एक ही सुबह आपके इनबॉक्स में दो इनवॉइस आते हैं। एक billing@acmecleaning.com से। दूसरा ऐसे मुफ़्त निजी एड्रेस से जिसमें कोई ब्रांड डोमेन नहीं। आप बिना झिझके किसे पैसे देंगे? ज़्यादातर लोग बिना सोचे पहला चुनते हैं। यही सहज प्रतिक्रिया वह चीज़ है जो बिज़नेस ईमेल एड्रेस पैदा करने के लिए बना है।
बिज़नेस ईमेल एड्रेस आपके ब्रांड के डोमेन से जुड़ा ईमेल अकाउंट है, किसी मुफ़्त निजी प्रोवाइडर का नहीं। यह वह एड्रेस है जो आप अपनी वेबसाइट, इनवॉइस और कॉन्टैक्ट पेज पर लगाते हैं। आइए देखें यह कैसे काम करता है और अच्छा एड्रेस कैसा दिखता है।
बिज़नेस ईमेल एड्रेस क्या है?
बिज़नेस ईमेल एड्रेस के दो हिस्से होते हैं जिन्हें @ चिह्न अलग करता है। @ से पहले का हिस्सा लोकल नाम है, जैसे info, hello या sarah। @ के बाद का हिस्सा आपका डोमेन है, जैसे yourbrand.com। साथ में ये hello@yourbrand.com जैसा कुछ बनाते हैं।
यही डोमेन का जुड़ाव इसे बिज़नेस एड्रेस बनाता है। यह पढ़ने वाले को बताता है कि मैसेज आपकी कंपनी से आया है, किसी के मुफ़्त में बनाए निजी अकाउंट से नहीं। जब भी आप उस एड्रेस से मेल भेजते हैं, आप अपने ब्रांड का नाम मज़बूत करते हैं।
बिज़नेस ईमेल एड्रेस के आम फ़ॉर्मैट
ज़्यादातर ब्रांड गिने-चुने जाने-पहचाने फ़ॉर्मैट इस्तेमाल करते हैं। info@, support@ और sales@ जैसे रोल वाले एड्रेस साझा इनबॉक्स में जाते हैं या सही व्यक्ति को फ़ॉरवर्ड हो जाते हैं। sarah@ या james.smith@ जैसे नाम वाले एड्रेस अलग-अलग टीम मेंबर के होते हैं।
careers@ या billing@ जैसे विभाग के एड्रेस ग्राहकों को अंदाज़ा लगाए बिना सही जगह पहुंचने में मदद करते हैं। सबसे अच्छा फ़ॉर्मैट आपके आकार और संवाद संभालने के तरीके पर निर्भर है। अकेले फ़्रीलांसर को शायद सिर्फ़ hello@ और अपना पहला नाम चाहिए। बढ़ती टीम support@ और कई निजी एड्रेस जोड़ सकती है।
ब्रांड बिज़नेस ईमेल एड्रेस क्यों चुनते हैं
बिज़नेस ईमेल एड्रेस किसी के आपकी वेबसाइट देखने या प्रपोज़ल पढ़ने से पहले ही आपको स्थापित दिखाता है। यह हर थ्रेड, जवाब और फ़ॉरवर्ड हुए मैसेज में आपके ब्रांड का नाम दिखाता रहता है। यह बार-बार दिखना समय के साथ पहचान बनाता है।
व्यावहारिक तौर पर, जब कोई टीम में आता या जाता है, तब बिज़नेस एड्रेस सौंपना आसान होता है। आप नए एड्रेस बना सकते हैं, पुराने फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं और ग्राहकों का संवाद किसी एक व्यक्ति के निजी अकाउंट से बंधने की जगह अपने डोमेन के नीचे रख सकते हैं।
अब जब आप जान गए कि बिज़नेस ईमेल एड्रेस क्या है, तो आप सोच सकते हैं कि ब्रांड के भरोसे के लिए यह इतना ज़रूरी क्यों है। अगला चैप्टर ब्रांड के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल क्यों ज़रूरी है इसे विस्तार से बताता है। असली स्थितियों में मुफ़्त और ब्रांडेड एड्रेस की तुलना के उदाहरणों के लिए हमारा ब्लॉग ब्रांडिंग के लिए बिज़नेस बनाम मुफ़्त ईमेल देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मैं कितने बिज़नेस ईमेल एड्रेस बना सकता हूं?
यह आपके ईमेल होस्टिंग प्लान पर निर्भर करता है। ज़्यादातर प्रोवाइडर एक डोमेन के नीचे कई एड्रेस बनाने देते हैं। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
क्या मुझे अपना पहला नाम इस्तेमाल करना चाहिए या info@ जैसा रोल?
दोनों चलते हैं, और कई ब्रांड मिला-जुलाकर रखते हैं। पहले नाम वाला एड्रेस आमने-सामने की सेल्स या कंसल्टिंग में निजी लगता है। info@ या support@ जैसे रोल वाले एड्रेस वेबसाइट के कॉन्टैक्ट पेज पर अच्छे रहते हैं, क्योंकि स्टाफ़ बदलने पर भी ये नहीं बदलते।
क्या मैं अपनी वेबसाइट और ईमेल के लिए एक ही डोमेन इस्तेमाल कर सकता हूं?
हां, और आपको करना भी चाहिए। दोनों के लिए एक ही डोमेन रखना आम तरीका है। इससे आपका ब्रांड एक जैसा रहता है और ग्राहकों के लिए यह जांचना आसान होता है कि आपका ईमेल और वेबसाइट एक ही बिज़नेस के हैं।
अगर मेरा पसंदीदा एड्रेस मेरे डोमेन पर पहले से लिया जा चुका हो तो?
कोई बदलाव आज़माएं। अगर sarah@ ले लिया गया है, तो sarah.smith@ या s.smith@ आम विकल्प हैं। रोल वाले एड्रेस के लिए support@ और help@ अक्सर एक ही काम करते हैं। सटीक प्रीफ़िक्स से ज़्यादा डोमेन मायने रखता है।
क्या बिज़नेस ईमेल एड्रेस के लिए अलग से पैसे लगते हैं?
आम तौर पर हां, क्योंकि इनके लिए डोमेन और ईमेल होस्टिंग चाहिए। खर्च आम तौर पर हर एड्रेस या मेलबॉक्स के लिए महीने में कुछ डॉलर होता है। यह छोटा खर्च आपके भेजे हर मैसेज की साख में वसूल हो जाता है।
क्या ग्राहक info@ जैसे रोल वाले एड्रेस पर जवाब दे सकते हैं?
हां। रोल वाले एड्रेस भी निजी एड्रेस की तरह मेल पाते और भेजते हैं। आप फ़ॉरवर्डिंग या साझा इनबॉक्स एक्सेस सेट करते हैं ताकि आपकी टीम में सही व्यक्ति आने वाले मैसेज देखे और जवाब दे।