आवेदन फ़ॉर्म

आवेदन फ़ॉर्म किसी ख़ास चीज़ के लिए आवेदन करने वाले लोगों से जानकारी इकट्ठा करने का एक व्यवस्थित तरीक़ा है। आम कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म से अलग, आवेदन फ़ॉर्म सटीक सवाल पूछता है, जिससे आप समझ पाते हैं कि कोई व्यक्ति आपकी ज़रूरत के हिसाब से ठीक है या नहीं।

कोई भी जॉब पोस्टिंग उठाइए और देखिए कि इंटरव्यू तय करने से पहले हायरिंग मैनेजर को असल में क्या चाहिए। पूरी जीवन-कहानी नहीं। उम्मीदवार यह नौकरी क्यों चाहता है, यह भी नहीं। पूरा वर्क हिस्ट्री भी नहीं। उन्हें बस यह जानना होता है कि इस व्यक्ति के पास काम करने की बुनियादी योग्यता है या नहीं, वह कब से जॉइन कर सकता है, और क्या उसके पास अपने काम का सबूत है। आवेदन फ़ॉर्म यही इकट्ठा करता है। सही सवाल, सही फ़ॉर्मेट में, ताकि आवेदकों की तुलना घंटों की जगह मिनटों में हो जाए।

ज़्यादातर हायरिंग टीमें आवेदन फ़ॉर्म इस्तेमाल ही नहीं करतीं। वे कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म से काम चलाती हैं या लोगों को जैसे चाहें वैसे ईमेल पर रिज़्यूमे भेजने देती हैं। नतीजा गड़बड़ी होता है। एक रिज़्यूमे PDF में आता है, दूसरा Google Doc में। किसी ने Word फ़ाइल भेज दी। रिज़्यूमे तीन अलग ईमेल थ्रेड में बिखरे पड़े हैं। कुछ उम्मीदवार रेफ़रेंस देते हैं, कुछ नहीं। कुछ सैलरी के सवाल का जवाब देते हैं, कुछ मना कर देते हैं। आपके पास 50 जवाब होते हैं और 50 अलग फ़ॉर्मेट। किसी की भी तुलना करना नामुमकिन लगता है।

आवेदन फ़ॉर्म इसे रोकता है। सब एक ही फ़ॉर्म भरते हैं। सब एक ही क्रम में एक जैसी जानकारी देते हैं। आपका समय चीज़ें सहेजने में कम और यह परखने में ज़्यादा जाता है कि कौन सचमुच योग्य है। आपका फ़ॉर्म जितना अच्छा होगा, आपकी हायरिंग उतनी अच्छी होगी, क्योंकि आपको असली फ़ैसले के लिए शुरू में ही सही जानकारी मिल जाती है।

आवेदन फ़ॉर्म में कौन से फ़ील्ड ज़रूरी हैं

ज़्यादातर आवेदन फ़ॉर्म में बहुत ज़्यादा फ़ील्ड होते हैं। हायरिंग मैनेजर सोचते हैं “शायद यह भी जानना चाहिए...” और फिर हर चीज़ पूछ लेते हैं। नतीजा ऐसे फ़ॉर्म जिन्हें भरने में 20 मिनट लगते हैं और उम्मीदवार बीच में ही छोड़ देते हैं। अच्छे से बनाया गया आवेदन फ़ॉर्म सिर्फ़ वही पूछता है जो असली फ़ैसले के लिए चाहिए।

पहचान के ज़रूरी फ़ील्ड

नाम और ईमेल पता। इनसे पता चलता है कि व्यक्ति कौन है और उससे कैसे संपर्क करना है। दोनों को ज़रूरी रखें। फ़ोन नंबर तभी पूछें जब आप सच में कॉल करने वाले हों। जब कोई ईमेल पर बात की उम्मीद कर रहा हो, तब फ़ॉर्म में फ़ोन नंबर डालना दख़ल जैसा लगता है। अगर फ़ोन ज़रूरी है, तो फ़ील्ड के पास वजह बताइए। “हम इंटरव्यू तय करने के लिए 24 घंटे में कॉल करेंगे।”

मौजूदा भूमिका और संबंधित अनुभव के साल

उनका अभी का जॉब टाइटल क्या है? इस तरह का काम वे कितने साल से कर रहे हैं? ये दो सवाल बताते हैं कि व्यक्ति के पास अनुभव का बुनियादी स्तर है या नहीं। विस्तार से वर्क हिस्ट्री न पूछें। आप छंटनी कर रहे हैं, इंटरव्यू नहीं ले रहे। अगर वे इस सवाल पर पास हो जाते हैं, तो आप उन्हें कॉल करके पिछली भूमिकाओं के बारे में पूछ सकते हैं।

जॉइन करने की उपलब्धता

एक ड्रॉपडाउन, जिसमें “तुरंत”, “दो हफ़्ते”, “एक महीना”, “दो महीने”, “लचीला” जैसे विकल्प हों। इससे पता चलता है कि उनका समय आपकी ज़रूरत से मेल खाता है या नहीं। आप जॉइनिंग की तारीख़ से आवेदन छांट सकते हैं। कुछ भूमिकाओं में किसी की अभी ज़रूरत होती है। कुछ इंतज़ार कर सकती हैं। यह फ़ील्ड उम्मीदवारों को आपकी ज़रूरत के हिसाब से ख़ुद तय करने देता है।

रिज़्यूमे या पोर्टफ़ोलियो लिंक (वैकल्पिक या शर्त के साथ)

फ़ाइल अपलोड फ़ील्ड, या टेक्स्ट फ़ील्ड जहां वे लिंक पेस्ट करें। पहले आवेदन में इसे वैकल्पिक रखें। या पहले एक सवाल पूछें, जैसे “क्या इस क्षेत्र में आपका कोई पोर्टफ़ोलियो या प्रकाशित काम है?” और अपलोड फ़ील्ड तभी दिखाएं जब जवाब हां हो। अगर आप पहले ही फ़ॉर्म में फ़ाइल अपलोड ज़रूरी कर देते हैं, तो फ़ॉर्म छोड़ने वाले 20% से 30% तक बढ़ जाते हैं।

योग्यता का एक सवाल

एक खुला टेक्स्ट फ़ील्ड, जिसमें वे इस भूमिका के लिए ज़रूरी किसी एक ख़ास बात का जवाब दें। डिज़ाइनर से पूछें “ऐसा एक डिज़ाइन प्रोजेक्ट बताइए जिस पर आपको गर्व है।” मार्केटर से पूछें “आपने ऐसा कौन सा कैंपेन चलाया जिसके नतीजे नापे जा सके?” डेवलपर से पूछें “आपने कौन सी तकनीकी समस्या सुलझाई?” बस एक सवाल। 500 शब्दों का निबंध नहीं, पर सिर्फ़ एक वाक्य भी नहीं। दो-तीन वाक्य बता देते हैं कि वे कैसे सोचते हैं।

शर्तों पर सहमति

एक चेकबॉक्स, जिसमें लिखा हो “मैं पुष्टि करता/करती हूं कि मैंने जो जानकारी दी है वह सही है और मैं प्राइवेसी पॉलिसी से सहमत हूं।” बस इतना। उम्मीदवारों से न्यूज़लेटर में जुड़ने को न कहें और न ही कई बातों पर सहमति लें। एक चेकबॉक्स। एक सहमति।

आवेदन फ़ॉर्म में क्या कभी नहीं पूछना चाहिए

ये फ़ील्ड रुकावट बढ़ाते हैं, पर योग्यता परखने में कोई मदद नहीं करते। इनसे फ़ॉर्म छोड़ने वाले बढ़ते हैं और किसी का मूल्यांकन करने में ये काम नहीं आते।

ज़रूरी फ़ील्ड के रूप में फ़ोन नंबर

उम्मीदवार ईमेल पर बात की उम्मीद करते हैं। फ़ोन नंबर ज़रूरी करने से फ़ॉर्म दख़ल देने वाला लगता है। उन्हें नहीं पता कि आप उनका नंबर बेचेंगे या सुबह 6 बजे कॉल करेंगे। इसे वैकल्पिक रखें।

रेफ़रेंस

रेफ़रेंस तब मांगें जब कोई आपकी छंटनी में पास हो जाए। आवेदन फ़ॉर्म में नहीं। अगर आप शुरू में ही तीन रेफ़रेंस मांग लेंगे, तो आप उन उम्मीदवारों को खो देंगे जो तब तक रेफ़रेंस नहीं देना चाहते जब तक उन्हें यक़ीन न हो कि आप उन्हें सच में रखना चाहते हैं।

सैलरी की उम्मीद

यह इंटरव्यू की बात है, आवेदन फ़ॉर्म की नहीं। सैलरी बातचीत से तय होती है। ज़्यादातर उम्मीदवार भूमिका के बारे में और जाने बिना लिखित में कोई आंकड़ा नहीं देंगे। अगर आपको सैलरी से छांटना है, तो आवेदन देखने के बाद एक छोटी फ़ोन कॉल में कर लें।

पूरा वर्क हिस्ट्री

फ़ॉर्म के अंदर ही रिज़्यूमे भरने को न कहें। उनसे यह भी न कहें कि अब तक की हर नौकरी की सूची बनाएं। आपको रिज़्यूमे का लिंक या फ़ाइल चाहिए। वह काफ़ी है। अगर उनका अनुभव काम का है, तो आप उन्हें कॉल करके उनके बैकग्राउंड पर बात कर लेंगे।

पर्सनैलिटी टेस्ट या “आप यह नौकरी क्यों चाहते हैं” वाले निबंध

ये इंटरव्यू के सवाल हैं, आवेदन के नहीं। आवेदन फ़ॉर्म लोगों की योग्यता जांचता है। इंटरव्यू देखता है कि वे कंपनी के कल्चर में फ़िट होते हैं या नहीं। दोनों को मिलाएं नहीं। फ़ॉर्म को इस बात पर रखें कि वे काम कर सकते हैं या नहीं।

ऐसी निजी जानकारी जो काम की नहीं है

नस्ल, उम्र, राष्ट्रीयता, धर्म, विकलांगता या वैवाहिक स्थिति के बारे में न पूछें। इनमें से कुछ पूछना ग़ैरक़ानूनी है। आवेदन के स्तर पर ये सब बेकार हैं। आप हुनर और फ़िट के लिए छांट रहे हैं। निजी जानकारी का इन दोनों से कोई लेना-देना नहीं।

फ़ॉर्म को पूरा भरवाने के लिए उसे कैसे बनाएं

जो आवेदन फ़ॉर्म छोटा दिखता है, वह लंबे दिखने वाले फ़ॉर्म से ज़्यादा बार पूरा भरा जाता है। जो फ़ॉर्म उलझा हुआ है, उसे लोग छोड़ देते हैं। बनावट मायने रखती है।

पहले आसान सवाल, फिर मुश्किल सवाल

नाम और ईमेल से शुरू करें। फिर मौजूदा भूमिका पूछें। फिर अनुभव के साल पूछें। मुश्किल सवाल, जैसे “कोई प्रोजेक्ट बताइए जो आपने किया हो”, तभी पूछें जब वे दो आसान चीज़ें भर चुके हों। जो दो फ़ील्ड भर चुका है, वह उस व्यक्ति से ज़्यादा संभावना रखता है कि फ़ॉर्म पूरा करे जिसे सबसे पहले मुश्किल सवाल दिख जाए।

एक कॉलम वाला लेआउट रखें

नाम और ईमेल को अगल-बगल न रखें। सब कुछ एक कॉलम में ऊपर से नीचे रखें। ख़ासकर मोबाइल पर, अगल-बगल के फ़ील्ड की वजह से लोगों को आड़ा स्क्रॉल करना पड़ता है और वे फ़ॉर्म छोड़ देते हैं। एक कॉलम, ऊपर से नीचे।

जहां हो सके, खुले टेक्स्ट की जगह ड्रॉपडाउन रखें

अनुभव के साल। “0-2 साल”, “3-5 साल”, “6-10 साल”, “10+ साल” वाला ड्रॉपडाउन रखें। उनसे संख्या टाइप करने को न कहें। जॉइन करने की उपलब्धता। पहले से तय तारीख़ों वाला ड्रॉपडाउन रखें। जिस साइज़ की कंपनी में उन्होंने काम किया है। ड्रॉपडाउन रखें। ड्रॉपडाउन जल्दी भरे जाते हैं और टाइपिंग की ग़लतियां और अलग-अलग तरह के जवाब कम करते हैं।

बेकार फ़ील्ड छिपाने के लिए कंडीशनल लॉजिक इस्तेमाल करें

अगर भूमिका में पोर्टफ़ोलियो की ज़रूरत नहीं है, तो पहले पूछें “क्या आपके पास पोर्टफ़ोलियो है?” अगर वे ना कहते हैं, तो पोर्टफ़ोलियो अपलोड फ़ील्ड न दिखाएं। अगर हां कहते हैं, तो दिखाएं। फ़ॉर्म वही, पर अलग लोगों के लिए अलग अनुभव। फ़ॉर्म की महसूस होने वाली लंबाई 30% या उससे ज़्यादा घट जाती है।

लंबे आवेदन में प्रोग्रेस बार इस्तेमाल करें

अगर आपके आवेदन में छह से ज़्यादा फ़ील्ड हैं, तो उसे पेजों में बांट दें। पहला पेज। नाम, ईमेल, मौजूदा भूमिका, अनुभव के साल। इस पर “स्टेप 1 / 2” दिखे। दूसरा पेज। उपलब्धता, रिज़्यूमे लिंक, योग्यता का एक सवाल। इस पर “स्टेप 2 / 2” दिखे। मनोवैज्ञानिक रूप से व्यक्ति को लगता है कि वह “बस कुछ सवाल” भर रहा है, किसी लंबे फ़ॉर्म में नहीं फंस रहा। फ़ॉर्म पूरा करने की दर बढ़ जाती है।

पहले मोबाइल पर टेस्ट करें

आधे से ज़्यादा जॉब आवेदक लंच ब्रेक में फ़ोन से या शाम को घर पर बैठे आवेदन करते हैं। अगर आपका फ़ॉर्म मोबाइल पर इस्तेमाल करना मुश्किल है, तो आप आधे आवेदक खो देते हैं। बड़े बटन। बड़े टेक्स्ट फ़ील्ड। मोबाइल-फ़्रेंडली ड्रॉपडाउन। ऐसे डेट पिकर जो फ़ोन पर चलें। लॉन्च करने से पहले अपने फ़ोन पर फ़ॉर्म टेस्ट करें। अगर आप ख़ुद उसे नहीं भरेंगे, तो आपके उम्मीदवार भी नहीं भरेंगे।

फ़ॉर्म छोड़कर जाने वालों को कैसे कम करें

अगर आवेदन शुरू करने वाले 40% से ज़्यादा लोग उसे पूरा नहीं करते, तो आपका फ़ॉर्म बहुत लंबा है या बहुत उलझा हुआ है।

सबसे पहले फ़ील्ड की संख्या घटाएं

अगर आपके पास आठ से ज़्यादा फ़ील्ड हैं, तो उन्हें घटाकर पांच या छह कर दें। सबसे कम ज़रूरी फ़ील्ड हटाएं। देखें कि पूरा करने की दर सुधरती है या नहीं। अगर सुधरती है, तो आपको रुकावट मिल गई। उसे हटा रहने दें। अगली बार कोई दूसरा फ़ील्ड हटाकर देखें। तब तक काटते रहें जब तक पूरा करने की दर सुधरना बंद न हो जाए। समस्या लगभग हमेशा फ़ील्ड की संख्या ही होती है।

लोग कहां छोड़ते हैं, यह जानने के लिए हीट मैप इस्तेमाल करें

हीट मैप दिखाता है कि लोग कौन से फ़ील्ड छोड़ देते हैं और फ़ॉर्म में कहां से लौट जाते हैं। अगर सब पहले चार फ़ील्ड भरते हैं, पर रिज़्यूमे अपलोड कोई पूरा नहीं करता, तो आपकी समस्या मिल गई। रिज़्यूमे फ़ील्ड को दूसरे पेज पर ले जाएं। या उसे शर्त वाला बना दें। या शुरुआती आवेदन से हटा दें। हीट मैप का डेटा ठीक-ठीक बताता है कि कहां सुधार करना है।

फ़ील्ड हटाकर या उनका क्रम बदलकर टेस्ट करें

सबसे कम प्राथमिकता वाला फ़ील्ड हटाएं और देखें कि पूरा करने की दर सुधरती है या नहीं। फ़ील्ड का क्रम बदलें। कभी-कभी किसी मुश्किल सवाल को आख़िर में ले जाना, जब व्यक्ति फ़ॉर्म भरने का मन बना चुका हो, पूरा करने का नज़ारा ही बदल देता है। छोटे बदलाव जुड़कर बड़ा असर करते हैं।

लंबाई तोड़ने के लिए मल्टी-स्टेप फ़ॉर्म इस्तेमाल करें

एक पेज पर 12 फ़ील्ड का आवेदन भारी लगता है। उसे 6-6 फ़ील्ड के दो पेजों में बांटें, तो पूरा करने की दर 15% से 20% तक बढ़ सकती है। फ़ॉर्म अब भी 12 फ़ील्ड का है, पर हर पेज पर अनुभव “बस छह सवाल” का है। असली लंबाई से ज़्यादा मायने मनोवैज्ञानिक लंबाई रखती है।

सबमिट करने के बाद क्या होता है

आवेदन आ गया। अब क्या? साफ़ उम्मीदें तय करें।

तुरंत धन्यवाद संदेश दिखाएं

सबमिट करने के बाद ऐसा संदेश दिखाएं: “आवेदन करने के लिए धन्यवाद। हम आपका आवेदन देखेंगे और 3 कामकाजी दिनों में आपसे संपर्क करेंगे।” उन्हें असमंजस में न छोड़ें। साफ़ उम्मीद तय करें। फिर उसे सच में निभाएं। अगर आपने 3 कामकाजी दिन कहा है, तो 3 कामकाजी दिनों में जवाब दें।

अपने आप कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें

सबमिट करते ही कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें। उसमें लिखें कि उन्होंने क्या सबमिट किया। लिखें कि आगे क्या होगा। साफ़ समयसीमा दें। इससे उन्हें पता चलता है कि फ़ॉर्म काम कर गया। उनके पास एक रिकॉर्ड रहता है। उन्हें भरोसा होता है कि उनकी बात सुनी गई। इसे न छोड़ें।

आवेदन सही व्यक्ति तक पहुंचाएं

अगर आपके यहां कई खुली भूमिकाएं हैं, तो कंडीशनल लॉजिक से आवेदन सही हायरिंग मैनेजर तक भेजें। सेल्स भूमिका के लिए आवेदन करने वाले का आवेदन आपके सेल्स मैनेजर के पास जाए। इंजीनियरिंग के लिए आवेदन करने वाले का आपके CTO के पास। अपने आप रूटिंग। कोई आवेदन खोता नहीं। कोई ग़लत हायरिंग मैनेजर के पास नहीं पहुंचता।

WEMASY के साथ आवेदन फ़ॉर्म

WEMASY में फ़ॉर्म टूल है, जिससे आप अपनी वेबसाइट के लिए फ़ॉर्म बना सकते हैं। ऊपर बताई बातें अपने आवेदन फ़ॉर्म पर लागू करें: कम फ़ील्ड, एक कॉलम और आसान सवाल पहले।

हर प्लान में क्या शामिल है, यह /pricing पर देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल