फ़ॉर्म डेटा तक पहुँचने और उसे एक्सपोर्ट करने के अलग-अलग तरीके

आप फ़ॉर्म डेटा किसी वजह से इकट्ठा करते हैं। आपको उसका विश्लेषण करना है, टीम के साथ साझा करना है, किसी दूसरे सिस्टम में डालना है, या उससे फ़ैसले लेने हैं। लेकिन अगर वह डेटा आपके फ़ॉर्म टूल के डैशबोर्ड में ही बंद रहे, तो इनमें से कुछ भी नहीं हो सकता। जिस डेटा तक पहुँच नहीं, वह ऐसा डेटा है जिसका आप इस्तेमाल नहीं कर रहे।

यह लेख आपके फ़ॉर्म सबमिशन तक पहुँचने के सभी तरीके बताता है, यह भी कि अलग-अलग हालात में कौन सा तरीका बेहतर है, और ऐसे फ़ॉर्म टूल में क्या देखना चाहिए जो सच में आपका डेटा आपके हाथ में रहने दे।

आपको अपने फ़ॉर्म डेटा तक पहुँच क्यों चाहिए

फ़ॉर्म डेटा की कीमत तभी है जब आप उसे इस्तेमाल कर सकें। अभी आपको शायद ये करना पड़े:

सभी सबमिशन को स्प्रेडशीट में परखना ताकि पैटर्न दिखें (कौन से पेज सबसे अच्छी लीड लाते हैं, किन सवालों के जवाब अधूरे रहते हैं)। सबमिशन की जानकारी टीम के साथ तुरंत साझा करना (सेल्स टीम को नई लीड तुरंत दिखनी चाहिए)। कंप्लायंस या कानूनी रिकॉर्ड के लिए सबमिशन आर्काइव करना। डेटा को किसी दूसरे सिस्टम में ले जाना (आपका CRM, डेटा वेयरहाउस या कस्टम एप्लिकेशन)। सुरक्षा के लिए डेटा का बैकअप रखना। सबमिशन को सेगमेंट या फ़िल्टर करना (मुझे सिर्फ़ ज़्यादा प्राथमिकता वाली लीड दिखाओ)। समय के साथ मेट्रिक्स ट्रैक करना (हफ़्ते में कितनी लीड, कन्वर्ज़न रेट आदि)।

अगर आपका फ़ॉर्म टूल इस डेटा तक पहुँचना मुश्किल या नामुमकिन बना देता है, तो डेटा का होना न होना बराबर है। आपने उसे इकट्ठा किया पर इस्तेमाल नहीं कर सकते। जो फ़ॉर्म टूल आपका डेटा बंद कर दे, उसके पास आपके बिज़नेस पर ज़रूरत से ज़्यादा ताकत है।

CSV एक्सपोर्ट: डेटा तक पहुँचने का सबसे आम तरीका

CSV (कॉमा से अलग की गई वैल्यू) एक सार्वभौमिक डेटा फ़ॉर्मैट है। लगभग हर टूल उसे पढ़ सकता है। लगभग हर फ़ॉर्म टूल उसे बना सकता है। आपको ये बातें पता होनी चाहिए।

CSV एक्सपोर्ट कैसे काम करता है

आप अपने फ़ॉर्म टूल में लॉग इन करते हैं, कोई फ़ॉर्म चुनते हैं, "एक्सपोर्ट" पर क्लिक करते हैं और तारीख की सीमा या खास सबमिशन चुनते हैं। टूल वह सारा डेटा एक CSV फ़ाइल में पैक करके आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड कर देता है। उसे किसी स्प्रेडशीट प्रोग्राम या Google Sheets में खोलें। हर पंक्ति एक सबमिशन है। हर कॉलम एक फ़ील्ड है।

यह आसान है और ज़्यादातर लोगों के लिए काम करता है।

CSV एक्सपोर्ट की सीमाएं

CSV एक्सपोर्ट काम का है, पर इसकी कुछ सीमाएं हैं:

एक बार की तस्वीर: जब आप एक्सपोर्ट करते हैं, तो उस पल तक के सबमिशन मिलते हैं। नए सबमिशन के लिए दोबारा एक्सपोर्ट करना पड़ता है। "ऑटोमैटिक सिंक" या "इस स्प्रेडशीट को अपडेट रखो" जैसा कुछ नहीं है।

बहुत बड़ी फ़ाइलें: अगर आपके हज़ारों सबमिशन हैं, तो CSV बहुत बड़ी हो सकती है (10 MB की फ़ाइलें स्प्रेडशीट प्रोग्राम को धीमा कर देती हैं)। कुछ स्प्रेडशीट प्रोग्राम इतनी बड़ी फ़ाइलों में अटकते हैं।

बड़ी टेक्स्ट फ़ील्ड: अगर आपके फ़ॉर्म में ऐसा टेक्स्ट एरिया है जहाँ लोग लंबे जवाब लिखते हैं, तो वे CSV का फ़ॉर्मैट बिगाड़ सकते हैं या ऐसी पंक्तियाँ बना सकते हैं जो स्प्रेडशीट में पढ़ना मुश्किल हों।

धीरे-धीरे अपडेट नहीं: आप यह एक्सपोर्ट नहीं कर सकते कि "पिछले एक्सपोर्ट के बाद के सिर्फ़ 24 घंटे के सबमिशन दो"। आप हर बार सब कुछ एक्सपोर्ट करते हैं।

हटाए गए सबमिशन: एक्सपोर्ट करने के बाद अगर कोई सबमिशन हटाया जाए (जैसे GDPR के डिलीट करने के अधिकार के कारण), तो वह आपकी पुरानी एक्सपोर्ट फ़ाइल में बना रहता है। अपनी CSV को असली डेटा के साथ मिलाए रखने में हाथ से काम करना पड़ता है।

CSV एक्सपोर्ट कब सही चुनाव है

CSV एक्सपोर्ट तब इस्तेमाल करें जब आपको एक बार की तस्वीर या कभी-कभार डेटा तक पहुँच चाहिए। यह इनके लिए चलता है:

महीने या हफ़्ते की डेटा समीक्षा। किसी ऐसे व्यक्ति से डेटा साझा करना जिसे वह एक बार चाहिए, लगातार नहीं। अपने डेटा का हाथ से बैकअप लेना। स्प्रेडशीट में ऐसा विश्लेषण जिसे आपको रोज़ दोहराना नहीं है।

ऑटोमैटिक रिपोर्टिंग डैशबोर्ड

ज़्यादा एडवांस्ड फ़ॉर्म टूल में बिल्ट-इन रिपोर्टिंग होती है। स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट करने की जगह आप फ़ॉर्म डैशबोर्ड में रियल-टाइम रिपोर्ट देखते हैं।

रिपोर्टिंग डैशबोर्ड में क्या होता है

आम मेट्रिक्स: समय के साथ सबमिशन की गिनती, सबमिशन रेट (रोज़ या हफ़्ते में कितने), कंप्लीशन रेट (कितने लोगों ने शुरू किया बनाम पूरा किया), फ़ील्ड-स्तर का डेटा (मल्टीपल-चॉइस सवाल के सबसे आम जवाब), भौगोलिक डेटा (अगर आपने लोकेशन की जानकारी ली हो), डिवाइस का बँटवारा (मोबाइल बनाम डेस्कटॉप से कितने सबमिट हुए)।

बिल्ट-इन रिपोर्टिंग के फ़ायदे

रियल-टाइम डेटा (हमेशा ताज़ा)। हाथ से एक्सपोर्ट नहीं। चार्ट और ग्राफ़ जो कच्ची CSV से समझने में आसान हैं। फ़िल्टर किए हुए व्यू (मुझे पिछले हफ़्ते के सिर्फ़ सबमिशन दिखाओ)। कुछ टूल सबमिशन रेट अचानक गिरने पर अलर्ट भी दे सकते हैं।

बिल्ट-इन रिपोर्टिंग की सीमाएं

आप टूल की दी हुई रिपोर्टों तक सीमित रहते हैं। अगर आपको कस्टम विश्लेषण चाहिए, तो आप नहीं कर सकते। एडवांस्ड विश्लेषण आमतौर पर सिर्फ़ CSV एक्सपोर्ट या API एक्सेस से ही हो पाता है।

API एक्सेस: डेवलपर और इंटीग्रेशन के लिए

API (एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस) से आप कोड के ज़रिए अपना फ़ॉर्म डेटा माँग सकते हैं। फ़ाइल हाथ से डाउनलोड करने की जगह आपका अपना कोड फ़ॉर्म टूल से कहता है "इस तारीख से अब तक के सभी सबमिशन दो", और फ़ॉर्म टूल डेटा को एक व्यवस्थित फ़ॉर्मैट में लौटा देता है (आमतौर पर JSON)।

API एक्सेस कब मायने रखता है

API तब इस्तेमाल करें जब आपको चाहिए:

रियल-टाइम सिंक्रोनाइज़ेशन: नए सबमिशन आते ही अपने आप फ़ॉर्म से डेटाबेस या डेटा वेयरहाउस में पहुँचाना।

कस्टम इंटीग्रेशन: कोई कस्टम टूल बनाना जिसे फ़ॉर्म डेटा चाहिए। API एक्सेस से आप डेटा को हाथ से एक्सपोर्ट करने की जगह कोड से क्वेरी कर सकते हैं।

धीरे-धीरे अपडेट: हर बार सब कुछ डाउनलोड करने की जगह API से माँगना "मुझे सिर्फ़ पिछले एक घंटे के सबमिशन दो"।

जटिल वर्कफ़्लो: फ़ॉर्म सबमिशन के आधार पर अपने आप कार्रवाई चलाना (जब कोई सबमिट करे, तो उसे किसी दूसरे सिस्टम में भेजना, डेटाबेस से मिलाना आदि)।

फ़ॉर्म टूल के API कैसे काम करते हैं

ज़्यादातर API में REST (रिप्रेज़ेंटेशनल स्टेट ट्रांसफ़र) या वेबहुक इस्तेमाल होते हैं। REST में आपका कोड फ़ॉर्म टूल को HTTP रिक्वेस्ट भेजकर डेटा माँगता है। वेबहुक में सबमिशन आते ही फ़ॉर्म टूल अपने आप आपके सिस्टम को डेटा भेज देता है।

दोनों में API ऑथेंटिकेशन चाहिए (आप अपने क्रेडेंशियल देते हैं ताकि फ़ॉर्म टूल जान सके कि डेटा सच में आप ही माँग रहे हैं)। ज़्यादातर API में रेट लिमिट होती है (आप डेटा प्रति सेकंड X बार से ज़्यादा नहीं माँग सकते) ताकि गलत इस्तेमाल रुके।

API एक्सेस की तकनीकी ज़रूरतें

API इस्तेमाल करने के लिए डेवलपर या कोड से सहज कोई व्यक्ति चाहिए। अगर आप तकनीकी नहीं हैं, तो API एक्सेस आपके काम का नहीं है। पर अगर आपके पास तकनीकी लोग हैं, तो यह बहुत ताकतवर है।

API एक्सेस की कीमत

कई फ़ॉर्म टूल में API एक्सेस मुफ़्त मिलता है। कुछ इसके लिए अलग से पैसे लेते हैं। कुछ अपने सबसे सस्ते प्लान पर सिर्फ़ सीमित API एक्सेस देते हैं। फ़ॉर्म टूल चुनने से पहले देखें कि API एक्सेस आपके प्लान में शामिल है या नहीं।

वेबहुक: डेटा को दूसरे सिस्टम तक पहुँचाना

वेबहुक API का वह रूप है जिसमें फ़ॉर्म टूल आपको डेटा अपने आप भेजता है, आपको माँगना नहीं पड़ता। जब कोई फ़ॉर्म सबमिट करता है, तो टूल वह डेटा आपके बताए URL पर भेज देता है।

वेबहुक कैसे काम करते हैं

आप फ़ॉर्म टूल को एक URL देते हैं (आपके सर्वर या किसी थर्ड-पार्टी ऑटोमेशन सर्विस का एंडपॉइंट)। जब भी कोई फ़ॉर्म सबमिट करता है, फ़ॉर्म टूल सबमिशन का डेटा उस URL पर अपने आप भेज देता है।

फ़ॉर्म इंटीग्रेशन इसी तरह काम करते हैं। जब आप अपने फ़ॉर्म को CRM से जोड़ते हैं, तो फ़ॉर्म टूल हर सबमिशन अपने आप CRM को भेजने के लिए वेबहुक इस्तेमाल करता है।

वेबहुक के फ़ायदे

ऑटोमैटिक (न पोलिंग, न "अपडेट जाँचो")। रियल-टाइम (डेटा तुरंत पहुँचता है)। कम बैंडविड्थ (आप बड़ी फ़ाइलें डाउनलोड नहीं कर रहे)। अगर फ़ॉर्म टूल और रिसीव करने वाला सिस्टम वेबहुक सपोर्ट करते हैं, तो इंटीग्रेशन सेट करना आसान है।

वेबहुक की सीमाएं

आप वेबहुक से पुराना डेटा नहीं माँग सकते (यह आगे से सिर्फ़ नए सबमिशन भेजता है)। अगर वेबहुक के भेजते समय रिसीव करने वाला सिस्टम बंद हो, तो सबमिशन खो सकता है। डेटा रिसीव करने के लिए आपको भरोसेमंद एंडपॉइंट चाहिए।

डेटा पोर्टेबिलिटी: अपने डेटा के मालिक बनें

सबसे अच्छे फ़ॉर्म टूल आपके सारे डेटा को बाहर निकालना आसान बनाते हैं। देखें कि आपका टूल:

सभी सबमिशन का CSV एक्सपोर्ट देता है (सिर्फ़ हाल के नहीं)। कोड से डेटा निकालने के लिए API एक्सेस देता है। बल्क एक्सपोर्ट देता है (अब तक का सारा डेटा एक बार में डाउनलोड करना)। आप कितना डेटा एक्सपोर्ट कर सकते हैं, इस पर बनावटी सीमा नहीं लगाता। आपके डेटा तक पहुँचने के बारे में साफ़ दस्तावेज़ देता है।

अगर आपका फ़ॉर्म टूल इनमें से किसी को भी मुश्किल बनाता है, तो आप उसमें फँसे हुए हैं। जो टूल आपको आपके डेटा में फँसा दे, उसके पास आपके बिज़नेस पर ज़रूरत से ज़्यादा ताकत है।

एक्सपोर्ट के तरीकों में से चुनाव

अलग-अलग हालात में अलग तरीके चाहिए:

जल्दी का एक बार का विश्लेषण: CSV एक्सपोर्ट इस्तेमाल करें। लॉग इन करें, एक्सपोर्ट करें, स्प्रेडशीट में खोलें, मिनटों में काम खत्म।

नियमित रिपोर्टिंग: अगर बिल्ट-इन डैशबोर्ड हैं तो उन्हें इस्तेमाल करें, या ऑटोमैटिक रिपोर्टिंग के लिए API एक्सेस सेट करें।

डेटा वेयरहाउस इंटीग्रेशन: नए सबमिशन अपने आप डेटा वेयरहाउस में सिंक करने के लिए API या वेबहुक इस्तेमाल करें।

कंप्लायंस आर्काइविंग: कानूनी रिकॉर्ड के लिए सभी सबमिशन का बैकअप लेने हेतु बल्क CSV एक्सपोर्ट इस्तेमाल करें।

सिस्टम माइग्रेशन: अगर आप फ़ॉर्म टूल बदल रहे हैं, तो अपना सारा डेटा नए टूल में ले जाने के लिए API या बल्क एक्सपोर्ट इस्तेमाल करें।

WEMASY में फ़ॉर्म डेटा तक पहुँच

WEMASY में फ़ॉर्म टूल है, जिससे आप अपने फ़ॉर्म खुद बना सकते हैं। फ़ॉर्म टूल चुनते समय ऊपर की बातें देखें: एक्सपोर्ट, रिपोर्टिंग और API। हर प्लान में डेटा तक पहुँच की कौन सी सुविधाएं शामिल हैं, यह जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल