वर्कफ़्लो क्या है?

आप क्लाइंट का प्रोजेक्ट पूरा करते हैं और राहत महसूस करते हैं। फिर ध्यान आता है कि इनवॉइस किसी ने भेजा ही नहीं, क्लाइंट को फ़ॉलो-अप ईमेल कभी नहीं गया, और आपको पक्का नहीं पता कि कौन-सा काम किसका था। काम तो हो गया, पर उसके आसपास का प्रोसेस बिखर गया। काम पूरा करने और उसे अच्छे से पूरा करने के बीच का यही फ़ासला वह जगह है जहाँ वर्कफ़्लो काम आता है।

वर्कफ़्लो स्टेप्स का दोहराया जाने वाला क्रम है जो काम को एक स्टेज से अगली स्टेज तक पूरा होने तक ले जाता है। यह बिखरे हुए कामों को ऐसा साफ़ रास्ता बना देता है जिस पर हर कोई चल सके। यहाँ आसान भाषा में देखिए कि इसका क्या मतलब है और यह आपके बिज़नेस के लिए क्यों मायने रखता है।

वर्कफ़्लो क्या है?

वर्कफ़्लो स्टेप्स का तय सेट है जो किसी काम को शुरू से अंत तक ले जाता है। हर स्टेप का एक मक़सद होता है, और क्रम बताता है कि आगे क्या होगा। कौन क्या करेगा, इसका अंदाज़ा लगाने के बजाय सब एक ही रास्ते पर चलते हैं।

इसे रेसिपी की तरह सोचिए। आप सामान इकट्ठा करते हैं, क्रम से स्टेप फ़ॉलो करते हैं और तैयार डिश पाते हैं। वर्कफ़्लो की परिभाषा बिज़नेस के कामों के लिए इसी तरह चलती है। नए क्लाइंट की पूछताछ इनटेक से कोटेशन, फिर अप्रूवल और फिर डिलीवरी तक जा सकती है। हर स्टेज का एक साफ़ ज़िम्मेदार और एक साफ़ नतीजा होता है।

वर्कफ़्लो तब भी होते हैं जब आप उन्हें लिखकर नहीं रखते। जब आपकी टीम याददाश्त और ग्रुप चैट पर निर्भर है, तब भी आपके पास एक वर्कफ़्लो है। बस वह बिखरा हुआ, बेतरतीब और सुधारने में मुश्किल है। उसे लिख लेने से बेतरतीब आदतें ऐसी चीज़ बन जाती हैं जिस पर आप भरोसा कर सकें और जिसे सुधार सकें।

वर्कफ़्लो मैनेजमेंट क्यों मायने रखता है?

साफ़ वर्कफ़्लो के बिना काम हैंडऑफ़ में अटक जाता है। एक व्यक्ति अपना हिस्सा पूरा करता है और मान लेता है कि अगला स्टेप किसी और ने उठा लिया। काम पड़े रहते हैं, डेडलाइन खिसकती हैं और ग्राहकों को ज़रूरत से ज़्यादा इंतज़ार करना पड़ता है।

अच्छा वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सबको एक जैसी तस्वीर देता है कि आपके बिज़नेस में काम कैसे चलता है। नए टीम मेंबर जल्दी ऑनबोर्ड होते हैं क्योंकि स्टेप लिखे हुए हैं। आप बॉटलनेक पहचान लेते हैं क्योंकि दिखता है कि काम कहाँ जमा हो रहा है। और कुछ गड़बड़ होने पर आप अंदाज़ा लगाने के बजाय उसे किसी ख़ास स्टेप तक वापस ढूँढ सकते हैं।

छोटे बिज़नेस के लिए यह और भी मायने रखता है। आपके पास कमियाँ भरने के लिए बड़ी टीम नहीं होती। एक छूटा स्टेप क्लाइंट खोने या पेमेंट में देरी का कारण बन सकता है। बिज़नेस वर्कफ़्लो बुनियादी चीज़ें चलाए रखता है, तब भी जब आप दर्जनों दूसरे कामों में लगे हों।

बिज़नेस वर्कफ़्लो असल में कैसा दिखता है?

हर बिज़नेस में वर्कफ़्लो होते हैं, भले ही कोई उन्हें यह नाम न दे। ग्राहक का ऑर्डर प्रोसेस करना एक वर्कफ़्लो है। नए कर्मचारी की ऑनबोर्डिंग एक वर्कफ़्लो है। ब्लॉग पोस्ट पब्लिश करना एक वर्कफ़्लो है। सवाल यह है कि आपका वर्कफ़्लो सोचा-समझा है या अचानक बना है।

एक सीधा बिज़नेस वर्कफ़्लो कुछ ऐसा हो सकता है। ग्राहक आपकी वेबसाइट पर फ़ॉर्म भरता है। आप रिक्वेस्ट देखते हैं, कोटेशन भेजते हैं और मंज़ूरी का इंतज़ार करते हैं। ग्राहक के हाँ कहते ही आप काम डिलीवर करते हैं। पाँच स्टेप, पाँच साफ़ हैंडऑफ़। जब हर स्टेप का नाम और ज़िम्मेदार तय हो, तो कुछ छूटता नहीं।

वर्कफ़्लो सरल भी हो सकते हैं और जटिल भी। इन सबके बिल्डिंग ब्लॉक एक जैसे होते हैं। कोई चीज़ प्रोसेस को ट्रिगर करती है, स्टेप काम को आगे बढ़ाते हैं, और एक तय अंतिम बिंदु पूरा होने का निशान होता है। काम को इस नज़र से देखना शुरू करते ही आपको अपने बिज़नेस में हर जगह वर्कफ़्लो दिखने लगते हैं।

अनौपचारिक टीमें भी बिना नाम दिए वर्कफ़्लो फ़ॉलो करती हैं। फ़र्क़ इरादे का है। लिखा हुआ वर्कफ़्लो आपको सुधारने के लिए कुछ देता है, ताकि आप हर महीने वही गलतियाँ न दोहराएँ।

अगला स्टेप बिज़नेस वर्कफ़्लो के प्रकार सीखना है और यह जानना कि हर पैटर्न किस तरह के काम में फ़िट बैठता है। शुरुआत की व्यावहारिक गाइड चाहिए तो हमारा ब्लॉग वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल