सिग्नेचर और डिजिटल कंसेंट फ़ील्ड: कब और कैसे इस्तेमाल करें

आपके फ़ॉर्म के अंत में एक सिग्नेचर या चेकबॉक्स कहता है कि कोई बात मायने रखती है। किसी चीज़ पर सहमति दी जा रही है। कुछ ऐसा है जिसे वापस नहीं लिया जा सकता। सहमति मांगने का तरीका तय करता है कि कोई सच में पढ़ेगा कि आप क्या मांग रहे हैं, उस पर भरोसा करेगा या नहीं, और आपका ब्रांड प्राइवेसी कानूनों के हिसाब से सही रहेगा या नहीं। हर दूसरे फ़ील्ड जैसा दिखने वाला चेकबॉक्स लोगों को रोकता नहीं। असली दस्तखत जैसा लगने वाला सिग्नेचर फ़ील्ड लोगों को ठहरकर सोचने और प्रतिबद्ध होने पर मजबूर करता है। फ़ॉर्म में यह उन पलों में से एक है जहां डिज़ाइन और कानूनी ज़रूरत मिलते हैं। इसे सही करें तो आपको वैध सहमति मिलती है। गलत करें तो आपकी सहमति बिना पढ़े क्लिक हो जाती है, या इससे भी बुरा, आपके पास कोई रिकॉर्ड ही नहीं होता कि सहमति दी गई थी।

सिग्नेचर और कंसेंट फ़ील्ड असल में क्या करते हैं

कुछ फ़ॉर्म में सिग्नेचर फ़ील्ड वैकल्पिक नहीं होता। जब कोई अनुबंध पर सहमत होता है, शर्तें स्वीकार करता है या कोई अहम फ़ैसला पक्का करता है, तो उसे दस्तखत करने चाहिए। चेकबॉक्स टिक करना नहीं। ऐसा कुछ दस्तखत करना जो असली दस्तखत जैसा लगे। कंसेंट फ़ील्ड अलग है। यह चेकबॉक्स, रेडियो बटन या टॉगल है जो दर्ज करता है कि किसी ने किसी बात पर सक्रिय रूप से सहमति दी है। फ़ॉर्म में सहमति लेने के ये दो औज़ार हैं। ये अलग-अलग स्थितियों में काम करते हैं और अलग समस्याएं हल करते हैं।

सिग्नेचर फ़ील्ड एक ड्रॉइंग कैनवस है जिस पर कोई माउस, स्टाइलस या उंगली से असली जैसा दस्तखत बनाता है। यह इमेज के रूप में सेव होता है और रिकॉर्ड का हिस्सा बन जाता है। जब कोई आपके फ़ॉर्म पर दस्तखत करता है, तो वह किसी बात के लिए प्रतिबद्ध हो रहा होता है। दस्तखत इसका सबूत है। कंसेंट फ़ील्ड एक चेकबॉक्स है जिस पर उन्हें क्लिक करना पड़ता है ताकि वे पुष्टि करें कि उन्होंने कुछ पढ़ा और उससे सहमत हैं। यह ज़्यादा सादा, तेज़ है और हर जगह चलता है। दस्तखत किसी चीज़ को बाध्यकारी महसूस कराने के बारे में है। कंसेंट चेकबॉक्स यह पक्का करने के बारे में है कि उन्होंने सक्रिय रूप से सहमति चुनी, उसे यूं ही छोड़ नहीं दिया।

चेकबॉक्स की जगह सिग्नेचर फ़ील्ड कब इस्तेमाल करें

कोई भी कानूनी समझौता लीजिए और आपको यह पैटर्न दिखेगा। अनुबंधों में सिग्नेचर फ़ील्ड होते हैं। प्राइवेसी समझौतों में कंसेंट चेकबॉक्स होते हैं। एक हाथ से लिखी प्रतिबद्धता मांगता है। दूसरा सक्रिय सहमति मांगता है। यह फ़र्क मायने रखता है।

सिग्नेचर फ़ील्ड तब इस्तेमाल करें जब आपको इस बात का सबूत चाहिए कि किसी ने जानबूझकर किसी गंभीर चीज़ के लिए प्रतिबद्धता जताई। सर्विस एग्रीमेंट, ज़िम्मेदारी से छूट वाले फ़ॉर्म, मेडिकल कंसेंट फ़ॉर्म, ऐसी शर्तों वाले खरीद के समझौते जिनसे ब्रांड को खुद को सुरक्षित रखना हो। ये वे पल हैं जब चेकबॉक्स बहुत हल्का लगता है। कोई ऐसे फ़ॉर्म पर दस्तखत करता है जो कहता है कि वह जोखिम समझता है या शर्तें मानता है, और फ़ाइल में असली दस्तखत मौजूद होता है। यह हां कहने के लिए चेकबॉक्स टिक करने से अलग है।

कंसेंट चेकबॉक्स तब इस्तेमाल करें जब आपको साबित करना हो कि उन्होंने सक्रिय रूप से किसी बात पर सहमति दी, पर समझौता खुद कहीं और से जुड़ा हो। प्राइवेसी पॉलिसी, ईमेल ऑप्ट-इन, डेटा प्रोसेसिंग की शर्तें, मार्केटिंग की पसंद, कुकी कंसेंट। चेकबॉक्स साबित करता है कि उन्होंने सहमत होना चुना। जिस असली टेक्स्ट पर वे सहमत हुए, वह किसी दूसरे पेज पर रहता है। यह फ़ॉर्म में पूरा समझौता साइन करवाने से तेज़ और साफ़ है।

ऐसा सिग्नेचर फ़ील्ड कैसे डिज़ाइन करें जिसे लोग सच में इस्तेमाल करें

सिग्नेचर कैनवस इतना बड़ा रखें कि असली लगे

छोटा सा सिग्नेचर बॉक्स लोगों को ऐसा महसूस कराता है कि वे लापरवाही से कुछ साइन कर रहे हैं। बड़ा कैनवस, जैसे 300 पिक्सेल चौड़ा और 150 पिक्सेल ऊंचा, उन्हें असली दस्तखत बनाने की जगह देता है। मोबाइल पर ऊंचाई बढ़ाएं ताकि वे सच में ड्रॉ कर सकें। जितना बड़ा होगा, उतना ही असली अनुबंध साइन करने जैसा लगेगा। लोग इसे गंभीरता से लेते हैं।

फ़ील्ड के पास साफ़ निर्देश दिखाएं

कई लोगों ने कभी डिजिटल तरीके से कुछ साइन नहीं किया होता। निर्देश छोटे और साफ़ होने चाहिए। "माउस या टच स्क्रीन से ऊपर दस्तखत करें।" इतना काफ़ी है। "यहां अपना अनोखा दस्तखत बनाएं" या ऐसी धुंधली भाषा न इस्तेमाल करें। उन्हें ठीक बताएं कि क्या करना है। मोबाइल पर खास तौर पर बताएं कि ड्रॉ करने के लिए उंगली इस्तेमाल करें।

साफ़ बटन रखें और दोबारा करने का तरीका दें

लोग गलतियां करेंगे। वे आधे दस्तखत में महसूस करेंगे कि यह अच्छा नहीं दिख रहा। कैनवस के ठीक नीचे "मिटाएं" बटन दें ताकि वे बिना झंझट फिर से शुरू कर सकें। उन्हें पेज रिफ़्रेश करने या रीसेट का विकल्प ढूंढने के लिए स्क्रॉल करने पर मजबूर न करें। एक क्लिक, कैनवस खाली, वे फिर दस्तखत करें।

एक्सेसिबिलिटी के लिए टाइप करने का विकल्प दें

हर कोई दस्तखत ड्रॉ नहीं कर सकता। कोई सिर्फ़ कीबोर्ड वाला डिवाइस इस्तेमाल कर रहा हो सकता है, या उसे चलने-फिरने की विकलांगता हो सकती है, या उसकी टचस्क्रीन स्टाइलस को पकड़ती न हो। अपना नाम दस्तखत के रूप में टाइप करने का विकल्प दें। "या नीचे अपना नाम टाइप करें" उन्हें एक सुलभ विकल्प देता है। उन्होंने फिर भी चुनाव किया। उन्होंने फिर भी दस्तखत बनाया। फ़ॉर्म फिर भी सहमति दर्ज करता है।

दस्तखत को ऐसी इमेज के रूप में दिखाएं जिसे वे जांच सकें

जब कोई दस्तखत कर ले, तो उसे वैसा ही दिखाएं जैसा वह दस्तावेज़ पर दिखेगा। उन्हें देखना चाहिए कि उन्होंने अभी क्या बनाया और जांचना चाहिए कि वह पढ़ने लायक है। अगर वह घसीट जैसा दिखे, तो सबमिट करने से पहले वे उसे मिटाकर फिर कोशिश कर सकें। यही वह पल है जब वे असल में प्रतिबद्ध होते हैं। उन्हें देखने दें कि वे किस चीज़ के लिए प्रतिबद्ध हो रहे हैं।

ऐसा कंसेंट चेकबॉक्स कैसे डिज़ाइन करें जिसे सच में पढ़ा जाए

पहले से टिक किया बॉक्स कभी न इस्तेमाल करें

जो चेकबॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से पहले से टिक हो, वह सहमति नहीं है। वह मानी हुई सहमति है। कानूनी तौर पर, GDPR और ज़्यादातर प्राइवेसी नियमों के तहत, बॉक्स खाली से शुरू होना चाहिए। व्यक्ति को सहमत होने के लिए खुद उस पर क्लिक करना चाहिए। यह कानूनी तकनीकी बात नहीं है। यह इस बारे में है कि उन्होंने सच में सहमत होना चुना या बिना सोचे फ़ॉर्म सबमिट कर दिया।

चेकबॉक्स को अपनी अलग लाइन दें और उसके बगल में लेबल रखें

लेबल छोटा, साफ़ होना चाहिए और ठीक वही बताना चाहिए जिस पर वे सहमत हो रहे हैं। "मैंने प्राइवेसी पॉलिसी पढ़ी और समझी है" नहीं, बल्कि "मैं प्राइवेसी पॉलिसी और मेरे डेटा के इस्तेमाल के तरीके से सहमत हूं।" फ़र्क विशिष्टता का है। बॉक्स टिक करने से पहले वे जानते हैं कि वे किस पर सहमत हो रहे हैं। लेबल पर क्लिक भी काम करना चाहिए। अगर कोई टेक्स्ट पर क्लिक करे, तो चेकबॉक्स टॉगल हो। इससे मोबाइल और डेस्कटॉप, दोनों पर आसानी होती है।

असली समझौते का लिंक चेकबॉक्स के ठीक पास रखें

यह मानकर न चलें कि लोग फ़ॉर्म में लंबा कानूनी दस्तावेज़ पढ़ेंगे। इसकी जगह, लेबल में उस बात का छोटा सार लिखें जिस पर वे सहमत हो रहे हैं, फिर पूरे दस्तावेज़ का लिंक दें। "मैं प्राइवेसी पॉलिसी से सहमत हूं" और उसके साथ असली पॉलिसी का लिंक। कोई लिंक पर क्लिक करके बॉक्स टिक करने का फ़ैसला करने से पहले पूरी शर्तें पढ़ सकता है। अगर आप चाहते हैं कि वे सच में पढ़ें, तो फ़ॉर्म छोड़े बिना उस तक पहुंचना आसान बनाएं।

चेकबॉक्स के लेबल में सादी भाषा इस्तेमाल करें

गलत: "मैं उपर्युक्त दस्तावेज़ों में निर्धारित नियम और शर्तों को स्वीकार करता हूं और उनसे सहमत हूं।" सही: "मैं सेवा की शर्तों से सहमत हूं।" दूसरा साफ़ है। कोई तुरंत जान जाता है कि वह किस बात पर हां कह रहा है। सादी भाषा सिर्फ़ कन्वर्ज़न के लिए बेहतर नहीं है। कई न्याय क्षेत्रों में वह कानूनी तौर पर भी ज़्यादा मज़बूत है। अगर कोई दावा करे कि वह समझा नहीं था कि वह किस पर सहमत हो रहा है, तो सादी भाषा आपका बचाव है।

कई समझौतों के लिए कई चेकबॉक्स रखें

अगर आपके पास प्राइवेसी पॉलिसी, सेवा की शर्तें और मार्केटिंग ऑप्ट-इन हैं, तो उन्हें एक ही चेकबॉक्स में न रखें। तीन अलग चेकबॉक्स बनाएं। हो सकता है कोई शर्तें मानना चाहे पर मार्केटिंग में न जुड़ना चाहे। अगर वे तीनों समझौतों के लिए एक बॉक्स टिक करते हैं, तो आपके पास कोई सबूत नहीं कि उन्होंने असल में किन पर सहमति दी। अलग चेकबॉक्स का मतलब है कि आपके पास ठीक-ठीक रिकॉर्ड है कि वे किस पर सहमत हुए।

सिग्नेचर और कंसेंट के लिए मोबाइल डिज़ाइन

टच स्क्रीन पर सिग्नेचर फ़ील्ड

मोबाइल पर सिग्नेचर कैनवस को स्टाइलस या माउस की जगह उंगली से काम करना चाहिए। कैनवस इतना ऊंचा रखें कि किसी की उंगली उसके अभी बनाए दस्तखत को ढके नहीं। कम से कम 200 पिक्सेल ऊंचा, बेहतर हो ज़्यादा। इसे खुद असली फ़ोन पर टेस्ट करें। अपना दस्तखत बनाएं। अगर आप उसे पढ़ नहीं पाते, तो कैनवस बहुत छोटा है। रेखा की मोटाई ऐसी दिखे कि कोई जल्दी में या कांपते हाथ से ड्रॉ करे तब भी दिखे।

कंसेंट चेकबॉक्स टैप करने लायक बड़े होने चाहिए

मोबाइल पर चेकबॉक्स का क्लिक होने वाला क्षेत्र कम से कम 44 पिक्सेल गुणा 44 पिक्सेल होना चाहिए। यह एक्सेसिबिलिटी मानकों और मोबाइल UX रिसर्च से आता है। अगर चेकबॉक्स इससे छोटा हो, तो लोग उसे चूकेंगे और लेबल पर टैप करेंगे। लेबल और चेकबॉक्स, दोनों को क्लिक करने लायक बनाएं। जब कोई दोनों में से किसी पर भी टैप करे, तो चेकबॉक्स टॉगल हो।

मोबाइल पर सिग्नेचर और कंसेंट फ़ील्ड ऊपर-नीचे रखें

फ़ोन स्क्रीन पर सिग्नेचर कैनवस और कंसेंट चेकबॉक्स को अगल-बगल रखने की कोशिश न करें। उन्हें ऊपर-नीचे रखें। सिग्नेचर कैनवस फ़ॉर्म की पूरी चौड़ाई ले। कंसेंट चेकबॉक्स उसके नीचे हो। इससे सब कुछ पढ़ने और टैप करने लायक रहता है।

सिग्नेचर और कंसेंट के लिए एक्सेसिबिलिटी के नियम

सिग्नेचर फ़ील्ड को कीबोर्ड की पहुंच चाहिए

जो आपके फ़ॉर्म में कीबोर्ड से नेविगेट कर रहा है, उसे माउस के बिना दस्तखत करने का तरीका चाहिए। "कीबोर्ड से दस्तखत करें" का विकल्प दें, जिससे वे अपना नाम दस्तखत के रूप में टाइप कर सकें। यह उसके लिए पूरा समाधान नहीं है जो ड्रॉ नहीं कर सकता, पर उसे पूरी तरह बाहर कर देने से बेहतर है। सिर्फ़ कैनवस पर आधारित सिग्नेचर टूल न इस्तेमाल करें।

कंसेंट चेकबॉक्स पर स्क्रीन रीडर के लिए सही लेबल होने चाहिए

चेकबॉक्स को उसके लेबल से ठीक HTML लेबल एलिमेंट के ज़रिए जोड़ें। चेकबॉक्स को सिर्फ़ टेक्स्ट के बगल में न रखें। जब स्क्रीन रीडर इस्तेमाल करने वाला चेकबॉक्स पर पहुंचे, तो उसे पूरा लेबल टेक्स्ट सुनाई देना चाहिए। "चेकबॉक्स, मैं प्राइवेसी पॉलिसी से सहमत हूं" साफ़ है। बिना लेबल का चेकबॉक्स उलझाता है।

रंग और टेक्स्ट साथ इस्तेमाल करें, सिर्फ़ रंग नहीं

जब कोई कंसेंट चेकबॉक्स टिक करे, तो दिखने वाला बदलाव दिखाएं। एक चेकमार्क आए। चेकबॉक्स का रंग बदले। पर यह दिखाने के लिए कि वह टिक हुआ है, सिर्फ़ रंग पर भरोसा न करें। चेकमार्क जोड़ें। "टिक किया हुआ" टेक्स्ट जोड़ें। जो रंग नहीं देख सकता, उसे जानना होता है कि चेकबॉक्स चुना गया है। आइकन, रंग और टेक्स्ट मिलकर सबको कवर करते हैं।

सहमति के लिए कानूनी और नियमों की ज़रूरतें

आपके ब्रांड को सहमति का रिकॉर्ड रखना चाहिए

जब कोई कंसेंट बॉक्स टिक करे, तो आपको ठीक-ठीक रिकॉर्ड रखना चाहिए कि वह किस पर और कब सहमत हुआ। सिर्फ़ हां या ना नहीं, बल्कि टाइमस्टैम्प, उनका IP पता और उनके देखे समझौते का ठीक-ठीक टेक्स्ट। अगर वे बाद में दावा करें कि वे किसी बात पर सहमत नहीं हुए थे, तो आपके पास सबूत होगा कि वे हुए थे। ये रिकॉर्ड उतने समय तक रखें जितना नियम मांगते हैं, आम तौर पर कम से कम तीन साल।

सहमति स्वतंत्र रूप से दी गई, विशिष्ट और जानकारी वाली होनी चाहिए

यह GDPR का मानक है। स्वतंत्र रूप से दी गई का मतलब है कि उन पर ज़ोर या दबाव नहीं डाला गया। विशिष्ट का मतलब है कि वे ठीक जानते हैं कि वे किस पर सहमत हो रहे हैं। जानकारी वाली का मतलब है कि फ़ैसला लेने के लिए उन्हें ज़रूरी जानकारी तक पहुंच थी। पहले से टिक किया बॉक्स स्वतंत्र रूप से दिया हुआ नहीं है। धुंधली भाषा विशिष्ट नहीं है। पूरा समझौता छिपाना जानकारी वाला नहीं है। तीनों मायने रखते हैं।

सहमति वापस लेना उतना ही आसान रखें जितना देना

अगर आप किसी से मार्केटिंग में जुड़ने को कहते हैं, तो उन्हें उतनी ही आसानी से बाहर निकलने का तरीका भी मिलना चाहिए। अनसब्सक्राइब लिंक को ईमेल में दबाकर न रखें। उन्हें अपनी सेटिंग बदलने के लिए फ़ोन नंबर पर कॉल करने पर मजबूर न करें। कहीं साफ़ दिखने वाली जगह "पसंद अपडेट करें" लिंक रखें। अगर कोई तय करे कि वह आपके ईमेल नहीं चाहता, तो उसे एक क्लिक में रुकने दें। यह सिर्फ़ अच्छा तरीका नहीं है। यह कानूनी तौर पर ज़रूरी है।

आप जो मांग रहे हैं, उसके बारे में ईमानदार रहें

असली इरादा छिपाने के लिए कंसेंट चेकबॉक्स का इस्तेमाल न करें। गलत: "मैं खबरें और अपडेट पाने और अपना डेटा पार्टनर्स को बेचे जाने की अनुमति देने के लिए सहमत हूं।" सही: "मैं इस ब्रांड से मार्केटिंग ईमेल पाने के लिए सहमत हूं।" दूसरा लोगों को ठीक बताता है कि आप उनके डेटा के साथ क्या करेंगे। बारंबारता के बारे में, कौन उनसे संपर्क करेगा इसके बारे में, और आप उनकी जानकारी कितने समय रखेंगे इसके बारे में स्पष्ट रहें। ईमानदारी बोझ नहीं है। यह कानूनी ज़रूरत है और इससे भरोसा बनता है।

वे आम गलतियां जो कन्वर्ज़न और नियमों के पालन, दोनों को नुकसान पहुंचाती हैं

पहले से टिक किए गए कंसेंट बॉक्स

भरोसा और कानूनी हैसियत, दोनों खोने का यह सबसे तेज़ तरीका है। कोई फ़ॉर्म में से जल्दी से निकल जाता है और उसे एहसास नहीं होता कि वह अब किसी चीज़ में जुड़ चुका है। आपके पास असली सहमति नहीं है। जब उन्हें ऐसे ईमेल मिलेंगे जो वे नहीं चाहते थे, तो वे नाराज़ होंगे। आपका ब्रांड भरोसा खोता है। सिर्फ़ खाली बॉक्स इस्तेमाल करें।

सिग्नेचर फ़ील्ड जो दस्तखत सेव नहीं करते

अगर कोई आपके फ़ॉर्म पर दस्तखत करता है पर आप दस्तखत की इमेज स्टोर नहीं करते, तो आपने उनकी सहमति का सबूत नहीं लिया। सिग्नेचर कैनवस एक इमेज बनाता है। उस इमेज को फ़ॉर्म सबमिशन के साथ सेव किया जाना चाहिए, सुरक्षित रखा जाना चाहिए और आपके रिकॉर्ड में रखा जाना चाहिए। उसके बिना सिग्नेचर फ़ील्ड सिर्फ़ सजावट है।

कई समझौतों को एक चेकबॉक्स में मिला देना

कोई एक बॉक्स टिक करके तीन अलग चीज़ों पर सहमत होता है। बाद में वह दावा करता है कि वह उनमें से एक पर सहमत नहीं हुआ था। आपके पास कोई सबूत नहीं कि वह असल में किस पर सहमत हुआ। हर अलग समझौते के लिए एक चेकबॉक्स रखें। अगर आपके पास तीन पॉलिसी हैं, तो तीन चेकबॉक्स।

सहमति का टेक्स्ट इतना लंबा रखना कि कोई न पढ़े

कंसेंट लेबल एक से दो वाक्य का होना चाहिए। "मैं प्राइवेसी पॉलिसी से सहमत हूं", न कि "मैं स्वीकार करता हूं कि मैंने व्यापक प्राइवेसी पॉलिसी पढ़ी है और यहां बताई गई शर्तों के अनुसार अपने डेटा के संग्रह, प्रोसेसिंग और भंडारण से सहमत हूं।" एक वाक्य पढ़ने लायक है। लंबा संस्करण लोगों का उसे छोड़ देने का मन करवाता है। छोटे, साफ़ लेबल से सहमति की दर ऊंची रहती है और वे कानूनी तौर पर भी ज़्यादा बचाव लायक हैं।

यह न रखना कि सहमति कब हुई

सहमति का सबूत सिर्फ़ इतना नहीं कि किसी ने बॉक्स टिक किया। वह यह है कि उन्होंने उसे किसी खास तारीख और समय पर टिक किया। हर कंसेंट रिकॉर्ड के साथ एक टाइमस्टैम्प रखें। उनके देखे समझौते का वर्शन नंबर भी रखें। अगर छह महीने में आपकी प्राइवेसी पॉलिसी बदल जाती है, तो आपको जानना होगा कि किसी ने वर्शन 1 पर सहमति दी थी या वर्शन 2 पर। टाइमस्टैम्प के बिना आपके पास सबूत नहीं कि सहमति कब हुई।

सिग्नेचर और कंसेंट फ़ील्ड में WEMASY कैसे मदद करता है

WEMASY के फ़ॉर्म टूल से आप बिना कोड के फ़ॉर्म बना सकते हैं और उन्हें अपनी वेबसाइट पर जोड़ सकते हैं। आने वाली रिक्वेस्ट आप अपने डैशबोर्ड में देख सकते हैं। सहमति की भाषा साफ़ और ईमानदार रखना आपका काम है। ऊपर की सलाह उसी के लिए है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल