक खत्म होने से बचाव मुमकिन करती है।

अच्छी तरह चलाए जाने वाले स्टोर में हर रीऑर्डर पॉइंट, हर कम स्टॉक अलर्ट और हर इन्वेंटरी गिनती SKU के स्तर पर होती है। जब आप 10 इकाइयों का रीऑर्डर पॉइंट तय करते हैं, तो वह किसी खास SKU के लिए तय करते हैं, पूरे प्रोडक्ट के लिए नहीं। जब आपका सिस्टम कम स्टॉक की सूचना भेजता है, तो वह SKU का हवाला देता है ताकि आपको ठीक पता चले कि किस वैरिएंट पर ध्यान चाहिए। इन्वेंटरी ट्रैकिंग और रीऑर्डर पॉइंट व्यवहार में कैसे काम करते हैं, इसकी पूरी जानकारी के लिए देखें अपने ऑनलाइन स्टोर की इन्वेंटरी कैसे संभालें।

SKU पिकिंग और फ़ुलफ़िलमेंट में कैसे मदद करते हैं?

फ़ुलफ़िलमेंट के संदर्भ में, SKU वह तरीका है जिससे ऑर्डर के लिए सही चीज़ ढूंढी और निकाली जाती है। ऑर्डर से बनी पिक लिस्ट में आमतौर पर हर चीज़ का SKU, मात्रा और भंडारण की जगह होती है। SKU से काम करने वाला पिकर ऐसे कोड से काम कर रहा होता है जो ठीक एक प्रोडक्ट वैरिएंट से जुड़ता है। इसमें वह अस्पष्टता नहीं होती जो तब होती जब पिक लिस्ट में "Blue Hoodie, Medium" लिखा हो और दो मिलते-जुलते प्रोडक्ट एक ही जगह रखे हों।

जो स्टोर घर से या छोटी कार्यस्थली से फ़ुलफ़िलमेंट करते हैं, उनके लिए SKU एक सीधी जगह प्रणाली बनाने देते हैं। हर SKU की भंडारण की एक तय जगह होती है। जब ऑर्डर आता है, तो ऑर्डर में बताया SKU उसकी जगह से निकाल लेते हैं। न खोजना, न अंदाज़ा लगाना, न गलत वैरिएंट उठाना क्योंकि दो प्रोडक्ट शेल्फ़ पर एक जैसे दिखते हैं।

SKU की आम गलतियां जिनसे बचें

प्रोडक्ट के नाम को SKU बनाना

प्रोडक्ट के नाम बहुत लंबे, बहुत बदलने वाले और बदलाव के प्रति बहुत संवेदनशील होते हैं, इसलिए SKU का काम नहीं कर सकते। अगर आप प्रोडक्ट का नाम बदलें या उसका विवरण सुधारें, तो "SKU" भी बदल जाता है, जो पुराने नाम का हवाला देने वाले हर पुराने रिकॉर्ड को तोड़ देता है। SKU कोड हैं, लेबल नहीं।

SKU को शून्य से शुरू करना

SKU में शुरू के शून्य तब समस्या पैदा करते हैं जब SKU का डेटा स्प्रेडशीट से गुज़रता है, जो अक्सर संख्या वाले फ़ील्ड से शुरू के शून्य हटा देती हैं। 00142 का SKU स्प्रेडशीट में 142 बन जाता है, जो अब मूल कोड से नहीं मिलता। हर SKU की शुरुआत में अक्षर या गैर-शून्य अंक इस्तेमाल करें।

एक-दूसरे से बहुत मिलते-जुलते SKU बनाना

जो SKU सिर्फ़ एक अक्षर से अलग हों, वे हाथ से डेटा भरने या फ़ुलफ़िलमेंट के दौरान आसानी से उलझ जाते हैं। अगर पिकिंग के संदर्भ में BLU-M और BLK-M लगभग एक जैसे दिखें, तो गलतियां होंगी। अपने संक्षिप्त रूपों के चुनाव में इतना फ़र्क रखें कि पास-पास के SKU समय के दबाव में भी साफ़ अलग पहचाने जा सकें।

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अक्सर पूछे जाने वाले सवाल