कंसल्टेशन और डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म

संभावित ग्राहकों से बात करने के लिए आपके पास सीमित समय है। मिलने लायक वे लोग हैं जिन्हें सच में ज़रूरत है, जो आपका समाधान ले सकते हैं और जिनके पास फ़ैसला लेने का अधिकार है। दिक्कत यह है कि बात किए बिना आपको पता नहीं चलता कि कौन से प्रॉस्पेक्ट ये तीनों शर्तें पूरी करते हैं। कंसल्टेशन फ़ॉर्म या डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म यह समस्या हल करता है। वह एक घंटे की ऐसी कॉल से पहले ही लीड परख लेता है जो कहीं पहुंचने वाली नहीं है।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म और डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म का काम मिलता-जुलता है, पर वे अलग चरणों में आते हैं। कंसल्टेशन फ़ॉर्म वह है जो कोई आपके साथ समय बुक करने से पहले भरता है। डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म वह है जो आप कॉल के दौरान या उससे पहले मौके को परखने के लिए पूछते हैं। दोनों सोच-समझकर चुने गए सवालों से समझते हैं कि आपका समय लगाने से पहले कोई सही फ़िट है या नहीं। इन फ़ॉर्म के बिना आप किसी से भी मीटिंग मान लेते हैं, और आपकी सेल्स टीम ज़्यादा संभावना वाले प्रॉस्पेक्ट की जगह कम फ़िट वालों पर समय लगाती है।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म क्या है?

कंसल्टेशन फ़ॉर्म वह है जो प्रॉस्पेक्ट आपके साथ कंसल्टेशन कॉल या मीटिंग बुक करने से पहले भरता है। यह आपकी वेबसाइट पर रहता है, आम तौर पर कैलेंडर बुकिंग सिस्टम से जुड़ा हुआ, या बुकिंग बटन वाले लैंडिंग पेज पर। विज़िटर "कंसल्टेशन शेड्यूल करें" पर क्लिक करता है, अपनी जानकारी और अपनी स्थिति का ब्योरा भरता है, और फिर उसे बुक करने के लिए उपलब्ध समय दिखते हैं।

फ़ॉर्म का एक ही काम है। इतनी जानकारी लेना कि पता चले कि इंसान से मिलना ठीक है या नहीं, और बातचीत की तैयारी हो सके। इसमें आम तौर पर नाम और संपर्क, वे किस समस्या को हल करना चाहते हैं, उनकी समय-सीमा, उनका बजट रेंज और उन्हें किसने भेजा, ये बातें होती हैं। ये आम सवाल नहीं हैं। हर फ़ील्ड इसलिए है कि उसका जवाब तय करता है कि आप मीटिंग मानेंगे या नहीं।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म इसलिए काम करता है कि वह बुकिंग से पहले ही छंटनी कर देता है। प्रॉस्पेक्ट फ़ॉर्म भरते समय सोचता है "यह व्यक्ति मिलने से पहले मेरी स्थिति समझना चाहता है", न कि "यह व्यक्ति देख रहा है कि मैं इसका समय देने लायक हूं या नहीं।" फ़ॉर्म सहयोग जैसा लगता है, पूछताछ जैसा नहीं।

डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म क्या है?

डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म अलग होता है। इसे आप कॉल के दौरान या उससे ठीक पहले मौके को परखने के लिए इस्तेमाल करते हैं। कुछ टीमें तय कॉल से 24 घंटे पहले फ़ॉर्म भेजती हैं, जिसमें लिखा होता है "हमें अपनी स्थिति के बारे में और बताइए।" कुछ प्रॉस्पेक्ट से कॉल शुरू होने से पहले वेटिंग रूम में भरवाती हैं। कुछ टीमें कॉल के दौरान इसे स्क्रिप्ट की तरह इस्तेमाल करती हैं और सवाल पूछते हुए भरती जाती हैं।

डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म कंसल्टेशन फ़ॉर्म से ज़्यादा विस्तृत होते हैं। वे प्रॉस्पेक्ट की ठीक-ठीक स्थिति, उसका मौजूदा समाधान, क्या काम नहीं कर रहा, उनके लिए सफलता कैसी दिखती है, बजट की सीमाएं, समय-सीमा और और किसकी मंज़ूरी चाहिए, यह सब टटोलते हैं। आपकी सेल्स टीम इसी जानकारी से तय करती है कि आगे बढ़ना है या नहीं और अपना समाधान कैसे पेश करना है।

डिस्कवरी फ़ॉर्म तब काम करते हैं जब वे बातचीत जैसे लगें, पूछताछ जैसे नहीं। सबसे अच्छे डिस्कवरी फ़ॉर्म कॉल के दौरान नोट्स लेने का औज़ार होते हैं, ऐसी रुकावट नहीं जो बातचीत शुरू होने से पहले खड़ी हो।

कंसल्टेशन और डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म में मुख्य फ़र्क

कंसल्टेशन फ़ॉर्म द्वारपाल है। वह पूछता है "क्या इस व्यक्ति से मिलना ठीक है?" डिस्कवरी फ़ॉर्म परखने वाला है। वह पूछता है "क्या यह डील आगे बढ़ाने लायक है?"

कंसल्टेशन फ़ॉर्म आपकी वेबसाइट पर रहता है, मीटिंग बुक होने से पहले। कोई उसे भरता है, फिर आपका कैलेंडर देखता है। डिस्कवरी फ़ॉर्म मीटिंग तय होने के बाद आता है, पर कॉल से पहले या उसके दौरान। प्रॉस्पेक्ट कंसल्टेशन फ़ॉर्म छोड़कर सीधे बुक कर सकता है (कुछ टीमें इन्हें इस्तेमाल ही नहीं करतीं), पर डिस्कवरी फ़ॉर्म आपके सेल्स प्रोसेस का हिस्सा है।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म आम तौर पर छोटे होते हैं। ज़्यादा से ज़्यादा पांच से आठ सवाल। प्रॉस्पेक्ट आपके कैलेंडर में आने ही वाला है, इसलिए वह आगे बढ़ना चाहता है। बुकिंग से पहले बहुत सारे सवाल हों तो फ़ॉर्म पूरा होना बंद हो जाता है। डिस्कवरी फ़ॉर्म लंबे हो सकते हैं, क्योंकि प्रॉस्पेक्ट कॉल के लिए हां कह चुका है। अगर इससे उसे तैयारी में मदद मिले, तो वह 15 या 20 सवालों के भी जवाब देगा।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म प्रॉस्पेक्ट के बारे में होते हैं। डिस्कवरी फ़ॉर्म मौके के बारे में होते हैं। कंसल्टेशन फ़ॉर्म पूछता है "आप कौन हैं और आपकी आम स्थिति क्या है?" डिस्कवरी फ़ॉर्म पूछता है "इस खास प्रोजेक्ट के बारे में सब कुछ बताइए ताकि हम जान सकें कि कैसे मदद करनी है।"

कंसल्टेशन फ़ॉर्म कब इस्तेमाल करें

अगर आप अपने कैलेंडर पर कंट्रोल चाहते हैं, तो कंसल्टेशन फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। अगर कोई भी आपका समय बुक कर सकता है, तो आपको ऐसे लोगों से लगातार कॉल करनी पड़ती हैं जो आपके लिए सही नहीं हैं। बुकिंग कैलेंडर के आगे कंसल्टेशन फ़ॉर्म इसे रोकता है।

अगर आपकी सर्विस महंगी हैं, तो कंसल्टेशन फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। अगर आप किसी प्रोजेक्ट के $10,000+ लेते हैं, या आपका रिटेनर बड़ा है, तो प्रॉस्पेक्ट को आपका समय पक्का करने से पहले परखने वाले सवालों के जवाब देने चाहिए। उन्हें बुकिंग से पहले जानकारी देने की उम्मीद रखनी चाहिए, और आपको मीटिंग मानने से पहले उनका फ़िट देखने की।

अगर आपकी कई तरह की सर्विस हैं और लोगों को सही व्यक्ति तक पहुंचाना है, तो कंसल्टेशन फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। कंसल्टेशन फ़ॉर्म पूछ सकता है "आप क्या हल करना चाहते हैं?" और जवाब के हिसाब से उन्हें आपके वेब डिज़ाइनर, मार्केटिंग रणनीतिकार या डेवलपर तक भेज सकता है। कैलेंडर रूटिंग से प्रशासनिक समय बचता है।

अगर आप नो-शो कम करना चाहते हैं, तो कंसल्टेशन फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। जब कोई कंसल्टेशन फ़ॉर्म में ब्योरे के साथ जानकारी भरता है, तो वह प्रोसेस में कुछ लगा चुका होता है। बुकिंग से पहले जानकारी देनी पड़े तो नो-शो की दर घटती है।

डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म कब इस्तेमाल करें

अगर आपकी सेल्स टीम को मौकों को परखने के लिए एक जैसी जानकारी चाहिए, तो डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। फ़ॉर्म हर प्रॉस्पेक्ट से वही डेटा लेता है, ताकि आप अपनी पाइपलाइन में बराबर की चीज़ों की तुलना कर सकें।

अगर आपका समाधान जटिल है और उसके कई संभावित रूप हैं, तो डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। आपकी सेल्स टीम को प्रॉस्पेक्ट की खास स्थिति समझनी होती है, तभी वह जान पाती है कि क्या प्रस्ताव रखना है। डिस्कवरी फ़ॉर्म वही जानकारी देता है जिससे सही तरह से पेश किया जा सके।

अगर आपका सेल्स साइकिल लंबा है और फ़ैसले जटिल हैं, तो डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। जिन B2B सेल्स में कई हितधारक, बड़े बजट और लंबी इम्प्लीमेंटेशन टाइमलाइन होती है, वहां बजट मंज़ूरी की प्रक्रिया, समय की बाधाएं और फ़ैसला लेने वाले की जानकारी शुरू में ही जुटाने के लिए डिस्कवरी फ़ॉर्म चाहिए।

अगर आप अपने सेल्स प्रोसेस को व्यवस्थित ढंग से ट्रैक करना चाहते हैं, तो डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म इस्तेमाल करें। डिस्कवरी फ़ॉर्म आपके CRM वर्कफ़्लो का हिस्सा बन जाता है। हर मौके के लिए वही फ़ील्ड भरे जाते हैं, इसलिए आप डील फ़्लो, क्वालिफ़िकेशन रेट और सेल्स की रफ़्तार पर रिपोर्ट बना सकते हैं।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म का ढांचा और फ़ील्ड की रणनीति

कंसल्टेशन फ़ॉर्म में कभी 8 से ज़्यादा सवाल न हों। विज़िटर आपका कैलेंडर बुक करने से बस एक क्लिक दूर है। हर अतिरिक्त फ़ील्ड आपके पूरे होने वाले फ़ॉर्म घटाता है। विज़िटर 15 फ़ील्ड वाले फ़ॉर्म को छोड़ देगा और ऐसे किसी और को ढूंढ लेगा जिस तक पहुंचना आसान हो।

लक्ष्य यह है कि सिर्फ़ वही जानकारी लें जो मीटिंग मानने का फ़ैसला करने के लिए चाहिए। अगर उस फ़ैसले के लिए किसी जवाब की ज़रूरत नहीं, तो वह फ़ील्ड हटा दें।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म के ज़रूरी फ़ील्ड

1. नाम और संपर्क की जानकारी। हमेशा नाम, ईमेल और फ़ोन से शुरू करें। ये ज़रूरी हैं।

2. आप यहां क्यों आए हैं? "आप कौन सी समस्या हल करना चाहते हैं?" या "आप क्या हासिल करना चाहते हैं?" जैसा छोटा खुला सवाल पूछें। इससे पता चलता है कि वे फ़िट हैं या नहीं। अगर उनका जवाब आपके काम से मेल नहीं खाता, तो आप अपने ईमेल जवाब में मीटिंग से मना कर सकते हैं।

3. समय-सीमा। पूछें "आप कब शुरू करना चाहते हैं?" या "यह आपके लिए कितना ज़रूरी है?" ड्रॉपडाउन में "जल्द से जल्द," "30 दिन में," "3 से 6 महीने में," "बस देख रहे हैं" जैसे विकल्प रखें। अगर आप सिर्फ़ उनसे मिलना चाहते हैं जो जल्दी आगे बढ़ने को तैयार हैं, तो इससे रिसर्च के चरण वाले लोग छंट जाते हैं।

4. बजट या निवेश का रेंज। पूछें "आप किस बजट रेंज में काम कर रहे हैं?" यह पूछना असहज लगता है, पर ज़रूरी है। खुला फ़ील्ड नहीं, रेंज दें ($5K-10K, $10K-25K, $25K-50K, $50K+)। लोग खुले टेक्स्ट फ़ील्ड की तुलना में इसे ज़्यादा ईमानदारी से भरेंगे, और आपको तुलना लायक डेटा मिलता है। अगर कोई $500 का समाधान ढूंढ रहा है और आपका न्यूनतम $5,000 है, तो यह पहले से जानने से दोनों का समय बचता है।

5. अधिकार और फ़ैसला लेने वाले का सवाल। पूछें "क्या इस प्रोजेक्ट के लिए मुख्य फ़ैसला आप ही लेते हैं?" या "इस फ़ैसले में और कौन शामिल होगा?" अगर जवाब है "मुझे अपने बॉस से मंज़ूरी लेनी होगी," तो आप जान जाते हैं कि सेल्स साइकिल लंबा होगा। अगर कई लोगों को मंज़ूरी देनी है, तो हो सकता है आपका कंसल्टेशन ग्रुप कॉल बन जाए या उन लोगों की सहमति चाहिए हो जो शुरुआती बातचीत में नहीं थे।

6. सोर्स। पूछें "आपको हमारे बारे में कैसे पता चला?" यह मार्केटिंग डेटा है। आप जान पाते हैं कि कौन से चैनल अच्छी क्वालिटी की लीड ला रहे हैं। अगर Google से गंभीर बजट वाले प्रॉस्पेक्ट आते हैं और रेफ़रल से सिर्फ़ जानकारी लेने वाले, तो आप अपना मार्केटिंग खर्च अलग ढंग से लगाएंगे।

7. इंडस्ट्री या कंपनी का प्रकार। पूछें "आप किस इंडस्ट्री में काम करते हैं?" या "आपका बिज़नेस किस तरह का है?" अगर आप कुछ खास इंडस्ट्री में माहिर हैं, तो इससे सही व्यक्ति तक भेजने या कॉल के दौरान अपना तरीका बदलने में मदद मिलती है।

8. अतिरिक्त जानकारी (वैकल्पिक)। पूछें "हमारी कॉल से पहले आप हमें और कुछ बताना चाहते हैं?" यह फ़ील्ड वैकल्पिक है। इसमें वह सब आ जाता है जो ढांचे वाले फ़ील्ड में नहीं बैठता, पर आपकी टीम के जानने के लिए अहम हो सकता है।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म में क्या न पूछें

अपने समाधान के बारे में सवाल न पूछें। "आपकी टीम में कितने लोग हैं?" या "आप अभी कौन सा प्लेटफ़ॉर्म इस्तेमाल करते हैं?" आपकी पिच के लिए काम के हो सकते हैं, पर मीटिंग मानने का फ़ैसला करने के लिए नहीं। ये कॉल के दौरान पूछें, फ़ॉर्म में नहीं।

एक ही सवाल को कई रूपों में न पूछें। "आपके सामने सबसे बड़ी चुनौती क्या है?" और फिर "हमें किसी और चुनौती के बारे में बताइए" दोनों एक ही बात पूछने वाले खुले फ़ील्ड हैं। एक चुन लें।

ऐसी विस्तृत जानकारी न मांगें जिसकी परवाह सिर्फ़ आपकी सेल्स टीम को है। "कृपया अपना टेक्निकल सेटअप बताइए" या "हमें अपने मौजूदा वर्कफ़्लो के बारे में बताइए" उस डिस्कवरी फ़ॉर्म में जाते हैं जो कॉल के दौरान या उससे पहले आता है, बुकिंग फ़ॉर्म में नहीं। आप उन्हें बुक करवाना चाहते हैं, मिलने से पहले उनसे टेक्निकल ऑडिट नहीं करवाना।

डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म का ढांचा और रणनीतिक फ़ील्ड

डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म में ज़्यादा फ़ील्ड हो सकते हैं, क्योंकि प्रॉस्पेक्ट कॉल के लिए पहले ही हां कर चुका है। अगर सवाल सही ढंग से सजे हों और जवाब देने में आसान हों, तो आप 15 से 20 सवाल पूछ सकते हैं। पर ज़्यादा सवालों का मतलब फिर भी कम पूरे होने वाले फ़ॉर्म है। उन्हीं फ़ील्ड तक रहें जो आपके सेल्स प्रोसेस के लिए मायने रखते हैं।

डिस्कवरी फ़ॉर्म के मुख्य सेक्शन

सेक्शन 1: स्थिति। प्रॉस्पेक्ट की मौजूदा हालत समझने से शुरू करें। ऐसे सवाल पूछें जैसे "अपनी मौजूदा स्थिति बताइए," "अभी जो आपके पास है उसमें क्या काम नहीं कर रहा?" या "आज आपका प्रोसेस कैसे चलता है, यह बताइए।" ये सवाल आपकी टीम को समझाते हैं कि प्रॉस्पेक्ट किससे जूझ रहा है। इनके जवाब में समय लगता है, पर ये फ़ॉर्म की शुरुआत में आते हैं, इससे पहले कि भरते-भरते थकान हो।

सेक्शन 2: लक्ष्य। पूछें "आपके लिए सफलता कैसी दिखती है?" या "आप इसे हल हुआ मानें, इसके लिए क्या बदलना चाहिए?" यह बहुत अहम है। प्रॉस्पेक्ट रेवेन्यू बढ़ाना, खर्च घटाना, समय बचाना या क्वालिटी सुधारना चाह सकता है। आपका समाधान अलग-अलग लक्ष्यों में अलग तरह से फ़िट होता है। उनका लक्ष्य समझने से आपकी सिफ़ारिश बनती है।

सेक्शन 3: बाधाएं। बजट, समय-सीमा और टेक्निकल बाधाओं को टटोलें। पूछें "आप किस बजट रेंज में काम कर रहे हैं?" "आपको यह कब तक लागू चाहिए?" "क्या कोई टेक्निकल बाधाएं हैं जो हमें पता होनी चाहिए?" ये वे सख्त सीमाएं हैं जो तय करती हैं कि आपका समाधान चल सकता है या नहीं।

सेक्शन 4: फ़ैसले की प्रक्रिया। पूछें "इसे और किसे मंज़ूर करना है?" "आपकी फ़ैसले की समय-सीमा क्या है?" "आगे बढ़ने के लिए आपको क्या देखना होगा?" ये सवाल बताते हैं कि आप फ़ैसला लेने वाले से बात कर रहे हैं या सिर्फ़ असर डालने वाले से, सेल्स साइकिल कितना लंबा होगा और आपकी डील किस चरण में है।

सेक्शन 5: मौजूदा स्थिति। पूछें "आप अभी कौन से टूल या वेंडर इस्तेमाल कर रहे हैं?" "आप इस पर अभी कितना खर्च कर रहे हैं?" ये सवाल आपको अपनी प्रतिस्पर्धी स्थिति और प्रॉस्पेक्ट के बदलने की लागत समझने में मदद करते हैं।

मोबाइल और कॉल से पहले की बातें

कुछ प्रॉस्पेक्ट कॉल शुरू होने से पहले के पांच मिनट में फ़ोन पर डिस्कवरी फ़ॉर्म भरते हैं। कुछ एक दिन पहले डेस्कटॉप पर पूरा करते हैं। आपका फ़ॉर्म दोनों पर चलना चाहिए। टेक्स्ट वाले फ़ील्ड छोटे रखें। हो सके तो निबंध जैसे लंबे जवाब न मांगें। जहां हो सके, रेटिंग, ड्रॉपडाउन या मल्टीपल चॉइस इस्तेमाल करें। मोबाइल पर भरने वाले प्रॉस्पेक्ट को छोटी स्क्रीन पर तीन पैराग्राफ़ टाइप नहीं करने पड़ने चाहिए।

कॉल से पहले भेजे जाने वाले डिस्कवरी फ़ॉर्म में एक नोट जोड़ें: "हम हमारी बातचीत में इसका ज़िक्र करेंगे। इससे हमें वह चर्चा करने की तैयारी में मदद मिलती है जो आपके लिए सबसे ज़रूरी है।" इससे फ़ॉर्म सहयोग जैसा लगता है, दखल जैसा नहीं।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म कहां रखें और बुकिंग से कैसे जोड़ें

कंसल्टेशन फ़ॉर्म आपके लैंडिंग पेज और बुकिंग कैलेंडर के बीच रहता है। कोई "कंसल्टेशन शेड्यूल करें" या "मीटिंग बुक करें" पर क्लिक करता है, आपका फ़ॉर्म भरता है, और फिर उपलब्ध समय वाला आपका कैलेंडर देखता है।

ज़्यादातर टीमें ऐसे कैलेंडर टूल इस्तेमाल करती हैं जो फ़ॉर्म से पहले छंटनी करने देते हैं। आप ऐसे नियम बना सकते हैं जैसे "उपलब्धता तभी दिखाएं जब उनका बजट $10K से ऊपर हो" या "अगर उन्होंने सर्विस X चुनी है तो उन्हें व्यक्ति A के पास भेजें।" यह ऑटोमेशन आपकी टीम को फ़ॉर्म देखने और कैलेंडर हाथ से ब्लॉक करने से बचाता है।

अगर आपका कैलेंडर टूल फ़ॉर्म से पहले छंटनी नहीं करता, तो आपके पास दो विकल्प हैं। या तो फ़ॉर्म देखें और बुकिंग की पहुंच हाथ से मंज़ूर या नामंज़ूर करें, या ऐसा स्मार्ट फ़ॉर्म बनाएं जो प्रॉस्पेक्ट के जवाबों के हिसाब से अलग बुकिंग लिंक भेजे। अगर वे जवाब दें "मुझे X में मदद चाहिए," तो उन्हें अपने X विशेषज्ञ के कैलेंडर पर भेजें। अगर वे जवाब दें "मुझे Y में मदद चाहिए," तो अपने Y विशेषज्ञ के कैलेंडर पर।

फ़ॉर्म उसी पेज पर या CTA पर क्लिक करते ही दिखना चाहिए, किसी अलग पेज में दबा हुआ नहीं। "मैं बुक करना चाहता हूं" और "मैं बुक कर सकता हूं" के बीच जितने कम कदम, कन्वर्ज़न उतना ज़्यादा। तीन पेज का फ़्लो (CTA क्लिक से फ़ॉर्म, फिर कैलेंडर) चलता है। पांच पेज का फ़्लो (CTA क्लिक से फ़ॉर्म, रिव्यू, कन्फ़र्मेशन और फिर कैलेंडर) पूरे होने वाले फ़ॉर्म खत्म कर देता है।

डिस्कवरी फ़ॉर्म का समय और सेल्स प्रोसेस से जोड़

कुछ टीमें तय कॉल से 24 घंटे पहले डिस्कवरी फ़ॉर्म भेजती हैं, इस संदेश के साथ: "हमें तैयारी में मदद करने के लिए, क्या आप मिलने से पहले इसे भर सकते हैं?" इससे आपकी टीम को देखने और तैयार होकर आने का समय मिलता है।

दूसरी टीमें प्रॉस्पेक्ट से इसे कॉल के दौरान भरवाती हैं। आपका सेल्स रिप कॉल पर नोट्स ले रहा होता है, और फ़ॉर्म बस नोट लेने का ढांचे वाला सिस्टम है। फ़ॉर्म ही कॉल के नोट्स बन जाता है। यह तब काम करता है जब फ़ॉर्म बातचीत के दौरान भरने के लिए बना हो, होमवर्क की तरह जवाब देने के लिए नहीं।

कुछ टीमें डिस्कवरी फ़ॉर्म को कॉल से पहले की अलग इंटेक की तरह इस्तेमाल करती हैं। प्रॉस्पेक्ट वेटिंग लिस्ट में रहते हुए उसे भरता है, और कॉल शुरू होने से पहले आपकी टीम उसे देख लेती है। इसका मतलब है कि आपके सेल्स रिप को बिना तैयारी वाली डिस्कवरी कॉल कभी नहीं करनी पड़ती।

जो भी समय चुनें, पहले से अपेक्षा साफ़ करें। अगर आप कॉल से पहले फ़ॉर्म भेज रहे हैं, तो कैलेंडर इनवाइट भेजते समय बता दें। "हम तैयारी के लिए कॉल से पहले एक छोटा फ़ॉर्म भेजते हैं। इसमें करीब 10 मिनट लगते हैं।" कॉल से एक रात पहले उन्हें लंबे फ़ॉर्म से चौंकाएं नहीं।

बिना बहुत सख्त द्वारपाल बने लीड परखना

कंसल्टेशन फ़ॉर्म लीड छांटता है, पर अच्छे प्रॉस्पेक्ट को डरा भी सकता है। अगर आपका फ़ॉर्म ऐसा लगे कि आप उन्हें समझाने का मौका देने से पहले ही तय कर रहे हैं कि वे मिलने लायक हैं या नहीं, तो वे किसी ऐसे को ढूंढ लेंगे जिस तक पहुंचना आसान हो।

संतुलन यह है कि परखने के लिए ज़रूरी जानकारी मांगें, पर इतनी नहीं कि आप दखल देने वाले लगें। बजट और समय-सीमा के सवाल जायज़ हैं। इनसे आपको और प्रॉस्पेक्ट को, दोनों को समझ आता है कि यह जमता है या नहीं। पर मिलने से पहले विस्तृत टेक्निकल ऑडिट या पूरा बिज़नेस विश्लेषण मांगना काम जैसा लगता है, बातचीत जैसा नहीं।

सबसे अच्छे कंसल्टेशन फ़ॉर्म में ऐसी एक पंक्ति होती है: "हम ये सवाल इसलिए पूछते हैं ताकि हम बातचीत की तैयारी कर सकें और पक्का कर सकें कि यह हम दोनों के लिए सही फ़िट है।" इससे फ़ॉर्म आपसी परख जैसा लगता है, एकतरफ़ा द्वारपाली जैसा नहीं।

डिस्कवरी फ़ॉर्म को भी इसी तरह पेश करें। "ये सवाल हमें आपकी खास स्थिति समझने में मदद करते हैं ताकि हम देख सकें कि हम आपकी सबसे अच्छी मदद कैसे कर सकते हैं।" यह सच है और यह दखल की जगह सहयोग जैसा लगता है।

कंसल्टेशन फ़ॉर्म के पूरा होने की दर बढ़ाना

8 सवालों वाले कंसल्टेशन फ़ॉर्म की पूरा होने की दर 70 से 80 प्रतिशत होनी चाहिए, अगर वह सही जगह रखा हो और ज़रूरी लगे। अगर आपकी दर 60 प्रतिशत से नीचे है, तो फ़ॉर्म में कुछ रुकावट डाल रहा है।

सबसे आम रुकावटें हैं: बहुत ज़्यादा फ़ील्ड, अस्पष्ट सवाल, या बजट और अधिकार के सवाल जो दखल जैसे लगते हैं। अगर प्रॉस्पेक्ट बजट के सवाल पर छोड़ रहे हैं, तो या तो उसे हटा दें या दोबारा लिखें। "आप किस बजट रेंज में काम कर रहे हैं?" "आप कितना खर्च करने को तैयार हैं?" से कम दखल देने वाला लगता है। पहला सहयोग जैसा है। दूसरा ऐसा लगता है जैसे आप उन्हें परख रहे हों।

प्रगति दिखाई दे। अगर आपके फ़ॉर्म में कई चरण या सेक्शन हैं, तो "चरण 1 में से 3" दिखाएं ताकि प्रॉस्पेक्ट को पता रहे कि उसके सामने कभी न खत्म होने वाला फ़ॉर्म नहीं है। प्रॉस्पेक्ट तीन चरण वाला फ़ॉर्म पूरा कर सकता है, पर 15 फ़ील्ड वाले एक पेज के फ़ॉर्म को छोड़ सकता है, क्योंकि वह एक पेज भारी लगता है।

ज़रूरी फ़ील्ड कम से कम रखें। सिर्फ़ वे फ़ील्ड ज़रूरी चिह्नित करें जो सच में अनिवार्य हैं। अगर कोई "इंडस्ट्री" फ़ील्ड छोड़ दे, तब भी आपकी कॉल अच्छी हो सकती है। अगर वह फ़ोन नंबर छोड़ दे, तो आप उस तक पहुंच नहीं सकते। ज़रूरी फ़ील्ड नाम, ईमेल, समस्या का विवरण और समय-सीमा होने चाहिए। बाकी सब वैकल्पिक हो सकता है।

लॉन्च से पहले अपना फ़ॉर्म मोबाइल पर टेस्ट करें। अगर फ़ील्ड तंग हों या टैप करना मुश्किल हो, तो पूरे होने वाले फ़ॉर्म गिरते हैं। फ़ील्ड कम से कम 44 पिक्सेल ऊंचे हों ताकि अंगूठा सही टैप कर सके। लेबल फ़ील्ड के ऊपर हों, बगल में नहीं।

डिस्कवरी फ़ॉर्म के पूरा होने की दर बढ़ाना

डिस्कवरी फ़ॉर्म कंसल्टेशन फ़ॉर्म से कम दर पर पूरे होते हैं क्योंकि वे ज़्यादा गहराई मांगते हैं। 15 सवालों वाले डिस्कवरी फ़ॉर्म में 50 से 70 प्रतिशत लोग पूरा कर सकते हैं। अगर आपका 50 प्रतिशत से नीचे है, तो लोग पूरा करने से पहले छोड़ रहे हैं।

पूरा होने की दर का सबसे बड़ा दुश्मन खुले टेक्स्ट फ़ील्ड हैं। हर वह सवाल जिसमें पैराग्राफ़ टाइप करना पड़े, पूरा होने की दर घटाता है। खुले सवाल ज़्यादा से ज़्यादा तीन रखें। बाकी सब के लिए रेटिंग, ड्रॉपडाउन, मल्टीपल चॉइस और रैंकिंग वाले सवाल इस्तेमाल करें। प्रॉस्पेक्ट "अपनी मौजूदा स्थिति को 1 से 5 में रेट करें" का जवाब उसे पैराग्राफ़ में बताने से ज़्यादा जल्दी देगा।

जुड़े हुए सवालों को साफ़ सेक्शन शीर्षक के साथ एक साथ रखें। प्रॉस्पेक्ट "सेक्शन 1: स्थिति" देखता है और जान जाता है कि किस तरह के सवाल आएंगे। शीर्षक के बिना, विषयों के बीच कूदना अव्यवस्थित लगता है और लोग छोड़ देते हैं।

सवाल अहमियत के क्रम में पूछें। अगर आपके तीन सबसे अहम सवाल अंत में हैं और प्रॉस्पेक्ट पहले पांच सवालों के बाद छोड़ देता है, तो वह डेटा खो जाता है जो आपके लिए सबसे ज़रूरी था। सबसे ज़रूरी सवालों से शुरू करें।

कॉल से पहले भेजे गए फ़ॉर्म में, अगर कोई उसे पूरा न करे, तो फ़ोन कॉल या संदेश से फ़ॉलो-अप करें। "हमने तैयारी में मदद के लिए एक फ़ॉर्म भेजा था। क्या हम उसके बारे में कोई सवाल सुलझाने में मदद कर सकते हैं?" एक हल्की याद दिलाने से उन 20 से 30 प्रतिशत लोगों में से कई वापस आ जाते हैं जिन्होंने शुरू किया पर पूरा नहीं किया।

कंसल्टेशन और डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म में WEMASY कैसे मदद करता है

WEMASY के फ़ॉर्म टूल से आप कंसल्टेशन फ़ॉर्म और डिस्कवरी कॉल फ़ॉर्म, दोनों बिना कोड के बना सकते हैं। फ़ॉर्म को अपनी वेबसाइट बिल्डर वाली वेबसाइट पर जोड़ें और आने वाली रिक्वेस्ट अपने डैशबोर्ड में देखें। फ़ॉर्म आपके बिज़नेस के नतीजे कैसे बढ़ाते हैं, इसकी और जानकारी के लिए हमारी गाइड वेबसाइट फ़ॉर्म और उनकी अहमियत देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल