आपका निजी इनबॉक्स सब कुछ का मिश्रण है। डिनर की बुकिंग के बगल में बैंक का अलर्ट, और उसके बगल में उस ग्राहक का मैसेज जिसे तीन साल पुराना आपका मुफ़्त एड्रेस मिल गया। निजी ज़िंदगी और बिज़नेस के बीच यही धुंधलापन बताता है कि दोनों को अलग रखना क्यों ज़रूरी है।
निजी ईमेल और बिज़नेस ईमेल ऊपर से एक जैसे लग सकते हैं, पर उनकी भूमिकाएं अलग हैं। एक आपकी निजी ज़िंदगी के लिए है। दूसरा बाहर की दुनिया के सामने आपके ब्रांड की नुमाइंदगी करता है। उनमें फ़र्क क्या है और यह फ़र्क क्यों मायने रखता है, यह यहां है।
निजी और बिज़नेस ईमेल में क्या फ़र्क है?
सबसे बड़ा फ़र्क डोमेन का है। निजी ईमेल किसी मुफ़्त प्रोवाइडर के डोमेन पर होता है जिस पर कोई भी साइन अप कर सकता है। बिज़नेस ईमेल आपके अपने ब्रांड डोमेन पर होता है, जैसे yourbrand.com। यह एक बदलाव आपके भेजे हर मैसेज को लोग कैसे देखते हैं, इसे बदल देता है।
बिज़नेस ईमेल प्रोफ़ेशनल इस्तेमाल के लिए भी सेट किया जाता है। आप कई एड्रेस बना सकते हैं, टीम में इनबॉक्स साझा कर सकते हैं और तय कर सकते हैं कि किसके पास एक्सेस हो। निजी ईमेल एक व्यक्ति और एक निजी अकाउंट के लिए बना है।
निजी ईमेल कब इस्तेमाल करें
निजी ईमेल को दोस्तों, परिवार, निजी सब्सक्रिप्शन और उस हर चीज़ के लिए रखें जिसका आपके ब्रांड से कोई वास्ता नहीं। यह आपकी निजी जगह है, और बिज़नेस मैसेज उसमें मिलाने से दोनों को संभालना मुश्किल हो जाता है।
कभी-कभार बिज़नेस के लिए निजी एड्रेस इस्तेमाल करना सुविधाजनक लग सकता है, पर समय के साथ इससे दिक्कतें खड़ी होती हैं। ग्राहक वह एड्रेस सेव कर लेते हैं, फ़ॉर्म उसी पर सबमिट होने लगते हैं, और अचानक आपका निजी इनबॉक्स ग्राहक सपोर्ट के ऐसे थ्रेड से भर जाता है जिन्हें आसानी से किसी और को नहीं सौंपा जा सकता।
बिज़नेस ईमेल कब इस्तेमाल करें
जो कुछ भी आपके ब्रांड की नुमाइंदगी करे, उसके लिए बिज़नेस ईमेल इस्तेमाल करें। इसमें ग्राहकों को प्रपोज़ल, इनवॉइस, सपोर्ट के जवाब, आपको मिलने वाली नौकरी की अर्ज़ियां, और आपकी वेबसाइट या विज़िटिंग कार्ड पर लिखा हर एड्रेस आता है।
बिज़नेस ईमेल आपके ब्रांड को दिखता और आपके संवाद को व्यवस्थित रखता है। जब टीम में कोई नया आता है, तो आप उसके लिए एड्रेस बनाते हैं। जब कोई जाता है, तो आप उसका मेल आगे भेज देते हैं और आपके डोमेन से जुड़ा ग्राहक इतिहास नहीं खोता।
जब आप फ़र्क साफ़ समझ लें, तो अगला स्वाभाविक विषय है कि पर्दे के पीछे बिज़नेस ईमेल को क्या चलाता है। ईमेल होस्टिंग क्या है चैप्टर उसी परत को समझाता है। इसी तुलना को ब्रांडिंग के नज़रिए से देखने के लिए ब्रांडिंग के लिए बिज़नेस बनाम मुफ़्त ईमेल पढ़ें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या मैं बिज़नेस ईमेल को अपने निजी इनबॉक्स में फ़ॉरवर्ड कर सकता हूं?
कई बिज़नेस मालिक सुविधा के लिए ऐसा करते हैं। आप बिज़नेस मेल अपने निजी इनबॉक्स में पा सकते हैं और जवाब अपने ब्रांडेड एड्रेस से भेज सकते हैं। बस सावधान रहें कि गलत अकाउंट से जवाब न चला जाए। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
क्या बिज़नेस के लिए मुफ़्त ईमेल इस्तेमाल करना गैर-प्रोफ़ेशनल है?
ज़्यादातर मामलों में हां। मुफ़्त एड्रेस आपके ब्रांड डोमेन से मेल नहीं खाता और आपको कम स्थापित दिखा सकता है। ग्राहक और पार्टनर आम तौर पर उम्मीद करते हैं कि बिज़नेस का ईमेल उनके अपने डोमेन पर होगा।
क्या बिज़नेस शुरू करने पर मुझे अपना निजी ईमेल डिलीट करना चाहिए?
नहीं। निजी ज़िंदगी के लिए अपना निजी अकाउंट रखें। ब्रांड के संवाद के लिए अलग बिज़नेस एड्रेस जोड़ें। दोनों साथ रह सकते हैं, बस यह साफ़ रखें कि सार्वजनिक रूप से कौन सा एड्रेस देना है।
क्या मैं निजी और बिज़नेस, दोनों के लिए एक ही ईमेल ऐप इस्तेमाल कर सकता हूं?
ज़्यादातर ईमेल ऐप कई अकाउंट जोड़ने देते हैं। आप अपने फ़ोन या कंप्यूटर के एक ही ऐप में दोनों इनबॉक्स देख सकते हैं। एक ही जगह दिखने पर भी अकाउंट अलग-अलग रहते हैं।
अगर मैं अपनी कंपनी बंद कर दूं तो बिज़नेस ईमेल का क्या होगा?
डोमेन आपके नियंत्रण में है, इसलिए आप तय करते हैं कि एड्रेस कब बंद करने हैं या डोमेन को कब खत्म होने देना है। बिज़नेस के लिए निजी अकाउंट इस्तेमाल करने के मुकाबले यह एक और फ़ायदा है। आपका संवाद उस डोमेन से बंधा रहता है जो आपका अपना है।
क्या फ़्रीलांसरों को भी बिज़नेस ईमेल इस्तेमाल करना चाहिए?
हां। फ़्रीलांसर अक्सर सिर्फ़ साख के दम पर मुकाबला करते हैं। hello@yourname.com जैसा ब्रांडेड एड्रेस आपको असली बिज़नेस जैसा दिखाता है, चाहे आप अकेले की टीम हों।