प्रोफ़ेशनल ईमेल के उदाहरण कैसे दिखते हैं?

एक ब्रांड ऐसा फ़ॉलो-अप भेजता है जो "Hi Sarah," से शुरू होता है, दो वाक्यों में मक़सद बताता है और साफ़ अगले कदम पर ख़त्म होता है। दूसरा ब्रांड बिना संदर्भ के उलझा हुआ थ्रेड फ़ॉरवर्ड करता है और सब्जेक्ट लाइन में बस "update" लिखता है। स्थिति एक, पर दो बिल्कुल अलग छापें। प्रोफ़ेशनल ईमेल के उदाहरण यह फ़र्क ठोस रूप में दिखाते हैं।

प्रोफ़ेशनल ईमेल का उदाहरण एक नमूना मैसेज है जो बिज़नेस संवाद के मानकों का पालन करता है। उसमें वर्णन करने वाली सब्जेक्ट लाइन, विनम्र शुरुआत, केंद्रित बॉडी और सही समापन होता है। उदाहरण देखने से आपकी टीम तेज़ लिखती है और एक जैसी सुनाई देती है। आम स्थितियों में वे ऐसे दिखते हैं।

प्रोफ़ेशनल ईमेल का उदाहरण काम का कब बनता है?

अच्छा उदाहरण इतना ख़ास होता है कि उसका ढाँचा कॉपी किया जा सके, और इतना लचीला कि उसे ढाला जा सके। इसमें सब्जेक्ट लाइन, अभिवादन, बॉडी पैराग्राफ़, कॉल टू एक्शन और सिग्नेचर दिखते हैं। इसमें स्लैंग, अस्पष्ट माँगें और बिना रुके लंबे टेक्स्ट की दीवारें नहीं होतीं।

उदाहरण यह भी दिखाते हैं कि क्या नहीं करना है। जिस मैसेज में सब्जेक्ट का संदर्भ नहीं, जिस जवाब में मूल सवाल अनदेखा है या जिस सिग्नेचर में संपर्क विवरण नहीं, वे सब पेशेवर मानक पर फ़ेल होते हैं। इनकी तुलना एक साफ़ नमूने से करें तो फ़र्क साफ़ दिखता है।

आम स्थितियों के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल के उदाहरण

ये पैटर्न रोज़ के ज़्यादातर बिज़नेस मेल को कवर करते हैं। नाम और विवरण अपनी ब्रांड आवाज़ के हिसाब से बदलें।

1. संभावित ग्राहक से पहला परिचय

सब्जेक्ट: [आपके ब्रांड का नाम] की ओर से परिचय। बॉडी: पढ़ने वाले को नाम से संबोधित करें, एक वाक्य में बताएँ कि आप कौन हैं, बताएँ कि आप क्यों लिख रहे हैं, कोई ख़ास अगला कदम सुझाएँ जैसे कॉल या डेमो, और अपने पूरे नाम और भूमिका के साथ समाप्त करें। इसे पाँच छोटे पैराग्राफ़ से कम रखें।

2. मीटिंग या कॉल के बाद फ़ॉलो-अप

सब्जेक्ट: [तारीख़] की हमारी कॉल का फ़ॉलो-अप। बॉडी: उनके समय के लिए धन्यवाद दें, तय हुए तीन एक्शन आइटम बुलेट में लिखें, कोई डेडलाइन हो तो बताएँ, और उनसे कहें कि वे आपके सारांश की पुष्टि करें या उसे सुधारें। यह फ़ॉर्मैट ग़लतफ़हमियाँ बढ़ने से पहले ही रोक देता है।

3. कस्टमर सपोर्ट का जवाब

सब्जेक्ट: Re: [उनका मूल सब्जेक्ट, छोटा किया हुआ]। बॉडी: उनकी समस्या स्वीकार करें, समाधान या अगला कदम समझाएँ, और मदद की पेशकश करें, और लिंक सिर्फ़ तभी जोड़ें जब ज़रूरी हो। सपोर्ट टीमों को कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल की आदतों से फ़ायदा होता है।

4. अंदरूनी टीम अपडेट

सब्जेक्ट: [प्रोजेक्ट का नाम] का [तारीख़] के लिए अपडेट। बॉडी: मुख्य बदलाव से शुरू करें, विवरण के साथ दो या तीन बुलेट पॉइंट जोड़ें, और बताएँ कि हर काम किसके पास है। अंदरूनी मेल थोड़ा कम औपचारिक हो सकता है, पर फिर भी जल्दी पढ़ने लायक होना चाहिए।

उदाहरणों को अपने ब्रांड के हिसाब से कैसे ढालें

तीन या चार टेम्पलेट सहेजें जिन्हें आपकी टीम सबसे ज़्यादा इस्तेमाल करती है। प्लेसहोल्डर टेक्स्ट की जगह अपने ब्रांड का नाम, लहजा और सिग्नेचर ब्लॉक रखें। ब्रांड के लिए औपचारिक बनाम अनौपचारिक ईमेल की सलाह से औपचारिकता का स्तर अपनी ऑडियंस से मिलाएँ।

आपका भेजने वाला एड्रेस उन उदाहरणों से मेल खाना चाहिए जो आप अंदर साझा करते हैं। ब्रांड के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल एड्रेस उदाहरण में बताए ब्रांडेड एड्रेस उस पेशेवर लहजे को मज़बूत करते हैं जो आपके नमूना मैसेज सिखाते हैं। अगला चैप्टर औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट के ढाँचे को और विस्तार से बताता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल