जब अठारह लोग अंदर आएं और आपका फ़्रंट डेस्क अब भी सोमवार का व्हाइटबोर्ड इस्तेमाल कर रहा हो, तो कैसे पता चलेगा कि कौन-सी योग मैट किसकी है?
यह सवाल तभी उठता है जब स्टूडियो एक इंस्ट्रक्टर और मुट्ठी भर नियमित लोगों से आगे बढ़ता है। क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर ऐसा सिस्टम है जो क्लास शेड्यूल पब्लिश करता है, रजिस्ट्रेशन लेता है, क्षमता लागू करता है, रिमाइंडर भेजता है और नियमित सेशन में उपस्थिति ट्रैक करता है। यह व्हाइटबोर्ड, ग्रुप चैट और स्प्रेडशीट टैब की जगह एक लाइव कैलेंडर देता है जिसे आपकी टीम और सदस्य साझा करते हैं। नीचे देखिए कि क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर क्या करता है और कैसे जानें कि आपको यह कब चाहिए।
क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?
क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर उन बिज़नेस के लिए बना डिजिटल टूल है जो दोहराए जाने वाले शेड्यूल पर ग्रुप सेशन चलाते हैं। सदस्य उपलब्ध क्लास देखते हैं, तय तारीखों के लिए रजिस्टर करते हैं, भुगतान करते हैं या क्रेडिट इस्तेमाल करते हैं, और कन्फ़र्मेशन अपने आप पाते हैं।
सॉफ़्टवेयर सेशन आधारित क्षमता समझता है। हर क्लास की अपनी सीट गिनती, इंस्ट्रक्टर और रजिस्ट्रेशन की आखिरी सीमा होती है। एक मंगलवार का सेशन बुक करने से पूरे महीने के सारे मंगलवार गलती से ब्लॉक नहीं होते, जब तक ग्राहक ने सीरीज़ पैकेज न चुना हो।
स्टूडियो, जिम, आर्ट स्कूल और ट्रेनिंग सेंटर हफ़्ते में कई सेशन का तालमेल फ़्रंट डेस्क पर फ़ोन के चक्कर के बिना बैठाने के लिए क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं।
क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर के मुख्य फ़ीचर
सार्वजनिक क्लास कैलेंडर खाली सीटों के साथ आने वाले सेशन दिखाता है। सदस्य स्टाफ़ के हाथ से डेटा भरे बिना वेब या मेंबर पोर्टल से रजिस्टर करते हैं।
क्षमता और वेटलिस्ट के नियम ओवरसेलिंग रोकते हैं। क्लास भरने पर अगला रजिस्ट्रेंट वेटलिस्ट में जुड़ता है या अगली उपलब्ध तारीख देखता है। यह ऑटोमेशन इस मॉड्यूल में आगे बताई गई वेटलिस्ट मैनेजमेंट की प्रथाओं से जुड़ता है।
भुगतान और पैकेज का साथ ड्रॉप-इन शुल्क, क्लास पैक और मेंबरशिप संभालता है। एक ही सदस्य एक हफ़्ते क्रेडिट से बुक कर सकता है और अगले हफ़्ते नकद दे सकता है। सॉफ़्टवेयर स्टाफ़ के अंदाज़े की जगह बैलेंस ट्रैक करता है।
ऑटोमेटेड रिमाइंडर नो-शो घटाते हैं। क्लास से एक दिन पहले का टेक्स्ट या ईमेल, रजिस्टर्ड सदस्यों को आ न सकने पर जल्दी कैंसल करने की याद दिलाता है, जिससे सीटें दूसरों के लिए खाली होती हैं।
उपस्थिति ट्रैकिंग हर सदस्य और हर क्लास प्रकार का इतिहास बनाती है। मालिक इस डेटा से लोकप्रिय समय पर सेशन जोड़ते हैं या उन क्लास को बंद करते हैं जो लगातार खाली रहती हैं।
क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर बनाम आम अपॉइंटमेंट टूल
अपॉइंटमेंट शेड्यूलर तब बेहतर हैं जब एक प्रोवाइडर हर स्लॉट में एक ग्राहक को सर्व करे। क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर तब बेहतर है जब एक प्रोवाइडर एक ही घंटे में साझा क्षमता के साथ कई ग्राहकों को सर्व करे।
एक ही बिज़नेस में दोनों मॉडल मिलाना आम है। फ़िटनेस स्टूडियो वाली इमारत में मसाज थेरेपिस्ट को कमरों के लिए अपॉइंटमेंट बुकिंग और ग्रुप सेशन के लिए क्लास बुकिंग चाहिए। सदस्य के अनुभव में हर विकल्प साफ़ दिखना चाहिए।
क्लास बुकिंग क्लास रजिस्ट्रेशन की नींव पर बनती है। रजिस्ट्रेशन सीट रोकने का काम है। सॉफ़्टवेयर वह सिस्टम है जो हफ़्ते के दर्जनों सेशन में वह काम बड़े पैमाने पर चलाता है।
जब व्यस्त घंटों में वॉक-इन मांग बढ़ती है, तो कुछ स्टूडियो व्यस्त सुबह में फ़्रंट डेस्क के प्रवाह के लिए क्लास बुकिंग को क्यू मैनेजमेंट सिस्टम के साथ जोड़ते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर कई लोकेशन संभाल सकता है?
कई लोकेशन वाले स्टूडियो को सदस्य अकाउंट साझा रखते हुए हर साइट के लिए अलग कमरे की क्षमता और इंस्ट्रक्टर सूची चाहिए। जांचें कि सॉफ़्टवेयर सार्वजनिक कैलेंडर पर लोकेशन फ़िल्टर देता है, ताकि सदस्य सही स्टूडियो बुक करें।
क्या सदस्यों को सॉफ़्टवेयर से कैंसल करना चाहिए या फ़ोन से?
आपकी नीति की समय-सीमा के भीतर सेल्फ़-सर्विस कैंसलेशन फ़्रंट डेस्क के कॉल घटाता है और सीटें जल्दी खाली करता है। खास मामलों में फ़ोन से कैंसलेशन अब भी चलता है, लेकिन सामान्य रास्ता ऑनलाइन होना चाहिए, ताकि वेटलिस्ट तुरंत अपडेट हों।
क्लास बुकिंग इवेंट रजिस्ट्रेशन से कैसे जुड़ती है?
एक बार की वर्कशॉप इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़्लो इस्तेमाल कर सकती हैं, जबकि नियमित क्लास सेशन बुकिंग इस्तेमाल करती हैं। कई बिज़नेस अलग पेज टेम्पलेट के साथ दोनों एक ही सिस्टम से चलाते हैं। एक बार वाले इवेंट के पक्ष के लिए इवेंट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर देखें।
क्या मैं अपनी वेबसाइट पर क्लास बुकिंग कैलेंडर जोड़ सकता हूं?
सदस्य उम्मीद करते हैं कि वे आपकी साइट से रजिस्टर करें, किसी ऐसे अलग सबडोमेन से नहीं जिसे वे पहचानते नहीं। WEMASY में आप वेबसाइट बिल्डर से अपनी प्राइसिंग और इंस्ट्रक्टर पेज के साथ क्लास पेज बना सकते हैं।
ग्रुप क्लास के लिए कैंसलेशन की उचित समय-सीमा क्या है?
कई स्टूडियो चार से बारह घंटे पहले सूचना मांगते हैं, ताकि वेटलिस्ट के सदस्य सीट ले सकें। छोटी सीमा से आखिरी समय की खाली सीटें बढ़ती हैं। लंबी सीमा उन इंस्ट्रक्टर की रक्षा करती है जो संख्या के हिसाब से सामान तैयार करते हैं।
क्लास बुकिंग सॉफ़्टवेयर से सबसे ज़्यादा फ़ायदा किसे होता है?
हर उस बिज़नेस को जो हफ़्ते में सीमित क्षमता वाले कई ग्रुप सेशन चलाता है। फ़िटनेस स्टूडियो और ट्रेनिंग प्रोवाइडर जैसे इंडस्ट्री उदाहरणों के लिए बुकिंग सिस्टम किसे चाहिए पढ़ें।