हर ऑनलाइन स्टोर मालिक को कानूनी बुनियादी बातें पता होनी चाहिए

बाहर से ऑनलाइन स्टोर सीधा-सादा लगता है। वेबसाइट बनाओ, प्रोडक्ट जोड़ो, ऑर्डर लेना शुरू करो। लेकिन हर सफल ऑनलाइन स्टोर के पीछे कानूनी और अनुपालन के काम की एक नींव होती है जो बिज़नेस और ग्राहक दोनों की रक्षा करती है। ऑनलाइन स्टोर मालिकों के लिए कानूनी बुनियादी बातों में बिज़नेस रजिस्ट्रेशन से लेकर ग्राहक डेटा की सुरक्षा तक सब आता है, और इन्हें शुरू से सही करने से बाद की परेशानी बचती है।

इस गाइड में वे मुख्य कानूनी क्षेत्र बताए गए हैं जो हर ऑनलाइन स्टोर मालिक को समझने चाहिए। इनमें से कुछ आपके क्षेत्र में अनिवार्य हैं। बाकी ऐसे बेहतरीन तरीके हैं जो जोखिम घटाते हैं। सभी मायने रखते हैं।

आपके ऑनलाइन स्टोर के लिए कानूनी बुनियादी बातें क्यों मायने रखती हैं

सही कानूनी सेटअप के बिना ऑनलाइन स्टोर चलाना खिसकती ज़मीन पर घर बनाने जैसा है। कुछ समय आप बच सकते हैं, लेकिन नींव आखिर में समस्या बन जाती है। कानूनी उल्लंघनों से जुर्माना, स्टोर बंद होना, मुकदमे, या दोनों हो सकते हैं। इससे भी ज़रूरी बात, जब ग्राहक आपसे खरीदते हैं तो उन्हें कानूनी सुरक्षा मिलती है, और उसे पूरा करने से भरोसा बनता है।

ज़्यादातर ऑनलाइन स्टोर मालिक सुबह उठकर कानून तोड़ने का फ़ैसला नहीं करते। बात बस इतनी है कि उन्हें पता नहीं होता कि उन पर कौन से कानून लागू हैं। किसी एक राज्य में सेल्स टैक्स नेक्सस में बदलाव। किसी दूसरे में नया प्राइवेसी नियम। ग्राहक का कोई विवाद जो मुकदमा बन जाए। जोखिम चुपचाप जमा होते रहते हैं, जब तक कुछ गलत न हो जाए।

बुनियादी बातें सही करने से आपके ब्रांड की रक्षा होती है, कानूनी जोखिम घटता है, और ग्राहकों को दिखता है कि आप वैध बिज़नेस चला रहे हैं।

बिज़नेस रजिस्ट्रेशन और ढांचा

ऑनलाइन स्टोर कानूनी तौर पर चलाने से पहले आपके बिज़नेस को एक कानूनी ढांचा चाहिए। यह डोमेन नाम या सोशल मीडिया अकाउंट बनाने जैसा नहीं है। इसका मतलब है अपने बिज़नेस को सरकार के पास रजिस्टर करना और चुनना कि आपकी कंपनी कानूनी रूप से कैसे संगठित होगी।

ज़्यादातर ऑनलाइन स्टोर मालिक तीन ढांचों में से एक चुनते हैं। ये हैं एकल स्वामित्व (सोल प्रोप्राइटरशिप), LLC (लिमिटेड लायबिलिटी कंपनी), या कॉर्पोरेशन।

एकल स्वामित्व

एकल स्वामित्व सबसे सरल ढांचा है। आप और आपका बिज़नेस कानूनी रूप से एक ही इकाई हैं, इसलिए बिज़नेस की आय आपके निजी टैक्स में दिखाई जाती है। कुछ गलत होने पर आपकी निजी देनदारी असीमित होती है। अगर कोई ग्राहक आपके स्टोर पर मुकदमा करता है, तो वह आपकी निजी संपत्ति तक जा सकता है।

LLC

LLC आपके निजी वित्त को बिज़नेस के वित्त से अलग करती है, जिससे आपकी निजी देनदारी सीमित हो जाती है। अगर आपके स्टोर पर मुकदमा होता है, तो लेनदार आम तौर पर आपकी निजी संपत्ति के पीछे नहीं जा सकते। LLC बनाने के लिए अपने राज्य में कागज़ात जमा करने होते हैं और आगे अनुपालन निभाना पड़ता है। ज़्यादातर छोटे ऑनलाइन स्टोर यही ढांचा चुनते हैं।

कॉर्पोरेशन

कॉर्पोरेशन ज़्यादा औपचारिक ढांचा है जिसमें कागज़ी काम और खर्च ज़्यादा होता है। यह LLC जैसी ही देनदारी सुरक्षा देता है, लेकिन आम तौर पर बड़े और जटिल बिज़नेस में इस्तेमाल होता है। ज़्यादातर ऑनलाइन स्टोर मालिकों के लिए LLC कम खर्च में वही सुरक्षा देती है।

आपका बिज़नेस ढांचा आपके टैक्स, बीमा की ज़रूरतों और ज़रूरी परमिट पर भी असर डालता है। अपनी स्थिति के लिए सही ढांचा चुनने के लिए अपने क्षेत्र के बिज़नेस वकील या अकाउंटेंट से सलाह लें। ऑनलाइन स्टोर शुरू करने में क्या लगता है, इसकी पूरी जानकारी के लिए हमारी गाइड शुरुआत से ऑनलाइन स्टोर कैसे शुरू करें देखें।

बिज़नेस लाइसेंस और परमिट

ज़्यादातर क्षेत्रों में कानूनी तौर पर चलाने के लिए बिज़नेस लाइसेंस चाहिए। यह आपके डोमेन नाम या सोशल मीडिया अकाउंट से अलग है, और बिज़नेस रजिस्ट्रेशन से भी अलग है। बिज़नेस लाइसेंस आपकी स्थानीय सरकार का जारी किया परमिट है जो कहता है कि आप उस इलाके में बिज़नेस चला सकते हैं।

ज़रूरतें जगह के हिसाब से काफ़ी अलग हैं। कुछ राज्य हर बिज़नेस से लाइसेंस मांगते हैं। बाकी सिर्फ़ खास इंडस्ट्री के लिए लाइसेंस मांगते हैं। कुछ में राज्य का लाइसेंस और स्थानीय (शहर या काउंटी) लाइसेंस दोनों चाहिए। आपके क्षेत्र का छोटे बिज़नेस का दफ़्तर आपकी जगह की सटीक ज़रूरतें बता सकता है।

सामान्य बिज़नेस लाइसेंस के अलावा, आप जो बेचते हैं उसके हिसाब से आपको खास परमिट चाहिए हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, खाना बेचने के लिए फ़ूड हैंडलिंग परमिट चाहिए। शराब बेचने के लिए शराब लाइसेंस चाहिए। कुछ सामान बेचने के लिए इंडस्ट्री के खास प्रमाणपत्र चाहिए हो सकते हैं।

सेल्स टैक्स और टैक्स अनुपालन

सेल्स टैक्स वैकल्पिक नहीं है। अगर आपके स्टोर पर सेल्स टैक्स की ज़िम्मेदारी है, तो उसे वसूलना और जमा करना कानूनी ज़रूरत है। नियम जटिल हैं क्योंकि हर राज्य अपनी सेल्स टैक्स दरें और नियम तय करता है, और नियम नियमित रूप से बदलते हैं।

आम तौर पर आपको उन राज्यों के ग्राहकों से सेल्स टैक्स वसूलना होता है जहां आपके बिज़नेस का "नेक्सस" है। नेक्सस का मतलब आम तौर पर भौतिक मौजूदगी (गोदाम, ऑफ़िस या कर्मचारी) है, या कई राज्यों में उस राज्य में रेवेन्यू की सीमा पार करना। अगर आप सीमा पूरी करते हैं, तो आपको सेल्स टैक्स वसूलना, रिटर्न फ़ाइल करना और टैक्स राज्य को जमा करना होगा।

कुछ राज्यों में सीमा साल के रेवेन्यू में $100,000 जितनी कम है। बाकी में ज़्यादा है। सीमाएं बदलती रहती हैं। सबसे अच्छा तरीका है ऐसे टैक्स पेशेवर या अकाउंटेंट से सलाह लेना जो आपके राज्यों के ई-कॉमर्स टैक्स नियम समझता हो। ज़्यादातर ऑनलाइन स्टोर ऐसा सेल्स टैक्स सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं जो नेक्सस की ज़रूरतें और दरें अपने आप ट्रैक करता है।

अंतरराष्ट्रीय बिक्री पर, गंतव्य देश के हिसाब से VAT (वैल्यू-एडेड टैक्स) या GST (गुड्स एंड सर्विसेज़ टैक्स) लागू हो सकता है। सीमा पार की बिक्री के नियम और भी जटिल हैं, और कई ऑनलाइन स्टोर इसे संभालने के लिए खास कंप्लायंस फ़र्म रखते हैं। विस्तृत जानकारी के लिए हमारी गाइड अपने ऑनलाइन स्टोर के लिए टैक्स कैसे सेट करें देखें।

प्राइवेसी पॉलिसी और ग्राहक डेटा की सुरक्षा

हर ऑनलाइन स्टोर ग्राहकों का डेटा इकट्ठा करता है। कम से कम आप नाम, ईमेल पते और भुगतान की जानकारी इकट्ठा करते हैं। आप कुकी और ट्रैकिंग पिक्सल के ज़रिए ब्राउज़िंग व्यवहार, प्रोडक्ट पसंद, लोकेशन डेटा या दूसरी जानकारी भी इकट्ठा कर सकते हैं। इस डेटा का हर हिस्सा प्राइवेसी कानूनों से सुरक्षित है।

पहली ज़रूरत प्राइवेसी पॉलिसी है। प्राइवेसी पॉलिसी एक सार्वजनिक दस्तावेज़ है जो बताता है कि आप कौन सा डेटा इकट्ठा करते हैं, क्यों करते हैं, कितने समय रखते हैं, किसके साथ साझा करते हैं, और ग्राहकों के पास अपने डेटा पर कौन से अधिकार हैं। ज़्यादातर क्षेत्रों में यह कानूनन ज़रूरी है, और इसमें आपके असली तरीकों के बारे में सच बताना चाहिए।

पॉलिसी के अलावा, आपको ग्राहक की जानकारी बचाने के लिए असली सुरक्षा उपाय लागू करने होंगे। इसका मतलब है संवेदनशील डेटा को ट्रांज़िट में और स्टोर होने पर एन्क्रिप्ट करना, सुरक्षित पासवर्ड इस्तेमाल करना, ग्राहक डेटा तक पहुंच सीमित करना, और अपने सुरक्षा उपाय नियमित रूप से अपडेट करना। अगर आप किसी थर्ड-पार्टी पेमेंट प्रोसेसर या ईमेल सेवा का इस्तेमाल करते हैं, तो जांच लें कि उनके अपने सुरक्षा तरीके मौजूद हैं।

प्राइवेसी नियम जगह के हिसाब से अलग हैं। EU में GDPR (जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन) ग्राहकों को अपने डेटा पर व्यापक अधिकार देता है, जिनमें डेटा हटवाने का अनुरोध करने और डेटा पोर्टेबिलिटी के अधिकार शामिल हैं। कैलिफ़ोर्निया का CCPA कैलिफ़ोर्निया के निवासियों के लिए ऐसी ही ज़रूरतें रखता है। दूसरे राज्यों और देशों के अपने प्राइवेसी कानून हैं। अगर आप अंतरराष्ट्रीय स्तर पर बेचते हैं, तो आपको कई प्राइवेसी व्यवस्थाओं का पालन करना पड़ सकता है।

कई ऑनलाइन स्टोर प्राइवेसी पॉलिसी टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं या अपने खास बिज़नेस को कवर करने वाली प्राइवेसी पॉलिसी लिखवाने के लिए वकील रखते हैं। यह ऐसा निवेश है जो आपको और आपके ग्राहकों दोनों को बचाता है।

बौद्धिक संपदा और ट्रेडमार्क

आपका ब्रांड नाम, लोगो और प्रोडक्ट डिज़ाइन बौद्धिक संपदा हैं। इन्हें बचाने से प्रतिस्पर्धी या गलत इरादे वाले लोग आपके ब्रांड की नकल करके ग्राहकों को भ्रम में नहीं डाल पाते।

कम से कम आपको अपने बिज़नेस का नाम और लोगो ट्रेडमार्क के रूप में रजिस्टर करना चाहिए। अमेरिकी पेटेंट और ट्रेडमार्क ऑफ़िस (या आपके देश के समकक्ष) में ट्रेडमार्क रजिस्ट्रेशन आपको उस निशान को इस्तेमाल करने और उल्लंघन पर कार्रवाई करने के कानूनी अधिकार देता है। रजिस्ट्रेशन के बिना आपके अधिकार सिर्फ़ उसी तक सीमित हैं जो आपने कारोबार में इस्तेमाल किया है।

अगर आप अपने प्रोडक्ट या पैकेजिंग खुद डिज़ाइन करते हैं, तो अधिकार क्षेत्र और डिज़ाइन के प्रकार के हिसाब से वे डिज़ाइन कॉपीराइट या डिज़ाइन पेटेंट से भी सुरक्षित हो सकते हैं।

जो ऑनलाइन स्टोर निर्माताओं या सप्लायर से प्रोडक्ट लेते हैं, उन्हें पक्का करना चाहिए कि इन प्रोडक्ट के साथ आने वाले लोगो, इमेज या डिज़ाइन इस्तेमाल करने का उनके पास अधिकार है। अगर आप किसी निर्माता के प्रोडक्ट पर अपनी ब्रांडिंग लगाते हैं, तो निर्माता से लिखित इजाज़त लें या डिज़ाइन के पूरे मालिक बनें।

नियम और शर्तें

आपके नियम और शर्तें (जिन्हें सेवा की शर्तें भी कहते हैं) आपके स्टोर और ग्राहकों के बीच एक अनुबंध हैं। इसमें लेन-देन के नियम बताए जाते हैं, जैसे ऑर्डर कैसे दिए जाते हैं, भुगतान कब देय है, आपकी रिफ़ंड पॉलिसी, किस बात के लिए आप ज़िम्मेदार हैं और किसके लिए नहीं, और विवाद कैसे सुलझाए जाते हैं।

कई ऑनलाइन स्टोर या तो बहुत कम शर्तें लिखते हैं या उन्हें पूरी तरह छोड़ देते हैं। यह गलती है। साफ़ और लागू करने लायक शर्तें आपके बिज़नेस को बचाती हैं, क्योंकि वे बताती हैं कि ग्राहक आपसे खरीदते समय किससे सहमत हो रहे हैं। वे आपकी पॉलिसी में पारदर्शी रहकर ग्राहकों को भी बचाती हैं।

आपके नियम और शर्तों में ऑर्डर स्वीकार करना, भुगतान की शर्तें, शिपिंग और डिलीवरी, रिटर्न और रिफ़ंड, देनदारी की सीमाएं, बौद्धिक संपदा और विवाद समाधान शामिल होने चाहिए। खास ज़रूरतें क्षेत्र के हिसाब से अलग हैं। विस्तृत गाइड के लिए हमारा लेख ऑनलाइन स्टोर के लिए नियम और शर्तों का पेज क्या है देखें।

ईमेल मार्केटिंग और CAN-SPAM अनुपालन

अगर आप ग्राहकों को मार्केटिंग ईमेल भेजते हैं, तो आप ईमेल मार्केटिंग कानूनों के दायरे में हैं। अमेरिका में मुख्य कानून CAN-SPAM है (कंट्रोलिंग द असॉल्ट ऑफ़ नॉन-सॉलिसिटेड पोर्नोग्राफ़ी एंड मार्केटिंग एक्ट)।

CAN-SPAM मांग करता है कि व्यावसायिक ईमेल में साफ़ सब्जेक्ट लाइन हो (कोई धोखा नहीं), आपके नाम और पते वाला सही हेडर हो, पाने वालों के लिए ऑप्ट-आउट करने का तरीका हो (और आपको ऑप्ट-आउट अनुरोध 10 कार्यदिवस के अंदर मानने होंगे), और यह पहचान हो कि ईमेल विज्ञापन है। उल्लंघन पर हर ईमेल के लिए $46,517 तक का जुर्माना लग सकता है।

ज़्यादातर ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म CAN-SPAM अनुपालन अपने आप संभालते हैं। अगर आप अपना ईमेल सिस्टम खुद बनाते हैं, तो पक्का करें कि उसमें अनसब्सक्राइब की सुविधा हो और ऑप्ट-आउट अनुरोध तुरंत माने जाएं।

EU और दूसरे क्षेत्रों में नियम ज़्यादा सख्त हैं। कोई भी मार्केटिंग ईमेल भेजने से पहले आपको साफ़ सहमति चाहिए हो सकती है। उन क्षेत्रों के प्राइवेसी कानून कभी-कभी यह भी सीमित करते हैं कि आप ग्राहकों के ईमेल पतों के साथ क्या कर सकते हैं।

पेमेंट फ़्रॉड की रोकथाम

ऑनलाइन भुगतान स्वीकार करने का मतलब फ़्रॉड का जोखिम स्वीकार करना है। ग्राहक चार्ज पर विवाद कर सकते हैं, चोरी के भुगतान तरीके इस्तेमाल कर सकते हैं, या फ़्रेंडली फ़्रॉड कर सकते हैं (यह दावा करना कि जो खरीदारी उन्होंने की थी वह उन्होंने नहीं की)।

फ़्रॉड रोकने के लिए उचित कदम उठाना आपकी कानूनी और आर्थिक ज़िम्मेदारी है। इसमें सुरक्षित पेमेंट प्रोसेसिंग (HTTPS, PCI अनुपालन), ग्राहक की पहचान जांचना और संदिग्ध पैटर्न पर नज़र रखना शामिल है। कई ऑनलाइन स्टोर फ़्रॉड डिटेक्शन सेवाएं इस्तेमाल करते हैं जो जोखिम वाले लेन-देन को चिह्नित करती हैं।

अगर कोई ग्राहक चार्जबैक शुरू करता है (अपने बैंक से लेन-देन पर विवाद करता है), तो आपको सबूत देने का अधिकार है कि लेन-देन वैध था। अच्छे रिकॉर्ड, डिलीवरी की पुष्टि और ग्राहक से बातचीत रखने से आप चार्जबैक विवाद जीत सकते हैं। ज़्यादा जानकारी के लिए हमारा लेख अपने ऑनलाइन स्टोर का चेकआउट सुरक्षित कैसे रखें देखें।

आपके ऑनलाइन स्टोर के लिए बीमा

बिज़नेस बीमा हमेशा कानूनन ज़रूरी नहीं होता, लेकिन आर्थिक रूप से बहुत अहम है। जनरल लायबिलिटी बीमा आपके बिज़नेस की वजह से हुई चोटों या संपत्ति के नुकसान को कवर करता है। प्रोफ़ेशनल लायबिलिटी बीमा आपकी सेवा में गलतियों या लापरवाही को कवर करता है। साइबर लायबिलिटी बीमा डेटा ब्रीच और हैकिंग को कवर करता है।

अगर आप कर्मचारी या ठेकेदार रखते हैं, तो आपके क्षेत्र में वर्कर्स कंपनसेशन बीमा ज़रूरी हो सकता है। अगर आप अपने घर में इन्वेंटरी रखते हैं, तो आपका होमओनर्स बीमा शायद उस इन्वेंटरी को कवर नहीं करता।

बीमा की सटीक ज़रूरतें आपके बिज़नेस ढांचे, आपके बेचे जाने वाले प्रोडक्ट के प्रकार और आपकी जगह पर निर्भर करती हैं। आपको क्या चाहिए, यह समझने के लिए ई-कॉमर्स बिज़नेस समझने वाले बीमा ब्रोकर से बात करें।

WEMASY अनुपालन में कैसे मदद करता है

WEMASY से आप अपनी वेबसाइट और ऑनलाइन स्टोर एक ही जगह बना सकते हैं। प्राइवेसी पॉलिसी, नियम और शर्तें और ऊपर बताई बाकी कानूनी ज़रूरतों का पालन आपकी अपनी ज़िम्मेदारी रहती है। इस गाइड को अपनी चेकलिस्ट की तरह इस्तेमाल करें और ज़रूरत हो तो वकील या अकाउंटेंट से पूछें।

शुरुआत मुफ़्त है, और पेड प्लान आप 7 दिन मुफ़्त आज़मा सकते हैं। हर प्लान में क्या शामिल है, यह जानने के लिए प्राइसिंग पेज देखें।

मुख्य बातें

हर ऑनलाइन स्टोर मालिक को जो कानूनी बुनियादी बातें पता होनी चाहिए, वे कुछ मुख्य श्रेणियों में आती हैं।

• अपने बिज़नेस को कानूनी रूप से रजिस्टर करें और बिज़नेस ढांचा चुनें (एकल स्वामित्व, LLC या कॉर्पोरेशन)
• अपने क्षेत्र और इंडस्ट्री के लिए ज़रूरी बिज़नेस लाइसेंस और परमिट लें
• अगर किसी राज्य में आपका नेक्सस है, तो सेल्स टैक्स वसूलें और जमा करें
• प्राइवेसी पॉलिसी प्रकाशित करें और सुरक्षा उपायों से ग्राहक डेटा बचाएं
• अपना ट्रेडमार्क रजिस्टर करें और अपनी बौद्धिक संपदा बचाएं
• अपने स्टोर के लिए साफ़ नियम और शर्तें लिखें
• अगर आप मार्केटिंग संदेश भेजते हैं, तो ईमेल मार्केटिंग कानूनों का पालन करें
• पेमेंट फ़्रॉड रोकने के कदम उठाएं
• उचित बिज़नेस बीमा रखें

सही शुरुआत बाद में समय और जोखिम बचाती है। अगर इनमें से किसी भी ज़रूरत को लेकर आप साफ़ नहीं हैं, तो अपने क्षेत्र के बिज़नेस वकील या अकाउंटेंट से सलाह लें। वे आपके खास बिज़नेस पर क्या लागू होता है, यह ठीक-ठीक बता सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल