टाइपो और खराब ग्रामर प्रोफ़ेशनल ईमेल को नुकसान क्यों पहुंचाते हैं?

आपने सेंड दबाया और दिल बैठ गया। प्रपोज़ल ग्राहक के गलत स्पेलिंग वाले नाम के साथ चला गया। या पहली ही लाइन में गलत शब्द लिख गया। आप उसे वापस नहीं ले सकते। बस जवाब का इंतज़ार कर सकते हैं और उम्मीद कर सकते हैं कि उन्होंने ध्यान नहीं दिया होगा।

प्रोफ़ेशनल ईमेल में टाइपो और खराब ग्रामर स्पेलिंग, विराम चिह्न और वाक्य की गलतियां हैं, जो पढ़ने वाले का ध्यान आपके मैसेज से हटा देती हैं। ये शायद ही असली जानकारी बदलती हैं। ये बदलती हैं कि पढ़ने वाला शब्दों के पीछे के इंसान पर कितना भरोसा करता है। यह भरोसा क्यों बदलता है और आप क्या कर सकते हैं, आगे पढ़िए।

टाइपो और खराब ग्रामर प्रोफ़ेशनल ईमेल को नुकसान क्यों पहुंचाते हैं?

ग्राहक आपके ब्रांड का सबसे पहला लिखा हुआ नमूना अक्सर ईमेल में ही देखता है। साफ़-सुथरी वेबसाइट और लापरवाही से लिखा मैसेज दो अलग कंपनियों जैसे लगते हैं। पढ़ने वाला चुपचाप सोचता है: अगर यहां आपने प्रूफ़रीडिंग छोड़ दी, तो और क्या-क्या छोड़ा होगा?

ग्रामर की गलतियां समझने की रफ़्तार भी घटाती हैं। पढ़ने वाला उलझे वाक्य को दोबारा पढ़ता है या गलत शब्द पर रुक जाता है। व्यस्त दिन में यह रुकावट जुड़ती जाती है। कुछ लोग एक गलती माफ़ कर देते हैं। बार-बार की गलतियां उन्हें लापरवाही की उम्मीद करना सिखा देती हैं।

गलतियां देखकर पढ़ने वाले क्या मान लेते हैं

1. आपने मैसेज दोबारा नहीं पढ़ा

दिखता हुआ टाइपो बताता है कि आपने पहला ड्राफ़्ट ही भेज दिया। कीमत, कॉन्ट्रैक्ट या माफ़ी जैसे बड़े मामलों में यह अंदाज़ा सही भी लगता है। प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें की रिव्यू आदतें प्रूफ़रीडिंग को भेजने का हिस्सा मानती हैं, कोई वैकल्पिक चीज़ नहीं।

2. आपके ब्रांड में बारीकियों पर ध्यान नहीं है

ग्राहक लिखने की क्वालिटी को सेवा की क्वालिटी से जोड़ते हैं। ईमेल में प्रोडक्ट का गलत स्पेलिंग वाला नाम ऑर्डर की सटीकता पर शक पैदा करता है। भरोसा घटाने वाली ईमेल गलतियां से इसका सीधा संबंध है।

3. आप जल्दी में हैं या दबाव में हैं

कभी-कभी यह अंदाज़ा सही भी होता है। व्यस्त फ़ाउंडर फ़ोन से जल्दी जवाब भेजते हैं और ऑटोकरेक्ट चौंका देता है। फिर भी पढ़ने वाले को नतीजा कम प्राथमिकता जैसा ही लगता है। साफ़ और छोटा ईमेल कैसे लिखें के छोटे और साफ़ मैसेज को एडिट करने में कम समय लगता है।

भेजने से पहले गलतियां कैसे पकड़ें

मैसेज को एक बार ज़ोर से पढ़िए। आपके कान वे अटपटे वाक्य पकड़ लेते हैं जिन्हें आंखें छोड़ देती हैं। नाम, संख्या और तारीख अलग से जांचिए, क्योंकि स्पेल-चेक उन्हें तब छोड़ देता है जब वे असली शब्दों जैसे दिखते हैं।

ज़रूरी मैसेज भेजने से पहले साठ सेकंड रुकिए। थोड़ा हटकर दोबारा देखने से वे गलतियां दिख जाती हैं जिन्हें ड्राफ़्ट लिखते समय आपने सामान्य मान लिया था। टेम्पलेट और सिग्नेचर की हर तिमाही जांच कीजिए, क्योंकि पुराने फ़ुटर में चुपचाप टाइपो जमा होते रहते हैं। सिग्नेचर की जांच ईमेल सिग्नेचर की गलतियां जिनसे बचें के साथ करना ठीक रहता है।

कभी-कभी टाइपो फिर भी निकल जाएंगे। लंबे थ्रेड में एक गलती इंसानी बात है। गलतियों का पैटर्न प्रोसेस की समस्या है। बिज़नेस ईमेल में गलत टोन वाला अगला चैप्टर लिखने की एक और आदत बताता है जो एक भी स्पेलिंग गलती के बिना भरोसा तोड़ती है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल