बिज़नेस ईमेल को आर्काइव और सर्च कैसे करें?

आपको आठ महीने पहले बंद हुए थ्रेड से कॉन्ट्रैक्ट की शर्तें चाहिए। आप स्क्रॉल करते हैं। भेजने वाले का नाम डालकर देखते हैं। कोई ऐसा शब्द आज़माते हैं जो शायद आपने लिखा था। दस मिनट निकल जाते हैं और आप सोचते रहते हैं कि मैसेज किसी ऐसे फ़ोल्डर में था जिसका नाम आपने बदल दिया, या किसी और के मेलबॉक्स में।

बिज़नेस ईमेल आर्काइव और सर्च दो आदतें हैं जो साथ चलती हैं। आर्काइव पूरे हो चुके काम को आपके एक्टिव व्यू से हटा देता है। सर्च उसे तब वापस लाता है जब किसी ग्राहक, ऑडिटर या आपको खुद सबूत चाहिए। आइए देखें कि दोनों प्रोफ़ेशनल सेटअप में कैसे फ़िट होते हैं।

बिज़नेस ईमेल आर्काइव करने का मतलब क्या है?

बिज़नेस ईमेल आर्काइव करने का मतलब है पूरे हो चुके थ्रेड को डिलीट किए बिना मुख्य इनबॉक्स से हटा देना। आर्काइव किया हुआ मेल सर्वर पर रहता है, स्टोरेज में गिना जाता है और सर्च में मिलता है। डिलीट उस मेल के लिए है जो आपको सच में कभी नहीं चाहिए। आर्काइव उस मेल के लिए है जो शायद दोबारा चाहिए।

आर्काइव को अपनी डेस्क के पीछे रखी फ़ाइल अलमारी समझिए। इनबॉक्स में सिर्फ़ वही है जिस पर आप इस हफ़्ते काम कर रहे हैं।

सर्च उतना ही ज़रूरी क्यों है जितना सॉर्टिंग

सबसे अच्छे बिज़नेस ईमेल के फ़ोल्डर और लेबल भी तब फ़ेल हो जाते हैं जब आप भूल जाते हैं कि कौन सा बकेट चुना था। सर्च आपको भेजने वाले के नाम, सब्जेक्ट के शब्दों, तारीख़ों और अटैचमेंट के प्रकार से बचा लेता है। अच्छा सर्च आर्काइव को कबाड़खाने से लाइब्रेरी बना देता है।

सर्च अनुपालन और विवादों में भी काम आता है। टाइमस्टैंप वाला थ्रेड साबित कर सकता है कि ग्राहक ने क्या मंज़ूर किया था या आपने कोटेशन कब भेजा था। इसीलिए रोज़ की सफ़ाई के साथ ब्रांड के लिए ईमेल रिटेंशन पॉलिसी भी मायने रखती हैं।

आर्काइव और सर्च की काम की आदतें

1. पढ़ने पर नहीं, बंद होने पर आर्काइव करें

आर्काइव तब करें जब बातचीत ख़त्म हो चुकी हो और कोई भी टास्क कहीं और दर्ज हो चुका हो। बहुत जल्दी आर्काइव करने से वे थ्रेड छिप जाते हैं जिनका आपको अभी जवाब देना है। इसे बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने वाले एक्शन फ़ोल्डर के साथ जोड़ें।

2. पहले छोटे और सटीक शब्दों से सर्च करें

भेजने वाले के नाम और सब्जेक्ट के एक शब्द से शुरू करें। जब तिमाही याद हो लेकिन सही हफ़्ता नहीं, तब तारीख़ की रेंज जोड़ें। अगर आपकी टीम बिज़नेस के लिए शेयर्ड इनबॉक्स इस्तेमाल करती है, तो उसी मेलबॉक्स के अंदर सर्च करें ताकि पूरी हैंडऑफ़ हिस्ट्री दिखे।

3. सब्जेक्ट में नाम एक जैसे रखें

एक जैसे सब्जेक्ट लाइन से बाद में सर्च बहुत आसान हो जाता है। इनवॉइस नंबर, प्रोजेक्ट कोड या ग्राहक के नाम वैसे ही लिखें जैसे प्रोफ़ेशनल ईमेल सब्जेक्ट लाइन में बताया गया है। भविष्य का सर्च उन्हीं शब्दों पर टिका है जो आप आज लिखते हैं।

ध्यान टिकाए रखने के लिए आर्काइव करें। जवाबदेह बने रहने के लिए सर्च करें। दोनों मिलकर छोटे ब्रांड को सालों के मेल रखने देते हैं, बिना अनपढ़े मेल के शोर में डूबे।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल