कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म

सोचिए, एक विज़िटर आपकी साइट पर सवाल लेकर आता है। वह आपसे संपर्क करना चाहता है। अगर आपका कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म ढूंढना और इस्तेमाल करना आसान है, तो वह मैसेज भेज देता है। अगर फ़ॉर्म भारी या दखल देने वाला लगता है, या ऐसी जानकारी मांगता है जो वह देना नहीं चाहता, तो वह टैब बंद करके किसी प्रतिद्वंद्वी से संपर्क कर लेता है। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म अक्सर एक लीड और खोए हुए मौके के बीच का फ़र्क़ होता है।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म क्या है?

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म आपकी वेबसाइट पर लगा फ़ॉर्म है जिससे विज़िटर सीधे आपको मैसेज भेज सकते हैं। यह उनकी जानकारी और मैसेज एक जगह जमा करता है, उसे आपको तुरंत भेजता है, और उन्हें मैसेज मिलने की पुष्टि देता है। ईमेल एड्रेस कॉपी करने की ज़रूरत नहीं। सब्जेक्ट लाइन लिखने की ज़रूरत नहीं। कोई झंझट नहीं।

फ़ॉर्म सीधे पेज पर रहता है, इस्तेमाल के लिए तैयार। जब कोई सबमिट करता है, तो मैसेज आपके इनबॉक्स में (या ऐसे डैशबोर्ड में जिसे आप नियमित देखते हैं) पहुंच जाता है। आपके पास उनका नाम, ईमेल और ठीक वह बात होती है जो उन्हें चाहिए। समझने के लिए अलग से फ़ॉलो-अप की ज़रूरत नहीं।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म ईमेल एड्रेस से बेहतर कन्वर्ट क्यों करते हैं

सोचिए कि आप विज़िटर से कहें कि वे आपको ईमेल करें। लोग तुरंत छोड़ देते हैं। उन्हें यह करना पड़ता है:

आपका ईमेल एड्रेस ढूंढना (पेज में खोजना, फ़ुटर के टेक्स्ट में टटोलना)। अपना ईमेल ऐप खोलना (आपकी साइट से हटना)। सब्जेक्ट लाइन सोचना (दिमाग पर ज़ोर)। पेशेवर लगने वाला मैसेज लिखना (और झंझट)। आपका ईमेल एड्रेस सही टाइप करना (गलती के और मौके)।

भेजने तक पहुंचते-पहुंचते आप उन 70 से 80 प्रतिशत लोगों को खो चुके होते हैं जो संपर्क करना चाहते थे। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म ये सारे छह स्टेप हटाकर एक कर देता है: टाइप करो और सबमिट करो।

आंकड़े भी यही कहते हैं। जिन साइटों पर कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म है, वहां उन साइटों के मुकाबले पूछताछ की दर 40 से 60 प्रतिशत ज़्यादा होती है जहां विज़िटर को ईमेल एड्रेस खोजना पड़ता है। पहुंच की आसानी सीधे बिज़नेस बढ़ाती है। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म शिष्टाचार नहीं है। यह कमाई का औज़ार है।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म में कौन से फ़ील्ड होने चाहिए?

सबसे अच्छे कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म सिर्फ़ वही मांगते हैं जो असरदार जवाब देने के लिए ज़रूरी है। आप जो भी फ़ील्ड जोड़ते हैं, वह फ़ॉर्म छोड़ने की दर बढ़ाता है। तीन फ़ील्ड वाला फ़ॉर्म करीब 25 प्रतिशत कन्वर्ट करता है। एक और ज़रूरी फ़ील्ड जोड़ें तो कन्वर्ज़न 15 प्रतिशत पर आ जाता है। छह ज़रूरी फ़ील्ड जोड़ें तो आप 5 प्रतिशत से नीचे चले जाते हैं।

इसका मतलब है: बेरहमी से कम रखें। सिर्फ़ वही पूछें जो सच में मायने रखता है।

1. ईमेल एड्रेस (ज़रूरी)

यही अकेला फ़ील्ड है जो ज़रूरी होना चाहिए। इसके बिना आप जवाब नहीं दे सकते। बाकी सब वैकल्पिक है, जब तक वह सच में आपकी जवाब देने की क्षमता पर असर न डाले।

ईमेल वैलिडेशन मायने रखता है। पक्का करें कि फ़ॉर्म स्वीकार करने से पहले जांचे कि ईमेल सही फ़ॉर्मैट में है। अगर कोई "jhondoe@gmail.com" की जगह "jhondoe at gmail" टाइप करे, तो आपको उसे पकड़कर सुधारने को कहना चाहिए। वापस लौटा हुआ कन्फ़र्मेशन ईमेल मतलब खोया हुआ संवाद।

2. नाम (वैकल्पिक, पर सुझाया हुआ)

नाम से बातचीत इंसानी लगती है। "राहुल" का संपर्क करना किसी बेनाम सबमिशन से ज़्यादा अपना लगता है। आपको इसे मांगना चाहिए, पर कभी ज़रूरी न बनाएं। कुछ विज़िटर गुमनाम रहना पसंद करते हैं। उन्हें बिना किसी नुकसान के छोड़ने दें।

एक अकेला "नाम" फ़ील्ड ("पहला नाम" और "उपनाम" अलग-अलग नहीं) झंझट कम रखता है। जब तक आपको खास तौर पर पहले और आखिरी नाम से सेगमेंट न करना हो, एक फ़ील्ड काफ़ी है।

3. मैसेज (ज़रूरी)

एक खुला टेक्स्ट फ़ील्ड जहां वे अपना सवाल या रिक्वेस्ट लिखते हैं। असली कीमत यहीं है। बाकी सब संदर्भ है। मैसेज ही असली बात है।

प्लेसहोल्डर टेक्स्ट आपकी सोच से ज़्यादा मायने रखता है। "आपको क्या चाहिए, बताइए" "अपना मैसेज लिखें" से बेहतर कन्वर्ट करता है। जो प्लेसहोल्डर टेक्स्ट उम्मीद तय करता है ("जितना विस्तार से चाहें लिखें"), वह लंबे और ज़्यादा काम के मैसेज के लिए प्रेरित करता है। "यहां अपना मैसेज" कुछ नहीं कहता।

अक्षर की सीमा बहुत कम न रखें। बहुत से लोग अपनी स्थिति समझाने के लिए 200 से 300 शब्द लिखते हैं। अगर आप उन्हें 100 अक्षर पर रोक दें, तो वे अधूरी रिक्वेस्ट भेजते हैं, आप फ़ॉलो-अप सवाल पूछते हैं, और बातचीत रुक जाती है। 1,000 अक्षर की न्यूनतम सीमा ठीक है। इससे ज़्यादा भी चलता है।

4. विषय या टॉपिक

एक ड्रॉपडाउन जिससे विज़िटर अपने मैसेज की श्रेणी चुन सकें ("सेल्स का सवाल", "सपोर्ट रिक्वेस्ट", "पार्टनरशिप की पूछताछ") मैसेज को तेज़ी से सही जगह भेजने में मदद कर सकता है। पर यह झंझट बढ़ाता है। विज़िटर को ड्रॉपडाउन के विकल्प पढ़ने पड़ते हैं, सही चुनना पड़ता है, और फिर मैसेज भरना पड़ता है। कुछ चुनने से पहले ही छोड़ देंगे।

टॉपिक ड्रॉपडाउन तभी जोड़ें जब कोई खास वजह हो: आपकी टीम बड़ी है और मैसेज आगे भेजने की ज़रूरत है, या आपकी सर्विसेज़ बहुत अलग हैं और उनके जवाब अलग चाहिए। ज़्यादातर छोटे से मध्यम बिज़नेस के लिए यह फ़ील्ड छोड़ दें। मैसेज पढ़कर अपने आप श्रेणी तय करने वाला सिस्टम, विज़िटर से चुनवाने से बेहतर है।

5. फ़ोन नंबर (वैकल्पिक, शायद ही कभी ज़रूरी)

फ़ोन नंबर फ़ील्ड कन्वर्ज़न के दुश्मन हैं। एक वैकल्पिक फ़ोन फ़ील्ड जोड़ने से फ़ॉर्म पूरा होना 5 से 10 प्रतिशत घटता है। इसे ज़रूरी बनाने से पूरा होना 20 से 30 प्रतिशत गिर सकता है।

फ़ोन फ़ील्ड तभी रखें जब आप ईमेल से जवाब देने की जगह लोगों को वापस कॉल करने की योजना बनाते हैं। और तब भी उसे वैकल्पिक रखें। साफ़ बताएं कि आप क्यों मांग रहे हैं: "अगर आप फ़ोन कॉल पसंद करते हैं, तो यहां अपना नंबर डालें।" जो विज़िटर फ़ोन नंबर नहीं देना चाहता, उसे फ़ॉर्म छोड़ने पर मजबूर नहीं होना चाहिए।

6. कंपनी का नाम (सिर्फ़ B2B के लिए)

अगर आप बिज़नेस को सर्विस देते हैं, तो कंपनी का नाम जानने से आपको लीड परखने और यह देखने में मदद मिलती है कि किन इंडस्ट्री से लोग संपर्क कर रहे हैं। यह काम की जानकारी है। पर इससे भी झंझट बढ़ता है। टेस्ट करें कि इसे जोड़ने से लीड की क्वालिटी इतनी बढ़ती है या नहीं कि संख्या में गिरावट सही ठहरे। कई B2B कंपनियों के लिए जवाब नहीं है।

कौन से फ़ील्ड नहीं रखने चाहिए

ये फ़ील्ड बेहतर नहीं तो मासूम लगते हैं, पर कन्वर्ज़न खत्म कर देते हैं:

बजट या बजट की सीमा

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म में बजट कभी न पूछें। अगर किसी प्रॉस्पेक्ट को अभी आपकी कीमतें या प्रक्रिया नहीं पता, तो वह गलत अंदाज़ा लगाएगा या फ़ील्ड पूरी तरह छोड़ देगा। बजट की बात सेल्स कॉल में होनी चाहिए, फ़ॉर्म में नहीं। बातचीत शुरू होने के बाद पूछें।

टाइमलाइन या जल्दी

"आपको यह कब चाहिए?" पूछना विज़िटर को पूरी जानकारी होने से पहले फ़ैसला लेने पर मजबूर करता है। वे या तो अंदाज़ा लगाएंगे या आगे बढ़ जाएंगे। टाइमलाइन पर बात तब करें जब आप उनकी असली ज़रूरत समझ चुके हों।

उन्होंने आपके बारे में कैसे सुना

एट्रिब्यूशन के सवाल ("आपने हमें कैसे खोजा?") मार्केटिंग एनालिटिक्स के सवाल हैं, बातचीत शुरू करने वाले नहीं। इनसे लगता है कि आपको उनकी मदद से ज़्यादा डेटा में दिलचस्पी है। इसे सबमिशन के बाद के सर्वे में रखें, कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म में नहीं।

कई ज़रूरी चेकबॉक्स

अगर आप उनसे "मैं प्राइवेसी पॉलिसी से सहमत हूं" और "मैं रोबोट नहीं हूं" और "मैं ईमेल पाना चाहता हूं" पर टिक करवाते हैं, तो आपने ज़रूरी कार्रवाई की तीन परतें जोड़ दीं। हर एक के बाद लोग छोड़ सकते हैं। ज़रूरी बातों के लिए एक ही चेकबॉक्स रखें, और वैकल्पिक सहमतियां सबमिशन के बाद ले जाएं।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म कहां रखें: जगह क्यों मायने रखती है

तीन क्लिक अंदर छिपा कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म, हर पेज पर दिखने वाले फ़ॉर्म से कम इस्तेमाल होता है। रणनीति यह है:

1. अलग कॉन्टैक्ट पेज

आपको मुख्य नेविगेशन से जुड़ा एक अलग कॉन्टैक्ट पेज चाहिए। विज़िटर यहीं आते हैं जब वे आपसे संपर्क करने का मन बनाते हैं। इसे साफ़ दिखाएं। लिंक को फ़ुटर या गहरे सबमेन्यू में न छिपाएं।

कॉन्टैक्ट पेज पर फ़ॉर्म ऐबव द फ़ोल्ड (बिना स्क्रोल किए दिखने वाली जगह) में हो और आदर्श रूप से दिखने वाली जगह का कम से कम 50 प्रतिशत घेरे। फ़ॉर्म जितना बड़ा दिखता है, उतना कम डराता है।

2. तैरते या चिपके हुए कॉन्टैक्ट बटन

चैट आइकन या कॉन्टैक्ट बटन जो विज़िटर के स्क्रोल करने पर भी दिखता रहे, संपर्क की दर 20 से 40 प्रतिशत बढ़ा सकता है। यह खासकर तब अच्छा काम करता है जब विज़िटर आपके कंटेंट में गहराई तक हों और अचानक संपर्क करना चाहें। कॉन्टैक्ट पेज तक वापस खोजने की जगह, वे बटन दबाकर तुरंत मैसेज भेज देते हैं।

बटन इतना छोटा रखें कि दखल न दे। निचले दाएं कोने में 50 गुणा 50 पिक्सल का बटन आमतौर पर ठीक रहता है। इसे ज़रूरी कंटेंट के ऊपर कभी न रखें।

3. कन्वर्ज़न पर केंद्रित पेज पर कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म

आपके सर्विसेज़, प्राइसिंग या अबाउट पेज, सभी पर आपसे संपर्क करने का कोई तरीका होना चाहिए। जो विज़िटर आपका सर्विसेज़ पेज पढ़ रहा है और सवाल पूछना चाहता है, उसे कहीं और जाना नहीं पड़ना चाहिए। उसे वहीं फ़ॉर्म दिखे या ऐसा बटन जो फ़ॉर्म खोले।

ये पूरे फ़ॉर्म होना ज़रूरी नहीं। एक फ़ील्ड वाला सरल फ़ॉर्म ("हम आपकी क्या मदद कर सकते हैं?"), जिसमें ईमेल कॉन्टैक्ट लुकअप से अपने आप भर जाए, अच्छा काम करता है। इसे छोटा और संदर्भ से जुड़ा रखें।

4. हीरो सेक्शन में फ़ॉर्म का ज़्यादा इस्तेमाल न करें

कुछ वेबसाइट हीरो सेक्शन (ऊपर का बैनर) में कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म रखती हैं। यह तभी चल सकता है जब आप बहुत साफ़ हों कि इसे कब इस्तेमाल करना है। अगर आपका पेज "डेमो बुक करें" है, तो हीरो में डेमो रिक्वेस्ट फ़ॉर्म सही लगता है। अगर आपका पेज "हमारे बारे में जानें" है, तो हीरो में कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म ज़बरदस्ती जैसा लगता है और पेज पर बिताया समय घटाता है।

नियम यह है: फ़ॉर्म वहां रखें जहां विज़िटर स्वाभाविक रूप से कदम उठाने के लिए तैयार हो। प्राइसिंग पेज पर वे तैयार होते हैं। जिस होम पेज पर वे आपके बारे में जान रहे हैं, वहां नहीं।

फ़ील्ड का क्रम फ़ॉर्म पूरा होने पर कैसे असर डालता है

आप फ़ील्ड किस क्रम में दिखाते हैं, इससे बदलता है कि कितने लोग फ़ॉर्म पूरा करते हैं।

सबसे आसान, सबसे कम झंझट वाले फ़ील्ड पहले रखें। ईमेल एक फ़ील्ड है जिसमें पांच सेकंड लगते हैं। नाम में दो सेकंड। मैसेज में सोचना पड़ता है। इसलिए क्रम यह हो: नाम (अगर रखा हो), ईमेल, मैसेज। मैसेज से कभी शुरू न करें। लोग खाली टेक्स्ट बॉक्स देखते हैं, उन्हें पता नहीं होता आगे क्या आएगा, और वे छोड़ देते हैं।

ज़रूरी फ़ील्ड कभी नीचे न रखें। विज़िटर नीचे स्क्रोल करता है, ऐसा ज़रूरी फ़ील्ड देखता है जिसकी उसे उम्मीद नहीं थी, और चला जाता है। सारे ज़रूरी फ़ील्ड ऐबव द फ़ोल्ड (बिना स्क्रोल किए) दिखने चाहिए। वैकल्पिक फ़ील्ड नीचे जा सकते हैं।

सबमिट करने के बाद क्या होता है

सबमिशन के बाद का पल अहम है। विज़िटर ने कदम उठाया है। वह पुष्टि की उम्मीद करता है।

1. पेज पर धन्यवाद का संदेश

फ़ॉर्म गायब हो जाए और "संपर्क करने के लिए धन्यवाद। हम 24 घंटे के अंदर आपको जवाब देंगे।" जैसा संदेश दिखे। इससे विज़िटर को पक्का होता है कि उसका मैसेज मिल गया। इसके बिना वह अनिश्चित रहता है कि मैसेज गया या नहीं।

2. ऑटोमैटिक कन्फ़र्मेशन ईमेल

सेकंडों में मैसेज मिलने की पुष्टि का ईमेल भेजें। उसमें वह लिखें जो उन्होंने सबमिट किया (उनका भेजा मैसेज, उनका पासवर्ड या निजी जानकारी नहीं)। एक उम्मीद दें: "हम 24 घंटे में जवाब देंगे।" या: "हमारी टीम का सदस्य आपको सुबह 9 से शाम 5 बजे EST के बीच कॉल करेगा।"

कन्फ़र्मेशन ईमेल वह जगह है जहां आप उम्मीद तय करते हैं और घबराहट घटाते हैं। यह मार्केटिंग ईमेल नहीं है। यह शिष्टाचार है और इस बात का संकेत कि आप व्यवस्थित हैं।

3. पूरे डेटा के साथ अंदरूनी सूचना

आपको एक नोटिफ़िकेशन ईमेल (या डैशबोर्ड अलर्ट) मिलना चाहिए जिसमें उनकी दी हुई सारी जानकारी हो। पक्का करें कि नोटिफ़िकेशन में ये हों: उनका नाम, उनका ईमेल, उनका मैसेज, टाइमस्टैम्प, और उनके भरे बाकी फ़ील्ड। पहली बार में अच्छा जवाब देने के लिए आपको पूरी जानकारी चाहिए।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म का मोबाइल ऑप्टिमाइज़ेशन

आपके आधे से ज़्यादा विज़िटर फ़ोन पर हैं। जो कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म डेस्कटॉप पर बढ़िया चलता है पर मोबाइल पर तंग लगता है, वह सबमिशन खोता है।

सिंगल-कॉलम लेआउट इस्तेमाल करें। मोबाइल पर नाम और ईमेल कभी अगल-बगल न रखें। टेक्स्ट इनपुट फ़ील्ड कम से कम 44 पिक्सल ऊंचे हों (अंगूठे के टैप जितना)। मैसेज टेक्स्ट एरिया में कई लाइन के लिए जगह हो, ताकि विज़िटर को फ़ील्ड के अंदर स्क्रोल न करना पड़े।

अपना फ़ॉर्म अपने फ़ोन पर टेस्ट करें। सच में भरकर देखें। अगर आप उसे पूरा नहीं करेंगे, तो आपके विज़िटर भी नहीं करेंगे।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म की सुरक्षा और भरोसे के संकेत

विज़िटर प्राइवेसी को लेकर चिंतित रहते हैं। जो फ़ॉर्म असुरक्षित लगता है, उस पर कम सबमिशन आते हैं।

1. फ़ॉर्म के नीचे प्राइवेसी का बयान

"हम आपकी प्राइवेसी का सम्मान करते हैं। आपकी जानकारी कभी साझा नहीं की जाती।" जैसी सरल लाइन घबराहट घटाती है। या अपनी असली प्राइवेसी पॉलिसी का लिंक दें: "हम आपकी जानकारी सिर्फ़ आपकी पूछताछ का जवाब देने के लिए इस्तेमाल करेंगे (हमारी प्राइवेसी पॉलिसी देखें)।"

2. GDPR के अनुसार सहमति (अगर आपके EU विज़िटर हैं)

अगर आप EU में किसी से भी डेटा जमा करते हैं, तो एक चेकबॉक्स जोड़ें: "मैं प्राइवेसी पॉलिसी से सहमत हूं" (उसका लिंक दें)। इसे एक ही चेकबॉक्स रखें, कई नहीं। चेकबॉक्स जोड़ते जाने से फ़ॉर्म पूरा होना खत्म होता है।

3. स्पैम से बचाव जो दिखाई न दे

reCAPTCHA या हनीपॉट फ़ील्ड इस्तेमाल करें (छिपा हुआ फ़ील्ड जिसे बॉट भर देते हैं पर इंसानों को दिखता नहीं)। ऐसा CAPTCHA कभी न रखें जिसमें विज़िटर को टेक्स्ट टाइप करना या गणित का सवाल हल करना पड़े। दिखने वाले CAPTCHA फ़ॉर्म छोड़ने की दर बढ़ाते हैं और असली विज़िटर को खिझाते हैं।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के बारे में और पढ़ें

WEMASY के फ़ॉर्म के बारे में फ़ॉर्म बिल्डर पेज पर और वेबसाइट बनाने के बारे में वेबसाइट बिल्डर पेज पर पढ़ें। फ़ॉर्म बिज़नेस को कैसे बढ़ाते हैं, इसके लिए हमारी गाइड वेबसाइट फ़ॉर्म और उनकी अहमियत देखें।

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