ईमेल ऑटोमेशन: कन्फ़र्मेशन और नोटिफ़िकेशन भेजना

आप एक फ़ॉर्म भरते हैं और कोई जवाब नहीं आता। न कन्फ़र्मेशन, न ईमेल, न "हमें आपका सबमिशन मिल गया"। आपको पता ही नहीं कि काम हुआ या नहीं। आपने चुप्पी में सबमिट किया। अब एक और फ़ॉर्म सबमिट करें और तुरंत ईमेल मिले: "धन्यवाद। हमें आपका संदेश मिल गया।" अचानक आपको भरोसा हो जाता है। आप जान जाते हैं कि यह किसी तक पहुंच गया।

उलझन और भरोसे के बीच का यही फ़र्क ईमेल ऑटोमेशन पैदा करता है। यह लेख बताता है कि सबमिट करने के बाद विज़िटर को ऑटोमैटिक कन्फ़र्मेशन ईमेल कैसे भेजें, अपनी टीम को नए सबमिशन की सूचना कैसे दें, और फ़ॉर्म पूरा होने की दर और भरोसा बढ़ाने के लिए ईमेल का इस्तेमाल कैसे करें।

फ़ॉर्म ईमेल ऑटोमेशन क्या करता है

फ़ॉर्म ईमेल ऑटोमेशन का मतलब है ऐसे ईमेल सेट करना जो सबमिशन के बाद अपने आप भेजे जाएं। आम तौर पर दो तरह के ईमेल होते हैं:

विज़िटर को कन्फ़र्मेशन ईमेल: "सबमिट करने के लिए धन्यवाद। हमें आपका संदेश मिल गया है और हम 24 घंटे के भीतर जवाब देंगे।"

आपकी टीम को नोटिफ़िकेशन ईमेल: "Jane Smith से नया कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म सबमिशन: jane@example.com। संदेश: [फ़ॉर्म सबमिशन की जानकारी]।"

दोनों का अपना काम है। कन्फ़र्मेशन ईमेल विज़िटर को भरोसा दिलाता है कि कुछ हुआ है। नोटिफ़िकेशन ईमेल आपकी टीम को सचेत करता है, ताकि वह जवाब दे सके।

कन्फ़र्मेशन ईमेल जितना सोचते हैं उससे ज़्यादा मायने रखते हैं

कन्फ़र्मेशन ईमेल दो काम करता है:

यह विज़िटर को साबित करता है कि उसका सबमिशन सफल रहा। इसके बिना उन्हें पता नहीं चलता। इससे डुप्लिकेट सबमिशन, "क्या आपको मेरा फ़ॉर्म मिला?" पूछने वाले सपोर्ट ईमेल, और भरोसे की कमी पैदा होती है।

यह उम्मीदें तय करता है। कन्फ़र्मेशन ईमेल में आप बता सकते हैं कि जवाब आने में कितना समय लगेगा। "हम 24 घंटे में जवाब देंगे" एक वादा है। उसे निभाएं। अगर आप 24 घंटे कहें और 2 घंटे में जवाब दें, तो विज़िटर खुश होता है। अगर 24 घंटे कहें और एक हफ़्ता लगाएं, तो वह नाराज़ होता है।

फ़ॉर्म ईमेल के प्रकार

कन्फ़र्मेशन ईमेल

फ़ॉर्म सबमिट होते ही तुरंत भेजा जाता है। यह छोटा और भरोसा दिलाने वाला होना चाहिए। इसमें शामिल करें:

धन्यवाद का संदेश। इसकी पुष्टि कि उनका सबमिशन मिल गया। जवाब कब तक मिलेगा। (वैकल्पिक) उन्होंने जो सबमिट किया उसका सारांश। (वैकल्पिक) अगले कदम या काम की जानकारी।

ईमेल छोटा रखें। एक या दो पैराग्राफ़। ज़्यादातर लोग ईमेल को सरसरी नज़र से पढ़ते हैं। लंबे कन्फ़र्मेशन ईमेल बिना पढ़े रह जाते हैं।

आपकी टीम को नोटिफ़िकेशन ईमेल

फ़ॉर्म सबमिशन आने पर आपकी टीम या आपको भेजा जाता है। इसमें सारी ज़रूरी जानकारी होनी चाहिए ताकि टीम को पता चले कि क्या करना है:

विज़िटर का नाम, ईमेल और फ़ोन (अगर लिया गया हो)। उन्होंने क्या सबमिट किया (अगर मैसेज फ़ील्ड है)। कौन सा फ़ॉर्म सबमिट किया (अगर आपके पास कई फ़ॉर्म हैं)। अपने फ़ॉर्म टूल में पूरा सबमिशन देखने का सीधा लिंक।

ये ईमेल अंदर के इस्तेमाल के लिए हैं। इन्हें विस्तृत बनाएं। आपकी टीम को जल्दी जवाब देने के लिए सारी जानकारी चाहिए।

शर्त वाले ईमेल

कुछ फ़ॉर्म टूल सबमिशन के हिसाब से अलग-अलग ईमेल भेजने देते हैं। जैसे: अगर वे "सेल्स पूछताछ" चुनें, तो उन्हें सेल्स कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें। अगर "टेक्निकल सपोर्ट" चुनें, तो टेक्निकल सपोर्ट कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें।

इस पर्सनलाइज़ेशन से अनुभव ज़्यादा काम का लगता है। विज़िटर को लगता है कि उनकी ख़ास समस्या संभाली जा रही है, यह नहीं कि उन्हें एक सामान्य ऑटो-जवाब मिला।

फ़ॉर्म ईमेल ऑटोमेशन कैसे सेट करें

अपने फ़ॉर्म टूल में

ज़्यादातर फ़ॉर्म टूल में ईमेल ऑटोमेशन पहले से होता है। अपने फ़ॉर्म टूल में लॉग इन करें। फ़ॉर्म खोजें। "Email" सेटिंग या "Automations" देखें। आपको ये विकल्प दिखने चाहिए:

सबमिट करने वाले को कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें। [आपके ईमेल एड्रेस] पर नोटिफ़िकेशन ईमेल भेजें। ईमेल का विषय और संदेश अपने हिसाब से बदलें।

कई फ़ॉर्म टूल में टेम्पलेट होते हैं, ताकि आपको शुरू से न लिखना पड़े। एक टेम्पलेट चुनें, उसे अपने ब्रांड के हिसाब से बदलें और सेव करें।

ऑटोमेशन टेस्ट करना

ईमेल ऑटोमेशन चालू करने से पहले उसे टेस्ट करें। एक टेस्ट फ़ॉर्म सबमिट करें और देखें कि कन्फ़र्मेशन और नोटिफ़िकेशन, दोनों ईमेल मिले या नहीं। अगर कोई नहीं आता:

जांचें कि ईमेल एड्रेस सही है। अपना स्पैम फ़ोल्डर देखें (ऑटोमैटिक ईमेल कभी-कभी स्पैम में चले जाते हैं)। फ़ॉर्म टूल की ईमेल सेटिंग देखें कि ऑटोमेशन चालू है।

ईमेल ऑटोमेशन की आम समस्याएं

ईमेल भेजे नहीं जा रहे

सबसे आम कारण यह है कि फ़ॉर्म टूल की ईमेल सेटिंग बंद है या गलत सेट है। फ़ॉर्म में दोबारा लॉग इन करके ईमेल ऑटोमेशन सेटिंग जांचें। क्या टॉगल "on" है? क्या पाने वाले का ईमेल एड्रेस सही है? क्या कोई टेस्ट बटन है जिससे आप टेस्ट ईमेल भेज सकें?

ईमेल स्पैम में जा रहे हैं

अगर आपके कन्फ़र्मेशन ईमेल विज़िटर के स्पैम फ़ोल्डर में जा रहे हैं, तो यह डिलीवरेबिलिटी की समस्या है। फ़ॉर्म टूल ईमेल भेज रहा है, पर पाने वाले का ईमेल प्रोवाइडर उन्हें स्पैम समझ रहा है।

डिलीवरेबिलिटी सुधारने के लिए ऐसा "from" ईमेल एड्रेस इस्तेमाल करें जो आपके डोमेन से मेल खाता हो। जैसे, अगर आपकी साइट example.com है, तो कन्फ़र्मेशन ईमेल noreply@example.com से भेजें, किसी सामान्य no-reply एड्रेस से नहीं। डोमेन का मेल खाना भरोसेमंद होने का संकेत देता है।

ईमेल में संवेदनशील जानकारी है

अगर आपका फ़ॉर्म पासवर्ड, पेमेंट की जानकारी या दूसरा संवेदनशील डेटा लेता है, तो उसे नोटिफ़िकेशन ईमेल में न डालें। आपकी टीम को असली पासवर्ड देखने की ज़रूरत नहीं है। फ़ॉर्म टूल को या तो संवेदनशील डेटा ईमेल में नहीं डालना चाहिए, या उसे अपने आप छिपा देना चाहिए (जैसे क्रेडिट कार्ड नंबर के सिर्फ़ आख़िरी 4 अंक दिखाना)।

फ़ॉर्म कन्फ़र्मेशन ईमेल के लिए सबसे अच्छे तरीके

जवाब का साफ़ समय बताएं: विज़िटर को बताएं कि जवाब कब तक मिलेगा। "हम 24 घंटे में जवाब देंगे" किसी समयसीमा के न होने से बेहतर है।

इसे निजी बनाएं: अगर आपके पास उनका नाम है, तो उसका इस्तेमाल करें। "नमस्ते Jane" "नमस्ते" से बेहतर लगता है।

इसे छोटा रखें: तीन या चार वाक्य। कन्फ़र्मेशन ईमेल पिच या सेल्स संदेश की जगह नहीं है।

ज़रूरत हो तो कॉल टू एक्शन जोड़ें: अगर उन्हें आगे कुछ करना है, तो बताएं। "कोई सवाल हो तो इस ईमेल का जवाब दें।"

इसे ब्रांड दें: अपना लोगो, रंग और बोलने का अंदाज़ इस्तेमाल करें, ताकि यह किसी सामान्य फ़ॉर्म टूल से नहीं, आपकी ओर से लगे।

टीम नोटिफ़िकेशन ईमेल के लिए सबसे अच्छे तरीके

पूरा संदर्भ दें: आपकी टीम को जानकारी देखने के लिए फ़ॉर्म टूल में लॉग इन नहीं करना पड़ना चाहिए। सबमिशन की जानकारी ईमेल में ही डालें।

इसे आसानी से पढ़ने लायक बनाएं: लाइन ब्रेक और फ़ॉर्मेटिंग इस्तेमाल करें ताकि ईमेल एक नज़र में पढ़ा जा सके।

सीधा एक्शन लिंक दें: अपने फ़ॉर्म टूल में पूरा सबमिशन देखने का लिंक जोड़ें। आपकी टीम एक लिंक पर क्लिक करके सही जगह पहुंच सके।

बहुत बार न भेजें: अगर आपके फ़ॉर्म का वॉल्यूम ज़्यादा है और हर सबमिशन पर नोटिफ़िकेशन ईमेल जाता है, तो आपका इनबॉक्स भर जाएगा। ज़्यादा वॉल्यूम वाले फ़ॉर्म के लिए अलग-अलग ईमेल की जगह रोज़ का डाइजेस्ट ("आज के सारे सबमिशन यहां हैं") सोचें।

एडवांस्ड ऑटोमेशन: जवाबों के आधार पर शर्त वाले ईमेल

कुछ फ़ॉर्म टूल विज़िटर के सबमिट किए जवाब के हिसाब से अलग ईमेल भेजने देते हैं। अगर आपके फ़ॉर्म में कंडीशनल फ़ील्ड हैं, तो आप कंडीशनल ईमेल भेज सकते हैं।

उदाहरण: आपका फ़ॉर्म पूछता है "आपकी रुचि किस प्रोडक्ट में है?" अगर वे "Product A" चुनें, तो उन्हें Product A के बारे में कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें। अगर "Product B" चुनें, तो Product B के बारे में दूसरा कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजें।

इसमें थोड़ा ज़्यादा सेटअप लगता है, पर हर विज़िटर के लिए अनुभव कहीं ज़्यादा काम का बन जाता है।

WEMASY में फ़ॉर्म और ईमेल

WEMASY में फ़ॉर्म टूल है, जिससे आप अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म बना सकते हैं।

आपके प्लान में कौन-से फ़ीचर शामिल हैं, यह जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल