खुद से पूछें: जो लोग फ़ॉर्म के ज़रिए आपके न्यूज़लेटर के सब्सक्राइबर बनते हैं, उनमें से कितने सच में आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म तक पहुंचते हैं? अगर जवाब "सारे" नहीं है, तो आप हाथ से डेटा भरने में देरी, इंसानी गलती और छूटे हुए साइनअप की वजह से सब्सक्राइबर खो रहे हैं।
यह लेख बताता है कि अपने फ़ॉर्म को सीधे ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म से कैसे जोड़ें, ताकि सब्सक्राइबर अपने आप जुड़ें, आपकी मेलिंग लिस्ट सिंक में रहे, और कोई साइनअप कभी न छूटे।
फ़ॉर्म से ईमेल इंटीग्रेशन क्यों मायने रखता है
आपके सब्सक्राइबर का डेटा दो सिस्टम में है: आपका फ़ॉर्म और आपका ईमेल प्लेटफ़ॉर्म। अगर वे जुड़े नहीं हैं, तो सिंक से बाहर रहते हैं। कोई आपके फ़ॉर्म टूल में न्यूज़लेटर साइनअप फ़ॉर्म सबमिट करता है। पर वह आपकी ईमेल लिस्ट में नहीं जुड़ता। उसे आपका ईमेल कैंपेन कभी नहीं मिलता। आपने बिना जाने एक सब्सक्राइबर खो दिया।
फ़ॉर्म से ईमेल इंटीग्रेशन आपके फ़ॉर्म के नए सब्सक्राइबर को सीधे आपके ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म में भेज देता है। आपकी लिस्ट अप-टू-डेट रहती है। कोई छूटता नहीं। आप अपना समय हाथ से डेटा भरने में नहीं, ईमेल रणनीति पर लगाते हैं।
फ़ॉर्म से ईमेल प्लेटफ़ॉर्म कैसे काम करते हैं
जब आप फ़ॉर्म को ईमेल प्लेटफ़ॉर्म से जोड़ते हैं, तो प्रक्रिया सरल होती है: कोई आपका न्यूज़लेटर साइनअप फ़ॉर्म सबमिट करता है। फ़ॉर्म टूल को सबमिशन मिलता है। वहीं रुकने के बजाय फ़ॉर्म टूल उस सब्सक्राइबर की जानकारी (आमतौर पर ईमेल एड्रेस, और चाहें तो नाम या दूसरा डेटा) अपने आप आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म को भेज देता है। आपका ईमेल प्लेटफ़ॉर्म उसे लेकर सब्सक्राइबर लिस्ट में जोड़ देता है। अब वे आपकी मेलिंग लिस्ट में हैं और आपके भेजे कैंपेन पाएंगे।
यह रियल टाइम में होता है। सबमिट करने के कुछ सेकंड के भीतर वे आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म में होते हैं।
लोकप्रिय ईमेल प्लेटफ़ॉर्म और उनके फ़ॉर्म इंटीग्रेशन
सामान्य ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म
सामान्य ईमेल प्लेटफ़ॉर्म ज़्यादातर फ़ॉर्म बिल्डर के साथ जुड़ते हैं। इंटीग्रेशन सीधा है: अपना ईमेल अकाउंट जोड़ें, चुनें कि सब्सक्राइबर किस लिस्ट में जुड़ें, फ़ील्ड मैप करें (फ़ॉर्म का ईमेल फ़ील्ड प्लेटफ़ॉर्म के ईमेल फ़ील्ड से), और काम हो गया। ये प्लेटफ़ॉर्म आसान इंटीग्रेशन के लिए जाने जाते हैं।
ई-कॉमर्स ईमेल प्लेटफ़ॉर्म
कुछ ईमेल प्लेटफ़ॉर्म ई-कॉमर्स के लिए बने हैं। ये फ़ॉर्म टूल के साथ जुड़ते हैं, ख़ासकर उनके साथ जो ऑनलाइन स्टोर इस्तेमाल करते हैं। इंटीग्रेशन की प्रक्रिया वैसी ही है: ऑथेंटिकेट करें, लिस्ट चुनें, फ़ील्ड मैप करें। कई प्लेटफ़ॉर्म सब्सक्राइबर को टैग भी करने देते हैं (जैसे "प्रोडक्ट पेज के फ़ॉर्म सबमिशन से आया"), जिससे ईमेल लिस्ट को सेगमेंट करने में मदद मिलती है।
क्रिएटर ईमेल प्लेटफ़ॉर्म
क्रिएटर ईमेल प्लेटफ़ॉर्म के कुछ फ़ॉर्म बिल्डर के साथ नेटिव इंटीग्रेशन होते हैं। अगर आपका फ़ॉर्म टूल आपके प्लेटफ़ॉर्म को सपोर्ट करता है, तो इंटीग्रेशन एक क्लिक का है। अगर नहीं, तो आप वर्कफ़्लो बिल्डर से जोड़ सकते हैं।
ऑल-इन-वन CRM और ईमेल प्लेटफ़ॉर्म
कुछ प्लेटफ़ॉर्म CRM और ईमेल को एक साथ जोड़ते हैं। वे कई फ़ॉर्म टूल के साथ जुड़ते हैं। इंटीग्रेशन में आमतौर पर सिर्फ़ आपकी ईमेल लिस्ट में सब्सक्राइबर जोड़ना ही नहीं, प्लेटफ़ॉर्म के CRM हिस्से में कॉन्टैक्ट बनाना भी शामिल होता है।
दूसरे ईमेल प्लेटफ़ॉर्म
ज़्यादातर ईमेल प्लेटफ़ॉर्म कम से कम एक ऑटोमेशन टूल से जुड़ते हैं। अगर आपका ईमेल प्लेटफ़ॉर्म सीधे आपके फ़ॉर्म टूल से इंटीग्रेट नहीं है, तो देखें कि कोई ऑटोमेशन टूल उसे सपोर्ट करता है या नहीं। ज़्यादातर करते हैं।
फ़ॉर्म से ईमेल इंटीग्रेशन सेट करना
कदम 1: अपना ईमेल प्लेटफ़ॉर्म चुनें
अगर आपके पास पहले से नहीं है, तो कोई ईमेल सर्विस चुनें। कई में फ़्री टियर होता है, अक्सर 500 सब्सक्राइबर तक। कुछ पेड हैं पर मुफ़्त ट्रायल देते हैं।
कदम 2: देखें कि आपका फ़ॉर्म टूल आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म से जुड़ता है या नहीं
अपने फ़ॉर्म टूल में लॉग इन करें। "इंटीग्रेशन" या "कनेक्शन" देखें। देखें कि आपका ईमेल प्लेटफ़ॉर्म सूची में है या नहीं। अगर है, तो आगे बढ़ें। अगर नहीं, तो आप ऑटोमेशन टूल इस्तेमाल करेंगे।
कदम 3: अपना ईमेल प्लेटफ़ॉर्म ऑथेंटिकेट करें
अपने फ़ॉर्म टूल में इंटीग्रेशन पर क्लिक करें। आपसे अपने ईमेल प्लेटफ़ॉर्म में लॉग इन करने और अनुमति देने को कहा जाएगा। आप फ़ॉर्म टूल को अपनी लिस्ट में सब्सक्राइबर जोड़ने की अनुमति दे रहे हैं।
कदम 4: चुनें कि सब्सक्राइबर किस ईमेल लिस्ट में जोड़ने हैं
अगर आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म में कई लिस्ट हैं (ज़्यादातर में होती हैं), तो चुनें कि फ़ॉर्म सबमिशन किसमें जोड़े जाएं। आमतौर पर यह साफ़ होता है (आपकी "न्यूज़लेटर लिस्ट" या "मुख्य लिस्ट")। कभी-कभी आपके पास अलग-अलग लिस्ट होती हैं और आपको सही लिस्ट चुननी पड़ती है।
कदम 5: फ़ील्ड मैप करें
आपका फ़ॉर्म ईमेल, नाम और कंपनी ले सकता है। आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म में ईमेल, पहला नाम, आख़िरी नाम और कंपनी के फ़ील्ड हैं। फ़ॉर्म फ़ील्ड को ईमेल फ़ील्ड से सही तरह मैप करें। ईमेल ज़रूरी है। नाम आमतौर पर काम का है। कंपनी वैकल्पिक है।
कदम 6: इंटीग्रेशन टेस्ट करें
एक टेस्ट फ़ॉर्म सबमिट करें। अपना ईमेल प्लेटफ़ॉर्म देखें। क्या सब्सक्राइबर आपकी लिस्ट में है? क्या डेटा सही फ़ील्ड में है? अगर हां, तो काम हो गया। अगर नहीं, तो मैपिंग जांचें और फिर कोशिश करें।
डबल ऑप्ट-इन बनाम सिंगल ऑप्ट-इन
जब कोई आपका फ़ॉर्म सबमिट करता है, तो उसे तुरंत आपकी ईमेल लिस्ट में जोड़ देना चाहिए (सिंगल ऑप्ट-इन), या उसे कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजकर पुष्टि करवानी चाहिए और उसके बाद जोड़ना चाहिए (डबल ऑप्ट-इन)?
सिंगल ऑप्ट-इन: सब्सक्राइबर तुरंत जुड़ जाता है। तेज़ है। आपकी लिस्ट में ज़्यादा लोग जुड़ते हैं। पर कुछ ईमेल गलत होंगे या ऐसे लोग होंगे जो सब्सक्राइब करना नहीं चाहते थे।
डबल ऑप्ट-इन: सब्सक्राइबर को पुष्टि के लिए ईमेल मिलता है। सिर्फ़ पुष्टि करने वाले सब्सक्राइबर आपकी लिस्ट में जुड़ते हैं। धीमा है। लिस्ट छोटी रहती है। पर लिस्ट की क्वालिटी ज़्यादा होती है (सिर्फ़ वही लोग जो सच में जुड़ना चाहते हैं)।
यूरोप के GDPR नियम अक्सर डबल ऑप्ट-इन मांगते हैं। ज़्यादातर फ़ॉर्म टूल आपको चुनने देते हैं। लिस्ट की सबसे तेज़ बढ़त के लिए सिंगल ऑप्ट-इन चुनें। लिस्ट की सबसे अच्छी क्वालिटी और नियमों के पालन के लिए डबल ऑप्ट-इन चुनें।
अलग-अलग सिस्टम में अनसब्सक्राइब संभालना
जब कोई आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म से अनसब्सक्राइब करता है, तो क्या वह अपने आप आपके फ़ॉर्म टूल की सब्सक्राइबर लिस्ट से भी हट जाता है?
आमतौर पर नहीं। अनसब्सक्राइब का प्रबंधन एकतरफ़ा होता है। फ़ॉर्म ईमेल प्लेटफ़ॉर्म को सबमिट करता है। ईमेल प्लेटफ़ॉर्म अनसब्सक्राइब की जानकारी वापस फ़ॉर्म टूल को नहीं भेजता।
असल में यह ठीक है। आपका फ़ॉर्म टूल सारे सबमिशन ट्रैक करता है (बाद में अनसब्सक्राइब करने वालों के भी)। आपका ईमेल प्लेटफ़ॉर्म सब्सक्राइबर और अनसब्सक्राइब ट्रैक करता है। दोनों सिस्टम अपनी जगह सही हैं।
अगर कोई आपके ईमेल से अनसब्सक्राइब करे और फिर आपका फ़ॉर्म दोबारा सबमिट करे, तो वह आपकी ईमेल लिस्ट में फिर जुड़ जाएगा (क्योंकि उसने फ़ॉर्म दोबारा सबमिट किया)। कई ईमेल प्लेटफ़ॉर्म उसे दोबारा सब्सक्राइब कर देंगे। कुछ उसे अनसब्सक्राइब ही रखेंगे। अपने ईमेल प्लेटफ़ॉर्म की सेटिंग जांचें।
शर्त के साथ ईमेल लिस्ट साइनअप
हर फ़ॉर्म सबमिशन आपकी मुख्य ईमेल लिस्ट में नहीं जाना चाहिए। शायद आपके पास डेमो रिक्वेस्ट फ़ॉर्म, कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म और न्यूज़लेटर साइनअप फ़ॉर्म हैं। सिर्फ़ न्यूज़लेटर साइनअप आपके ईमेल प्लेटफ़ॉर्म में जुड़ने चाहिए। डेमो और कॉन्टैक्ट सबमिशन नहीं।
कुछ फ़ॉर्म टूल शर्त वाले इंटीग्रेशन सेट करने देते हैं। जैसे: "सिर्फ़ 'न्यूज़लेटर साइनअप' फ़ॉर्म के सबमिशन अपने ईमेल प्लेटफ़ॉर्म को भेजो। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के सबमिशन मत भेजो।"
इससे आपकी ईमेल लिस्ट साफ़ रहती है और आप उन लोगों को ईमेल नहीं भेजते जो सिर्फ़ डेमो चाहते थे, आपका न्यूज़लेटर नहीं।
अतिरिक्त डेटा फ़ील्ड सिंक करना
ईमेल प्लेटफ़ॉर्म में सिर्फ़ ईमेल एड्रेस से ज़्यादा होता है। वे पहला नाम, आख़िरी नाम, कंपनी, लोकेशन, ख़रीदारी का इतिहास और आपके बनाए कस्टम फ़ील्ड रख सकते हैं।
इंटीग्रेशन सेट करते समय आप फ़ॉर्म के अतिरिक्त डेटा को इन ईमेल प्लेटफ़ॉर्म फ़ील्ड से मैप कर सकते हैं। जैसे, अगर आपका फ़ॉर्म "company_name" लेता है, तो उसे ईमेल प्लेटफ़ॉर्म के कंपनी फ़ील्ड से मैप कर सकते हैं। फिर जुड़ने वाले हर सब्सक्राइबर की कंपनी अपने आप उसकी सब्सक्राइबर प्रोफ़ाइल में जुड़ जाती है।
यह अतिरिक्त डेटा सेगमेंटेशन के लिए काम का है। आप अलग-अलग कंपनियों के सब्सक्राइबर को अलग ईमेल भेज सकते हैं, लोकेशन के हिसाब से सेगमेंट कर सकते हैं, या किसी भी और फ़ील्ड से।
WEMASY में फ़ॉर्म और ईमेल प्लेटफ़ॉर्म
WEMASY में फ़ॉर्म टूल है, जिससे आप अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म बना सकते हैं।
आपके प्लान में कौन-से फ़ीचर शामिल हैं, यह जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।