अपने ऑनलाइन स्टोर का इन्वेंटरी मैनेजमेंट कैसे करें

इन्वेंटरी की समस्याएं चुपचाप जमा होती जाती हैं। यहां एक रीऑर्डर छूटा, वहां एक प्रोडक्ट ओवरसोल्ड हुआ, और जल्दी ही आप रिफ़ंड दे रहे होते हैं, माफ़ी के ईमेल लिख रहे होते हैं और दोबारा खरीदने वालों को कहीं और जाते देख रहे होते हैं। शुरू में ही भरोसेमंद सिस्टम लगाना, उसके टूटने के बाद नुकसान समेटने से बहुत सस्ता पड़ता है।

ऑनलाइन स्टोर के लिए इन्वेंटरी मैनेजमेंट क्या है?

इन्वेंटरी मैनेजमेंट वह प्रक्रिया है जिसमें आप ट्रैक करते हैं कि हर प्रोडक्ट की कितनी यूनिट आपके पास हैं, वे कितनी तेज़ी से बिकती हैं, कब रीऑर्डर करना है, और ऑर्डर आने-जाने पर स्टॉक का क्या होता है। ऑनलाइन स्टोर के लिए इसमें यह भी शामिल है कि स्टोर में दिखने वाली स्टॉक की गिनती सही रहे, ताकि खरीदार ऐसी चीज़ न खरीद लें जिसे आप भेज नहीं सकते।

सबसे सरल रूप में, ई-कॉमर्स इन्वेंटरी मैनेजमेंट किसी भी समय चार सवालों के जवाब देता है। आपके पास कितना है? कहां है? कितनी तेज़ी से जा रहा है? और कब चाहिए? जो स्टोर इन चारों के भरोसेमंद जवाब दे सकता है, उसका इन्वेंटरी मैनेजमेंट काम करता है। जो स्टोर इन्हें लगातार नहीं बता सकता, वह ऐसे अंधे कोनों के साथ चल रहा है जो आखिर में एक बिक्री गंवाएंगे।

ऑनलाइन दांव फ़िज़िकल स्टोर से अलग हैं। फ़िज़िकल स्टोर में खरीदार खाली शेल्फ़ देख सकता है। ऑनलाइन वह ऐसे प्रोडक्ट पर चेकआउट पूरा कर सकता है जो आपके पास है ही नहीं। यही ओवरसेल है, और इससे उबरना छूटी हुई बिक्री से बुरा है। इसमें रिफ़ंड, सफ़ाई और एक निराश ग्राहक शामिल है, जिसे अब वह चीज़ दोबारा ऑर्डर करनी पड़ेगी जिसे वह पहले ही तय मान चुका था।

इन्वेंटरी ट्रैकिंग कैसे काम करती है?

इन्वेंटरी ट्रैकिंग एक गिनती से शुरू होती है। आपके कैटलॉग के हर प्रोडक्ट के साथ एक स्टॉक मात्रा जुड़ी होती है। जब खरीदार ऑर्डर देता है, तो वह मात्रा घटती है। जब आपको नया स्टॉक मिलता है, तो वह बढ़ती है। जो सिस्टम यह रियल टाइम में संभालता है, वही इन्वेंटरी ट्रैकिंग है।

मैनुअल ट्रैकिंग में स्प्रेडशीट या लिखित लॉग इस्तेमाल होता है। हर बिक्री दर्ज होती है, हर डिलीवरी जोड़ी जाती है और चालू गिनती हाथ से अपडेट होती है। सीमित SKU वाले बहुत छोटे स्टोर के लिए यह चलता है। यह तब टूट जाता है जब ऑर्डर की मात्रा बढ़ती है, जब प्रोडक्ट के कई वैरिएंट होते हैं, या जब आप एक से ज़्यादा चैनल पर बेच रहे हों और स्टॉक एक साथ कई जगह अपडेट होना ज़रूरी हो।

ऑटोमेटेड ट्रैकिंग, जो ज़्यादातर ई-कॉमर्स सिस्टम में होती है, ऑर्डर आते ही स्टॉक की गिनती रियल टाइम में अपडेट करती है। कोई खरीदार मीडियम साइज़ की लाल टी-शर्ट खरीदता है। सिस्टम तुरंत उस वैरिएंट की गिनती में से एक घटा देता है। अगर स्टॉक शून्य हो जाए, तो प्रोडक्ट अपने आप अनुपलब्ध या आउट ऑफ़ स्टॉक मार्क हो जाता है। कोई मैनुअल कदम नहीं चाहिए। मुट्ठी भर से ज़्यादा प्रोडक्ट वाले किसी भी स्टोर के लिए यही आम तरीका है।

रीऑर्डर पॉइंट क्या है और उसे कैसे तय करें?

रीऑर्डर पॉइंट वह स्टॉक लेवल है जिस पर आप अपने सप्लायर को नया ऑर्डर देते हैं। यह शून्य नहीं है। जब तक आपका स्टॉक शून्य पर पहुंचता है, आप बिक्री पहले ही गंवा चुके होते हैं। रीऑर्डर पॉइंट इतना ऊंचा रखा जाता है कि स्टॉक खत्म होने से पहले नया माल आ जाए।

रीऑर्डर पॉइंट निकालने के लिए दो चीज़ें चाहिए। पहली, उस प्रोडक्ट की औसत रोज़ की बिक्री दर। दूसरी, आपके सप्लायर का लीड टाइम, यानी ऑर्डर देने से स्टॉक मिलने तक कितने दिन लगते हैं। इन दोनों संख्याओं को गुणा कीजिए और आपको वह न्यूनतम स्टॉक लेवल मिल जाएगा जिस पर कमी से बचने के लिए रीऑर्डर करना ज़रूरी है।

इसके ऊपर एक सुरक्षा बफ़र जोड़िए। सप्लायर का लीड टाइम हमेशा सटीक नहीं होता। जो शिपमेंट सात दिन में आना था, वह कभी-कभी दस दिन ले लेता है। सेफ़्टी स्टॉक वे अतिरिक्त यूनिट हैं जो तब बचाती हैं जब सप्लायर देर करे या बिक्री अचानक उछल जाए। आम तरीका यह है कि बुनियादी रीऑर्डर गणना के ऊपर औसत बिक्री के तीन से पांच दिन सेफ़्टी स्टॉक के रूप में जोड़ें।

रीऑर्डर पॉइंट हर प्रोडक्ट के लिए अलग तय कीजिए, पूरे कैटलॉग के लिए नहीं। तेज़ी से बिकने वाले बेस्टसेलर को धीमे बिकने वाले खास आइटम से कहीं ऊंचा रीऑर्डर पॉइंट चाहिए। रीऑर्डर पॉइंट को सीज़न के हिसाब से जांचिए और बदलिए, क्योंकि बिक्री की दर बदलती है और रीऑर्डर का हिसाब उसके साथ चलना चाहिए।

ओवरसेलिंग कैसे रोकें?

ओवरसेलिंग तब होती है जब खरीदार ऐसा प्रोडक्ट खरीद लेता है जिसे आप पूरा नहीं कर सकते, क्योंकि आपके सिस्टम में स्टॉक की गिनती असल से ज़्यादा दिख रही थी। यह लगभग हमेशा सिंक की समस्या होती है। आपकी असली इन्वेंटरी और आपके सिस्टम की इन्वेंटरी की गिनती एक-दूसरे से दूर हो गई है।

सबसे आम कारण मैनुअल गलतियां हैं, जैसे रिटर्न या खराब माल हटाने के बाद स्टॉक अपडेट करना भूल जाना। यह तब भी होता है जब आप कई चैनल पर बेचते हैं और एक चैनल की बिक्री से दूसरे चैनल की गिनती तुरंत अपडेट नहीं होती। एक ही आइटम की आपके अपने स्टोर पर हुई बिक्री और किसी मार्केटप्लेस पर हुई बिक्री, अगर रियल टाइम में सिंक न हों, तो दोनों चैनल के उपलब्ध गिनती अपडेट करने से पहले ही प्रोसेस हो सकती हैं।

ओवरसेलिंग रोकना सही गिनती से शुरू होता है। अपनी असली इन्वेंटरी को सिस्टम की गिनती से नियमित शेड्यूल पर मिलाइए। कम बिक्री वाले स्टोर के लिए महीने में एक बार चल सकता है। ज़्यादा बिक्री वाले स्टोर के लिए हफ़्ते में एक बार या हर बड़ी डिलीवरी के बाद। अगर आप कई चैनल पर बेचते हैं, तो पक्का कीजिए कि सब एक ही इन्वेंटरी सोर्स से गिनती लें, अलग-अलग गिनती न रखें।

आप अपने सिस्टम में स्टॉक बफ़र भी तय कर सकते हैं। दो या तीन यूनिट के बफ़र का मतलब है कि आपका स्टोर किसी प्रोडक्ट को आउट ऑफ़ स्टॉक दिखाता है जबकि उसकी दो या तीन यूनिट अभी बाकी हैं। यह सुरक्षा जाल है, जो आखिरी कुछ यूनिट बिकने से पहले गिनती जांचने का समय देता है। इसमें थोड़ा संभावित रेवेन्यू छोड़ना पड़ता है, लेकिन ओवरसेलिंग का जोखिम बहुत घट जाता है।

FIFO और LIFO में क्या फ़र्क है?

FIFO का मतलब है फ़र्स्ट इन, फ़र्स्ट आउट। यानी आप सबसे पुराना स्टॉक पहले बेचते हैं। LIFO का मतलब है लास्ट इन, फ़र्स्ट आउट, यानी आप सबसे नया स्टॉक पहले बेचते हैं।

ज़्यादातर फ़िज़िकल प्रोडक्ट के लिए FIFO सही तरीका है। जो प्रोडक्ट एक्सपायर होते हैं, खराब होते हैं या फ़ैशन से बाहर हो जाते हैं, उन्हें उसी क्रम में बेचना चाहिए जिसमें वे आए, ताकि पुराना स्टॉक नए स्टॉक के पीछे हमेशा पड़ा न रहे। फ़ूड ब्रांड, स्किनकेयर ब्रांड या सीज़नल कलेक्शन वाले अपैरल ब्रांड, सबको FIFO चाहिए। जो पहला बैच आया, वही पहले भेजा जाता है।

LIFO कुछ अकाउंटिंग संदर्भों में इस्तेमाल होता है, लेकिन ई-कॉमर्स ब्रांड के लिए यह शायद ही ऑपरेशन का सही तरीका है। अपवाद वे प्रोडक्ट हैं जिनकी हालत नहीं बिगड़ती और जहां शेल्फ़ लाइफ़ कोई मुद्दा नहीं, जैसे कुछ टिकाऊ सामान या डिजिटल आइटम। तब भी ज़्यादातर स्टोर FIFO ही रखते हैं, क्योंकि इससे एक्सपायर्ड या पुराना पड़ चुका स्टॉक रखने का जोखिम घटता है।

वैरिएंट वाले प्रोडक्ट की इन्वेंटरी कैसे संभालें?

वैरिएंट साइज़, रंग, मटीरियल या दूसरे विकल्पों के वे मेल हैं जो एक ही बुनियादी प्रोडक्ट के अलग वर्ज़न बनाते हैं। पांच रंगों और चार साइज़ में एक टी-शर्ट एक प्रोडक्ट है जिसके बीस वैरिएंट हैं। हर वैरिएंट की अपनी स्टॉक गिनती, अपना रीऑर्डर पॉइंट और अपनी बिक्री दर होती है।

वैरिएंट लेवल पर इन्वेंटरी संभालना प्रोडक्ट लेवल से ज़्यादा मेहनत का काम है, लेकिन यही अकेला तरीका है जो वैरिएंट के हिसाब से स्टॉकआउट रोकता है। जो प्रोडक्ट उपलब्ध दिखता है, वह सबसे लोकप्रिय साइज़ या रंग में फिर भी खत्म हो सकता है। वैरिएंट लेवल पर स्टॉक ट्रैक करने से ये कमियां खरीदार के टकराने से पहले दिख जाती हैं।

रीऑर्डर के फ़ैसले देखते समय वैरिएंट का डेटा ग्रुप कीजिए। लार्ज साइज़ की लाल टी-शर्ट एक्स्ट्रा-स्मॉल वाली उसी शर्ट से तेज़ बिक रही हो सकती है। अपने टॉप सेलर के लिए वैरिएंट के हिसाब से रीऑर्डर पॉइंट तय कीजिए और मान लीजिए कि कम बिकने वाले वैरिएंट छोटे सेफ़्टी बफ़र से संभाले जा सकते हैं। इससे धीमे बिकने वाले स्टॉक में फंसी पूंजी घटती है और आपके सबसे ज़्यादा बिकने वाले वैरिएंट खतरे में नहीं रहते।

स्टॉक काउंट या इन्वेंटरी ऑडिट कैसे करें?

स्टॉक काउंट इसकी फ़िज़िकल जांच है कि आपके पास असल में क्या है और आपका सिस्टम क्या कहता है। इन दो संख्याओं के अंतर को श्रिंकेज कहते हैं, और यह गलत तरह से प्रोसेस हुए रिटर्न, राइट-ऑफ़ न किए गए खराब माल, चोरी और गिनती की साधारण गलतियों से जमा होता है।

पूरी इन्वेंटरी की गिनती

पूरी गिनती में आपके स्टोर की इन्वेंटरी का हर आइटम एक साथ जांचा जाता है। यह सबसे सटीक तरीका है और सबसे ज़्यादा रुकावट डालने वाला भी। बड़े कैटलॉग वाले स्टोर में पूरी गिनती आम तौर पर साल में एक या दो बार होती है, अक्सर वित्तीय अवधि के अंत में। इसमें हर प्रोडक्ट और हर वैरिएंट गिनना और नतीजे को सिस्टम की गिनती से मिलाना पड़ता है।

साइकल काउंटिंग

साइकल काउंटिंग में सब कुछ एक साथ जांचने के बजाय घूमते शेड्यूल पर इन्वेंटरी का एक हिस्सा जांचा जाता है। हर हफ़्ते या महीने आपके कैटलॉग का अलग हिस्सा गिना जाता है। साल भर में हर प्रोडक्ट कम से कम एक बार गिना जा चुका होता है। यह पूरी गिनती से कम रुकावट डालता है और गड़बड़ियां जमा होने से पहले पकड़ लेता है। जिन स्टोर के पास बहुत स्टॉक है और जो पूरी गिनती के लिए ऑपरेशन बंद नहीं कर सकते, उनके लिए यही पसंदीदा तरीका है।

स्पॉट चेक

स्पॉट चेक खास ज़्यादा कीमत वाले या तेज़ी से बिकने वाले प्रोडक्ट की बिना शेड्यूल की गिनती है। ये किसी संकेत से शुरू होते हैं, जैसे रीऑर्डर पॉइंट उम्मीद से पहले आ जाना या किसी ग्राहक की शिकायत कि प्रोडक्ट स्टॉक में दिखाया गया था लेकिन उपलब्ध नहीं था। स्पॉट चेक पूरे कैटलॉग का ऑडिट किए बिना यह पक्का करते हैं कि किसी खास आइटम की सिस्टम गिनती सही है या नहीं।

सेफ़्टी स्टॉक क्या है और कितना रखना चाहिए?

सेफ़्टी स्टॉक वह रिज़र्व इन्वेंटरी है जो आप अपने न्यूनतम ऑपरेटिंग लेवल से ऊपर रखते हैं, ताकि मांग में अचानक उछाल या सप्लाई की देरी झेली जा सके। यह ऐसी इन्वेंटरी है जिसकी ज़रूरत न पड़े तो अच्छा, लेकिन जब लीड टाइम खिसके या कोई प्रोडक्ट अनुमान से तेज़ बिकने लगे, तब आप खुश होंगे कि वह आपके पास है।

सेफ़्टी स्टॉक की सही मात्रा इस पर निर्भर करती है कि आपकी मांग कितनी बदलती है और आपके सप्लायर कितने भरोसेमंद हैं। जिस प्रोडक्ट की बिक्री स्थिर और अनुमान के लायक है और जिसका सप्लायर हमेशा समय पर देता है, उसे बहुत कम सेफ़्टी स्टॉक चाहिए। जिस प्रोडक्ट की बिक्री अनियमित है या जिसके सप्लायर का लीड टाइम बदलता रहता है, उसे ज़्यादा चाहिए। सेफ़्टी स्टॉक सबसे खराब लीड टाइम और किसी तुलनीय अवधि में देखी गई सबसे ऊंची बिक्री दर के आधार पर निकालिए, फिर उसकी तुलना अपनी औसत स्थिति से कीजिए। सबसे खराब और औसत के बीच का अंतर मोटे तौर पर वही है जितना सेफ़्टी स्टॉक आपको चाहिए।

बहुत ज़्यादा सेफ़्टी स्टॉक रखने से पैसा ऐसी इन्वेंटरी में फंसता है जो बिकने के बजाय पड़ी रहती है। बहुत कम रखने से स्टॉकआउट होते हैं जो बिक्री और खरीदार का भरोसा दोनों खोते हैं। असामान्य मांग के किसी भी दौर के बाद, जैसे प्रमोशनल कैंपेन, प्रोडक्ट लॉन्च या सीज़नल उछाल, सेफ़्टी स्टॉक का लेवल जांचिए।

सेल या प्रमोशन के दौरान इन्वेंटरी कैसे संभालें?

प्रमोशन के दौरान प्रभावित प्रोडक्ट की बिक्री दर बहुत तेज़ हो जाती है। जो प्रोडक्ट सामान्य दिनों में हफ़्ते में 10 यूनिट बिकता है, वह सेल के पहले दो दिन में 100 बिक सकता है। जो इन्वेंटरी सिस्टम सामान्य मात्रा पर ठीक चलते हैं, वे उछाल के दौरान पीछे रह सकते हैं अगर वे तेज़ ऑर्डर प्रोसेसिंग संभालने के लिए तैयार न हों।

किसी भी प्रमोशन से पहले उन सभी प्रोडक्ट का स्टॉक लेवल जांचिए जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। अगर स्टॉक कम है, तो भागीदारी की सतर्क सीमा रखिए। ओवरसेल करके अपने सबसे व्यस्त समय में रिफ़ंड देने से बेहतर है कि प्रमोशन को किसी तय यूनिट गिनती पर रोक दें।

प्रमोशन के बाद, सामान्य बिक्री दोबारा खोलने से पहले अपनी गिनती मिलाइए। प्रमोशन के ऑर्डर कभी-कभी फ़ुलफ़िलमेंट में बैकलॉग बना देते हैं, जिससे स्टॉक की गिनती ठीक से अपडेट होने में देर होती है। प्रमोशन के बाद का मिलान उन कमियों को नियमित इन्वेंटरी मैनेजमेंट में जाने से पहले पकड़ लेता है।

WEMASY इस काम में कहां फ़िट होता है

WEMASY के ई-कॉमर्स सिस्टम से आप अपना ऑनलाइन स्टोर बना सकते हैं। WEMASY में आप मुफ़्त में शुरू कर सकते हैं और पेड प्लान 7 दिन के लिए आज़मा सकते हैं। हर प्लान में क्या शामिल है, यह प्राइसिंग पेज पर देखें। इन्वेंटरी आपके प्रोडक्ट सेटअप से कैसे जुड़ती है, यह और गहराई से जानने के लिए प्रोडक्ट कैटलॉग क्या है और उसे कैसे बनाएं देखें।

संबंधित लेख: ई-कॉमर्स क्या है? और ऑनलाइन स्टोर कैसे काम करता है?।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल