एक मेहमान ट्रैवल लिस्टिंग का कन्फ़र्मेशन कोड लेकर आता है। आपके फ़्रंट डेस्क सिस्टम में कमरा उपलब्ध दिखता है। लिस्टिंग साइट पर वह बुक दिखता है। अगले दस मिनट में यह टकराव न सुलझा तो कोई लॉबी में सोएगा।
डबल-बुकिंग के इसी जोखिम की वजह से होटल चैनल मैनेजर इस्तेमाल करते हैं। होटल चैनल मैनेजर वह सिस्टम है जो एक केंद्रीय इन्वेंटरी से कई बुकिंग चैनलों तक कमरों की उपलब्धता, रेट और पाबंदियां पहुंचाता है। जब किसी भी चैनल पर कमरा बिकता है, तो चैनल मैनेजर बाकी सब चैनल अपने आप अपडेट कर देता है। होटल चैनल मैनेजर कैसे काम करते हैं और आपके काम में कहां फ़िट होते हैं, यह नीचे है।
होटल चैनल मैनेजर क्या है?
होटल चैनल मैनेजर आपके प्रॉपर्टी मैनेजमेंट सिस्टम और उन जगहों के बीच की डिस्ट्रीब्यूशन परत है जहां मेहमान कमरे बुक करते हैं। इन जगहों में आपकी अपनी वेबसाइट, ऑनलाइन ट्रैवल एजेंसियां, मेटासर्च लिस्टिंग और कॉर्पोरेट बुकिंग पोर्टल शामिल हैं।
हर चैनल में लॉग इन करके उपलब्धता बदलने की जगह, आप इन्वेंटरी चैनल मैनेजर में एक बार बदलते हैं। अपडेट कुछ ही मिनट में सभी जुड़े चैनलों तक पहुंच जाता है।
चैनल मैनेजर आपके कैपेसिटी प्लान की रक्षा करता है। आप तय करते हैं कि हर रात कितने कमरे बेचने हैं। मैनेजर वह सीमा हर आउटलेट पर लागू करता है, ताकि कुल बुकिंग असली इन्वेंटरी से कभी ज़्यादा न हो।
होटलों को चैनल मैनेजर की ज़रूरत क्यों है
चैनलों पर हाथ के अपडेट बड़े स्तर पर फ़ेल हो जाते हैं। फ़्रंट डेस्क एजेंट फ़ोन पर कमरे को बिका दर्ज कर देता है पर लिस्टिंग साइट पर स्लॉट बंद करना भूल जाता है। अगला मेहमान वही कमरा ऑनलाइन बुक कर लेता है।
चैनल मैनेजर रेट की रणनीति में भी मदद करते हैं। आप उपलब्धता एक रखकर हर चैनल के अलग दाम तय कर सकते हैं। एक चैनल पर प्रमोशन से गलती से बाकी जगह पुरानी इन्वेंटरी खुली नहीं रहती।
चैनल मैनेजमेंट सीधे रिज़र्वेशन मैनेजमेंट से जुड़ा है। रिज़र्वेशन नतीजा हैं। क्षमता भरने से पहले हर सेल्स चैनल कितनी रिज़र्वेशन बना सकता है, यह चैनल मैनेजर तय करता है।
होटल चैनल मैनेजर कैसे काम करता है
1. केंद्रीय इन्वेंटरी
आपके कमरों की संख्या, कमरों के प्रकार और बंद पड़े कमरे एक मास्टर सूची में रहते हैं। चैनल मैनेजर इसी सूची से पढ़ता है, हर चैनल से अलग नहीं।
2. रेट और पाबंदी के नियम
बेस रेट, कम से कम ठहराव और आगमन के लिए बंद तारीखें तय करें। आपकी डिस्ट्रीब्यूशन रणनीति के हिसाब से नियम हर चैनल पर या सब पर एक साथ लगते हैं।
3. दो तरफ़ा सिंक
किसी भी चैनल से बुकिंग आते ही हर जगह इन्वेंटरी घट जाती है। कैंसलेशन से सभी जुड़े आउटलेट पर एक साथ स्लॉट फिर खुल जाते हैं।
4. रिपोर्टिंग
देखें कि कौन से चैनल बुकिंग और रेवेन्यू लाते हैं। चैनल परफ़ॉर्मेंस का डेटा मार्केटिंग खर्च तय करने में काम आता है और सोर्स के हिसाब से ऑक्यूपेंसी रेट का अनुमान लगाने में मदद करता है।
चैनल मैनेजर बनाम प्रॉपर्टी मैनेजमेंट सिस्टम
प्रॉपर्टी मैनेजमेंट सिस्टम साइट पर होने वाले काम संभालता है: चेक-इन, हाउसकीपिंग, फ़ोलियो और मेहमानों की प्रोफ़ाइल। चैनल मैनेजर डिस्ट्रीब्यूशन संभालता है: उपलब्धता और रेट बाहर भेजना और बुकिंग अंदर लाना।
ज़्यादातर होटल दोनों सिस्टम जोड़ते हैं, ताकि फ़्रंट डेस्क स्टाफ हर रिज़र्वेशन देख सके, चाहे वह किसी भी चैनल से बनी हो। चैनल मैनेजर कैपेसिटी प्लानिंग या हाउसकीपिंग शेड्यूलिंग की जगह नहीं लेता। वह बुकिंग वाला पक्ष सटीक रखता है, ताकि वे प्लान असली आंकड़ों से शुरू हों।
डायरेक्ट बुकिंग और चैनल मैनेजमेंट
आपकी अपनी वेबसाइट भी एक चैनल है। जब डायरेक्ट बुकिंग उसी इन्वेंटरी पूल में जाती है जिसमें थर्ड-पार्टी लिस्टिंग, तो आप डबल बुकिंग के सबसे आम कारण से बच जाते हैं। आपकी साइट का बुकिंग पेज उसी उपलब्धता इंजन से जुड़ा होना चाहिए जिसे आपका चैनल मैनेजर चलाता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
छोटे होटल को कितने चैनल चैनल मैनेजर से जोड़ने चाहिए?
अपनी डायरेक्ट वेबसाइट और उन दो-तीन लिस्टिंग साइट से शुरू करें जो आपकी ज़्यादातर बुकिंग लाती हैं। चैनल धीरे-धीरे जोड़ें और आगे बढ़ने से पहले सिंक की सटीकता जांचें।
चैनल मैनेजर का सिंक फ़ेल हो जाए तो क्या होता है?
फ़ेल सिंक एक चैनल पर पुरानी उपलब्धता छोड़ सकते हैं जबकि बाकी सही अपडेट होते हैं। सिंक लॉग रोज़ देखें और प्रभावित चैनलों पर बिक्री तब तक रोक दें जब तक इन्वेंटरी आपकी मास्टर सूची से न मिल जाए।
क्या होटल चैनल मैनेजर स्टाफ या हाउसकीपिंग शेड्यूल संभालता है?
चैनल मैनेजर डिस्ट्रीब्यूशन संभालते हैं, साइट के श्रम की प्लानिंग नहीं। हाउसकीपिंग शेड्यूल अब भी रिज़र्वेशन मैनेजमेंट से अपेक्षित आगमन और आपकी हफ़्ते की कैपेसिटी समीक्षा पर निर्भर करते हैं।
वेबसाइट की डायरेक्ट बुकिंग चैनल मैनेजर से कैसे जुड़ती है?
आपके वेबसाइट बुकिंग इंजन को उसी केंद्रीय इन्वेंटरी से पढ़ना चाहिए जिसे चैनल मैनेजर अपडेट करता है। अपनी वेबसाइट बनाने के लिए वेबसाइट बिल्डर देख सकते हैं।
क्या चैनल मैनेजर ऑक्यूपेंसी रेट सुधारने में मदद कर सकता है?
सटीक उपलब्धता ओवरबुकिंग की उन कैंसलेशन को रोकती है जो रिव्यू बिगाड़ती हैं। सभी चैनलों पर बिकी रातें जल्दी बंद करने से लिस्ट की गई और असली ऑक्यूपेंसी रेट के बीच का अंतर भी घटता है।
होटल हाथ के चैनल अपडेट से कब आगे निकल जाता है?
जब आप एक से ज़्यादा बाहरी चैनल पर बेचते हैं या उसी दिन की बुकिंग स्टाफ के लॉग इन करके इन्वेंटरी बदलने से तेज़ आती है, तब हाथ के अपडेट फ़ेल हो जाते हैं। चैनल मैनेजर अपनी कीमत पहली बार वसूल कर लेता है जब वह किसी रूम नाइट की डबल बुकिंग रोकता है।