फ़ॉर्म को CRM सिस्टम से कैसे जोड़ें

कोई मीटिंग से पहले अपनी कार में बैठकर फ़ोन पर फ़ॉर्म भर रहा है। वह सबमिट करता है। सबमिशन फ़ॉर्म टूल में आ जाता है। आपकी सेल्स टीम को उसे आपके CRM में मिलना चाहिए। पर क्या वह मिलता है? ज़्यादातर बार नहीं मिलता, क्योंकि दोनों सिस्टम आपस में जुड़े नहीं होते।

यह लेख बताता है कि फ़ॉर्म से CRM इंटीग्रेशन कैसे काम करता है, कौन से CRM फ़ॉर्म के साथ अच्छी तरह जुड़ते हैं, और इसे कैसे सेट करें ताकि नए सबमिशन बिना किसी के हाथ से कॉपी किए अपने आप आपके CRM में पहुंचें।

CRM क्या है और यह क्यों मायने रखता है

CRM (Customer Relationship Management सिस्टम) वह केंद्रीय जगह है जहां आपकी सेल्स टीम काम करती है। इसे डिजिटल फ़ाइल अलमारी की तरह समझें, जहां हर प्रॉस्पेक्ट और ग्राहक का रिकॉर्ड रहता है। CRM संपर्क की जानकारी रखता है, हर भेजा गया ईमेल ट्रैक करता है, हर फ़ोन कॉल दर्ज करता है, हर मीटिंग लिखता है, और यह भी देखता है कि हर डील सेल्स प्रोसेस में कहां तक पहुंची है।

जब कोई प्रॉस्पेक्ट फ़ॉर्म सबमिट करता है, तो उसे आपके CRM में कॉन्टैक्ट बन जाना चाहिए। आपकी सेल्स टीम CRM में उस व्यक्ति की सारी जानकारी देखती है: उसका सबमिट किया फ़ॉर्म डेटा, सारी बातचीत, पुरानी चर्चाएं। CRM के बिना सेल्स टीम को कई सिस्टम देखने पड़ते हैं या पूछना पड़ता है कि "क्या इस व्यक्ति से पहले बात हुई थी?"

कई लोकप्रिय CRM सिस्टम हैं। हर एक थोड़ा अलग तरह से काम करता है, पर सबका मकसद एक ही है: ग्राहक की जानकारी एक जगह रखना।

फ़ॉर्म को CRM से जोड़ना क्यों ज़रूरी है

CRM (Customer Relationship Management सिस्टम) वह जगह है जहां आपकी सेल्स टीम काम करती है। वह हर बातचीत, हर डील और प्रॉस्पेक्ट के साथ हर चर्चा ट्रैक करता है। फ़ॉर्म सबमिशन आने पर उसे अपने आप आपके CRM में पहुंचना चाहिए। इस कनेक्शन के बिना सबमिशन आपके फ़ॉर्म टूल में पड़े रहते हैं और सेल्स टीम को पता ही नहीं चलता कि नया लीड आया है।

हाथ से डेटा भरने से स्पीड मर जाती है। जब तक कोई फ़ॉर्म टूल से सबमिशन कॉपी करके CRM में डालता है, घंटे बीत चुके होते हैं। सेल्स में घंटे मायने रखते हैं। आप जितना देर से जवाब देते हैं, कन्वर्ज़न रेट उतना गिरता है।

फ़ॉर्म से CRM इंटीग्रेशन कैसे काम करता है

जब आप फ़ॉर्म को CRM से जोड़ते हैं, तो ऐसा होता है: कोई आपका फ़ॉर्म सबमिट करता है। फ़ॉर्म टूल को सबमिशन मिलता है। वहीं रुकने के बजाय फ़ॉर्म टूल वह डेटा अपने आप आपके CRM को भेज देता है। CRM उसे लेकर नया कॉन्टैक्ट बनाता है (या अगर व्यक्ति पहले सबमिट कर चुका है तो मौजूदा कॉन्टैक्ट अपडेट करता है)। आपकी सेल्स टीम को नया लीड तुरंत दिख जाता है।

यह सब सेकंड में होता है। किसी को हाथ से कुछ नहीं करना पड़ता।

नेटिव इंटीग्रेशन बनाम वर्कफ़्लो बिल्डर

फ़ॉर्म को CRM से जोड़ने के दो तरीके हैं।

नेटिव इंटीग्रेशन

फ़ॉर्म टूल में CRM से बना-बनाया कनेक्शन होता है। आप एक बार ऑथेंटिकेट करते हैं (अपने CRM के क्रेडेंशियल से लॉग इन), अपने फ़ॉर्म फ़ील्ड को CRM फ़ील्ड से मैप करते हैं (फ़ॉर्म का ईमेल फ़ील्ड CRM के ईमेल फ़ील्ड से), और काम हो गया। सबमिशन अपने आप आने लगते हैं।

नेटिव इंटीग्रेशन सेट करना तेज़ है और इसके लिए कोई तकनीकी हुनर नहीं चाहिए। कमी यह है कि फ़ॉर्म टूल ने आपके CRM के लिए ख़ास इंटीग्रेशन बनाया होना चाहिए। अगर नहीं बनाया, तो आप यह तरीका इस्तेमाल नहीं कर सकते।

वर्कफ़्लो बिल्डर (ऑटोमेशन टूल, कस्टम वेबहुक)

अगर आपके फ़ॉर्म टूल का आपके CRM से नेटिव इंटीग्रेशन नहीं है, तो आप वर्कफ़्लो बिल्डर इस्तेमाल कर सकते हैं। ऑटोमेशन सर्विस आपको "रेसिपी" बनाने देती हैं, जैसे "जब फ़ॉर्म सबमिट हो, तो मेरे CRM में कॉन्टैक्ट बनाओ"। ये टूल लगभग किसी भी दो सर्विस को आपस में जोड़ देते हैं।

फ़ायदा यह है कि इसमें लचीलापन है। नुकसान यह है कि एक और सर्विस जुड़ जाती है (ज़्यादातर महीने के हिसाब से पैसे लेती हैं) और थोड़ी बुनियादी सेटिंग की समझ चाहिए।

मुख्य CRM इंटीग्रेशन और वे कैसे काम करते हैं

ऑल-इन-वन मार्केटिंग CRM

ऑल-इन-वन मार्केटिंग CRM ज़्यादातर बड़े फ़ॉर्म टूल के साथ नेटिव तरीके से जुड़ते हैं। कनेक्शन सरल है: ऑथेंटिकेट करें, फ़ील्ड मैप करें, बस। कई CRM में उदार फ़्री टियर होता है, इसलिए कई फ़ॉर्म टूल मुफ़्त इंटीग्रेशन देते हैं।

सबमिशन कॉन्टैक्ट के रूप में CRM में आते हैं। अगर ईमेल एड्रेस पहले से है, तो CRM मौजूदा कॉन्टैक्ट अपडेट करता है। अगर नया है, तो CRM नया कॉन्टैक्ट रिकॉर्ड बनाता है।

एंटरप्राइज़ CRM

एंटरप्राइज़ CRM के इंटीग्रेशन आपके फ़ॉर्म टूल के हिसाब से अलग होते हैं। कुछ टूल में नेटिव इंटीग्रेशन होता है। कुछ में नहीं। अगर आपके टूल में नहीं है, तो थोड़ी सेटिंग के साथ वर्कफ़्लो बिल्डर फ़ॉर्म को CRM से जोड़ सकते हैं।

सबमिशन आमतौर पर एंटरप्राइज़ CRM में लीड के रूप में आते हैं (जब तक आप उन्हें कॉन्टैक्ट के रूप में सेट न करें)। आपकी सेल्स टीम को वे अपनी लीड कतार में तुरंत दिख जाते हैं।

सेल्स पाइपलाइन CRM

सेल्स पाइपलाइन CRM के कुछ फ़ॉर्म टूल के साथ नेटिव इंटीग्रेशन होते हैं और कुछ के साथ नहीं। अपने फ़ॉर्म टूल का इंटीग्रेशन मार्केटप्लेस देखें कि आपका CRM उसमें है या नहीं। अगर है, तो सेटअप आमतौर पर सीधा होता है। अगर नहीं, तो वर्कफ़्लो बिल्डर अच्छा काम करता है।

पाइपलाइन CRM आमतौर पर फ़ॉर्म सबमिशन को व्यक्ति (कॉन्टैक्ट) मानते हैं। आप चाहें तो इंटीग्रेशन को डील भी बनाने के लिए सेट कर सकते हैं (जैसे "नया फ़ॉर्म सबमिशन = Early Stage में $0 वैल्यू की नई डील")।

दूसरे CRM (प्रोजेक्ट टूल, वर्कस्पेस, कस्टम डेटाबेस)

हर सिस्टम को CRM नहीं कहा जाता, पर फ़ॉर्म डेटा अक्सर वहां भी भेजना पड़ता है। वर्कफ़्लो बिल्डर फ़ॉर्म को लगभग किसी भी चीज़ से जोड़ देते हैं: प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल, डेटाबेस, कस्टम एप्लिकेशन आदि।

फ़ॉर्म से CRM इंटीग्रेशन सेट करना: कदम दर कदम

कदम 1: देखें कि आपका फ़ॉर्म टूल आपके CRM को सपोर्ट करता है या नहीं

अपने फ़ॉर्म टूल में लॉग इन करें और "इंटीग्रेशन" या "कनेक्शन" खोजें। देखें कि आपका CRM सूची में है या नहीं। अगर है, तो उस पर क्लिक करें। अगर नहीं, तो सीधे वर्कफ़्लो बिल्डर पर जाएं।

कदम 2: अपने CRM को ऑथेंटिकेट करें

अपना CRM जोड़ने के बटन पर क्लिक करें। आपसे अपने CRM अकाउंट में लॉग इन करने और फ़ॉर्म टूल को एक्सेस की अनुमति देने को कहा जाएगा। यह सुरक्षित है। आप फ़ॉर्म टूल को सिर्फ़ कॉन्टैक्ट बनाने और डेटा अपडेट करने की अनुमति दे रहे हैं।

कदम 3: अपने फ़ॉर्म फ़ील्ड को CRM फ़ील्ड से मैप करें

आपके फ़ॉर्म में "नाम", "ईमेल", "कंपनी" जैसे फ़ील्ड हैं। आपके CRM में कॉन्टैक्ट फ़ील्ड हैं। आपको फ़ॉर्म टूल को बताना है कि कौन सा फ़ॉर्म फ़ील्ड किस CRM फ़ील्ड से मेल खाता है। आमतौर पर यह साफ़ होता है (फ़ॉर्म फ़ील्ड "email" CRM फ़ील्ड "email" से जुड़ता है)। कभी-कभी आपको ख़ास होना पड़ता है (फ़ॉर्म फ़ील्ड "inquiry_type" CRM फ़ील्ड "lead_source" से जुड़ता है)।

कदम 4: इंटीग्रेशन टेस्ट करें

अपना फ़ॉर्म भरें और एक टेस्ट सबमिशन भेजें। अपना CRM देखें। क्या नया कॉन्टैक्ट दिखा? क्या डेटा सही फ़ील्ड में है? अगर हां, तो काम हो गया। अगर नहीं, तो मैपिंग जांचें और फिर कोशिश करें।

आम इंटीग्रेशन समस्याएं और उन्हें कैसे ठीक करें

सबमिशन CRM तक नहीं पहुंच रहे

हो सकता है इंटीग्रेशन डिस्कनेक्ट हो गया हो। सुरक्षा कारणों से CRM को समय-समय पर दोबारा ऑथेंटिकेशन चाहिए होता है। अपने फ़ॉर्म टूल में फिर लॉग इन करें और CRM को दोबारा ऑथेंटिकेट करें। अगर इससे काम न बने, तो इंटीग्रेशन डिस्कनेक्ट करके शुरू से दोबारा जोड़ें।

डेटा गलत फ़ील्ड में है

शायद आपकी फ़ील्ड मैपिंग गलत है। जांचें कि फ़ॉर्म फ़ील्ड सही CRM फ़ील्ड से मैप हैं। कभी-कभी समस्या यह होती है कि फ़ॉर्म टूल और CRM फ़ील्ड के नाम अलग रखते हैं। जैसे फ़ॉर्म टूल उसे "phone_number" कहता है और CRM "phone"। आपको उन्हें सही तरह मैप करना होगा।

डुप्लिकेट कॉन्टैक्ट बन रहे हैं

अगर एक ही व्यक्ति दो बार सबमिट करे, तो CRM एक को अपडेट करने के बजाय दो कॉन्टैक्ट बना सकता है। ऐसा तब होता है जब CRM पहचान नहीं पाता कि दोनों सबमिशन एक ही व्यक्ति के हैं। आमतौर पर हल यह है कि CRM को ईमेल एड्रेस से मिलान करने को कहें (अगर ईमेल पहले से कॉन्टैक्ट है तो अपडेट करो, नहीं तो नया बनाओ)। ज़्यादातर CRM यह डिफ़ॉल्ट रूप से करते हैं, पर कभी-कभी आपको इसे सेट करना पड़ता है।

कुछ सबमिशन सिंक नहीं हो रहे

अगर कुछ सबमिशन आपके CRM तक नहीं पहुंचते, तो जांचें कि उनमें सारे ज़रूरी फ़ील्ड भरे हैं या नहीं। अगर कोई फ़ील्ड CRM में ज़रूरी है पर आपके फ़ॉर्म में वैकल्पिक है, और कोई उस फ़ील्ड के बिना सबमिट करता है, तो वह सबमिशन सिंक नहीं होगा। या तो उस फ़ील्ड को अपने फ़ॉर्म में भी ज़रूरी बनाएं, या CRM को उसे खाली रहने देने को कहें।

एडवांस्ड इंटीग्रेशन: शर्त के साथ सिंकिंग

आप हमेशा नहीं चाहते कि हर सबमिशन CRM में जाए। शायद आपके पास एक कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म और एक डेमो रिक्वेस्ट फ़ॉर्म है। डेमो रिक्वेस्ट CRM में सिंक होनी चाहिए। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के सबमिशन सेल्स लीड नहीं भी हो सकते।

कुछ फ़ॉर्म टूल और वर्कफ़्लो बिल्डर आपको शर्तें तय करने देते हैं। जैसे: "सिर्फ़ तब CRM में सिंक करो जब inquiry_type = 'Demo Request' हो"। इससे आपका CRM साफ़ रहता है और सेल्स टीम का समय बचता है, क्योंकि उन पर ऐसे सबमिशन की बाढ़ नहीं आती जो असल में लीड नहीं हैं।

WEMASY में फ़ॉर्म और CRM

WEMASY में फ़ॉर्म टूल है, जिससे आप अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म बना सकते हैं।

आपके प्लान में कौन-से फ़ीचर शामिल हैं, यह जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल