बिज़नेस ईमेल सेटअप की ज़्यादातर गाइड कुछ स्टेप छोड़ देती हैं या मान लेती हैं कि आपको MX रिकॉर्ड पहले से पता हैं। यहां पूरा क्रम है, उसी तरतीब में जिसमें वह असल में काम करता है, और कोई स्टेप छूटा नहीं है।
स्टेप-बाय-स्टेप बिज़नेस ईमेल सेटअप आपको डोमेन के मालिक होने से लेकर अपना पहला ब्रांडेड मैसेज भेजने तक ले जाता है। हर स्टेप पिछले पर टिका है। एक स्टेप छोड़ें तो कुछ चुपचाप टूट जाता है। क्रम का पालन करें तो आपके पास आपकी वेबसाइट से मेल खाता चालू इनबॉक्स होगा। पूरा तरीका यह है।
स्टेप 1: डोमेन नाम लें
अपने ब्रांड से मेल खाता डोमेन रजिस्टर करें, या जो पहले से आपके पास है उसे इस्तेमाल करें। आपका डोमेन आपकी वेबसाइट और आपके ईमेल एड्रेस, दोनों की नींव है। दोबारा समझना हो तो कस्टम ईमेल डोमेन क्या है पढ़ें।
स्टेप 2: ईमेल होस्टिंग चुनें और चालू करें
ऐसी ईमेल होस्टिंग लें जो कस्टम डोमेन सपोर्ट करती हो। WEMASY ईमेल होस्टिंग जल्द आ रहा है; तब तक आपका ईमेल आपके अपने ईमेल प्रोवाइडर के पास रहेगा। प्लान की तुलना ईमेल होस्टिंग क्या है और कैसे चुनें की सलाह से करें।
स्टेप 3: DNS रिकॉर्ड सेट करें
अपने होस्टिंग प्रोवाइडर की दी वैल्यू से अपने डोमेन के DNS पैनल में MX रिकॉर्ड जोड़ें। साथ ही SPF और DKIM ऑथेंटिकेशन रिकॉर्ड भी जोड़ दें। ये रिकॉर्ड आपके डोमेन को आपके ईमेल सर्वर से जोड़ते हैं और आपके मैसेज इनबॉक्स तक पहुंचाने में मदद करते हैं।
स्टेप 4: अपने मेलबॉक्स बनाएं
अपने होस्टिंग डैशबोर्ड में एक या ज़्यादा एड्रेस बनाएं। hello@ या अपने नाम@yourbrand.com जैसे मुख्य एड्रेस से शुरू करें। हर मेलबॉक्स के लिए मज़बूत पासवर्ड रखें।
स्टेप 5: अपना ईमेल क्लाइंट जोड़ें
मेल वेबमेल से खोलें, या अपनी SMTP और IMAP सेटिंग के साथ ईमेल क्लाइंट सेट करें। किसी बाहरी एड्रेस पर मैसेज भेजकर और उसका जवाब देकर टेस्ट करें कि दोनों तरफ़ काम हो रहा है।
स्टेप 6: अपने ब्रांड के हर टचपॉइंट को अपडेट करें
अपनी वेबसाइट, ईमेल सिग्नेचर, विज़िटिंग कार्ड और सोशल प्रोफ़ाइल से कोई भी मुफ़्त या निजी एड्रेस हटाकर नया डालें। हर सार्वजनिक चैनल पर एकरूपता भरोसा बढ़ाती है, जैसा आपके ब्रांड में ईमेल की एकरूपता में बताया है।
यही पूरा क्रम है। अगर आप इस मॉड्यूल के पिछले चैप्टर की अलग-अलग बातें समझ चुके हैं, तो यह तरीका उन्हें एक चलने लायक रास्ते में जोड़ देता है। आखिरी चैप्टर आपके ब्रांड की ज़रूरत के हिसाब से सही प्रोवाइडर चुनने में मदद करता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
पूरा बिज़नेस ईमेल सेटअप करने में कितना समय लगता है?
ज़्यादातर लोग मुख्य सेटअप एक बैठक में पूरा कर लेते हैं। DNS प्रोपेगेशन में कुछ घंटे इंतज़ार करना पड़ता है। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
क्या मैं वेबसाइट तैयार होने से पहले बिज़नेस ईमेल सेट कर सकता हूं?
हां। ईमेल होस्टिंग के लिए सिर्फ़ डोमेन और DNS रिकॉर्ड चाहिए। पहले अपना इनबॉक्स चालू करें और साइट लाइव होने पर एड्रेस को वेबसाइट के कॉन्टैक्ट पेज पर डालें।
लोग सबसे आम कौन सा स्टेप छोड़ देते हैं?
ऑथेंटिकेशन रिकॉर्ड। कई लोग MX रिकॉर्ड सेट करके मेलबॉक्स बना लेते हैं, पर SPF और DKIM छोड़ देते हैं। इनके बिना आउटगोइंग मेल के स्पैम फ़ोल्डर में जाने की संभावना ज़्यादा रहती है।
क्या शुरुआती सेटअप के दौरान पुराने ईमेल माइग्रेट करने चाहिए?
पहले अपना नया एड्रेस चालू करने पर ध्यान दें। पुराने मैसेज की ज़रूरत हो तो बाद में माइग्रेट करें। नए बिज़नेस के लिए साफ़ इनबॉक्स से शुरुआत करना अक्सर ज़्यादा आसान रहता है।
मैं कैसे जांचूं कि मेरा सेटअप पूरा हो गया है?
किसी बाहरी अकाउंट से अपने नए एड्रेस पर मैसेज भेजें। अपने बिज़नेस एड्रेस से जवाब दें। देखें कि जवाब पहुंचा और स्पैम में नहीं गया। एक सार्वजनिक टचपॉइंट अपडेट करें और पक्का करें कि एड्रेस सही दिख रहा है।
क्या WEMASY मुझे सेटअप का हर स्टेप समझाता है?
WEMASY ईमेल होस्टिंग जल्द आ रहा है; तब तक मेलबॉक्स बनाना और क्लाइंट सेटिंग आपके ईमेल प्रोवाइडर के पास रहती हैं। इन स्टेप को एक-एक करके पूरा करें और अगले पर जाने से पहले हर चरण की पुष्टि कर लें।