ब्रांड को कौन सी ईमेल रिटेंशन पॉलिसी अपनानी चाहिए?

एक ब्रांड जगह बचाने के लिए तीस दिन बाद सब कुछ डिलीट कर देता है। दूसरा कभी कुछ डिलीट नहीं करता और सालों के उस स्टोरेज का पैसा देता है जिसे कोई सर्च नहीं करता। जब टैक्स का सवाल या कॉन्ट्रैक्ट का विवाद आता है, तो पहला ब्रांड सबूत नहीं ढूंढ पाता। दूसरा ब्रांड 2019 के दोहराए गए थ्रेड स्क्रॉल करने में घंटे गंवाता है।

ब्रांड के लिए ईमेल रिटेंशन पॉलिसी लिखित नियम हैं कि मैसेज कितने समय रखे जाएं, उन्हें कौन डिलीट कर सकता है और बैकअप कैसे रखे जाएं। साफ़ पॉलिसी क़ानूनी ज़रूरतों, रोज़ की सहूलियत और लागत में संतुलन बनाती है। शुरू करने के लिए आपको लीगल डिपार्टमेंट नहीं चाहिए।

ईमेल रिटेंशन पॉलिसी क्या है?

ईमेल रिटेंशन पॉलिसी एक डॉक्यूमेंट है जो बताता है कि अलग-अलग तरह के बिज़नेस मेल आर्काइव, एक्सपोर्ट या डिलीट होने से पहले आपके सिस्टम में कितने समय रहेंगे। इसमें ग्राहक कॉन्ट्रैक्ट, इनवॉइस, आंतरिक नोट्स, मार्केटिंग लॉग और सपोर्ट थ्रेड आते हैं। पॉलिसी में उन भूमिकाओं के नाम होते हैं जो इसे लागू करने के ज़िम्मेदार हैं।

रिटेंशन इनबॉक्स को व्यवस्थित करने से अलग चीज़ है। आप रोज़ बिज़नेस ईमेल आर्काइव और सर्च कर सकते हैं और फिर भी पॉलिसी के नियमों के तहत आर्काइव सालों रख सकते हैं।

छोटे ब्रांड के लिए रिटेंशन पॉलिसी क्यों मायने रखती है

रेगुलेटर, अकाउंटेंट और ग्राहक पूछ सकते हैं कि आपने क्या कहा और कब कहा। अक्सर ईमेल ही रिकॉर्ड होता है। पॉलिसी के बिना स्टाफ़ अंदाज़ा लगाता है। कोई ऐसा थ्रेड डिलीट कर देता है जो फ़ाइनेंस को अभी चाहिए। कोई और बिना योजना के मेल जमा करता रहता है।

रिटेंशन सिक्योरिटी में भी मदद करता है। पुराने मेल में पुराने पासवर्ड, निजी डेटा या ऐसे अटैचमेंट हो सकते हैं जिन्हें हमेशा नहीं रहना चाहिए। पॉलिसी को बिज़नेस के लिए ईमेल सिक्योरिटी क्या है के एक्सेस कंट्रोल के साथ जोड़ें।

काम की रिटेंशन पॉलिसी बनाना

1. मेल को रिकॉर्ड के प्रकार से समूहों में बांटें

आम समूह हैं: वित्तीय रिकॉर्ड, ग्राहक कॉन्ट्रैक्ट, रोज़गार से जुड़े मेल, सपोर्ट हिस्ट्री और सामान्य पत्राचार। हर समूह की अपनी रिटेंशन अवधि हो, जो क़ानूनी और बिज़नेस ज़रूरत पर आधारित हो, इनबॉक्स की सुविधा पर नहीं।

2. ऐसी डिफ़ॉल्ट अवधि तय करें जिसका आप बचाव कर सकें

जब तक स्थानीय क़ानून अलग न कहे, कई ब्रांड वित्तीय और कॉन्ट्रैक्ट मेल सात साल रखते हैं। सामान्य पत्राचार तीन से पांच साल रह सकता है। सपोर्ट लॉग ग्राहक वारंटी की अवधि के हिसाब से चल सकते हैं। भले बाद में पेशेवर सलाह से बदलें, डिफ़ॉल्ट लिख लें।

3. डिलीट और बैकअप के क़दम तय करें

नाम तय करें कि डिलीट कौन मंज़ूर करेगा, मेल पहले एक्सपोर्ट होगा या नहीं, और बैकअप कैसे रखे जाएंगे। जब स्टाफ़ जाए, तो एक्सेस बंद करने से पहले उसका मेलबॉक्स ट्रांसफ़र या एक्सपोर्ट करें, जैसा डेलिगेशन और सिक्योरिटी चैप्टर में बताया गया है।

4. टीम को बुनियादी बातें सिखाएं

स्टाफ़ को पता होना चाहिए कि आधिकारिक रिकॉर्ड के लिए निजी इनबॉक्स इस्तेमाल न करें। यह आदत बिज़नेस के लिए निजी ईमेल के जोखिम से जुड़ती है। आधिकारिक मेल वहीं रहे जहां पॉलिसी पहुंच सके।

एक पन्ने की रिटेंशन पॉलिसी, किसी भी पॉलिसी के न होने से बेहतर है। इसे हर साल देखें या जब होस्टिंग बदलें, जैसा ईमेल होस्टिंग क्या है में बताया गया है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल