औपचारिक बनाम अनौपचारिक ईमेल: ब्रांड को कब क्या इस्तेमाल करना चाहिए?

पिछले महीने तीन नए ग्राहकों ने आपकी सेल्स टीम को ईमेल किया। दो को ऐसा जवाब मिला जो "Dear Mr. Torres" से शुरू हुआ और "Sincerely" पर ख़त्म हुआ। तीसरे को मिला "Hey Jamie, here's the info you asked for." तीनों ने एक ही कॉन्ट्रैक्ट साइन किया। फ़र्क़ रिश्ते और इंडस्ट्री का था, सफलता या असफलता का नहीं। औपचारिक और अनौपचारिक ईमेल का सही मौक़ा जानने से आपका ब्रांड लचीला रहता है और बेमेल भी नहीं लगता।

औपचारिक ईमेल में तयशुदा अभिवादन, पूरे वाक्य और तटस्थ भाषा होती है, जो पेशेवर या पहले संपर्क के लिए ठीक रहती है। अनौपचारिक ईमेल में बातचीत जैसे शब्द, पहला नाम और छोटे पैराग्राफ़ होते हैं, जब रिश्ता इसकी इजाज़त दे। दोनों पेशेवर हो सकते हैं। सवाल यह है कि पाठक कौन-सा लहजा उम्मीद करता है। फ़ैसला कैसे करें, यह नीचे है।

औपचारिक और अनौपचारिक ईमेल में क्या फ़र्क़ है?

औपचारिक ईमेल बिज़नेस के लिए औपचारिक ईमेल फ़ॉर्मैट में बताए पूरे ढाँचे को मानता है। अभिवादन में पदवी या पूरा नाम होता है। भाषा में स्लैंग नहीं होता। मैसेज में साफ़ शुरुआत, बॉडी और समापन होता है।

अनौपचारिक ईमेल कुछ नियम ढीले करता है, पर साफ़गोई नहीं छोड़ता। आप "Dear" छोड़कर "Hi Sam" लिख सकते हैं। वाक्य छोटे हो जाते हैं। लहजा चिट्ठी जैसा नहीं, मदद करने वाले साथी जैसा लगता है। अनौपचारिक का मतलब लापरवाह नहीं है। स्पेलिंग, व्याकरण और जवाब देने का समय अब भी मायने रखते हैं।

ब्रांड को औपचारिक ईमेल कब इस्तेमाल करना चाहिए

पहले संपर्क, ऊँचे दाँव वाले विषयों और नियमों से बंधी इंडस्ट्री में औपचारिक लहजा चुनें। प्रपोज़ल, कॉन्ट्रैक्ट की बातचीत, पेमेंट विवाद और वरिष्ठ अधिकारियों के पत्राचार में आमतौर पर औपचारिक भाषा ही ठीक रहती है। जब आपको पक्का न पता हो कि पाठक कैसे बात करना पसंद करता है, तो औपचारिक से शुरू करें। बाद में आप बदल सकते हैं।

वेंडर, निवेशकों और सरकारी संपर्कों से बाहरी संवाद आमतौर पर पूरे रिश्ते में औपचारिक रहता है। बिज़नेस ईमेल एड्रेस क्या है में बताया आपका ब्रांडेड सेंडर एड्रेस पाठक के मैसेज खोलने से पहले ही इस लहजे को सहारा देता है।

ब्रांड अनौपचारिक ईमेल कब इस्तेमाल कर सकते हैं

अनौपचारिक लहजा तब काम करता है जब रिश्ता पहले से बना हो और विषय रोज़मर्रा का हो। टीम के अंदर के अपडेट, पुराने ग्राहकों से फ़ॉलो-अप और क्रिएटिव सर्विस जैसी खुली इंडस्ट्री में अक्सर गर्मजोशी भरी आवाज़ पसंद की जाती है। अगर पाठक पहले अनौपचारिक लिखे, तो उसकी शैली से मेल बिठाएँ।

कस्टमर सपोर्ट में दोनों को मिलाया जा सकता है। पहले समस्या को साफ़ मानें, फिर समाधान समझाने के लिए दोस्ताना भाषा रखें। कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल वाला चैप्टर दिखाता है कि गर्मजोशी और साफ़गोई एक साथ कैसे चलती हैं।

पूरे ब्रांड में लहजा एक-सा कैसे रखें

अपनी ईमेल गाइडलाइन में एक डिफ़ॉल्ट लहजा तय करें। ज़्यादातर ब्रांड नए संपर्कों के साथ थोड़े औपचारिक और बार-बार आने वाले ग्राहकों के साथ थोड़े अनौपचारिक रहते हैं। अपनी टीम को सिखाएँ कि पाठक के लहजे से मेल बिठाएँ, पर एक शब्द के जवाब या बिना अभिवादन वाले मैसेज जैसी ग़ैर-पेशेवर आदतें न अपनाएँ।

अगर थ्रेड के बीच में लहजा बदले, तो उसे सहजता से स्वीकार करें। औपचारिक प्रपोज़ल से हल्के चेक-इन पर आना ठीक है, अगर रिश्ता गर्म हो चुका हो। हल्के से औपचारिक पर लौटना गंभीरता का संकेत देता है, जो क़ीमत या डेडलाइन की बात करते समय काम आता है। अगला चैप्टर बताता है कि किसी भी लहजे में कितनी जल्दी जवाब देना चाहिए।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल