किसी भी फ़ॉर्म सबमिशन के बाद आप शायद चाहते हैं कि कुछ अपने आप हो। आप ईमेल भेजना चाहते हैं, CRM में कॉन्टैक्ट बनाना चाहते हैं, डेटा को स्प्रेडशीट में दर्ज करना चाहते हैं, इन्वेंटरी सिस्टम अपडेट करना चाहते हैं। पर हो सकता है आपके फ़ॉर्म टूल में आपके इस्तेमाल किए हर सिस्टम के लिए बना-बनाया इंटीग्रेशन न हो। यहीं वेबहुक काम आते हैं।
यह लेख बताता है कि वेबहुक कैसे काम करते हैं, उनसे आप क्या ऑटोमेट कर सकते हैं, और तकनीकी न होने पर भी उन्हें कैसे सेट करें।
वेबहुक क्या है और कैसे काम करता है
वेबहुक आपके फ़ॉर्म टूल का दूसरे सिस्टम को अपने आप डेटा भेजने का तरीका है। आपको सिस्टम के बीच डेटा कॉपी-पेस्ट नहीं करना पड़ता, फ़ॉर्म टूल यह अपने आप कर देता है।
प्रक्रिया यह है: कोई आपका फ़ॉर्म सबमिट करता है। आपके फ़ॉर्म टूल को सबमिशन मिलता है। वहीं रुकने के बजाय फ़ॉर्म टूल वह डेटा आपके दिए वेबहुक URL पर भेजता है। वह वेबहुक URL किसी दूसरे सिस्टम से जुड़ा होता है (आपका अपना कस्टम एप्लिकेशन, कोई थर्ड-पार्टी सर्विस, स्प्रेडशीट आदि हो सकता है)। वेबहुक वह डेटा उस सिस्टम तक पहुंचाता है। सिस्टम उसे लेकर कुछ करता है (रिकॉर्ड बनाता है, ईमेल भेजता है, इन्वेंटरी अपडेट करता है आदि)।
यह सब सेकंड में होता है। हाथ से कोई काम नहीं करना पड़ता।
वेबहुक बनाम नेटिव इंटीग्रेशन
कई फ़ॉर्म टूल में लोकप्रिय CRM और ईमेल प्लेटफ़ॉर्म के साथ नेटिव इंटीग्रेशन होते हैं। एक बटन दबाएं, ऑथेंटिकेट करें, और काम हो गया। ये आसान हैं क्योंकि पहले से बने होते हैं।
वेबहुक अलग हैं। ये लचीले हैं पर इनमें ज़्यादा सेटअप लगता है। आप असल में फ़ॉर्म टूल को कहते हैं "यह डेटा इस URL पर भेजो", न कि "यह डेटा मेरे CRM को भेजो" (जो पहले से बना है)।
वेबहुक नेटिव इंटीग्रेशन की जगह कब इस्तेमाल करें?
जब आपकी सर्विस नेटिव इंटीग्रेशन सूची में न हो: आपका फ़ॉर्म टूल किसी लोकप्रिय CRM से जुड़ता है पर आपके कस्टम CRM से नहीं। वेबहुक इस्तेमाल करें।
जब आपको कस्टम लॉजिक चाहिए: आप डेटा जैसा है वैसा नहीं भेजना चाहते। आप उसे बदलना, फ़िल्टर करना या दूसरे डेटा के साथ मिलाना चाहते हैं। वेबहुक यह करने देते हैं।
जब आप आंतरिक सिस्टम से जोड़ना चाहते हैं: आपकी कंपनी का कस्टम एप्लिकेशन या आंतरिक डेटाबेस है जो सार्वजनिक सर्विस नहीं है। वेबहुक फ़ॉर्म डेटा वहां भेज सकता है।
वेबहुक के आम इस्तेमाल
कस्टम एप्लिकेशन को डेटा भेजना
आपने अपना फ़ॉर्म संभालने वाला सिस्टम बनाया है या कोई कस्टम आंतरिक टूल है। वेबहुक फ़ॉर्म सबमिशन आपके एप्लिकेशन को भेजता है, ताकि वह उन्हें आपके तरीके से प्रोसेस करे।
टीम चैट में नोटिफ़िकेशन बनाना
जब कोई फ़ॉर्म सबमिट करे, तो आपके टीम चैट चैनल में अपने आप संदेश भेजें। आपकी टीम को फ़ॉर्म टूल देखे बिना तुरंत सूचना मिल जाती है।
Google Sheet या स्प्रेडशीट अपडेट करना
हर फ़ॉर्म सबमिशन अपने आप स्प्रेडशीट में एक रो जोड़ देता है। आपको हाथ से जोड़े बिना सारे सबमिशन का रियल-टाइम लॉग मिलता है।
कस्टम डेटाबेस में डेटा दर्ज करना
फ़ॉर्म डेटा अपने नियंत्रण वाले डेटाबेस में भेजें। आप अपने रिकॉर्ड या कस्टम विश्लेषण के लिए हर चीज़ की पूरी कॉपी रखते हैं।
SMS या टेक्स्ट मैसेज भेजना
जब कोई फ़ॉर्म सबमिट करे, तो उसे अपने आप टेक्स्ट मैसेज से कन्फ़र्मेशन भेजें। या अपनी टीम को टेक्स्ट भेजें।
टास्क या टिकट बनाना
जब कोई फ़ॉर्म से सपोर्ट मांगे, तो आपके टिकटिंग सिस्टम में अपने आप सपोर्ट टिकट बनाएं। जब कोई डेमो मांगे, तो आपकी सेल्स टीम के लिए टास्क बनाएं।
क्लाउड स्टोरेज में फ़ाइल अपलोड करना
जब कोई आपके फ़ॉर्म से फ़ाइल अपलोड करे, तो उसे अपने आप Google Drive या किसी दूसरे क्लाउड स्टोरेज में सेव करें।
वेबहुक कैसे सेट करें (तकनीकी हुए बिना)
अगर आप डेवलपर नहीं हैं, तो आपको वेबहुक शुरू से बनाने की ज़रूरत नहीं है। ऐसी नो-कोड ऑटोमेशन सर्विस इस्तेमाल करें जो आपके लिए वेबहुक संभालती है।
ऑटोमेशन टूल इस्तेमाल करना (आसान तरीका)
ऑटोमेशन टूल नो-कोड सर्विस है। आप कोई कोड नहीं लिखते। बस बटन दबाते हैं और नियम सेट करते हैं।
कदम 1: ऑटोमेशन टूल में नया ऑटोमेशन बनाएं। ट्रिगर के रूप में अपना फ़ॉर्म टूल चुनें ("जब फ़ॉर्म सबमिट हो")।
कदम 2: अपने फ़ॉर्म टूल को अधिकृत करें। अपने फ़ॉर्म टूल के क्रेडेंशियल से लॉग इन करें।
कदम 3: अपना फ़ॉर्म चुनें और यह भी कि कौन से सबमिशन ऑटोमेशन चलाएं (सारे सबमिशन, या शर्तों के आधार पर सिर्फ़ कुछ)।
कदम 4: एक्शन चुनें। फ़ॉर्म सबमिट होने पर क्या होना चाहिए? "Google Sheets में रो जोड़ें"? "टीम चैट में संदेश भेजें"? "CRM लीड बनाएं"? ज़्यादातर ऑटोमेशन टूल सैकड़ों एक्शन सपोर्ट करते हैं।
कदम 5: अपने फ़ील्ड मैप करें। फ़ॉर्म फ़ील्ड को एक्शन फ़ील्ड से जोड़ें (फ़ॉर्म का ईमेल = चैट का ईमेल, फ़ॉर्म का संदेश = चैट का संदेश आदि)।
कदम 6: इसे टेस्ट करें। एक टेस्ट फ़ॉर्म सबमिट करें और देखें कि एक्शन हुआ या नहीं।
वेबहुक डेटा फ़ॉर्मेट समझें
जब वेबहुक डेटा भेजता है, तो वह JSON नाम का मानक फ़ॉर्मेट इस्तेमाल करता है। ऑटोमेशन टूल से वेबहुक इस्तेमाल करने के लिए आपको JSON समझने की ज़रूरत नहीं है, पर अगर आप कस्टम वेबहुक बना रहे हैं, तो यह आपको दिखेगा।
JSON का मतलब बस इतना है कि डेटा जोड़ियों में रखा जाता है: फ़ील्ड का नाम = वैल्यू। जैसे: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "I'm interested in pricing"।
ज़्यादातर वेबहुक सर्विस इसे आपके लिए अपने आप पार्स कर देती हैं। आपको डेटा पढ़ने लायक फ़ॉर्मेट में दिखता है।
वेबहुक की भरोसेमंदी और एरर हैंडलिंग
अगर आपका वेबहुक फ़ेल हो जाए तो क्या होता है? अगर फ़ॉर्म टूल के डेटा भेजते समय पाने वाला सिस्टम बंद हो?
अच्छे वेबहुक सिस्टम रीट्राई करते हैं। पहली कोशिश फ़ेल हो तो वे दोबारा कोशिश करते हैं। आमतौर पर वे कई मिनटों या घंटों में कुछ बार रीट्राई करते हैं। अगर सारी कोशिशें फ़ेल हो जाएं, तो वे फ़ेल होने को लॉग करते हैं, ताकि आप देख सकें कि क्या हुआ और हाथ से रीट्राई कर सकें।
इसीलिए टेस्टिंग ज़रूरी है। अपना वेबहुक सेटअप टेस्ट फ़ॉर्म सबमिशन से जांचें। असली सबमिशन के लिए चालू करने से पहले पक्का करें कि डेटा सच में मंज़िल तक पहुंचता है।
WEMASY में फ़ॉर्म और वेबहुक
WEMASY में फ़ॉर्म टूल है, जिससे आप अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म बना सकते हैं। आपके प्लान में कौन-से फ़ीचर शामिल हैं, यह जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।