आपने पिछले हफ़्ते अपना डोमेन रजिस्टर किया। आपकी वेबसाइट लाइव है। अब आपको ऐसा एड्रेस चाहिए जो ग्राहक की पूछताछ का जवाब देते समय आपके ब्रांड से मेल खाए। आप अपना होस्टिंग डैशबोर्ड खोलते हैं और वहां 'मेलबॉक्स बनाएं' नाम का फ़ील्ड दिखता है। यही वह पल है जब ज़्यादातर लोगों को समझ आता है कि बिज़नेस ईमेल एड्रेस बनाना उम्मीद से आसान है, बस पहले सही चीज़ें तैयार होनी चाहिए।
बिज़नेस ईमेल एड्रेस सिर्फ़ एक यूज़रनेम नहीं होता जो आप चुन लें। वह आपके डोमेन पर रहता है, ईमेल होस्टिंग से चलता है और ऐसे इनबॉक्स से जुड़ता है जिसे आप सच में इस्तेमाल कर सकें। आपको क्या चाहिए और पहला एड्रेस कैसे बनाएं, यह देखिए।
बिज़नेस ईमेल एड्रेस बनाने से पहले आपको क्या चाहिए
एड्रेस बनाने से पहले आपको दो चीज़ें चाहिए: एक डोमेन नाम जो आपके कंट्रोल में हो और उस डोमेन से जुड़ी ईमेल होस्टिंग। डोमेन @ के बाद वाला हिस्सा है। ईमेल होस्टिंग वह सर्विस है जो आपके मैसेज स्टोर करती और पहुंचाती है।
अगर आपने बिज़नेस ईमेल एड्रेस क्या है पढ़ा है, तो आप जानते हैं कि फ़ॉर्मेट hello@yourbrand.com जैसा दिखता है। डोमेन आपका होना चाहिए और होस्टिंग उस डोमेन की मेल पाने के लिए सेट होनी चाहिए।
स्टेप बाय स्टेप बिज़नेस ईमेल एड्रेस कैसे बनाएं
अपने ईमेल होस्टिंग प्रोवाइडर में लॉग इन करें और मेलबॉक्स या ईमेल अकाउंट वाला सेक्शन खोजें। लोकल पार्ट चुनें, यानी @ से पहले का नाम। आम विकल्प हैं hello, info, support या आपका पहला नाम।
मेलबॉक्स बनाएं और मज़बूत पासवर्ड रखें। ज़्यादातर प्रोवाइडर बाद में टीम मेंबर या विभागों के लिए और एड्रेस जोड़ने देते हैं। मेलबॉक्स बनने के बाद आप उसे वेबमेल से खोल सकते हैं या अपने फ़ोन या कंप्यूटर के ईमेल क्लाइंट से जोड़ सकते हैं।
1. साफ़ और प्रोफ़ेशनल लोकल पार्ट चुनें
उसे छोटा और याद रखने में आसान रखें। ऐसे निकनेम या नंबर न रखें जो बेतरतीब लगें। आपकी वेबसाइट पर एक बार देखने के बाद ग्राहक आपका एड्रेस याददाश्त से टाइप कर पाए।
2. अपने इनबॉक्स का एक्सेस सेट करें
तय करें कि आप मेल ब्राउज़र में पढ़ेंगे या किसी खास ऐप में। दोनों चलते हैं। ज़रूरी बात यह है कि आप निजी एड्रेस से नहीं, अपने ब्रांडेड एड्रेस से भेज और पा सकें।
3. अपने सार्वजनिक टचपॉइंट अपडेट करें
अपना नया एड्रेस वेबसाइट के संपर्क पेज, ईमेल सिग्नेचर और उन सभी फ़ॉर्म में डालें जिनके जवाब आपको मिलते हैं। पूरे ब्रांड में एकरूपता मायने रखती है, जैसा आपके ब्रांड में ईमेल की एकरूपता चैप्टर में बताया है।
एक एड्रेस बनाना बस शुरुआत है। इस मॉड्यूल के अगले चैप्टर में ईमेल को अपने डोमेन से जोड़ना, होस्टिंग चुनना और वे तकनीकी सेटिंग शामिल हैं जो आपकी मेल को सुचारू रखती हैं। अगर आप अभी निजी और ब्रांडेड मेल के बीच तय कर रहे हैं, तो आगे बढ़ने से पहले निजी बनाम बिज़नेस ईमेल दोबारा देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या मैं बिना वेबसाइट के बिज़नेस ईमेल एड्रेस बना सकता हूं?
जब तक आपके पास अपना डोमेन और ईमेल होस्टिंग है, आप बिज़नेस ईमेल एड्रेस बना सकते हैं। वेबसाइट ज़रूरी नहीं है, हालांकि ज़्यादातर ब्रांड दोनों जोड़ते हैं। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
मैं कितने बिज़नेस ईमेल एड्रेस बना सकता हूं?
यह आपके होस्टिंग प्लान पर निर्भर है। ज़्यादातर छोटे बिज़नेस प्लान में कई मेलबॉक्स शामिल होते हैं। एक या दो एड्रेस से शुरू करें और टीम बढ़ने पर या सेल्स और सपोर्ट के लिए अलग इनबॉक्स चाहिए तो और जोड़ें।
मेरा बिज़नेस ईमेल मेरे नाम पर हो या किसी आम शब्द पर?
दोनों चलते हैं। jane@yourbrand.com जैसा निजी नाम अकेले फ़ाउंडर के लिए अपनापन देता है। info@ या hello@ जैसे आम एड्रेस शेयर्ड इनबॉक्स के लिए अच्छे हैं। कई ब्रांड अलग-अलग काम के लिए दोनों रखते हैं।
अगर मेरा पसंदीदा एड्रेस मेरे डोमेन पर पहले से लिया जा चुका हो तो?
contact@, team@ या अपने पूरे नाम जैसा कोई मिलता-जुलता विकल्प आज़माएं। अपने डोमेन पर सारे विकल्प आपके कंट्रोल में हैं। फ़्री प्रोवाइडर की तरह आपको एक ही यूज़रनेम के लिए लाखों दूसरे यूज़रों से होड़ नहीं करनी पड़ती।
क्या बिज़नेस ईमेल एड्रेस बनाने के लिए तकनीकी स्किल चाहिए?
नहीं। ज़्यादातर होस्टिंग डैशबोर्ड एक फ़ॉर्म और कुछ क्लिक में मेलबॉक्स बनवा देते हैं। तकनीकी DNS सेटअप आम तौर पर तब होता है जब आप होस्टिंग को डोमेन से जोड़ते हैं, जिसे आपका प्रोवाइडर अक्सर खुद संभाल देता है।
क्या WEMASY मेरे डोमेन के लिए बिज़नेस ईमेल एड्रेस बना सकता है?
अभी नहीं। WEMASY ईमेल होस्टिंग जल्द आ रहा है। तब तक आप अपने डोमेन पर मेलबॉक्स अपने ईमेल प्रोवाइडर के साथ बनाएं। प्रोवाइडर के साथ आप एड्रेस सेट करते हैं, इनबॉक्स एक्सेस का तरीका चुनते हैं और ब्रांडेड सेंडर लाइन से भेजना शुरू करते हैं।