अपॉइंटमेंट रिमाइंडर नो-शो कैसे घटाते हैं

एक ग्राहक को एक रात पहले टेक्स्ट मिलता है, जिसमें पता और कन्फ़र्म का लिंक है। वह कन्फ़र्म दबाता है और समय पर पहुंच जाता है। दूसरे ग्राहक को बुकिंग के बाद बिज़नेस से कोई संदेश नहीं मिलता। वह भूल जाता है, मान लेता है कि समय बदला जा सकता है, और घर पर ही रह जाता है।

सर्विस वही। कैलेंडर वही। नतीजा बिल्कुल अलग। अपॉइंटमेंट रिमाइंडर यही फ़ासला भरता है: वह समय निकलने से पहले विज़िट की जानकारी फिर से ग्राहक के सामने रख देता है। जो बिज़नेस नियमित रिमाइंडर भेजते हैं, उनके यहां सिर्फ़ कन्फ़र्मेशन वाले तरीके के मुकाबले अक्सर नो-शो रेट तेज़ी से गिरता है। आगे देखिए कि रिमाइंडर क्यों काम करते हैं और ग्राहकों को परेशान किए बिना उन्हें कैसे इस्तेमाल करें।

अपॉइंटमेंट रिमाइंडर नो-शो क्यों घटाते हैं

लोग अपॉइंटमेंट कई दिन या हफ़्ते पहले बुक करते हैं, और बीच के समय में ज़िंदगी की बाकी बातें भर जाती हैं। रिमाइंडर उसी पल वादे को वापस ध्यान में लाता है जब उसकी ज़रूरत होती है। अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ग्राहक को दोषी नहीं ठहराता। वह बस दोहराता है कि उन्होंने किस बात पर हामी भरी थी।

रिमाइंडर सच्ची गलतियां भी पकड़ लेते हैं। ऑनलाइन बुकिंग में गलत दिन भर गया, रीशेड्यूल के बाद कैलेंडर अपडेट नहीं हुआ, या वर्चुअल विज़िट में टाइमज़ोन का भ्रम हो गया। सही समय पर आया मैसेज ये गलतियां तब सामने ले आता है जब उन्हें ठीक करने का समय बचा होता है।

रिमाइंडर से नो-शो कम करने के लिए समय के साथ कार्रवाई भी जोड़ें। जिन मैसेज में कन्फ़र्म, रीशेड्यूल या कैंसल के लिंक होते हैं, उनमें ग्राहक के पास चुप रहने की जगह आसान रास्ता होता है। इससे आखिरी मिनट के वे खाली स्लॉट कम होते हैं जिन्हें आपके स्टाफ़ को भरना पड़ता है।

असरदार अपॉइंटमेंट रिमाइंडर कैसा होता है

चतुर शब्दों से ज़्यादा साफ़ बात काम करती है। पहली दो पंक्तियों में तारीख, समय, जगह या लिंक और सर्विस का नाम लिखें। फ़ोन पर पढ़ने वाले ग्राहक को ज़रूरी बातें तुरंत समझ आनी चाहिए।

समय मायने रखता है। कई सर्विस बिज़नेस एक रिमाइंडर चौबीस घंटे पहले और दूसरा शुरू होने से दो घंटे पहले भेजते हैं। हेल्थकेयर प्रैक्टिस कभी-कभी नए मरीज़ों को, जिन्हें तैयारी के निर्देश चाहिए, एक हफ़्ते पहले भी मैसेज भेजती हैं।

चैनल का चुनाव आपके ग्राहकों पर निर्भर करता है। टेक्स्ट ज़्यादातर लोगों तक जल्दी पहुंचता है। ईमेल में तैयारी की लंबी सूची और अटैचमेंट जा सकते हैं। कुछ टीमें दोनों इस्तेमाल करती हैं ताकि कुछ छूटे नहीं।

नियमों की बात भी रिमाइंडर में होनी चाहिए। कैंसल की समय-सीमा और नो-शो फ़ीस पर छोटा सा नोट अलग से समझाए बिना अपेक्षाएं साफ़ कर देता है।

रिमाइंडर आपके शेड्यूलिंग सेटअप में कैसे फ़िट होते हैं

हाथ से रिमाइंडर कॉल करना बड़े पैमाने पर नहीं चलता। रोज़ की बुकिंग कुछ से ज़्यादा होते ही ऑटोमेशन घंटे बचाता है और इंसानी गलती हटाता है। आपके अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर से जुड़ा शेड्यूलिंग टूल बुकिंग बनते ही या विज़िट पास आने पर मैसेज भेज सकता है।

रिमाइंडर तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब हर बुकिंग चैनल एक ही कैलेंडर में जाए। जो फ़ोन बुकिंग सिस्टम में दर्ज ही नहीं होती, उसे ऑटोमेटेड मैसेज नहीं मिलेंगे। इसीलिए शुरू से एकीकृत शेड्यूलिंग ज़रूरी है, जैसा ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग कैसे सेट अप करें में बताया गया है।

इस मॉड्यूल के आगे के अध्याय दिखाते हैं कि रिमाइंडर का टेक्स्ट कैसे लिखें, टेम्पलेट कैसे बनाएं और रिमाइंडर ऐप कैसे चुनें। अगर आपको सिद्धांत से आगे व्यावहारिक तरीके चाहिए, तो हमारा ब्लॉग बुकिंग संभालने और नो-शो से बचने के टिप्स पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल