कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म

कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म वह तरीका है जिससे कोई संभावित ग्राहक आपसे किसी खास काम की कीमत पूछता है। यह कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म और सेल्स की बातचीत के बीच की कड़ी है। आपको इसकी ज़रूरत तब पड़ती है जब आपकी सर्विस सब पर एक जैसी लागू नहीं होती, हर प्रोजेक्ट अलग होता है, या कोई सेल्स टीम से बात करने से पहले कीमत समझना चाहता है।

जो सर्विस कंपनियां आगे बढ़ती हैं, वे सब अपने प्रोसेस में कहीं न कहीं कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म इस्तेमाल करती हैं। डिज़ाइन एजेंसी के पास अलग-अलग तरह के काम की रिक्वेस्ट आती हैं। ठेकेदार को अलग-अलग साइज़ के काम के लिए कॉल आते हैं। सॉफ़्टवेयर कंपनी को अलग-अलग प्लान कॉन्फ़िगरेशन की पूछताछ मिलती है। कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म हर पूछताछ से एक ही सवाल का जवाब ले लेता है, इसलिए आपकी टीम बार-बार सवाल पूछने की जगह सही कीमत बता सकती है। इससे टीम का समय बचता है और ग्राहक को ऐसा जवाब मिलता है जिस पर वह तुरंत फ़ैसला ले सके।

कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म और कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म में फ़र्क इरादे का है। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म का मतलब है "मेरा एक सवाल है।" कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म का मतलब है "मुझे आपसे कुछ खरीदना है, और मुझे कीमत जाननी है।" यह अलग बातचीत है। इसके लिए अलग फ़ील्ड चाहिए। अलग ढांचा। अलग फ़ॉलो-अप।

कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म बाकी फ़ॉर्म से अलग क्यों है

कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म पहले संपर्क की जानकारी और बाद में बिज़नेस की जानकारी नहीं मांगता। यहां क्रम उल्टा है। सही कोटेशन बनाने के लिए आपको प्रोजेक्ट की जानकारी चाहिए। संपर्क की जानकारी भी ज़रूरी है, पर वह दूसरे नंबर पर आती है। अगर आप यह पूछने से पहले ईमेल और फ़ोन मांग लेते हैं कि उन्हें किस चीज़ का कोटेशन चाहिए, तो आपने कोटेशन फ़ॉर्म नहीं, कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म बना दिया है। फ़ॉर्म का ढांचा प्रॉस्पेक्ट को बताता है कि आपके लिए सबसे ज़रूरी क्या है। कोटेशन फ़ॉर्म कहता है: पहले अपने प्रोजेक्ट के बारे में बताइए, फिर कुछ समझना हुआ तो मैं आपका संपर्क इस्तेमाल करूंगा। कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म और उनके फ़र्क की पूरी जानकारी के लिए हमारी कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म गाइड देखें।

कोटेशन फ़ॉर्म की असली उलझन

कोटेशन फ़ॉर्म में एक अंदरूनी टकराव होता है। सही कोटेशन बनाने के लिए आपको काफ़ी जानकारी चाहिए। लेकिन हर नया फ़ील्ड फ़ॉर्म भरना मुश्किल बना देता है। फ़ील्ड ज़्यादा हों तो प्रॉस्पेक्ट सबमिट करने से पहले ही छोड़ देते हैं। कम हों तो आपको फ़ॉलो-अप ईमेल भेजकर वही पूछना पड़ता है जो फ़ॉर्म में पूछना चाहिए था। सही कोटेशन फ़ॉर्म इन दोनों के बीच का रास्ता पकड़ता है। आप सिर्फ़ वही फ़ील्ड पूछें जो सीधे कीमत पर असर डालते हैं। बाकी सब बाद में हो सकता है।

कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म में कौन से फ़ील्ड होने चाहिए

हर फ़ील्ड फ़ॉर्म भरना थोड़ा और मुश्किल बनाता है। साफ़ तय करें कि काम का कोटेशन देने के लिए आपको असल में क्या चाहिए।

प्रोजेक्ट या सर्विस का विवरण

पहला फ़ील्ड यह पूछे कि उन्हें किस चीज़ का कोटेशन चाहिए। सर्विस बिज़नेस के लिए यह खुला टेक्स्ट हो सकता है। "आपको कौन सी सर्विस चाहिए?" ठेकेदार के लिए यह कई विकल्पों वाला ड्रॉपडाउन हो सकता है। "काम का प्रकार: छत की मरम्मत, गटर लगाना, डेक बनाना।" सॉफ़्टवेयर कंपनी के लिए यह ऐड-ऑन की चेकबॉक्स लिस्ट हो सकती है। फ़ॉर्मैट आपके बिज़नेस पर निर्भर करता है, लेकिन पहला फ़ील्ड मुख्य सवाल का जवाब ले ही लेना चाहिए। उन्हें क्या चाहिए?

प्रोजेक्ट का दायरा या जटिलता

कीमत सबसे ज़्यादा दायरे से तय होती है। छोटे लोकल बिज़नेस की वेबसाइट रीडिज़ाइन की कीमत किसी राष्ट्रीय ब्रांड के रीडिज़ाइन से अलग होती है। 1,000 वर्ग फ़ीट के घर की छत की मरम्मत 5,000 वर्ग फ़ीट के घर से अलग कीमत पर होती है। आपको समझना होगा कि वे जो मांग रहे हैं उसका आकार या जटिलता कितनी है। यह ड्रॉपडाउन हो सकता है। "आपकी वेबसाइट पर कितने पेज हैं?" या "घर का अनुमानित साइज़?" या "इस सॉफ़्टवेयर को कितने कर्मचारी इस्तेमाल करेंगे?" सटीक फ़ील्ड आपकी सर्विस पर निर्भर है, लेकिन कोटेशन देने से पहले यह जानकारी आपको चाहिए।

समय-सीमा या डेडलाइन

जल्दी का काम महंगा पड़ता है। सामान्य समय-सीमा वाला काम सस्ता। आपको पता होना चाहिए कि कोई यह काम एक हफ़्ते में चाहता है या एक महीने में। साफ़ पूछें। "यह काम कब तक पूरा चाहिए?" अगर कोई "जितना जल्दी हो सके" लिखता है, तो इससे उसके बजट और जल्दबाज़ी के बारे में आपको कुछ ज़रूरी पता चलता है। समय-सीमा भी कीमत की जानकारी है।

बजट या बजट की सीमा (वैकल्पिक, पर असरदार)

कुछ सर्विस बिज़नेस शुरू में ही बजट पूछते हैं। "इस प्रोजेक्ट के लिए आपका अनुमानित बजट क्या है?" इससे कोटेशन लिखने में समय लगाने से पहले ही बेमेल रिक्वेस्ट छंट जाती हैं। जिस प्रॉस्पेक्ट का वेबसाइट के लिए बजट 5,000 डॉलर है, वह उस डिज़ाइन एजेंसी से मेल नहीं खाता जो 25,000 डॉलर से शुरू होती है। बजट जल्दी पूछने से दोनों का समय बचता है। लेकिन यह फ़ील्ड तभी रखें जब आपको लीड को परखने के लिए सच में इसकी ज़रूरत हो। अगर हर प्रोजेक्ट का कोटेशन अलग से बनता है, तो यह फ़ील्ड छोड़ दें।

ईमेल पता

ज़रूरी। कोटेशन भेजने के लिए आपको कोई एक रास्ता चाहिए। ईमेल आम तरीका है। अगर आप फ़ोन पर सलाह देते हैं, तो ईमेल और फ़ोन दोनों मांग सकते हैं, पर फ़ोन वैकल्पिक रखें। कम से कम ईमेल चाहिए।

नाम

वैकल्पिक, पर काम का। आप कोटेशन किसी व्यक्ति को भेजते हैं, और नाम पता हो तो कोटेशन अपने आप बना हुआ नहीं, अपना-सा लगता है। पहला और आखिरी नाम पूछें, या बिज़नेस अनौपचारिक हो तो सिर्फ़ पहला नाम। अगर फ़ॉलो-अप के लिए ज़रूरत नहीं है, तो इसे अनिवार्य न करें।

कोटेशन फ़ॉर्म में कभी क्या नहीं पूछना चाहिए

हर गैर-ज़रूरी फ़ील्ड फ़ॉर्म छोड़ने वालों की संख्या बढ़ाता है। जब कोई फ़ॉर्म के बीच में हो और उसे सवालों का एक और हिस्सा दिखे जिसकी उसे उम्मीद नहीं थी, तो वह चला जाता है। फ़ॉर्म पूरा नहीं होता। सबमिट नहीं होता। आपने लीड खो दी। हर फ़ील्ड को अपनी जगह कमानी चाहिए, यानी वह सीधे उस कोटेशन पर असर डाले जो आप भेजेंगे।

कंपनी का साइज़ या कर्मचारियों की संख्या (जब तक कीमत पर असर न पड़े)

"आपके कितने कर्मचारी हैं?" तब तक न पूछें जब तक कंपनी का साइज़ सीधे आपके कोटेशन को न बदलता हो। ज़्यादातर सर्विस में ऐसा नहीं होता। इसे छोड़ दें।

कंपनी का इतिहास या पृष्ठभूमि

"आप कितने समय से बिज़नेस में हैं?" या "अपनी कंपनी के बारे में बताइए" न पूछें। अगर ज़रूरत हो तो यह रिसर्च आप सबमिट के बाद खुद कर सकते हैं। कोटेशन के चरण में यह बिना वजह रुकावट बढ़ाता है।

मार्केटिंग के सवाल या पसंद के चेकबॉक्स

कोटेशन फ़ॉर्म में "आपने हमारे बारे में कैसे सुना?" न रखें। उनसे अपने न्यूज़लेटर में जुड़ने को भी न कहें। ये सेल्स और मार्केटिंग के सवाल हैं, जो तब पूछने चाहिए जब वे कोटेशन मांग चुके हों और दिलचस्पी दिखा चुके हों। इन्हें कोटेशन फ़ॉर्म के साथ न जोड़ें।

नियम और शर्तों के चेकबॉक्स

कोटेशन मांगने से पहले किसी से अपनी सर्विस की शर्तें मानने को न कहें। उन्होंने अभी कुछ खरीदा नहीं है। आप जानकारी मांग रहे हैं, कॉन्ट्रैक्ट पर साइन करने को नहीं कह रहे। अगर शर्तों पर सहमति चाहिए, तो वह खरीदारी के समय लें, कीमत पूछते समय नहीं।

कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म का ढांचा कैसे बनाएं

फ़ॉर्म का ढांचा बताता है कि क्या ज़रूरी है और अनुभव को बातचीत जैसा बनाता है।

जब तक 7 या ज़्यादा फ़ील्ड न हों, सिंगल-स्टेप बेहतर है

3 से 5 फ़ील्ड वाला कोटेशन फ़ॉर्म एक पेज पर आ जाता है। सब कुछ एक साथ दिखाएं। जब फ़ॉर्म छोटा दिखता है, तो लोग मानते हैं कि वे उसे जल्दी भर लेंगे। मल्टी-स्टेप फ़ॉर्म कहता है "इसमें समय लगेगा" और रफ़्तार तोड़ देता है। अगर आपको 7 या ज़्यादा फ़ील्ड चाहिए, तो प्रोग्रेस बार के साथ मल्टी-स्टेप इस्तेमाल करें, ताकि उन्हें पता रहे कि कितनी स्क्रीन बाकी हैं।

शर्त वाले फ़ील्ड जटिलता छिपा देते हैं

अगर आपके फ़ॉर्म में शाखाओं वाला लॉजिक है (फ़ील्ड B तभी दिखे जब उन्होंने विकल्प A चुना हो), तो इसे फ़ॉर्म को सरल रखने के लिए इस्तेमाल करें। मुख्य सवाल पहले पूछें। उनके जवाब के आधार पर सिर्फ़ वही फ़ॉलो-अप फ़ील्ड दिखाएं जो काम के हैं। जो सिर्फ़ साधारण वेबसाइट रीडिज़ाइन चाहता है, उसे कई साइट संभालने वाले फ़ील्ड नहीं दिखते। उस राह पर चल रहे व्यक्ति को ठीक वही दिखता है जिसका उसे जवाब देना है।

जहां हो सके, खुले टेक्स्ट की जगह ड्रॉपडाउन और चेकबॉक्स इस्तेमाल करें

खुले टेक्स्ट फ़ील्ड लोगों को धीमा करते हैं। उन्हें सोचना पड़ता है कि जवाब किन शब्दों में लिखें। ड्रॉपडाउन और चेकबॉक्स चुनना तेज़ है और आपके लिए उन्हें श्रेणियों में बांटना आसान है। अगर आपको आम जवाब पता हैं, तो खुला टेक्स्ट मांगने की जगह उन्हें विकल्प के रूप में दें।

पहले मोबाइल

कोई प्रोजेक्ट के बारे में सोचते हुए अपने फ़ोन से कोटेशन मांग सकता है। अगर आपके फ़ॉर्म में ज़ूम करना और बार-बार स्क्रॉल करना पड़ता है, तो वे उसे छोड़ देते हैं। फ़ोन की स्क्रीन के हिसाब से बनाएं। पूरी चौड़ाई वाले इनपुट फ़ील्ड। अंगूठे के साइज़ के बटन। असली डिवाइस पर टेस्ट करें।

इंडस्ट्री के हिसाब से कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म

ढांचा वही रहता है, लेकिन फ़ील्ड इस पर बदलते हैं कि आप किस चीज़ का कोटेशन देते हैं।

डिज़ाइन और क्रिएटिव एजेंसी

पूछें कि किस तरह का डिज़ाइन काम चाहिए। कितने पेज या पीस चाहिए। समय-सीमा। बजट वैकल्पिक है, पर मददगार है। लोगो रीडिज़ाइन का कोटेशन देने वाले डिज़ाइनर को पूरे ब्रांड बदलाव का कोटेशन देने वाले से अलग जानकारी चाहिए।

सर्विस ठेकेदार और कारीगर

पूछें कि किस तरह का काम है। प्रॉपर्टी का साइज़ या प्रोजेक्ट का दायरा। समय-सीमा और प्राथमिकता। उनका पता तब तक न पूछें जब तक वे कोटेशन न मांग लें। मांगने के बाद आप फ़ॉलो-अप में उनका पता पूछ सकते हैं, ताकि ज़रूरत हो तो मौके पर आकर अनुमान लगाने का समय तय हो सके।

सॉफ़्टवेयर या SaaS कंपनियां

पूछें कि उन्हें कौन से फ़ीचर या ऐड-ऑन चाहिए। यूज़र या सीट की संख्या। लागू करने की समय-सीमा। कई SaaS कंपनियों को कोटेशन फ़ॉर्म इस्तेमाल ही नहीं करना चाहिए। अगर आपकी प्राइसिंग सबके लिए खुली है, तो कैलकुलेटर फ़ॉर्म बेहतर है। कोटेशन फ़ॉर्म तभी इस्तेमाल करें जब आपकी प्राइसिंग सेटअप और कॉन्फ़िगरेशन के हिसाब से सच में अलग-अलग बनती हो।

फ़्रीलांसर और कंसल्टेंट

पूछें कि उन्हें कौन सी सर्विस चाहिए। प्रोजेक्ट की अवधि या दायरा। समय-सीमा। अगर लीड को परखने में मदद मिले तो बजट। फ़्रीलांसर को अक्सर अस्पष्ट रिक्वेस्ट मिलती हैं। ढांचे वाला कोटेशन फ़ॉर्म प्रॉस्पेक्ट को साफ़ बताने पर मजबूर करता है कि वे क्या मांग रहे हैं। इससे बेहतर मेल बैठता है और आगे चलकर दायरा बढ़ते जाने की समस्याएं कम होती हैं।

कोई कोटेशन रिक्वेस्ट सबमिट करे, उसके बाद क्या होता है

फ़ॉर्म सबमिट होना शुरुआत है, अंत नहीं।

तुरंत पुष्टि का संदेश दिखाएं

सबमिट करने के बाद स्क्रीन पर पुष्टि दिखाएं। "धन्यवाद। हमें आपकी रिक्वेस्ट मिल गई है और हम 24 घंटे में कोटेशन भेजेंगे।" उन्हें यह सोचने न दें कि फ़ॉर्म गया या नहीं। उन्हें ठीक-ठीक बताएं कि आगे क्या होगा।

पुष्टि का ईमेल भेजें

उन्हें तुरंत वही संदेश ईमेल से भी भेजें। बताएं कि आपको उनकी जानकारी मिल गई। बताएं कि कोटेशन कब तक मिलेगा। फ़ोन नंबर या जवाब देने का ईमेल दें, ताकि कोटेशन भेजने से पहले कुछ साफ़ करना हो तो वे बता सकें। यह ईमेल भरोसा देता है कि उनकी रिक्वेस्ट पहुंच गई।

लीड को बांटें और सही व्यक्ति तक पहुंचाएं

उनकी दी हुई जानकारी से उनकी रिक्वेस्ट अपनी टीम के सही व्यक्ति तक पहुंचाएं। अगर आपके पास प्रोजेक्ट के प्रकार का ड्रॉपडाउन है, तो डिज़ाइन की रिक्वेस्ट डिज़ाइन लीड को और कंटेंट की रिक्वेस्ट कंटेंट लीड को भेजें। इससे उन्हें तेज़ और ज़्यादा काम का जवाब मिलता है।

वादा किए गए समय में कोटेशन भेजें

अगर आपने 24 घंटे कहा था, तो 24 घंटे में भेजें। अगर अगला कामकाजी दिन कहा था, तो तब भेजें। तीन दिन न लगाएं। जो कोटेशन आपके इनबॉक्स में पड़ा रहता है, वह उनके इनबॉक्स में खो जाता है। तेज़ जवाब एक हफ़्ते बाद आने वाले परफ़ेक्ट कोटेशन से ज़्यादा कन्वर्ट करता है। कोटेशन की कीमत तभी है जब उन्हें याद हो कि उन्होंने उसे क्यों मांगा था।

कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म में WEMASY कैसे मदद करता है

WEMASY के फ़ॉर्म टूल से आप बिना कोड के कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म बना सकते हैं। अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म जोड़ें और आने वाली रिक्वेस्ट अपने WEMASY डैशबोर्ड में देखें। कोटेशन रिक्वेस्ट फ़ॉर्म आपके बिज़नेस को बढ़ाने के लिए बनने वाले कई फ़ॉर्म प्रकारों में से सिर्फ़ एक है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल