अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?

आपकी फ़्रंट डेस्क एक साथ तीन कॉल संभाल रही है। एक कॉल करने वाला मंगलवार का स्लॉट चाहता है। दूसरा पूछता है कि क्या डॉ. ली गुरुवार को अब भी खाली हैं। तीसरे को वह अपॉइंटमेंट बदलना है जो उसने कल रात ऑनलाइन बुक किया था। दीवार पर टंगा कागज़ का कैलेंडर इतना सब नहीं संभाल सकता।

यहीं मेडिकल अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर काम आता है। अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर ऐसा सिस्टम है जो प्रोवाइडर की उपलब्धता सहेजता है, स्टाफ़ और ग्राहकों से बुकिंग लेता है और बिना हाथ से कॉपी किए कन्फ़र्मेशन भेजता है। ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलर के फ़ीचर डबल बुकिंग भी रोकते हैं और बफ़र व सर्विस की अवधि जैसे नियम लागू करते हैं। आगे देखिए कि शेड्यूलिंग टूल असल में क्या करते हैं और हेल्थकेयर के बाहर के बिज़नेस में कैसे काम आते हैं।

अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?

अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर एक केंद्रीय कैलेंडर है जिसमें बुकिंग के नियम पहले से जुड़े होते हैं। उसे पता होता है कि कौन सा प्रोवाइडर कब काम करता है, वह कौन सी सर्विस देता है और हर विज़िट में कितना समय लगता है। जब कोई स्लॉट मांगता है, तो सिस्टम पुष्टि करने से पहले नियम जांचता है।

अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग टूल साझा कैलेंडर से कहीं आगे जाते हैं। वे इंटेक फ़ॉर्म, पेमेंट लेना, रिमाइंडर की श्रृंखला और रिपोर्टिंग भी संभालते हैं। बुकिंग वेबसाइट से आई हो, फ़ोन से या वॉक-इन डेस्क से, स्टाफ़ को एक ही शेड्यूल दिखता है।

मेडिकल अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर में क्लिनिकल वर्कफ़्लो भी जुड़ जाते हैं। सैलून या ट्यूशन के बिज़नेस के मुकाबले यहां विज़िट के प्रकार, इंश्योरेंस के सवाल और प्राइवेसी कंट्रोल ज़्यादा मायने रखते हैं। इंजन लगभग एक जैसा होता है। फ़ॉर्म के फ़ील्ड और नियमों के कदम अलग होते हैं।

अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग टूल रोज़ क्या संभालते हैं

उपलब्धता प्रबंधन ऑनलाइन और सामने आकर होने वाली बुकिंग को एक सुर में रखता है। अगर कोई प्रोवाइडर शुक्रवार दोपहर ट्रेनिंग के लिए बंद रखता है, तो वह समय पब्लिक बुकिंग से तुरंत गायब हो जाता है।

सर्विस कैटलॉग में अवधि, कीमत और तैयारी के नोट तय होते हैं। पैंतालीस मिनट की कलर सर्विस और पंद्रह मिनट की ट्रिम के लिए एक ही कैलेंडर में अलग-अलग साइज़ के स्लॉट चाहिए।

ऑटोमेटेड मैसेज बुकिंग की पुष्टि करते हैं और विज़िट के दिन से पहले ग्राहकों को याद दिलाते हैं। रिमाइंडर के लिए हाथ से किए गए कॉल में वे घंटे जाते हैं जो स्टाफ़ सर्विस देने में लगा सकता है।

रिपोर्टिंग से पीक आवर्स, नो-शो रेट और प्रोवाइडर के इस्तेमाल का पता चलता है। ये आंकड़े अंदाज़े के बिना स्टाफ़िंग और मार्केटिंग का रास्ता दिखाते हैं।

शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर साधारण कैलेंडर से कैसे अलग है

साधारण कैलेंडर सिर्फ़ इवेंट सहेजता है। शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर बिज़नेस के नियम लागू करता है। वह दो ग्राहकों को एक ही मिनट में एक ही प्रोवाइडर नहीं लेने देता। जो सर्विस प्रोवाइडर नहीं दे सकता, उसे वह छिपा देता है।

दूसरा फ़र्क़ सेल्फ़-सर्विस बुकिंग है। ग्राहक फ़ोन पर बार-बार बात करने की जगह आपकी साइट पर असली खाली स्लॉट में से चुनते हैं। यह उस सेटअप से जुड़ता है जिसकी चर्चा ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग कैसे सेट अप करें में है।

अगर शब्दों को लेकर अभी उलझन है, तो पहले अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग क्या है पढ़ें। फिर देखें कि बड़ा रिज़र्वेशन सिस्टम क्षमता रोकने और प्रोवाइडर वाले स्लॉट को कैसे अलग ढंग से संभालता है।

सॉफ़्टवेयर चुनना इस किताब में बाद में आएगा। अभी बस इतना समझ लीजिए कि अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर बिखरी हुई बुकिंग रिक्वेस्ट को एक भरोसेमंद शेड्यूल में बदल देता है, जिस पर आपकी टीम और ग्राहक दोनों भरोसा कर सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल