फ़ॉर्म डेटा कलेक्शन: क्या पूछें और क्यों

आप फ़ॉर्म में जो भी फ़ील्ड जोड़ते हैं, उसकी कीमत आपके कन्वर्ज़न चुकाते हैं। मार्केटिंग रिसर्च बताती है कि दो फ़ील्ड वाले फ़ॉर्म पाँच फ़ील्ड वाले फ़ॉर्म से 50% बेहतर कन्वर्ट करते हैं। फिर भी ज़्यादातर ब्रांड सवाल जोड़ते जाते हैं और ऐसा डेटा इकट्ठा करते हैं जिसे वे असल में इस्तेमाल नहीं करते।

फ़ॉर्म डेटा कलेक्शन एक रणनीतिक फ़ैसला है, सिर्फ़ तकनीकी काम नहीं। यह लेख बताता है कि कौन सी जानकारी सच में मायने रखती है, उसे कब माँगना है, और सब कुछ इकट्ठा करने की चाह को कैसे रोकना है।

फ़ॉर्म डेटा कलेक्शन क्या है और यह क्यों मायने रखता है

फ़ॉर्म डेटा कलेक्शन का मतलब है यह तय करना कि आप अपने फ़ॉर्म के ज़रिए विज़िटर से कौन सी जानकारी माँगेंगे। "तय करना" शब्द जानबूझकर है। ज़्यादातर ब्रांड रणनीति से तय नहीं करते। वे जो भी काम का लगे, पूछ लेते हैं और उम्मीद करते हैं कि कुछ हाथ लग जाएगा।

समझदारी वाला फ़ॉर्म डेटा कलेक्शन एक सवाल से शुरू होता है: "इस व्यक्ति को अगले कदम तक ले जाने के लिए मुझे अभी क्या जानना ज़रूरी है?" बाकी सब बाद की बातचीत, फ़ॉलो-अप फ़ॉर्म या समय के साथ प्रोफ़ाइल अपडेट पर छोड़ दिया जाता है।

बहुत ज़्यादा डेटा माँगने की कीमत

फ़ॉर्म में रुकावट जमा होती जाती है। हर फ़ील्ड रुकावट बढ़ाती है। रिसर्च यह बताती है:

एक फ़ील्ड वाला फ़ॉर्म दो फ़ील्ड वाले से बेहतर कन्वर्ट करता है। दो फ़ील्ड वाला तीन फ़ील्ड वाले से बेहतर। सात फ़ील्ड तक पहुँचते-पहुँचते, उसी फ़ॉर्म के दो फ़ील्ड वाले रूप की तुलना में आप लगभग 40% संभावित सबमिशन खो चुके होते हैं।

इसकी वजह यह नहीं कि लोग आलसी हैं। वजह यह है कि ज़्यादा फ़ील्ड का मतलब रुकने के ज़्यादा कारण। उन्हें सोचना पड़ता है कि हर सवाल का जवाब देना है या नहीं। उन्हें चिंता होती है कि कोई जानकारी देना सुरक्षित है या नहीं। वे तय कर लेते हैं कि सबमिट करने का फ़ायदा मेहनत के बराबर नहीं है।

आप जो भी फ़ील्ड जोड़ें, उसकी एक ठोस वजह होनी चाहिए। "अच्छा होगा अगर मिल जाए" वाली फ़ील्ड महँगी पड़ती हैं। उन्हें हटा दें।

ज़रूरी डेटा: असल में आपको सबसे पहले क्या चाहिए

ज़्यादातर पहली बातचीत के लिए हैरानी की हद तक कम जानकारी चाहिए। आपके पहले फ़ॉर्म में आमतौर पर ये बातें मायने रखती हैं:

संपर्क की जानकारी

आपको उन तक पहुँचने का कोई तरीका चाहिए। पहले सबमिशन के लिए आमतौर पर ईमेल काफ़ी है। फ़ोन वैकल्पिक है, जब तक आपके बिज़नेस मॉडल को तुरंत संपर्क न चाहिए (जैसे कॉल बुक करना)। ईमेल और फ़ोन दोनों माँगने से बेवजह रुकावट बढ़ती है।

अगर आपको दोनों चाहिए ही, तो पहले ईमेल माँगें, फिर फ़ोन को वैकल्पिक या शर्त वाला रखें (फ़ोन फ़ील्ड सिर्फ़ खास तरह के विज़िटर को उनके पहले के जवाबों के आधार पर दिखाएं)।

एक पहचान वाली जानकारी

नाम या कंपनी का नाम आपको संदर्भ देता है। इससे आपकी टीम को याद रहता है कि किसने सबमिट किया। लेकिन सिर्फ़ पहला नाम बेजान लग सकता है। वह चुनें जो आपके ब्रांड के लिए ठीक हो। B2B फ़ॉर्म को अक्सर कंपनी का नाम चाहिए। B2C फ़ॉर्म को शायद सिर्फ़ पहला नाम।

सबमिट करने की वजह

एक खास सवाल पूछें जो साफ़ करे कि वे संपर्क क्यों कर रहे हैं। यह सीधे आपके फ़ॉर्म के मकसद से जुड़ा होना चाहिए।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के लिए: "यह किस बारे में है?" और तीन-चार साफ़ विकल्प (सेल्स का सवाल, तकनीकी सपोर्ट, पार्टनरशिप की पूछताछ आदि)।

डेमो रिक्वेस्ट के लिए: "आप किस फ़ीचर के बारे में सबसे ज़्यादा जानना चाहते हैं?"

न्यूज़लेटर साइनअप के लिए: शायद इस फ़ील्ड की ज़रूरत ही न हो। वे न्यूज़लेटर के लिए साइन अप कर रहे हैं। वजह साफ़ है।

बजट, समयसीमा और कंपनी का आकार: इन्हें बाद की बातचीत के लिए रखें

जो जानकारी दूसरी बातचीत की है, उसे पहले फ़ॉर्म में माँगना बंद करें। ज़्यादातर टीमें ये गलतियाँ करती हैं:

बजट के सवाल फ़ॉर्म को मार देते हैं। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म पर "आपका बजट क्या है?" पूछना बेतुका लगता है और लोग झिझकने लगते हैं। यह सेल्स कॉल में पूछें। अगर फ़ॉर्म पर पूछना ही पड़े, तो उसे वैकल्पिक रखें या खाली टेक्स्ट फ़ील्ड की जगह रेंज दें ("Under 100k", "100k-500k", "500k+")।

अभी के टूल और समाधान। "आप अभी कौन सा टूल इस्तेमाल करते हैं?" बाद में पूछा जा सकता है। अगर व्यक्ति आपसे संपर्क कर रहा है, तो वह कम से कम सीखने के लिए तैयार है। पहली बातचीत से पहले आपको यह जानकारी नहीं चाहिए।

समयसीमा की अपेक्षा। "आपको यह कब चाहिए?" ऐसा लगता है जैसे आप उन्हें छाँट रहे हैं कि जवाब दें या नहीं। सबको जवाब दें। समयसीमा के बारे में तब पूछें जब वे बातचीत के लिए हाँ कह दें।

कंपनी की जानकारी। कंपनी का आकार, इंडस्ट्री और रेवेन्यू आपकी CRM प्रोफ़ाइल में होने चाहिए, कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म में नहीं। इन्हें बातचीत और समय के साथ अपडेट से इकट्ठा करें। आपका फ़ॉर्म बातचीत शुरू करने के लिए है, एक ही बार में अपना आदर्श ग्राहक प्रोफ़ाइल पूरा करने के लिए नहीं।

अलग-अलग विज़िटर को अलग सवाल दिखाएं

कंडीशनल लॉजिक (जिसे प्रोग्रेसिव प्रोफ़ाइलिंग भी कहते हैं) से आप फ़ॉर्म को भारी किए बिना अलग-अलग विज़िटर से अलग सवाल पूछ सकते हैं। सबसे शुरू में पाँच सवाल पूछने की जगह, सबसे दो सवाल पूछें। फिर उनके जवाबों के आधार पर दो-तीन फ़ॉलो-अप सवाल दिखाएं जो सिर्फ़ उन पर लागू हों।

उदाहरण: एक SaaS फ़ॉर्म सबसे पूछ सकता है "आपका पहला नाम क्या है?" और "आपकी मुख्य दिलचस्पी क्या है?" अगर वे "pricing" चुनें, तो "टीम में कितने लोग हैं?" दिखाएं। अगर वे "integrations" चुनें, तो "आप अभी कौन से टूल इस्तेमाल करते हैं?" दिखाएं। हर विज़िटर को सिर्फ़ अपने काम के सवाल दिखते हैं। फ़ॉर्म छोटा लगता है। फिर भी आप ज़रूरी डेटा इकट्ठा कर लेते हैं।

कन्वर्ट करने वाले असली फ़ॉर्म: तीन से चार फ़ील्ड

जो फ़ॉर्म सच में नतीजे लाते हैं, वे हैरानी की हद तक सरल होते हैं। सफल ब्रांड ये इस्तेमाल करते हैं:

SaaS फ़्री ट्रायल: ईमेल, पहला नाम, कंपनी का नाम। तीन फ़ील्ड। और कुछ नहीं। ज़्यादा डेटा तब आता है जब कोई साइन अप करके प्रोडक्ट इस्तेमाल करने लगता है।

ई-कॉमर्स चेकआउट: नाम, ईमेल, पता, क्रेडिट कार्ड। डिलीवरी और पेमेंट के लिए ज़रूरी डेटा। कोई सर्वे नहीं, "आपने हमारे बारे में कैसे सुना" नहीं, पसंद के सवाल नहीं।

बुकिंग फ़ॉर्म: नाम, ईमेल, पसंदीदा तारीख और समय, सर्विस के बारे में एक खास सवाल। कभी-कभी बस ईमेल और कैलेंडर में चुनाव।

न्यूज़लेटर साइनअप: ईमेल। बस ईमेल। अगर आपको उनका नाम या दिलचस्पियाँ चाहिए, तो सब्सक्राइब करने के बाद पूछें। तब तक आपको उनका भरोसा मिल चुका होता है।

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म: नाम, ईमेल, यह किस बारे में है (मल्टीपल चॉइस), मैसेज। चार फ़ील्ड। दस नहीं।

फ़ील्ड टेस्ट: कुछ भी जोड़ने से पहले ये चार सवाल पूछें

हर फ़ील्ड को आपके फ़ॉर्म में आने से पहले एक टेस्ट पास करना चाहिए:

सवाल 1: क्या जवाब देने से पहले मुझे यह चाहिए? अगर नहीं, तो हटा दें। बातचीत के दौरान आपको पता चल जाएगा।

सवाल 2: इससे कितनी रुकावट बढ़ती है? ईमानदारी से सोचें। अगर यह फ़ील्ड जोड़ने से कन्वर्ज़न 10% घटते हैं, तो क्या यह डेटा उसके लायक है?

सवाल 3: क्या इसे इकट्ठा करने का कोई और तरीका है? ईमेल फ़ॉलो-अप, साइनअप के बाद सर्वे या कंडीशनल लॉजिक, ये सब पहले फ़ॉर्म में पूछने से बेहतर काम करते हैं।

सवाल 4: क्या मैं इसे सच में इस्तेमाल करूँगा? अगर आप एक भी खास कदम नहीं बता सकते जो आप इस डेटा से उठाएंगे, तो आपको इसकी ज़रूरत नहीं है।

एक पूरा हुआ सबमिशन पाँच अधूरे सबमिशन से बेहतर है

फ़ॉर्म डिज़ाइन का यही बुनियादी सौदा है। पाँच फ़ील्ड वाला फ़ॉर्म जिसे सब पूरा करते हैं, दस फ़ील्ड वाले फ़ॉर्म से बेहतर डेटा देता है जिसे आधे लोग बीच में छोड़ देते हैं।

छोटे फ़ॉर्म में सोच-समझकर जवाब मिलते हैं। लंबे फ़ॉर्म में जल्दबाज़ी वाले जवाब मिलते हैं या फ़ॉर्म अधूरे छूट जाते हैं। बहुत ज़्यादा माँगने से आप मात्रा और गुणवत्ता दोनों खो देते हैं।

लीड को इस आधार पर बाँटें कि वे क्या करते हैं, क्या कहते हैं उस पर नहीं

आप लीड को क्वालिफ़ाई करके सही टीम तक पहुँचाना चाहते हैं। लेकिन आपको सब कुछ पहले ही पूछने की ज़रूरत नहीं है। इसके बजाय व्यवहार देखें।

देखें कि वे किस पेज से आए (इससे इरादा पता चलता है)। देखें कि फ़ॉर्म से पहले उन्होंने किन बटन पर क्लिक किया (इससे दिलचस्पी पता चलती है)। कुछ क्वालिफ़िकेशन का अंदाज़ा लगाने के लिए लैंडिंग पेज का संदर्भ इस्तेमाल करें। फिर फ़ॉर्म में ही एक-दो साफ़ करने वाले सवाल पूछें।

लोग अपने कामों से जितना बताते हैं, उतना फ़ॉर्म के जवाबों से कभी नहीं बताते।

WEMASY स्मार्ट फ़ॉर्म डेटा कलेक्शन में कैसे मदद करता है

WEMASY में फ़ॉर्म टूल है, जिससे आप अपने फ़ॉर्म खुद बना सकते हैं। ऊपर बताया फ़ील्ड टेस्ट अपने फ़ॉर्म पर लगाएं और सिर्फ़ वही फ़ील्ड रखें जो पास हों। समय-समय पर देखें कि कौन सी फ़ील्ड सच में भरी जा रही हैं और उसके हिसाब से फ़ॉर्म को सुधारें।

हर प्लान में फ़ॉर्म की कौन सी सुविधाएं शामिल हैं, यह जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल