फ़ॉर्म के लिए प्राइवेसी पॉलिसी और कंसेंट की भाषा कैसे लिखें

इंटरनेट पर कोई भी प्राइवेसी पॉलिसी देखिए और आपको कानूनी शब्दजाल की घनी दीवारें, नामुमकिन वाक्य और ऐसे शब्द मिलेंगे जो कोई आम इंसान बातचीत में इस्तेमाल नहीं करता। आप स्क्रॉल करते जाते हैं और किसी सादी भाषा के इंतज़ार में रहते हैं। ज़्यादातर विज़िटर हार मान लेते हैं और बिना एक शब्द पढ़े शर्तें मान लेते हैं, क्योंकि जो पढ़ रहे हैं वह समझ नहीं आता।

पर असल में जो मायने रखता है वह यह है। आपके विज़िटर को समझना चाहिए कि आप उनके डेटा के साथ क्या कर रहे हैं। कानून आपसे यह बताने को कहता है। अच्छा लेखन (साफ़, सीधा लेखन) ही लोगों से सच में पढ़वाता और समझवाता है, बजाय इसके कि वे बिना जाने कि क्या मान रहे हैं, "मैं सहमत हूं" पर क्लिक कर दें।

प्राइवेसी पॉलिसी और कंसेंट की भाषा लिखना कानूनी सटीकता और असली साफ़-सफ़ाई के बीच का संतुलन है। यह लेख बताता है कि प्राइवेसी की जानकारी का ढांचा कैसे बनाएं जो कानूनी ज़रूरतें पूरी करे और असली इंसानों के लिए समझने लायक भी रहे।

आप क्या सीखेंगे: प्राइवेसी पॉलिसी को कैसे व्यवस्थित करें, कानूनी ज़रूरतें पूरी करने वाले कंसेंट चेकबॉक्स कैसे लिखें, सटीकता खोए बिना कानूनी भाषा को साफ़ कैसे बनाएं, और प्राइवेसी की जानकारी को अपडेटेड कैसे रखें।

प्राइवेसी पॉलिसी की बनावट

एक पूरी प्राइवेसी पॉलिसी में ये सेक्शन होने चाहिए:

हम कौन सा डेटा लेते हैं

फ़ॉर्म और दूसरे स्रोतों से आप जो जानकारी लेते हैं, उसकी श्रेणियां सूचीबद्ध करें। विशिष्ट रहें।

अच्छा: "हम लेते हैं: नाम, ईमेल पते, फ़ोन नंबर, डाक पते, कंपनी के नाम, पद और अकाउंट की जानकारी, कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म और अकाउंट साइनअप से।"

अस्पष्ट: "हम निजी जानकारी लेते हैं।"

वह डेटा भी बताएं जो आप लेते हैं पर जो साफ़ नहीं दिखता। कई प्राइवेसी पॉलिसी एनालिटिक्स डेटा (IP पते, देखे गए पेज, बिताया गया समय) या कुकी का ज़िक्र करना भूल जाती हैं। ये भी निजी डेटा में गिने जाते हैं।

हम इसे क्यों लेते हैं (कानूनी आधार)

हर तरह के डेटा लेने का कारण समझाएं। GDPR इसे मांगता है; CCPA इसकी उम्मीद करता है।

• "ईमेल इसलिए लिया जाता है ताकि हम आपकी पूछताछ का जवाब दे सकें"
• "फ़ोन नंबर इसलिए लिया जाता है ताकि हम आपके ऑर्डर के बारे में आपसे संपर्क कर सकें"
• "मार्केटिंग की सहमति इसलिए ली जाती है ताकि अगर आप चाहें तो हम आपको प्रचार वाले ईमेल भेज सकें"
• "एनालिटिक्स डेटा इसलिए लिया जाता है ताकि हम देख सकें कि विज़िटर हमारी वेबसाइट कैसे इस्तेमाल करते हैं"

हर डेटा को एक खास मकसद से जोड़ें। डेटा न लें और उसके लिए अस्पष्ट कारण न रखें।

हम इसे कितने समय रखते हैं

रखने की अवधि बताएं। अलग तरह के डेटा की रखने की अवधि अलग हो सकती है।

उदाहरण:

• "कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म के सबमिशन 6 महीने तक रखे जाते हैं, जब तक आप हमसे उन्हें हटाने को न कहें"
• "अगर आप हमसे खरीदते हैं, तो हम आपके ऑर्डर का डेटा टैक्स और कानूनी मकसद के लिए 7 साल रखते हैं, फिर हटा देते हैं"
• "अगर आप मार्केटिंग ईमेल से अनसब्सक्राइब करते हैं, तो हम आपका ईमेल अपनी संपर्क न करें सूची में हमेशा के लिए रखते हैं ताकि हम आपको दोबारा ईमेल न करें"
• "एनालिटिक्स डेटा 14 महीने रखा जाता है, फिर अपने आप हटा दिया जाता है"

आपके डेटा तक किसकी पहुंच है

विज़िटर को बताएं कि उनकी जानकारी कौन देख सकता है:

• आपके कर्मचारी जिन्हें अपना काम करने के लिए उसकी ज़रूरत है
• तीसरे पक्ष की सर्विस (ईमेल प्रोवाइडर, पेमेंट प्रोसेसर, एनालिटिक्स प्लेटफ़ॉर्म)
• क्या आप डेटा दूसरे बिज़नेस को बेचते या साझा करते हैं

अगर आप तीसरे पक्ष की सर्विस इस्तेमाल करते हैं, तो उनके नाम बताएं और कारण समझाएं।

उदाहरण: "हम मार्केटिंग ईमेल भेजने के लिए [ईमेल सर्विस] इस्तेमाल करते हैं। आपका ईमेल पता उनके सिस्टम में रखा जाता है, जो उनकी प्राइवेसी पॉलिसी से सुरक्षित है।"

आपके विज़िटर के अधिकार

समझाएं कि लोगों के पास कौन से विकल्प हैं:

• वे मार्केटिंग ईमेल से अनसब्सक्राइब कर सकते हैं
• वे अपने डेटा की कॉपी मांग सकते हैं
• वे आपसे अपना डेटा हटाने को कह सकते हैं
• वे गलत जानकारी सुधार सकते हैं

हर अधिकार के लिए तरीका दें। अनसब्सक्राइब के लिए लिंक या ईमेल पता दें। डेटा हटाने के लिए समझाएं कि वे इसकी रिक्वेस्ट कैसे करें।

संपर्क की जानकारी

एक ईमेल या पता दें जहां विज़िटर प्राइवेसी के सवालों या रिक्वेस्ट के लिए आपसे संपर्क कर सकें।

साफ़ कंसेंट की भाषा लिखना

कंसेंट चेकबॉक्स वहां हैं जहां विज़िटर चुनते हैं कि उनका डेटा कैसे इस्तेमाल हो। भाषा इतनी साफ़ होनी चाहिए कि बिना कानून की डिग्री वाला व्यक्ति भी समझे कि वह किस पर सहमत हो रहा है।

खराब कंसेंट की भाषा (अस्पष्ट, कानूनी शब्दजाल)

[ ] मैं डेटा प्रोसेसिंग की नियम और शर्तों के लिए सहमति देता हूं [ ] मैं प्राइवेसी पॉलिसी की प्राप्ति स्वीकार करता हूं और संचार के लिए ऑप्ट-इन करता हूं

ये अस्पष्ट हैं। इन्हें पढ़ने वाले विज़िटर को ठीक पता नहीं चलता कि वह किस पर सहमत हो रहा है।

अच्छी कंसेंट की भाषा (विशिष्ट, साफ़)

[ ] मैं सहमत हूं कि आप मेरी पूछताछ के बारे में मुझसे संपर्क कर सकते हैं [ ] मैं नए प्रोडक्ट के बारे में मार्केटिंग ईमेल पाना चाहता हूं

ये विशिष्ट और समझने लायक हैं। विज़िटर ठीक जानता है कि बॉक्स टिक करने पर क्या होगा।

कंसेंट की भाषा के नियम

सीधे व्यक्ति से बात करें ("आप"): "मैं ईमेल पाने के लिए सहमत हूं" साफ़ है। "डेटा विषय मार्केटिंग संचार के लिए सहमति दे सकते हैं" नहीं।

बारंबारता या मकसद के बारे में विशिष्ट रहें: "मैं हर महीने प्रोडक्ट अपडेट पाना चाहता हूं" सिर्फ़ "मैं मार्केटिंग ईमेल के लिए सहमत हूं" से बेहतर है। लोगों को अंदाज़ा दें कि वे किसके लिए साइन अप कर रहे हैं।

बातें अलग रखें: कई मकसदों को एक चेकबॉक्स में न मिलाएं। "मैं संपर्क किए जाने और आपकी मेलिंग लिस्ट में जोड़े जाने के लिए सहमत हूं" को दो अलग चेकबॉक्स होना चाहिए:

• [ ] आप मेरी पूछताछ के बारे में मुझसे संपर्क कर सकते हैं
• [ ] मैं आपकी मेलिंग लिस्ट में जोड़ा जाना चाहता हूं

खाली बॉक्स से शुरू करें: विज़िटर को सक्रिय रूप से सहमत होना चुनना चाहिए, पहले से चुने बॉक्स को खाली न करना पड़े।

दोहरी नकारात्मक बातें न इस्तेमाल करें: गलत: "मुझे ईमेल पाने पर आपत्ति नहीं है।" सही: "मैं ईमेल पाने के लिए सहमत हूं।" दोहरी नकारात्मक बातें लोगों को उलझाती हैं।

खुद फ़ॉर्म पर प्राइवेसी की जानकारी

पूरी प्राइवेसी पॉलिसी अहम है, पर विज़िटर अक्सर फ़ॉर्म सबमिट करने से पहले उसे नहीं पढ़ते। फ़ॉर्म पर ही एक छोटा सार दें ताकि लोगों को पता रहे कि क्या हो रहा है।

फ़ॉर्म की सूचना का उदाहरण:

"हम आपकी पूछताछ का जवाब देने के लिए आपका नाम और ईमेल लेते हैं। हम आपको मेलिंग लिस्ट में तब तक नहीं जोड़ेंगे जब तक आप हमसे न कहें। आपका डेटा सुरक्षित रखा जाता है और तीसरे पक्ष से साझा नहीं किया जाएगा। आप किसी भी समय अपने डेटा तक पहुंच या उसे हटाने की रिक्वेस्ट कर सकते हैं। हमारी पूरी प्राइवेसी पॉलिसी पढ़ें।"

यह छोटा, विशिष्ट है और मुख्य बातें कवर करता है।

अलग इस्तेमाल के लिए अलग सहमति

कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म

कम से कम सहमति चाहिए। जवाब देने के लिए आपको उनका ईमेल और शायद फ़ोन चाहिए। आम तौर पर एक चेकबॉक्स काफ़ी है:

[ ] मैं समझता हूं कि आप इस पूछताछ का जवाब देने के लिए मुझसे संपर्क करेंगे

यह इजाज़त नहीं मांग रहा; यह पुष्टि कर रहा है कि वे समझते हैं कि क्या होगा।

न्यूज़लेटर साइनअप फ़ॉर्म

मार्केटिंग के लिए आपको स्पष्ट सहमति चाहिए। एक या दो चेकबॉक्स:

[ ] हां, मैं आपका साप्ताहिक न्यूज़लेटर पाना चाहता हूं [ ] हां, मैं प्रचार वाले ऑफ़र भी पाना चाहता हूं (वैकल्पिक)

ऑनलाइन स्टोर चेकआउट

आपको बिलिंग, शिपिंग और ऑर्डर की जानकारी के लिए सहमति चाहिए। वैकल्पिक: मार्केटिंग के लिए सहमति।

[ ] मैं सहमत हूं कि मेरे ऑर्डर की जानकारी मेरा ऑर्डर प्रोसेस और शिप करने के लिए इस्तेमाल होगी [ ] मैं शिपिंग अपडेट और ऑर्डर की जानकारी पाना चाहता हूं (डिफ़ॉल्ट रूप से टिक, वे हटा सकते हैं) [ ] मैं सेल और नए प्रोडक्ट के बारे में प्रचार वाले ईमेल पाना चाहता हूं

एनालिटिक्स के लिए डेटा लेना

कुछ देशों में एनालिटिक्स ट्रैकिंग के लिए सहमति ज़रूरी है। इसे अपनी एनालिटिक्स सूचना के पास या प्राइवेसी पॉलिसी में रखें:

[ ] मैं एनालिटिक्स ट्रैकिंग के लिए सहमत हूं ताकि आप देख सकें कि मैं आपकी साइट कैसे इस्तेमाल करता हूं

अपनी प्राइवेसी पॉलिसी को अपडेटेड रखना

आपकी प्राइवेसी पॉलिसी एक बार का दस्तावेज़ नहीं है। इन स्थितियों में उसे अपडेट करें:

• आप डेटा लेने या इस्तेमाल करने का तरीका बदलते हैं
• आप नई तीसरे पक्ष की सर्विस जोड़ते हैं (जैसे नया एनालिटिक्स टूल या ईमेल प्रोवाइडर)
• नए कानून लागू होते हैं जो आप पर असर डालते हैं
• आपके यहां डेटा उल्लंघन हुआ हो

जब आप अपनी पॉलिसी अपडेट करें, तो विज़िटर को सूचित करें। कुछ नियम मांगते हैं कि बड़े बदलाव करने पर आप दोबारा सहमति लें।

प्राइवेसी पॉलिसी की कानूनी समीक्षा

प्राइवेसी पॉलिसी एक कानूनी दस्तावेज़ है। अपना दस्तावेज़ प्रकाशित करने से पहले उसे प्राइवेसी कानून के विशेषज्ञ वकील से जंचवा लें। समीक्षा की लागत बाद में जुर्माने और कानूनी परेशानियों से बचने के लिए सही है।

आपको पॉलिसी शुरू से नहीं लिखनी पड़ेगी। टेम्पलेट मौजूद हैं (अपने राज्य के अटॉर्नी जनरल की वेबसाइट देखें या वकील से सलाह लें), पर उन्हें आपके खास बिज़नेस के हिसाब से ढालना और सटीकता के लिए जांचना ज़रूरी है।

प्राइवेसी पॉलिसी के लिए WEMASY क्या करता है

WEMASY के फ़ॉर्म टूल से आप बिना कोड के फ़ॉर्म बना सकते हैं और उन्हें अपनी वेबसाइट पर जोड़ सकते हैं। आने वाली रिक्वेस्ट आप अपने WEMASY डैशबोर्ड में देख सकते हैं। प्राइवेसी की जानकारी और कंसेंट की भाषा आपको खुद लिखनी और जांचनी होगी।

अपने प्लान के बारे में और जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल