GDPR और फ़ॉर्म कंसेंट: डेटा जुटाने की कानूनी ज़रूरतें

GDPR यूरोप का प्राइवेसी कानून है। अगर आपका फ़ॉर्म यूरोपीय संघ के विज़िटर से कोई भी जानकारी लेता है, सिर्फ़ ईमेल ही सही, तो GDPR आप पर लागू होता है। यह सिर्फ़ बड़ी कंपनियों या खास इंडस्ट्री पर असर डालने वाली बात नहीं है। GDPR दुनिया में कहीं भी ऐसे हर बिज़नेस पर लागू होता है जो यूरोपीय निवासियों से डेटा जुटाता है, और गलत करने पर जुर्माने भारी हैं।

GDPR और फ़ॉर्म कंसेंट वे कानूनी नियम हैं जो तय करते हैं कि आप EU के विज़िटर से कौन सा डेटा ले सकते हैं, उसे कैसे मांगते हैं और उसके साथ क्या करते हैं। यूरोपीय निवासियों से डेटा लेने वाला कोई भी फ़ॉर्म बनाने से पहले इन नियमों को समझना ज़रूरी है।

आप क्या सीखेंगे: GDPR क्या है और किस पर लागू होता है, कानूनी सहमति का मतलब क्या है, GDPR की ज़रूरतें पूरी करने के लिए फ़ॉर्म फ़ील्ड और चेकबॉक्स का ढांचा कैसे बनाएं, और नियम न मानने पर क्या होता है।

GDPR क्या है और क्या यह आपके फ़ॉर्म पर लागू होता है?

GDPR (जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन) यूरोपीय संघ का कानून है जो नियंत्रित करता है कि संगठन निजी डेटा कैसे जुटाते, स्टोर करते और इस्तेमाल करते हैं। यह दुनिया में कहीं भी ऐसी हर कंपनी पर लागू होता है जो EU के निवासियों से जानकारी लेती है।

आपके फ़ॉर्म GDPR के दायरे में आते हैं अगर:

• आपके पास EU से कोई भी विज़िटर हैं और आपका फ़ॉर्म उनसे जानकारी लेता है
• आप ईमेल पते, नाम, फ़ोन नंबर, IP पते या कोई और पहचान वाली जानकारी लेते हैं
• आप EU के निवासियों के बारे में जानकारी लेते हैं, भले ही आप EU में स्थित न हों

इससे फ़र्क नहीं पड़ता कि आपका बिज़नेस बड़ा है या छोटा, आप किस इंडस्ट्री में हैं, या आप कुछ बेचते हैं या नहीं। अगर आप EU के निवासियों से डेटा लेते हैं, तो GDPR लागू होता है।

GDPR फ़ॉर्म से क्या मांगता है?

GDPR डेटा लेने वाले फ़ॉर्म के लिए कई खास नियम तय करता है:

पारदर्शिता: विज़िटर को बताएं कि आप क्या ले रहे हैं

कोई आपका फ़ॉर्म भरे, इससे पहले उसे पता होना चाहिए कि आप कौन सा डेटा ले रहे हैं और क्यों। आपको इनके बारे में साफ़ जानकारी देनी होगी:

• आप कौन सा डेटा ले रहे हैं (ईमेल, नाम आदि)
• आप उसके साथ क्या करेंगे (उन्हें ईमेल भेजेंगे, मेलिंग लिस्ट में जोड़ेंगे, आगे संपर्क के लिए स्टोर करेंगे)
• उसकी पहुंच किसके पास होगी (आपकी टीम, तीसरे पक्ष की सर्विस आदि)
• आप उसे कितने समय तक रखेंगे

यह जानकारी विज़िटर को फ़ॉर्म सबमिट करने से पहले दिखनी चाहिए। आपने जिस प्राइवेसी पॉलिसी का लिंक दिया है, वह काफ़ी नहीं है। आपको मुख्य जानकारी सीधे फ़ॉर्म वाले पेज पर या फ़ॉर्म के ठीक ऊपर देनी होगी।

सहमति: साफ़ पूछें, मान न लें

ज़्यादातर डेटा लेने के लिए आपको विज़िटर की स्पष्ट सहमति चाहिए। उन्हें आपकी शर्तों पर सक्रिय रूप से सहमत होना होगा। बॉक्स टिक करना सहमति है। चुप रहना नहीं है।

यह GDPR से पहले फ़ॉर्म जैसे काम करते थे, उससे अलग है। आप यह नहीं मान सकते कि चूंकि किसी ने आपसे संपर्क करने के लिए फ़ॉर्म सबमिट किया, इसलिए वह अपने आप आपकी मार्केटिंग ईमेल लिस्ट में जुड़ने को तैयार है। डेटा के हर इस्तेमाल के लिए अलग सहमति चाहिए।

सहमति स्वतंत्र रूप से दी गई होनी चाहिए

अगर डेटा आपकी सर्विस के लिए ज़रूरी नहीं है, तो सहमति आपकी सर्विस इस्तेमाल करने की शर्त नहीं हो सकती। मिसाल के तौर पर, अगर कोई सवाल पूछने के लिए कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म भरता है, तो जवाब देने के लिए आपको उसका ईमेल चाहिए। उसके लिए आपको सहमति नहीं चाहिए क्योंकि वह ज़रूरी है। पर अगर आप उन्हें अपने मार्केटिंग न्यूज़लेटर में जोड़ना चाहते हैं, तो वह वैकल्पिक है, और आपको स्पष्ट सहमति चाहिए।

सहमति का तरीका खुद साफ़ होना चाहिए

अगर आप सहमति के लिए चेकबॉक्स इस्तेमाल करते हैं, तो वह खाली से शुरू होना चाहिए। विज़िटर को उसे सक्रिय रूप से टिक करना होगा। पहले से टिक किए बॉक्स सहमति नहीं माने जाते। भाषा साफ़ और सादी होनी चाहिए, कानूनी शब्दजाल में दबी हुई नहीं।

GDPR सहमति के लिए फ़ॉर्म का ढांचा बनाना

ज़रूरी बनाम वैकल्पिक डेटा

पहले, जो डेटा आपको पक्का चाहिए उसे वैकल्पिक डेटा से अलग करें:

• ज़रूरी: रिक्वेस्ट पूरी करने के लिए चाहिए जानकारी (कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म का जवाब देने के लिए ईमेल, ऑर्डर भेजने के लिए पता)
• वैकल्पिक: मार्केटिंग या एनालिटिक्स के लिए चाही गई जानकारी (वे किस चैनल से आए, उनका पद क्या है)

वैकल्पिक फ़ील्ड पर साफ़ "(वैकल्पिक)" लिखें ताकि विज़िटर जानें कि उन्हें उन्हें भरना ज़रूरी नहीं है।

अलग कंसेंट चेकबॉक्स

अगर आप डेटा को कई मकसदों के लिए इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो अलग चेकबॉक्स रखें। एक "मैं ईमेल से संपर्क किए जाने के लिए सहमत हूं" के लिए और दूसरा "मैं मार्केटिंग ईमेल पाने के लिए सहमत हूं" के लिए। उन्हें एक चेकबॉक्स में न मिलाएं।

<label> <input type="checkbox" name="contact_consent" required> आप सहमत हैं कि हम इस पूछताछ का जवाब देने के लिए आपसे संपर्क कर सकते हैं </label> <label> <input type="checkbox" name="marketing_consent"> मैं नए प्रोडक्ट और खास ऑफ़र के बारे में मार्केटिंग ईमेल पाने के लिए सहमत हूं </label>

ध्यान दें कि पहला चेकबॉक्स ज़रूरी है (सर्विस के लिए आवश्यक) पर डिफ़ॉल्ट रूप से खाली है। दूसरा वैकल्पिक है (मार्केटिंग आवश्यक नहीं है) और वह भी डिफ़ॉल्ट रूप से खाली है।

साफ़, पढ़ने लायक सहमति की भाषा

चेकबॉक्स का टेक्स्ट साफ़ और विशिष्ट होना चाहिए। "मैं आपकी नियम और शर्तों से सहमत हूं" जैसे आम वाक्यांश GDPR को संतुष्ट नहीं करते। साफ़ बताएं कि विज़िटर किस पर सहमत हो रहा है।

खराब: "मैं सहमत हूं"

बेहतर: "मैं मार्केटिंग ईमेल पाने के लिए सहमत हूं"

सबसे अच्छा: "मैं हर महीने लगभग दो बार प्रोडक्ट और ऑफ़र के बारे में मार्केटिंग ईमेल पाने के लिए सहमत हूं"

जितना विशिष्ट, उतना बेहतर। विज़िटर को ठीक बताएं कि वे किस पर सहमति दे रहे हैं।

अपनी प्राइवेसी पॉलिसी का लिंक दें

कंसेंट चेकबॉक्स के बाद अपनी पूरी प्राइवेसी पॉलिसी का लिंक जोड़ें। इससे विज़िटर चाहें तो पढ़ सकते हैं कि आप उनके डेटा को कैसे संभालते हैं।

<p>यह फ़ॉर्म सबमिट करके, आप हमारी <a href="/glossary/privacy-policy">प्राइवेसी पॉलिसी</a> से सहमत होते हैं।</p>

डेटा रिटेंशन और GDPR

GDPR यह भी मांगता है कि आप निजी डेटा सिर्फ़ उतने समय तक रखें जितना ज़रूरी हो। आपको डेटा रिटेंशन पॉलिसी तय करनी होगी और उसका पालन करना होगा।

• आप कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के सबमिशन कितने समय तक रखेंगे? (30 दिन? 6 महीने? जब तक पूछताछ हल न हो?)
• आप लोगों को मार्केटिंग ईमेल लिस्ट में कितने समय तक रखेंगे? (जब तक वे अनसब्सक्राइब न करें?)
• आप खरीद के बाद ग्राहक का डेटा कितने समय तक रखेंगे? (टैक्स रिकॉर्ड के लिए 7 साल, फिर हटा दें)

अपनी रिटेंशन पॉलिसी लिखकर रखें और उसे लागू करें। पुराने सबमिशन और डेटा अपने आप हटाने के लिए एक शेड्यूल बनाएं।

GDPR डेटा देने वालों को जो अधिकार देता है

जब कोई आपकी साइट पर फ़ॉर्म सबमिट करता है, तो GDPR के तहत उसके पास अधिकार होते हैं:

• पहुंच का अधिकार: वे पूछ सकते हैं कि आपके पास उनके बारे में कौन सा डेटा है
• भुला दिए जाने का अधिकार: वे आपसे अपना डेटा हटाने को कह सकते हैं (हालांकि अपवाद हैं, जैसे टैक्स रिकॉर्ड)
• सुधार का अधिकार: वे आपसे गलत डेटा ठीक करने को कह सकते हैं
• डेटा पोर्टेबिलिटी का अधिकार: वे आपसे अपना डेटा पोर्टेबल फ़ॉर्मेट में देने को कह सकते हैं
• सहमति वापस लेने का अधिकार: वे किसी भी समय मार्केटिंग ईमेल या दूसरे इस्तेमाल के लिए अपनी सहमति वापस ले सकते हैं

आपको इन रिक्वेस्ट को संभालने के लिए तैयार रहना चाहिए। इसका मतलब आम तौर पर यह है कि लोगों के पास ये रिक्वेस्ट भेजने का कोई तरीका हो (ईमेल पता, फ़ॉर्म आदि) और 30 दिन के भीतर जवाब देने का एक तरीका हो।

GDPR जुर्माने और नतीजे

GDPR के उल्लंघन पर भारी जुर्माने हैं:

• सबसे गंभीर उल्लंघनों के लिए 20 मिलियन यूरो तक या आपके सालाना वैश्विक रेवेन्यू का 4% (जो भी ज़्यादा हो)
• कम गंभीर उल्लंघनों के लिए 10 मिलियन यूरो तक या रेवेन्यू का 2%
• व्यवहार में, छोटी कंपनियां भी डेटा उल्लंघन या सहमति के उल्लंघन के लिए छह अंकों के जुर्माने झेलती हैं

जुर्माने के अलावा, GDPR का उल्लंघन आपकी साख को नुकसान पहुंचा सकता है, आपके ग्राहक खो सकता है और डेटा का दुरुपयोग होने पर कानूनी ज़िम्मेदारी बना सकता है।

फ़ॉर्म के लिए GDPR पालन की चेकलिस्ट

• [ ] आपने पहचाना है कि आप कौन सा डेटा ले रहे हैं
• [ ] आपके पास साफ़ प्राइवेसी पॉलिसी है
• [ ] आप मुख्य प्राइवेसी जानकारी फ़ॉर्म के ऊपर या उसके अंदर दिखाते हैं
• [ ] सारे चेकबॉक्स खाली से शुरू होते हैं
• [ ] कंसेंट चेकबॉक्स साफ़, विशिष्ट भाषा इस्तेमाल करते हैं
• [ ] डेटा के अलग इस्तेमाल (संपर्क बनाम मार्केटिंग) के लिए आपके अलग चेकबॉक्स हैं
• [ ] आपका फ़ॉर्म डेटा रिटेंशन समझाता है (आप सबमिशन कितने समय रखते हैं)
• [ ] आपके पास डेटा रिटेंशन पॉलिसी है और आप उसे लागू करते हैं (पुराना डेटा हटाते हैं)
• [ ] लोगों के लिए अपने डेटा तक पहुंच, उसे हटाने या सुधारने की रिक्वेस्ट करने की प्रक्रिया आपके पास है
• [ ] आप लोगों को मार्केटिंग ईमेल से आसानी से अनसब्सक्राइब कर सकते हैं
• [ ] आप जानते हैं कि विज़िटर का डेटा कहां स्टोर है और उसकी पहुंच किसके पास है

GDPR पालन के लिए WEMASY क्या करता है

WEMASY के फ़ॉर्म टूल से आप बिना कोड के फ़ॉर्म बना सकते हैं और उन्हें अपनी वेबसाइट पर जोड़ सकते हैं। आने वाली रिक्वेस्ट आप अपने WEMASY डैशबोर्ड में देख सकते हैं।

आपके ब्रांड को फिर भी प्राइवेसी पॉलिसी चाहिए और यह तय करना होगा कि डेटा की पहुंच की रिक्वेस्ट कैसे संभालनी हैं। कानूनी ज़रूरतें पूरी हो रही हैं या नहीं, यह जांचना आपकी ज़िम्मेदारी है।

अपने प्लान के बारे में और जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल