कैंसलेशन पॉलिसी टेम्पलेट कैसे बनाएं

पिछले महीने 18 ग्राहकों ने अपने अपॉइंटमेंट से दो घंटे के भीतर कैंसल किया। आपकी टीम ने वे स्लॉट इस उम्मीद में रोके थे कि कमाई होगी, जो कभी नहीं आई। उनमें से तीन कैंसलेशन एक ही बार-बार बुक करने वाले के थे, जो कभी पहले से योजना बनाता नहीं दिखता।

ऐसा पैटर्न ही कैंसलेशन पॉलिसी टेम्पलेट रोकता है। कैंसलेशन पॉलिसी टेम्पलेट दोबारा इस्तेमाल होने वाला दस्तावेज़ है, जो तय करता है कि ग्राहकों को कितना पहले कैंसल करना होगा, उन्हें कितना रिफ़ंड मिलेगा और देर से बदलाव पर कौन सी फ़ीस लगेगी। यह आपके नो-शो नियमों के साथ चलता है, पर अपॉइंटमेंट शुरू होने से पहले की खिड़की को कवर करता है। नीचे देखिए कि ऐसा टेम्पलेट कैसे बनाएं जिसे आपकी टीम रोज़ अंदाज़ा लगाए बिना लागू कर सके।

कैंसलेशन पॉलिसी टेम्पलेट क्या है?

कैंसलेशन पॉलिसी टेम्पलेट तय ढांचे वाला मास्टर दस्तावेज़ है, जिसमें सूचना अवधि, रिफ़ंड प्रतिशत और फ़ीस की रकम के लिए बदलने वाले फ़ील्ड होते हैं। किसी एक सेवा के लिए लिखी एक बार की पॉलिसी के उलट, टेम्पलेट आपकी पूरी बुकिंग सूची में काम करता है। आप बुनियादी भाषा कॉपी करते हैं और हर सेवा टियर के लिए सिर्फ़ ब्रैकेट वाले मान बदलते हैं।

मज़बूत टेम्पलेट चार चीज़ें तय करते हैं। घंटों या दिनों में नापी गई कैंसलेशन की आख़िरी समय-सीमा। समय पर कैंसल करने पर रिफ़ंड की रकम। देर से कैंसल करने पर फ़ीस या आंशिक चार्ज। और रीशेड्यूल का विकल्प, अगर आप ग्राहकों को बुकिंग पूरी तरह खोने की जगह उसे आगे खिसकाने देते हैं।

कैंसलेशन के नियम नो-शो नियमों से अलग क्यों हैं

कैंसलेशन तय समय से पहले होता है। नो-शो तब होता है जब ग्राहक न कभी आता है और न कैंसल करता है। दोनों से आपकी कमाई जाती है, पर ग्राहक का व्यवहार अलग है। कैंसलेशन पॉलिसी जल्दी बताने को इनाम देती हैं। नो-शो पॉलिसी चुप्पी पर जुर्माना लगाती हैं।

दोनों पॉलिसी को अलग पर मेल खाते टेम्पलेट में रखने से विरोधाभास नहीं होता। अगर आपकी कैंसलेशन खिड़की 24 घंटे है, तो आपकी नो-शो पॉलिसी भी वही समय-सीमा बताए। जो ग्राहक अलग-अलग पेज पर विरोधी नियम पढ़ते हैं, उनका भरोसा तेज़ी से घटता है।

अपना कैंसलेशन पॉलिसी टेम्पलेट कैसे बनाएं

1. सूचना अवधि टियर में तय करें

ज़्यादा तैयारी वाली सेवाओं को लंबी खिड़की चाहिए। सामान्य अपॉइंटमेंट में 24 घंटे लग सकते हैं। कैटरिंग वाले इवेंट में सात दिन लग सकते हैं। हर टियर को टेम्पलेट के ऊपर एक तालिका में लिखें।

2. हर टियर के लिए रिफ़ंड का तर्क तय करें

समय पर कैंसल करने पर पूरा रिफ़ंड। देर से कैंसल करने पर आंशिक रिफ़ंड या क्रेडिट। उसी दिन कैंसल करने पर रिफ़ंड नहीं, जब तक आप अपवाद न देना चाहें। लिखिए कि रिफ़ंड मूल भुगतान तरीके में लौटेगा या स्टोर क्रेडिट बनेगा।

3. रीशेड्यूल का विकल्प जोड़ें

कुछ बिज़नेस रिफ़ंड से ज़्यादा रीशेड्यूल पसंद करते हैं। टेम्पलेट की "अगर [48] घंटे पहले कहा जाए तो हर बुकिंग पर एक मुफ़्त रीशेड्यूल" जैसी पंक्ति ग्राहक का रिश्ता बनाए रखते हुए कमाई का नुकसान घटाती है।

4. ग्राहक के लिए सारांश टेक्स्ट लिखें

अपने बुकिंग पेज के लिए तीन मुख्य नियम सरल भाषा में निकालें। जो ग्राहक हर ब्योरा चाहते हैं, उनके लिए पूरे टेम्पलेट का लिंक दें।

5. अपने नो-शो टेम्पलेट से मिलाएं

अपने नो-शो पॉलिसी टेम्पलेट से मिलान करें, ताकि परिभाषाएं, समय-सीमाएं और फ़ीस की भाषा एक जैसी हों। हर तिमाही एक ही व्यक्ति दोनों दस्तावेज़ साथ देखे।

साफ़ कैंसलेशन नियम शेड्यूल के टकराव भी घटाते हैं। जब ग्राहक समय पर कैंसल करते हैं, तो खाली स्लॉट भरी हुई कैलेंडर में डबल बुकिंग की मुसीबत बनने की जगह दूसरों के लिए उपलब्ध हो जाते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल