ऐसे इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म कैसे बनाएं जो टिकट कन्वर्ज़न और उपस्थिति बढ़ाएं

एक इवेंट की क्षमता 500 है। वे 400 टिकट बेचना चाहते हैं और 600 लोग दिलचस्पी रखते हैं। पर सिर्फ़ 250 रजिस्टर करते हैं। क्यों? रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म पूछता है: नाम, ईमेल, फ़ोन, खाने की पाबंदियां, टी-शर्ट का साइज़, कंपनी, पद, प्रोफ़ेशनल प्रोफ़ाइल, खाने की पसंद, खास सुविधाएं, और इवेंट के बारे में 3 फ़ील्ड का एक सर्वे। फ़ॉर्म में 10 मिनट लगते हैं। फ़ील्ड 5 तक आधे लोग जा चुके होते हैं।

जिन इवेंट आयोजकों की रजिस्ट्रेशन से टिकट तक कन्वर्ज़न दर 70%+ होती है, वे छोटे फ़ॉर्म इस्तेमाल करते हैं: नाम, ईमेल, टिकट का प्रकार। दो मिनट। बाकी सब, खाने की जानकारी, खास सुविधाएं, इवेंट के बाद का सर्वे, रजिस्ट्रेशन के बाद अलग फ़ॉर्म या ईमेल से जुटाया जाता है।

यह लेख बताता है कि ऐसे इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म कैसे डिज़ाइन करें जो रुकावट घटाएं, टिकट बिक्री बढ़ाएं और आपके इवेंट में आने वालों को कामयाब होने के लिए तैयार करें।

इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म क्या है?

इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म आने में दिलचस्पी रखने वाले प्रॉस्पेक्ट और उसके पक्के टिकट के बीच का आखिरी चरण है। जानकारी ज़्यादा से ज़्यादा जुटाने वाले व्यावसायिक फ़ॉर्म से अलग, इवेंट फ़ॉर्म को टिकट के डेटा (नाम, ईमेल, टिकट का प्रकार) और आने वालों की व्यवस्था (खाने की पाबंदियां, खास सुविधाएं, पहुंचने के निर्देश) के बीच संतुलन बनाना होता है।

फ़ॉर्म के दो काम हैं: (1) आने वाले की दिलचस्पी खत्म होने से पहले टिकट जल्दी बेचना, और (2) आने वालों को कामयाब होने के लिए तैयार करने लायक जानकारी जुटाना (ताकि वे तैयारी के साथ आएं)। बहुत लंबा फ़ॉर्म टिकट बिक्री खत्म कर देता है। बहुत कम डेटा जुटाने वाला फ़ॉर्म व्यवस्था में गड़बड़ी पैदा करता है (नो-शो, गलतफ़हमियां, बिना तैयारी के जगह)।

समाधान दो चरणों का है: रजिस्ट्रेशन पर छोटा फ़ॉर्म (नाम, ईमेल, टिकट का प्रकार, भुगतान), फिर इवेंट से कुछ हफ़्ते पहले फ़ॉलो-अप ऑनबोर्डिंग ईमेल जो खाने की पाबंदियां, खास ज़रूरतें, पार्किंग की पसंद और इवेंट से पहले की व्यवस्था जुटाए। बिक्री को तैयारी से अलग रखें।

इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म खरीद से पहले लोगों को क्यों छुड़वाते हैं

आने वाला व्यक्ति आपके इवेंट को लेकर उत्साहित है। उसे वह ऑनलाइन मिला, उसने विवरण पढ़ा और रजिस्टर करने का फ़ैसला किया। पर फिर उसे ऐसा फ़ॉर्म मिलता है जो होमवर्क जैसा लगता है। फ़ील्ड 5 के बाद वह सोचता है "इसमें बहुत मेहनत है" और टैब बंद कर देता है।

समस्या 1: फ़ॉर्म ऐसी जानकारी मांगता है जो टिकट से जुड़ी नहीं है। नाम, ईमेल और टिकट का प्रकार ज़रूरी हैं। कंपनी, पद, प्रोफ़ेशनल प्रोफ़ाइल और खाने की पसंद होना अच्छा है पर बाद में आनी चाहिए। इन सबको एक साथ मांगने से साइनअप की प्रक्रिया में 5+ मिनट और जुड़ जाते हैं।

समस्या 2: चेकआउट तक कीमत साफ़ नहीं होती। आने वाला फ़ॉर्म इस अंदाज़े से शुरू करता है कि वेबसाइट के हिसाब से टिकट $50 का है। चरण 5 तक उसे पता चलता है कि $20 प्रोसेसिंग शुल्क, $10 सर्विस शुल्क और राज्य का टैक्स है। अब यह $80 है। यह हैरानी लोगों को छुड़वाती है।

समस्या 3: उन्होंने क्या खरीदा, इसकी पुष्टि नहीं। वे भुगतान करते हैं और उन्हें अस्पष्ट कन्फ़र्मेशन पेज दिखता है। इवेंट कब है? जगह का पता क्या है? क्या कुछ प्रिंट करना है या बस ID लानी है? अस्पष्टता से चिंता होती है।

समस्या 4: इवेंट से पहले कोई फ़ॉलो-अप नहीं। उन्होंने दो महीने पहले रजिस्टर किया था। इवेंट से एक हफ़्ता पहले तक उन्हें कोई रिमाइंडर, रास्ता या पार्किंग की जानकारी नहीं मिली। वे उसे भूल गए या उन्हें पता नहीं कि कैसे तैयारी करनी है। नो-शो की दर ऊंची रहती है।

ऊंचा कन्वर्ट करने वाले इवेंट आयोजक रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म का ढांचा कैसे बनाते हैं

डिज़ाइन सिद्धांत 1: किसी भी फ़ॉर्म से पहले टिकट के प्रकार और कीमत दिखाएं।

कीमत देखने के लिए आने वालों से फ़ॉर्म न भरवाएं। लैंडिंग पेज पर दिखाएं:

"अर्ली बर्ड: $35/व्यक्ति (15 मार्च तक)
सामान्य प्रवेश: $49/व्यक्ति
VIP: $99/व्यक्ति [डिनर + मीट & ग्रीट शामिल]"

आने वाला अपने टिकट के प्रकार पर क्लिक करता है, फिर रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म देखता है। उसे कीमत पता है और यह भी कि वह क्या खरीद रहा है।

डिज़ाइन सिद्धांत 2: रजिस्ट्रेशन पर सिर्फ़ नाम और ईमेल लें।

ज़रूरी फ़ील्ड:

पूरा नाम
ईमेल पता
टिकट का प्रकार (उनके क्लिक किए हुए के आधार पर पहले से चुना हुआ)

वैकल्पिक:

"खाने की कोई पाबंदी या खास सुविधा?" (एक टेक्स्ट फ़ील्ड, 10 सवालों का सर्वे नहीं)

बस इतना ही। बाकी सब रजिस्ट्रेशन के बाद आता है।

डिज़ाइन सिद्धांत 3: भुगतान से पहले शुल्क समेत कुल खर्च दिखाएं।

नाम/ईमेल के बाद, एक सारांश दिखाएं:

"टिकट: सामान्य प्रवेश - $49
प्रोसेसिंग शुल्क: $2
टैक्स: $4.08
कुल: $55.08

[भुगतान पर जाएं]"

चेकआउट पर कोई हैरानी नहीं। वे ठीक जानते हैं कि वे क्या दे रहे हैं।

डिज़ाइन सिद्धांत 4: रजिस्ट्रेशन के तुरंत बाद इवेंट का ब्योरा भेजें।

2 मिनट के भीतर, इसके साथ ईमेल भेजें:

पुष्टि और रसीद
इवेंट की तारीख, समय, जगह का पता
पार्किंग/आने-जाने की जानकारी
क्या लाना है (टिकट की पुष्टि, ID आदि)
इवेंट का कार्यक्रम (एजेंडा, वक्ताओं के नाम आदि)
संपर्क की जानकारी और FAQ का लिंक

यह ईमेल "यह फिर कहां है?" जैसे सवाल रोकता है।

डिज़ाइन सिद्धांत 5: 1 हफ़्ते और 1 दिन पहले रिमाइंडर भेजें।

दिन -7: "आपका इवेंट अगले हफ़्ते है। यह जानना ज़रूरी है।" (एजेंडा, वक्ता, पार्किंग की याद)
दिन -1: "इवेंट कल है! [समय] पर [पते] पर मिलते हैं। सवाल हैं? [नंबर] पर कॉल करें।"

रिमाइंडर नो-शो 20-40% घटाते हैं।

इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म बनाना (चरण-दर-चरण)

चरण 1: लैंडिंग पेज पर टिकट के प्रकार और कीमत दिखाएं (अभी कोई फ़ॉर्म नहीं)।

टिकट के विकल्प कीमतों और विवरण के साथ क्लिक करने लायक कार्ड के रूप में दिखाएं। टिकट के प्रकार पर क्लिक करने से वही टिकट पहले से चुनकर रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म खुलता है।

चरण 2: कम फ़ील्ड वाला सिंगल-पेज फ़ॉर्म बनाएं।

पूरा नाम (ज़रूरी)
ईमेल (ज़रूरी)
खाने की पाबंदियां या खास सुविधाएं (वैकल्पिक टेक्स्ट फ़ील्ड)

बस इतना ही। एक पेज, पूरा करने में 2 मिनट से कम।

चरण 3: भुगतान से पहले ऑर्डर का सारांश दिखाएं।

जब वे नाम/ईमेल डाल दें, तो टिकट का प्रकार, कीमत, शुल्क और कुल के साथ सारांश दिखाएं। भुगतान से पहले टिकट का प्रकार बदलने या छोड़ने का यह उनका आखिरी मौका है।

चरण 4: भुगतान सुरक्षित तरीके से प्रोसेस करें।

किसी जाने-पहचाने पेमेंट प्रोसेसर का इस्तेमाल करें। लोगो दिखाएं ताकि उन्हें पता चले कि यह सुरक्षित है।

चरण 5: 2 मिनट के भीतर इवेंट के ब्योरे के साथ कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें।

इसमें जवाब होना चाहिए: कब? कहां? क्या लाना है? तैयारी कैसे करनी है?

चरण 6: दो रिमाइंडर ईमेल भेजें (1 हफ़्ता, 1 दिन पहले)।

ये सादे हो सकते हैं: "आपका इवेंट पास आ रहा है। [तारीख] को [समय] पर [जगह] में मिलते हैं।"

उन्नत तरकीबें: अपसेल, नो-शो घटाना और इवेंट के बाद जुड़ाव

तरकीब 1: कन्फ़र्मेशन ईमेल में अपसेल। जब वे सामान्य प्रवेश के लिए रजिस्टर करें, तो पेशकश करें: "VIP में दिलचस्पी है? सिर्फ़ +$50 में अपग्रेड करें और डिनर + मीट & ग्रीट पाएं। [अभी अपग्रेड करें]"

तरकीब 2: जल्दी रजिस्ट्रेशन के लिए अर्ली बर्ड कीमत। "15 मार्च तक रजिस्टर करें $35 में। उसके बाद $49।" इससे जल्दी करने की वजह बनती है और रजिस्ट्रेशन पहले आने लगते हैं।

तरकीब 3: ग्रुप डिस्काउंट। "5+ लोगों को रजिस्टर करें और हर टिकट पर 10% छूट पाएं।" इससे मुंह-ज़बानी प्रचार और बड़े ग्रुप को बढ़ावा मिलता है।

तरकीब 4: इवेंट के दिन के रिमाइंडर से नो-शो घटाएं। 2 घंटे पहले SMS या ईमेल भेजें: "इवेंट शाम 6 बजे [पते] पर शुरू होता है। जल्द मिलते हैं!" इससे लोग निकलने के लिए प्रेरित होते हैं।

तरकीब 5: इवेंट के बाद सर्वे। इवेंट के बाद 2 सवाल का सर्वे भेजें: "कैसा लगा? (5-स्टार रेटिंग)" और "अगली बार आप क्या देखना चाहेंगे?" इससे सद्भावना बनती है और आगे के इवेंट के लिए जानकारी मिलती है।

इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म के प्रदर्शन को मापना

रजिस्ट्रेशन कन्वर्ज़न दर (फ़ॉर्म शुरू से टिकट खरीद तक)। रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म शुरू करने वाले कितने प्रतिशत लोग पूरा करके भुगतान करते हैं? (लक्ष्य: 70-85%)। अगर 60% से नीचे है, तो फ़ॉर्म बहुत लंबा है या कीमत साफ़ नहीं है। सरल करके या कीमत पहले दिखाकर टेस्ट करें।

नो-शो दर (रजिस्टर हुए पर न आने वाले)। रजिस्टर हुए कितने प्रतिशत लोग सच में आते हैं? (लक्ष्य: 85-95%)। अगर 80% से नीचे है, तो और रिमाइंडर भेजें या टिकट की पुष्टि ज़रूरी करें (पहुंचने पर बारकोड दिखाना)।

प्रति उपस्थित व्यक्ति औसत रेवेन्यू (ARPA)। कुल टिकट बिक्री ÷ आने वालों की संख्या। (लक्ष्य: जितना ज़्यादा उतना बेहतर)। अगर ARPA कम है, तो VIP टिकट या एड-ऑन (मर्चेंडाइज़, फ़ोटो आदि) अपसेल करके टेस्ट करें।

जल्दी रजिस्ट्रेशन की दर (समय-सीमा से पहले या 1 महीना पहले रजिस्टर हुए)। कितने प्रतिशत लोग जल्दी रजिस्टर करते हैं? (लक्ष्य: 60%+)। जल्दी रजिस्ट्रेशन योजना बनाने में मदद करता है। अगर कम है, तो प्रोत्साहन के लिए अर्ली बर्ड कीमत रखें।

मॉड्यूल का सार: इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म को अलग क्या बनाता है

इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म रफ़्तार और साफ़-सफ़ाई के बारे में हैं। आने वाले उत्साहित पर अधीर हैं। वे 2 मिनट में रजिस्टर करना चाहते हैं, 10 में नहीं। छोटा फ़ॉर्म, साफ़ कीमत, तुरंत कन्फ़र्मेशन और मददगार रिमाइंडर। इससे रुकावट घटती है, टिकट बिक्री बढ़ती है और उपस्थिति की दर बढ़ती है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल