कोई ग्राहक फ़ॉर्म सबमिट करता है। आपकी सेल्स टीम उसे कभी नहीं देखती, क्योंकि वह सिर्फ़ आपके फ़ॉर्म टूल में है। आपकी अकाउंटिंग टीम को पता नहीं चलता कि नया ग्राहक आया, क्योंकि डेटा उनकी स्प्रेडशीट तक पहुँचा ही नहीं। आपकी सपोर्ट टीम के पास संदर्भ नहीं है, क्योंकि उनके पास सबमिशन देखने की पहुँच नहीं है। इस बीच आप वही डेटा हाथ से तीन अलग सिस्टम में कॉपी कर रहे हैं, वही जानकारी तीन बार टाइप कर रहे हैं, और फिर भी गलतियाँ कर रहे हैं।
इस लेख में बताया गया है कि फ़ॉर्म सबमिशन को एक साथ कई प्लेटफ़ॉर्म पर कैसे सिंक करें, ताकि जिस भी टीम को डेटा चाहिए उसे वह अपने आप और तुरंत मिल जाए।
डेटा सिंकिंग का मतलब क्या है और यह क्यों मायने रखती है
डेटा सिंकिंग का मतलब है कि फ़ॉर्म सबमिशन एक ही समय पर कई सिस्टम में अपने आप भेजे जाते हैं। जब कोई सबमिट करता है, तो डेटा आपके CRM, ईमेल लिस्ट, स्प्रेडशीट, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल और जहाँ भी चाहिए वहाँ पहुँच जाता है। सब कुछ सेकंड में। सब कुछ एक ही एक्शन में।
सिंकिंग के बिना डेटा अलग-अलग खानों में बँट जाता है। सेल्स टीम के पास CRM में अधूरा डेटा होता है। फ़ाइनेंस की स्प्रेडशीट में कुछ और होता है। सपोर्ट को पता ही नहीं कि नया ग्राहक आया। हर कोई अलग सच के आधार पर काम कर रहा होता है।
सिंकिंग सभी सिस्टम को अपडेट रखती है। एक सबमिशन सभी जगह पहुँचता है। हर किसी के पास वही जानकारी होती है।
वन-वे सिंक बनाम टू-वे सिंक
वन-वे सिंक (फ़ॉर्म से दूसरे सिस्टम तक)
डेटा आपके फ़ॉर्म से दूसरे टूल में जाता है। जब कोई सबमिट करता है, तो डेटा आपके CRM, ईमेल प्लेटफ़ॉर्म, स्प्रेडशीट आदि में चला जाता है। यह सबसे आम पैटर्न है। सिंक की शुरुआत फ़ॉर्म सबमिशन से होती है।
टू-वे सिंक
कम आम है, लेकिन कभी-कभी ज़रूरी होता है। डेटा दोनों तरफ़ बहता है। उदाहरण के लिए, अगर कोई आपके CRM में कॉन्टैक्ट अपडेट करता है, तो वह बदलाव आपके फ़ॉर्म टूल में उनके रिकॉर्ड में वापस सिंक हो जाता है। या अगर आप स्प्रेडशीट अपडेट करते हैं, तो फ़ॉर्म टूल को वह बदलाव दिखता है।
टू-वे सिंक ज़्यादा जटिल है और आम तौर पर सिर्फ़ ज़रूरी डेटा फ़्लो के लिए इस्तेमाल होता है जहाँ बिल्कुल सिंक में रहना मायने रखता है।
फ़ॉर्म के ज़्यादातर इस्तेमाल में सिर्फ़ वन-वे सिंक काफ़ी है: फ़ॉर्म से बाकी सब जगह।
अलग-अलग ढाँचे वाली कई मंज़िलों को संभालना
चुनौती यह है: आपका फ़ॉर्म "name" और "company" इकट्ठा करता है, लेकिन आपका CRM नाम को "first_name" और "last_name" में बाँटता है। आपकी स्प्रेडशीट में "company_name" फ़ील्ड है। आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म को बस "email" चाहिए।
डेटा मैपिंग इसे हल करती है। सिंक सेट करते समय आप हर मंज़िल को बताते हैं कि आपका फ़ॉर्म डेटा कैसे लेना है। फ़ॉर्म का "name" फ़ील्ड CRM के "first_name" फ़ील्ड से जुड़ता है। फ़ॉर्म का "email" ईमेल प्लेटफ़ॉर्म के "email" फ़ील्ड से जुड़ता है। और इसी तरह आगे।
ज़्यादातर सिंकिंग टूल यह मैपिंग अपने आप संभाल लेते हैं। आप बस क्लिक करके चुनते हैं कि कौन सा फ़ील्ड कहाँ जाएगा।
ऑटोमेशन टूल से कई प्लेटफ़ॉर्म की सिंकिंग सेट करना
विकल्प 1: कई अलग-अलग सिंक
हर मंज़िल के लिए अलग वर्कफ़्लो बनाएं। वर्कफ़्लो 1: फ़ॉर्म से CRM। वर्कफ़्लो 2: फ़ॉर्म से ईमेल प्लेटफ़ॉर्म। वर्कफ़्लो 3: फ़ॉर्म से स्प्रेडशीट। जब फ़ॉर्म सबमिट होता है, तीनों वर्कफ़्लो चल जाते हैं। डेटा तीनों जगह पहुँचता है।
इसे सेट करना आसान है और संभालना भी। नुकसान यह है: अगर आपकी 10 मंज़िलें हैं, तो आपको 10 वर्कफ़्लो चाहिए, और कई ऑटोमेशन टूल हर वर्कफ़्लो का पैसा लेते हैं।
विकल्प 2: मल्टी-स्टेप वर्कफ़्लो
एक ही वर्कफ़्लो बनाएं जिसमें कई एक्शन स्टेप हों। ट्रिगर: फ़ॉर्म सबमिशन। एक्शन 1: CRM में जोड़ें। एक्शन 2: ईमेल लिस्ट में जोड़ें। एक्शन 3: स्प्रेडशीट में पंक्ति जोड़ें। सब एक ही वर्कफ़्लो में।
अगर आपकी कई मंज़िलें हैं, तो यह ज़्यादा कारगर और सस्ता है। एक वर्कफ़्लो कई काम करता है।
कंडीशनल सिंकिंग संभालना (हर चीज़ हर जगह नहीं जाती)
हो सकता है आप हर सबमिशन को हर मंज़िल पर सिंक न करना चाहें। शायद सेल्स की पूछताछ CRM में जाए लेकिन सपोर्ट के सवाल नहीं। शायद आप सिर्फ़ ज़्यादा प्राथमिकता वाली लीड ही ईमेल प्लेटफ़ॉर्म पर सिंक करें।
शर्तों का इस्तेमाल करें। अपने सिंकिंग टूल में नियम सेट करें: "सिर्फ़ तभी सिंक करें जब inquiry_type = Sales हो" या "सिर्फ़ तभी सिंक करें जब priority = High हो।"
इससे आपके सिस्टम साफ़ रहते हैं। आप हर सिस्टम में हर सबमिशन की बाढ़ नहीं लाते। सिर्फ़ काम का डेटा सही जगहों पर जाता है।
सिंक किए गए सिस्टम में डेटा की क्वालिटी
जब डेटा कई जगह सिंक होता है, तो क्वालिटी मायने रखती है। आपके फ़ॉर्म की एक टाइपो पाँचों सिस्टम में टाइपो बन जाती है।
सिंक करने से पहले फ़ॉर्म वैलिडेशन करें। ज़रूरी फ़ील्ड, ईमेल वैलिडेशन और फ़ॉर्मेट की जाँच इस्तेमाल करें। अंदर आने वाला साफ़ डेटा मतलब जहाँ भी सिंक हो वहाँ साफ़ डेटा।
सिंक की निगरानी और नाकामी की जाँच
अच्छी सिंकिंग भी कभी-कभी फ़ेल होती है। कोई मंज़िल वाला सिस्टम बंद हो सकता है। कोई API बदल सकती है। कोई फ़ील्ड मैपिंग टूट सकती है।
अपने सिंक की नियमित निगरानी करें। जाँचें कि डेटा सभी मंज़िलों पर पहुँच रहा है। ज़्यादातर सिंकिंग टूल में लॉग या डैशबोर्ड होते हैं जो सफलता और नाकामी की रेट दिखाते हैं। समस्याएँ जल्दी पकड़ने के लिए इन्हें हर हफ़्ते देखें।
जब कोई सिंक फ़ेल हो, तो उसे अनदेखा न करें। ठीक करें। जब तक आप नहीं करते, आपके सिस्टम सिंक से बाहर रहेंगे।
कई प्लेटफ़ॉर्म की सिंकिंग में लागत की बातें
सिंकिंग सर्विस आम तौर पर हर टास्क या हर महीने के हिसाब से पैसे लेती हैं। अगर आपके कई सिंक बार-बार चलते हैं, तो लागत बढ़ जाती है। हिसाब लगाएं:
हर महीने कितने फ़ॉर्म सबमिशन? कितनी मंज़िलें? इससे हर महीने के सिंक टास्क की संख्या निकलती है। उस वॉल्यूम के लिए आपकी सिंकिंग सर्विस कितना चार्ज करती है?
कभी-कभी जहाँ नेटिव इंटीग्रेशन उपलब्ध हों वहाँ उन्हें इस्तेमाल करना सस्ता पड़ता है (नेटिव इंटीग्रेशन आम तौर पर आपके फ़ॉर्म टूल की कीमत में शामिल होते हैं), और ऑटोमेशन टूल सिर्फ़ उन सिस्टम के लिए इस्तेमाल करें जिनके नेटिव इंटीग्रेशन नहीं हैं।
कई प्लेटफ़ॉर्म की सिंकिंग और WEMASY
WEMASY में आप वेबसाइट बिल्डर से अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म जोड़ सकते हैं। ऊपर बताए तरीके से तय करें कि आपके फ़ॉर्म का डेटा किन सिस्टम तक पहुँचना चाहिए। WEMASY के प्लान और कीमतें प्राइसिंग पेज पर देखें।