प्रोफ़ेशनल ईमेल कोई एक प्रोडक्ट नहीं है जिसे आप दुकान से खरीद लें। यह कई टूल का एक-दूसरे से जुड़ा हुआ सेटअप है। एक हिस्सा छूट जाए तो बाकी काम नहीं कर पाते। इस सेटअप को समझ लेंगे तो गलत चीज़ खरीदने से बचेंगे, और यह सोचना नहीं पड़ेगा कि नया एड्रेस अभी तक क्यों काम नहीं कर रहा।
बिज़नेस ईमेल सेटअप करने का मतलब है डोमेन, ईमेल होस्टिंग और मैसेज पढ़ने का तरीका, तीनों को साथ लाना। इनमें से कोई भी अकेले काम नहीं करता। यहाँ देखिए हर हिस्सा क्या करता है और वे आपस में कैसे जुड़ते हैं।
बिज़नेस ईमेल के लिए कौन से टूल चाहिए?
आपको चार ज़रूरी हिस्से चाहिए: डोमेन नाम, ईमेल होस्टिंग, DNS कॉन्फ़िगरेशन और एक ईमेल क्लाइंट। डोमेन इंटरनेट पर आपके ब्रांड का एड्रेस है। ईमेल होस्टिंग आपके मैसेज स्टोर करती है और पहुँचाती है। DNS सेटिंग दोनों को जोड़ती हैं ताकि मेल आपके इनबॉक्स तक पहुँचे। ईमेल क्लाइंट वह ऐप या ब्राउज़र इंटरफ़ेस है जिससे आप मेल पढ़ते और भेजते हैं।
कुछ प्रोवाइडर डोमेन, होस्टिंग और वेबमेल को एक ही पैकेज में देते हैं। कुछ इन्हें अलग-अलग बेचते हैं। दोनों हालत में, आपका बिज़नेस एड्रेस चलाने के लिए चारों हिस्से मौजूद होने चाहिए।
आपका डोमेन और ईमेल होस्टिंग
आपका डोमेन ही नींव है। hello@yourbrand.com में yourbrand.com वाला हिस्सा डोमेन है। आप इसे एक बार रजिस्टर करते हैं और हर साल रिन्यू करते हैं। ईमेल होस्टिंग उस डोमेन के ऊपर काम करती है और वे असली मेलबॉक्स बनाती है जिनमें मैसेज स्टोर होते हैं।
आपके डोमेन के DNS रिकॉर्ड इंटरनेट को बताते हैं कि आपका ईमेल कहाँ पहुँचाना है। ये रिकॉर्ड आपका होस्टिंग प्रोवाइडर देता है, जिन्हें आपको जोड़ना होता है। सही सेट हो जाने पर आपके ब्रांडेड एड्रेस पर भेजे गए मैसेज आपके मेलबॉक्स में आने लगते हैं।
ईमेल क्लाइंट और वेबमेल
ईमेल क्लाइंट वह टूल है जिससे आप मेल चेक करते और भेजते हैं। यह डेस्कटॉप ऐप, मोबाइल ऐप या ब्राउज़र से खुलने वाला वेबमेल हो सकता है। ज़्यादातर होस्टिंग प्रोवाइडर वेबमेल देते हैं, ताकि आप कुछ इंस्टॉल किए बिना तुरंत शुरू कर सकें।
कई बिज़नेस मालिक अपने होस्टेड मेलबॉक्स को फ़ोन या कंप्यूटर के किसी अलग ईमेल ऐप से भी जोड़ लेते हैं। इससे आपको नोटिफ़िकेशन, ऑफ़लाइन एक्सेस और जाना-पहचाना इंटरफ़ेस मिलता है, जबकि आपका मेल होस्टिंग प्रोवाइडर के ज़रिए आपके अपने डोमेन पर ही चलता रहता है।
टूल समझ लेने के बाद यह देखना काम का है कि असली सेटअप में वे कैसे जुड़ते हैं। प्रोफ़ेशनल ईमेल सेटअप कैसा दिखता है वाला चैप्टर पूरी तस्वीर दिखाता है। सिर्फ़ होस्टिंग वाली परत के बारे में जानने के लिए ईमेल होस्टिंग क्या है पढ़ें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या बिज़नेस ईमेल इस्तेमाल करने के लिए सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल करना पड़ता है?
ज़रूरी नहीं। ज़्यादातर ईमेल होस्टिंग में वेबमेल मिलता है, जिसे आप ब्राउज़र से खोलते हैं। अगर आप फ़ोन या कंप्यूटर पर अलग ऐप पसंद करते हैं, तो आपका प्रोवाइडर जो सेटिंग देता है उनसे उसे जोड़ सकते हैं। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
ईमेल क्लाइंट क्या है?
ईमेल क्लाइंट कोई भी ऐप या इंटरफ़ेस है जिससे आप ईमेल पढ़ते, लिखते और संभालते हैं। ब्राउज़र का वेबमेल भी ईमेल क्लाइंट ही है। कई इनबॉक्स संभालने के लिए बने डेस्कटॉप और मोबाइल ऐप भी ईमेल क्लाइंट हैं।
क्या मैं निजी और बिज़नेस मेल के लिए एक ही ईमेल क्लाइंट इस्तेमाल कर सकता हूँ?
हाँ। ज़्यादातर ईमेल ऐप में आप कई अकाउंट साथ-साथ जोड़ सकते हैं। आप एक ही ऐप से अपने निजी और बिज़नेस इनबॉक्स चेक कर सकते हैं, और दोनों अकाउंट पूरी तरह अलग रहते हैं।
DNS रिकॉर्ड क्या हैं और क्या मुझे इन्हें समझना ज़रूरी है?
DNS रिकॉर्ड आपके डोमेन की वे सेटिंग हैं जो इंटरनेट को बताती हैं कि आपकी वेबसाइट और ईमेल कहाँ मिलेंगे। आपको हर बारीकी समझने की ज़रूरत नहीं है। आपका होस्टिंग प्रोवाइडर आपको जोड़ने के लिए सही रिकॉर्ड देता है और प्रोसेस में मदद करता है।
क्या फ़ोन पर ईमेल के लिए अलग टूल चाहिए?
नहीं। फ़ोन का वही ईमेल क्लाइंट ऐप आपके होस्टेड बिज़नेस मेलबॉक्स से जुड़ जाता है। एक बार सेट हो जाने पर आपका फ़ोन भी कंप्यूटर की तरह आपके ब्रांडेड एड्रेस से मेल भेजता और पाता है।
क्या WEMASY मेरी ज़रूरत के सारे टूल देता है?
WEMASY की ईमेल होस्टिंग, वेबमेल सहित, जल्द आ रही है। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।