आप एक ख़ाली कंपोज़ विंडो को घूर रहे हैं। बॉडी फ़ील्ड में कर्सर झपक रहा है और आप सोच रहे हैं कि "Dear" से शुरू करें या सीधे मुद्दे पर आ जाएँ। पंद्रह मिनट गुज़र जाते हैं और आपने अब भी कुछ नहीं भेजा। औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट यह अड़चन हटा देता है, क्योंकि वह आपको चलने का एक साफ़ क्रम देता है।
बिज़नेस के लिए औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट वह मानक लेआउट है जिसे पेशेवर मैसेज अपनाते हैं: सब्जेक्ट लाइन, अभिवादन, शुरुआती पंक्ति, बॉडी, समापन और सिग्नेचर। हर हिस्से का एक काम है। साथ मिलकर वे आपके मैसेज को पढ़ने में आसान और ग़लत समझने में मुश्किल बनाते हैं। यहाँ बताया है कि ढाँचा कैसे काम करता है।
बिज़नेस के लिए औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट क्या है?
औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट वह व्यवस्थित ढाँचा है जिसे बिज़नेस मैसेज तब अपनाते हैं जब स्थिति पेशेवर रवैया माँगती है। इसका मतलब जटिल शब्द इस्तेमाल करना नहीं है। इसका मतलब जानकारी वहाँ रखना है जहाँ पाठक उसे ढूँढने की उम्मीद करते हैं।
इसे एक फ़्रेम की तरह सोचें। सब्जेक्ट लाइन विषय का फ़्रेम है। अभिवादन रिश्ते का फ़्रेम है। बॉडी संदेश देती है। समापन और सिग्नेचर बताते हैं कि आप कौन हैं और आप तक कैसे पहुँचें। कोई हिस्सा छोड़ दें तो मैसेज अधूरा लगता है।
औपचारिक बिज़नेस ईमेल का हर हिस्सा
1. सब्जेक्ट लाइन
एक ख़ास वाक्यांश लिखें जो पाठक को बताए कि मैसेज में क्या है। "hello" या "important" जैसे अस्पष्ट शब्दों से बचें। ज़रूरत हो तो प्रोजेक्ट का नाम, तारीख़ या कोई एक्शन शब्द जोड़ें। अच्छी सब्जेक्ट लाइन खुलती हैं। बुरी दब जाती हैं।
2. अभिवादन
अगर आप नाम जानते हैं, तो पाठक को नाम से संबोधित करें। औपचारिक पहले संपर्क के लिए "Dear Ms. Chen" ठीक रहता है। जब आपका काम का रिश्ता पहले से हो, तब "Hi Alex" ठीक बैठता है। अभिवादन को उस औपचारिकता के स्तर से मिलाएँ जो ब्रांड के लिए औपचारिक बनाम अनौपचारिक ईमेल में बताया है।
3. शुरुआती पंक्ति
पहले वाक्य में अपना मक़सद बताएँ। अगर आप किसी को जवाब दे रहे हैं, तो उनके मैसेज का संक्षेप में हवाला दें। अगर आप संपर्क शुरू कर रहे हैं, तो पृष्ठभूमि बताने से पहले कहें कि आप क्यों लिख रहे हैं।
4. बॉडी पैराग्राफ़
पैराग्राफ़ छोटे रखें। हर पैराग्राफ़ में एक विचार। तीन या ज़्यादा चीज़ें गिनानी हों तो बुलेट पॉइंट इस्तेमाल करें। अगर आपका ईमेल क्लाइंट सपोर्ट करता है तो बोल्ड कम इस्तेमाल करें, पर अर्थ को सिर्फ़ फ़ॉर्मैटिंग के भरोसे न छोड़ें।
5. समापन और कॉल टू एक्शन
एक साफ़ अगले कदम के साथ ख़त्म करें। "कृपया शुक्रवार तक पुष्टि करें" "अपनी राय बताइए" से बेहतर है। पढ़ने वाले को ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि आपको उससे क्या चाहिए।
6. साइन-ऑफ़ और सिग्नेचर ब्लॉक
"Best regards," "Sincerely," या किसी तटस्थ समकक्ष से समाप्त करें, फिर अपना पूरा नाम, पद, कंपनी, फ़ोन और वेबसाइट लिखें। सिग्नेचर में आपका ईमेल एड्रेस आपके ब्रांडेड डोमेन से मेल खाना चाहिए, जैसा आपके ब्रांड में ईमेल की एकरूपता में बताया है।
औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट कब इस्तेमाल करें
क्लाइंट, वेंडर, निवेशक और अधिकारियों से पहले संपर्क के लिए पूरा ढाँचा इस्तेमाल करें। प्रपोज़ल, कॉन्ट्रैक्ट, शिकायतों और हर उस थ्रेड के लिए इस्तेमाल करें जहाँ लहजा नतीजे पर असर डालता हो। अंदरूनी अपडेट के लिए हल्के फ़ॉर्मैट चलते हैं, पर स्पष्टता के वही नियम लागू होते हैं।
प्रोफ़ेशनल ईमेल उदाहरण के नमूना मैसेज से फ़ॉर्मैट का अभ्यास करें। जब ढाँचा आदत बन जाता है, तो आप ड्राफ़्टिंग में कम और मैसेज पर ज़्यादा समय लगाते हैं। अगला चैप्टर तय करने में मदद करता है कि औपचारिक ढाँचा कब ज़रूरी है और हल्का लहजा कब ठीक है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या हर बिज़नेस मैसेज के लिए औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट ज़रूरी है?
हर मैसेज को पूरा औपचारिक ढाँचा नहीं चाहिए। त्वरित अंदरूनी अपडेट छोटे हो सकते हैं। ग्राहक को जाने वाले और पहले संपर्क के मेल में पूरा फ़ॉर्मैट अपनाएँ। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
बिज़नेस ईमेल में अभिवादन कितना औपचारिक होना चाहिए?
अभिवादन को अपने रिश्ते और इंडस्ट्री से मिलाएँ। क़ानून, वित्त और सरकारी संदर्भों में अक्सर "Dear" और पद पसंद किया जाता है। क्रिएटिव और टेक ब्रांड पहले संपर्क के बाद पहले नाम इस्तेमाल कर सकते हैं। अगर पक्का न हो, तो पहले संपर्क पर थोड़ा ज़्यादा औपचारिक रहें।
थ्रेड का जवाब देते समय क्या सब्जेक्ट लाइन बदलनी चाहिए?
निरंतरता के लिए मूल सब्जेक्ट रखें, जब तक विषय काफ़ी न बदल गया हो। अगर आपका ईमेल क्लाइंट अपने आप बहुत सारे "Re:" जोड़ता है, तो उन्हें छाँट दें। साफ़ सब्जेक्ट सबको बाद में थ्रेड ढूँढने में मदद करता है।
बिज़नेस ईमेल के सिग्नेचर ब्लॉक में क्या होना चाहिए?
अपना नाम, पद, कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर और वेबसाइट URL शामिल करें। लोगो और सोशल लिंक वैकल्पिक हैं, अगर आपका ब्रांड उन्हें सार्वजनिक रूप से इस्तेमाल करता है। प्रेरणादायक उद्धरण और बड़ी इमेज छोड़ दें, जो मोबाइल स्क्रीन पर जगह भर देती हैं।
क्या एक औपचारिक टेम्पलेट मेरी पूरी टीम के लिए चल सकता है?
ढाँचे के लिए साझा टेम्पलेट अच्छा काम करता है। हर व्यक्ति को फिर भी सिग्नेचर में अपना नाम और संपर्क विवरण चाहिए। अपना टेम्पलेट प्रोफ़ेशनल ईमेल उदाहरण के उदाहरणों पर बनाएँ और अपनी इंडस्ट्री के हिसाब से ढालें।
क्या औपचारिक फ़ॉर्मैट जवाब आने की रफ़्तार पर असर डालता है?
साफ़ ढाँचा पाठकों को जल्दी जवाब देने में मदद करता है, क्योंकि वे आपकी माँग तुरंत समझ लेते हैं। अच्छे फ़ॉर्मैट को ईमेल रिस्पॉन्स टाइम की अपेक्षाएँ में बताए उचित रिस्पॉन्स टाइम के साथ जोड़ें।