बारह लोग। एक साझा पासवर्ड जो डेस्क की दराज़ में चिपका है। तीन पुराने कर्मचारी जो अब भी ऑटोरिस्पॉन्डर की CC सूची में दिखते हैं। यह परमिशन मॉडल नहीं है। यह किसी सुस्त मंगलवार का इंतज़ार करता हादसा है।
ईमेल रोल और परमिशन वे नियम हैं जो बताते हैं कि हर व्यक्ति कौन से अकाउंट खोल सकता है, क्या वह साझा पते की तरफ़ से भेज सकता है और यूज़र जोड़ने या हटाने का अधिकार किसे है। अच्छी परमिशन साझा पासवर्ड की जगह काम की भूमिका से जुड़े व्यक्तिगत लॉगिन रखती हैं। टीमें यह एक्सेस कैसे बनाती हैं, यह रहा।
बिज़नेस ईमेल में रोल और परमिशन कैसे काम करते हैं?
हर टीम सदस्य को अपना व्यक्तिगत लॉगिन मिलता है। परमिशन उस लॉगिन से जुड़ती हैं, किसी साझा क्रेडेंशियल से नहीं। परमिशन सेट में आमतौर पर पढ़ने की एक्सेस, भेजने की एक्सेस, अलियास के लिए send-as अधिकार और अकाउंट संभालने के एडमिन अधिकार आते हैं।
रोल आधारित एक्सेस काम की भूमिका को मेलबॉक्स के अधिकारों से जोड़ती है। सपोर्ट स्टाफ़ support@ से पढ़ता और जवाब देता है। सेल्स स्टाफ़ अपने name@ पते से भेजता है और शेयर्ड कतार से लीड क्लेम करता है। सिर्फ़ एडमिन अकाउंट बनाते या डिलीट करते हैं। यह मॉडल बिज़नेस के लिए ईमेल सिक्योरिटी क्या है की सिक्योरिटी की बुनियाद को आगे बढ़ाता है।
टीमों के लिए आम परमिशन स्तर
1. व्यक्तिगत मेलबॉक्स का मालिक
एक नाम वाले इनबॉक्स की पूरी एक्सेस। भेज सकता है, पा सकता है और अपने निजी फ़ोल्डर संभाल सकता है। पूरे संगठन की DNS या बिलिंग सेटिंग नहीं बदल सकता।
2. शेयर्ड इनबॉक्स सदस्य
शेयर्ड कतार के अंदर पढ़ और जवाब दे सकता है। आंतरिक नोट्स जोड़ सकता है और असाइनमेंट स्टेटस बदल सकता है। शेयर्ड पता डिलीट नहीं कर सकता और बाहरी लोगों को एक्सेस नहीं दे सकता।
3. अलियास के लिए send-as अधिकार
यूज़र को ऐसा मेल लिखने देता है जो billing@ या hello@ से आया दिखे, बिना पूरी कतार का मालिक हुए। यह उन विशेषज्ञों के लिए उपयोगी है जो अपने ब्रांड के लिए ईमेल प्रीफ़िक्स चुनें के रोल पते के तहत खास विषयों का जवाब देते हैं।
4. एडमिनिस्ट्रेटर
अकाउंट बनाता है, पासवर्ड रीसेट करता है और एक्सेस लॉग की समीक्षा करता है। एडमिन की संख्या भरोसेमंद ऑपरेटरों तक सीमित रखें। एडमिन की ज़िम्मेदारी को अगले चैप्टर टीम सदस्यों को बिज़नेस ईमेल पर ऑनबोर्ड करें के ऑफ़बोर्डिंग क़दमों से जोड़ें।
भूमिका बदलने पर परमिशन की समीक्षा करें
जिस दिन भूमिका बदले, उसी दिन परमिशन भी बदलें। प्रमोशन, विभाग बदलना और छोड़कर जाना, सब समीक्षा की वजह बनते हैं। जब कोई जाए, तो send-as अधिकार, शेयर्ड इनबॉक्स की एक्सेस और फ़ॉरवर्डिंग नियम हटा दें।
तिमाही ऑडिट बिगाड़ पकड़ते हैं: पुराने कॉन्ट्रैक्टर जिनकी एक्सेस बची है, इंटर्न जिनके पास एडमिन अधिकार हैं और साझा पासवर्ड जो जल्दबाज़ी में वापस घुस आए। समीक्षा की अवधि को टीम ईमेल पॉलिसी में अपनी टीम पॉलिसी के अंदर दर्ज करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या टीमें कभी एक मेलबॉक्स का एक लॉगिन साझा करें?
साझा लॉगिन जवाबदेही हटाते हैं और ऑफ़बोर्डिंग को गड़बड़ बनाते हैं। हर व्यक्ति को अपना अकाउंट दें, जिसकी परमिशन उसकी भूमिका से मेल खाए। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
रीड एक्सेस और send-as अधिकार में क्या फ़र्क है?
रीड एक्सेस किसी को शेयर्ड कतार के थ्रेड देखने देती है। send-as अधिकार उसे रोल पते से बाहर जाने वाला मेल लिखने देते हैं। बिलिंग स्पेशलिस्ट को पूरे एडमिन कंट्रोल के बिना billing@ के लिए send-as चाहिए हो सकता है।
परमिशन ईमेल सिक्योरिटी रिकॉर्ड से कैसे जुड़ती हैं?
DNS ऑथेंटिकेशन रिकॉर्ड आपके डोमेन की साख बचाते हैं, चाहे कोई भी भेजे। परमिशन तय करती हैं कि कौन लोग आपकी तरफ़ से भेज सकते हैं। दोनों परतें मायने रखती हैं। तकनीकी पक्ष के लिए SPF DKIM DMARC रिकॉर्ड देखें।
क्या मैनेजर कर्मचारियों के इनबॉक्स पढ़ सकते हैं?
पॉलिसी में तय हो कि मैनेजर निगरानी के लिए व्यक्तिगत मेलबॉक्स देख सकते हैं या सिर्फ़ शेयर्ड कतारें। साफ़ लिखित नियम हैरानी रोकते हैं और भरोसा बचाते हैं। औपचारिक सलाह टीम ईमेल पॉलिसी में फ़िट होती है।
कॉन्ट्रैक्टर को आमतौर पर कौन सी परमिशन चाहिए?
कॉन्ट्रैक्टर को आमतौर पर सिर्फ़ अपने कॉन्ट्रैक्ट की अवधि के लिए सीमित send-as या शेयर्ड इनबॉक्स एक्सेस चाहिए। कॉन्ट्रैक्ट शुरू होने के दिन ही एक्सेस की अंतिम तारीख़ तय करें। ऑफ़बोर्डिंग के क़दम टीम सदस्यों को बिज़नेस ईमेल पर ऑनबोर्ड करें को उल्टे क्रम में दोहराते हैं।
टीमों को ईमेल परमिशन का ऑडिट कितनी बार करना चाहिए?
ज़्यादातर बढ़ती टीमों के लिए तिमाही ऑडिट काम करता है। किसी के जाने या सिक्योरिटी घटना के तुरंत बाद ऑडिट करें। फ़िशिंग ईमेल कैसे पहचानें की ट्रेनिंग के लॉग जोखिम भरे क्लिक घटाते हैं, जिन्हें अकेली परमिशन नहीं रोक सकती।