क्या आप किसी कॉन्ट्रैक्ट को पोस्टकार्ड पर भेजेंगे, जिसे रास्ते में कोई भी पढ़ सके? ज़्यादातर लोग नहीं भेजेंगे। फिर भी बहुत सारा बिज़नेस मेल प्लेन टेक्स्ट में ही सफ़र करता है, जब तक कोई चीज़ उसे एन्क्रिप्ट न करे।
ईमेल एन्क्रिप्शन मैसेज की सामग्री को भेजने वाले और चुने हुए पाने वाले के अलावा किसी और के पढ़ने से बचाता है। यह तब मायने रखता है जब आप वित्तीय जानकारी, ग्राहकों का निजी डेटा या गोपनीय योजनाएं शेयर करते हैं। आप अपना पूरा सेटअप बिज़नेस के लिए ईमेल सिक्योरिटी क्या है के ज़रिए पहले से सुरक्षित करते हैं। एन्क्रिप्शन संवेदनशील कंटेंट के लिए एक ख़ास परत जोड़ता है।
ईमेल एन्क्रिप्शन क्या है?
ईमेल एन्क्रिप्शन पढ़ने लायक टेक्स्ट को उलझे हुए डेटा में बदल देता है, जिसे सिर्फ़ सही कुंजी (की) वाला ही खोल सकता है। यह प्रक्रिया मेल को सर्वरों के बीच सफ़र करते समय या स्टोरेज में पड़े रहते समय सुरक्षित रख सकती है। एन्क्रिप्शन के बिना, रास्ते में मैसेज को पकड़ने वाला कोई भी उसे पढ़ सकता है।
ज़्यादातर बिज़नेस यूज़र को यह उलझाने की प्रक्रिया कभी दिखती ही नहीं। एन्क्रिप्शन चालू होने पर उनका ईमेल क्लाइंट और होस्टिंग प्रोवाइडर तकनीकी कदम संभाल लेते हैं।
ट्रांज़िट में एन्क्रिप्शन बनाम स्टोरेज में एन्क्रिप्शन
1. ट्रांज़िट में एन्क्रिप्शन
जब मेल आपके डिवाइस से आपके ईमेल होस्ट तक और फिर पाने वाले के सर्वर तक जाता है, तो उसे सुरक्षित कनेक्शन से गुज़रना चाहिए। इससे पब्लिक नेटवर्क पर आम तौर पर होने वाली जासूसी रुकती है। आधुनिक बिज़नेस होस्टिंग वेबमेल और सामान्य भेजने वाले पोर्ट के लिए सुरक्षित कनेक्शन डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रखती है।
2. स्टोरेज में एन्क्रिप्शन
स्टोरेज वाला एन्क्रिप्शन सर्वर पर रखे मैसेज को सुरक्षित करता है। अगर कोई स्टोर की गई फ़ाइलों तक पहुंच भी जाए, तो एन्क्रिप्टेड कंटेंट बिना कुंजी के पढ़ा नहीं जा सकेगा। अपने होस्टिंग प्रोवाइडर से पूछें कि उनके सिस्टम पर स्टोर किया गया मेल कैसे सुरक्षित रखा जाता है।
3. एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन
एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन का मतलब है कि कुंजियां सिर्फ़ भेजने वाले और पाने वाले के पास होती हैं, बीच के होस्ट के पास भी नहीं। यह बहुत संवेदनशील बातचीत के लिए सबसे मज़बूत है, पर इसमें दोनों पक्षों को आपस में चलने वाले टूल इस्तेमाल करने पड़ते हैं। रोज़ का ज़्यादातर बिज़नेस मेल इसके बजाय ट्रांज़िट और सर्वर-साइड सुरक्षा पर निर्भर करता है।
आपके ब्रांड को एन्क्रिप्शन को प्राथमिकता कब देनी चाहिए
जब ईमेल में पेमेंट की जानकारी, स्वास्थ्य की जानकारी, कानूनी दस्तावेज़ या क्रेडेंशियल हों, तब ज़्यादा सावधानी रखें। एन्क्रिप्शन की आदतों को ईमेल अटैचमेंट को प्रोफ़ेशनल तरीके से कैसे संभालें की सुरक्षित अटैचमेंट प्रैक्टिस के साथ जोड़ें। बड़ी फ़ाइलें कभी-कभी सादे अटैचमेंट के बजाय किसी सुरक्षित पोर्टल में रखना बेहतर होता है।
एन्क्रिप्शन ऑथेंटिकेशन रिकॉर्ड या फ़िशिंग की जागरूकता की जगह नहीं लेता। यह कंटेंट को बचाता है, आपके डोमेन की साख को नहीं। पूरा तरीका बनाने के लिए तीनों को साथ रखें, जिसमें ईमेल स्पूफ़िंग क्या है के स्पूफ़िंग से बचाव भी शामिल हैं।
अपने ईमेल प्रोवाइडर से पूछें कि आपके प्लान में कौन-से एन्क्रिप्शन ऑप्शन शामिल हैं। ज़्यादातर ब्रांड के लिए सुरक्षित ट्रांज़िट और ज़िम्मेदारी से हैंडलिंग रोज़ की ज़रूरतें पूरी कर देती है। सख़्त एंड-टू-एंड तरीके अपनी सबसे संवेदनशील बातचीत के लिए रखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या बिज़नेस ईमेल डिफ़ॉल्ट रूप से एन्क्रिप्टेड होता है?
ज़्यादातर भरोसेमंद होस्ट ट्रांज़िट में कनेक्शन डिफ़ॉल्ट रूप से एन्क्रिप्ट करते हैं, पर नीतियां प्रोवाइडर और सेटअप के हिसाब से अलग होती हैं। मान लेने के बजाय अपने होस्ट से पुष्टि करें। WEMASY की ईमेल होस्टिंग जल्द आ रही है; तब तक सुरक्षित मेल कनेक्शन आपके अपने ईमेल प्रोवाइडर से मिलते हैं। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
क्या एन्क्रिप्शन फ़िशिंग हमले रोक देता है?
एन्क्रिप्शन मैसेज की सामग्री को बचाता है, भेजने वाले की पहचान को नहीं। अगर कोई आपको असुरक्षित चैनल पर जवाब देने के लिए बहका दे, तो फ़िशिंग फिर भी चल जाती है। एन्क्रिप्शन को फ़िशिंग ईमेल की पहचान कैसे करें की ट्रेनिंग के साथ जोड़ें।
क्या मुझे पासवर्ड एन्क्रिप्टेड ईमेल से भेजने चाहिए?
एन्क्रिप्शन मौजूद होने पर भी पासवर्ड ईमेल से भेजने से बचें। इसके बजाय पासवर्ड शेयर करने का अलग तरीका इस्तेमाल करें या सुरक्षित अकाउंट सेटअप के ज़रिए क्रेडेंशियल दें। अगर एक्सेस की जानकारी देनी ही पड़े, तो एक्सपायरी वाला वन-टाइम लिंक इस्तेमाल करें।
एन्क्रिप्शन का ईमेल ऑथेंटिकेशन रिकॉर्ड से क्या संबंध है?
ऑथेंटिकेशन साबित करता है कि मेल किसने भेजा। एन्क्रिप्शन बचाता है कि मेल में क्या लिखा है। दोनों भरोसे में मदद करते हैं, पर अलग समस्याएं हल करते हैं, जो SPF, DKIM और DMARC रिकॉर्ड क्या हैं में बताई गई हैं।
क्या ग्राहकों को पता चलता है कि मेरा ईमेल एन्क्रिप्टेड है?
ट्रांज़िट में सुरक्षित किए गए सामान्य बिज़नेस मेल में पाने वालों को शायद ही कभी कोई लॉक आइकन दिखता है। सुरक्षा सर्वरों के बीच होती है। बहुत संवेदनशील फ़ाइलों के लिए, पाने वालों को बताएं कि आप सुरक्षित अपलोड या पोर्टल इस्तेमाल कर रहे हैं, ताकि उन्हें पता रहे कि क्या उम्मीद करनी है।
क्या मुफ़्त पर्सनल ईमेल बिज़नेस होस्टिंग जैसा एन्क्रिप्शन दे सकता है?
आम उपभोक्ता मेल ट्रांज़िट में एन्क्रिप्ट कर सकता है, पर स्टोरेज, रिकवरी और कंप्लायंस सेटिंग पर आपको कम कंट्रोल देता है। दोनों तरफ़ आपके हाथ में क्या है, इसकी तुलना के लिए पर्सनल बनाम बिज़नेस ईमेल पढ़ें।