बिज़नेस वर्कफ़्लो के प्रकार

एक टीम सेल्स के प्रपोज़ल भेजने से पहले मार्केटिंग के ख़त्म होने का इंतज़ार करती है। दूसरी टीम तीन अप्रूवल एक साथ चलाती है और वही काम आधे समय में निपटा देती है। लक्ष्य एक, तरीक़ा अलग। फ़र्क़ इस बात का है कि हर टीम किस प्रकार का वर्कफ़्लो इस्तेमाल करती है।

वर्कफ़्लो के प्रकार बताते हैं कि स्टेप आपस में कैसे जुड़ते हैं। कुछ सीधी लाइन में चलते हैं। कुछ शर्तों के हिसाब से बँटते हैं। कुछ साथ-साथ चलते हैं। इन पैटर्न को समझने से आप ऐसे प्रोसेस बना पाते हैं जो आपके बिज़नेस के असली काम करने के तरीक़े से मेल खाएँ। यहाँ तीन मुख्य प्रकार हैं और हर एक कब फ़िट बैठता है।

वर्कफ़्लो के मुख्य प्रकार कौन-से हैं?

ज़्यादातर बिज़नेस वर्कफ़्लो तीन श्रेणियों में आते हैं: सीक्वेंशियल, पैरेलल और कंडीशनल। हर प्रकार तय करता है कि स्टेप आपस में कैसे जुड़ते हैं और काम शुरू से अंत तक कैसे चलता है। फ़र्क़ जान लेने से आप ऐसा वर्कफ़्लो डायग्राम बना सकते हैं जो हक़ीक़त दिखाए, न कि हर प्रोसेस को एक ही साँचे में ठूँसे।

1. सीक्वेंशियल वर्कफ़्लो

सीक्वेंशियल वर्कफ़्लो सीधी लाइन में चलता है। स्टेप एक ख़त्म होना चाहिए, तब स्टेप दो शुरू होता है, और स्टेप दो ख़त्म हो, तब स्टेप तीन। असेंबली लाइन सोचिए जहाँ हर स्टेशन अगले को काम सौंपता है।

आम वर्कफ़्लो उदाहरणों में परचेज़ ऑर्डर प्रोसेस करना, ब्लॉग पोस्ट लिखकर पब्लिश करना, या नए कर्मचारी को ऑनबोर्डिंग के कागज़ों से गुज़ारना शामिल है। हर स्टेज पिछली पर निर्भर है। प्रोसेस तोड़े बिना आप आगे नहीं कूद सकते।

सीक्वेंशियल वर्कफ़्लो तब सबसे अच्छे चलते हैं जब क्रम मायने रखता हो और हर स्टेप पिछले पर बने। इन्हें मैप करना आसान है और टीमें आसानी से फ़ॉलो कर लेती हैं। कमी स्पीड की है। अगर एक स्टेप अटके, तो उसके बाद सब कुछ इंतज़ार करता है।

2. पैरेलल वर्कफ़्लो

पैरेलल वर्कफ़्लो कई स्टेप एक ही समय पर चलाता है। अलग-अलग लोग या टीमें अपने हिस्से साथ-साथ संभालती हैं, और सभी शाखाएँ ख़त्म होने पर प्रोसेस आगे बढ़ता है। यह प्रकार उस काम को तेज़ करता है जो सख़्त क्रम पर निर्भर नहीं है।

सोचिए आप नया प्रोडक्ट पेज लॉन्च कर रहे हैं। जब डिज़ाइनर लेआउट बनाता है, तब कॉपीराइटर टेक्स्ट लिखता है और डेवलपर फ़ॉर्म सेट करता है। तीनों पैरेलल काम करते हैं। पेज तभी लाइव होता है जब हर शाखा पूरी हो जाए।

पैरेलल वर्कफ़्लो उन जटिल प्रोजेक्ट में समय बचाते हैं जिनमें काम एक-दूसरे पर निर्भर नहीं हैं। इनमें साफ़ कम्युनिकेशन चाहिए, ताकि टीमों को पता रहे कि उनका हिस्सा कब देना है और अगली स्टेज को क्या ट्रिगर करता है।

3. कंडीशनल वर्कफ़्लो

कंडीशनल वर्कफ़्लो नियमों या नतीजों के हिसाब से बँटता है। फ़ैसले के बिंदु पर जो होता है, उसके अनुसार रास्ता बदलता है। अगर जवाब हाँ है, तो काम एक दिशा में जाता है। अगर नहीं, तो दूसरी में।

सपोर्ट टिकट वर्कफ़्लो इसका क्लासिक उदाहरण है। नया टिकट आता है, सिस्टम कैटेगरी जाँचता है, और ज़रूरी मामले सीनियर एजेंट के पास जाते हैं जबकि आम सवाल स्टैंडर्ड कतार में। शुरुआत एक ही है, पर शर्तों के हिसाब से रास्ता बँट जाता है।

कंडीशनल वर्कफ़्लो उन हालात को संभालते हैं जहाँ एक ही तरीक़ा सब पर फ़िट नहीं होता। ये लचीलापन जोड़ते हैं, पर इनमें साफ़ नियम चाहिए ताकि लोगों को पता हो कि कौन-सी शाखा फ़ॉलो करनी है और रास्तों के बीच कुछ खोए नहीं।

सही वर्कफ़्लो प्रकार कैसे चुनें?

पहले पूछिए कि क्या स्टेप क्रम से होने चाहिए। अगर हाँ, तो सीक्वेंशियल वर्कफ़्लो इस्तेमाल करें। अगर कई स्टेप आज़ादी से हो सकते हैं, तो पैरेलल शायद बेहतर है। अगर रास्ता बजट, प्राथमिकता या ग्राहक के प्रकार जैसी बातों पर निर्भर है, तो आपको कंडीशनल वर्कफ़्लो चाहिए।

कई असली बिज़नेस प्रोसेस तीनों प्रकार मिलाते हैं। क्लाइंट प्रोजेक्ट इनटेक और स्कोपिंग के साथ सीक्वेंशियल शुरू हो सकता है। बिल्ड फ़ेज़ में डिज़ाइन और कॉपीराइटिंग पैरेलल चलती हैं। अंत में कंडीशनल अप्रूवल क्लाइंट के फ़ीडबैक के हिसाब से बदलाव भेजता है या प्रोजेक्ट बंद करता है। यह सामान्य है। मक़सद एक ही पैटर्न थोपना नहीं, बल्कि पहचानना है कि आपके प्रोसेस के किस हिस्से को कौन-सा तरीक़ा चाहिए।

काग़ज़ पर सीधा वर्कफ़्लो डायग्राम बनाने से, कुछ औपचारिक बनाने से पहले ही, कड़ियाँ दिख जाती हैं। स्टेप के लिए बॉक्स, दिशा के लिए तीर और शर्तों के लिए बँटते रास्ते। मोटा-मोटा स्केच भी वे बॉटलनेक दिखा देता है जो तब छूट जाते हैं जब सब कुछ आपके दिमाग में हो।

जब आप जान लें कि आपके प्रोसेस के लिए कौन-सा प्रकार सही है, तो अगला मॉड्यूल वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के बारे में है और बताता है कि हर पैटर्न के दोहराए जाने वाले स्टेप कैसे तेज़ करें। शुरू से स्ट्रक्चर्ड प्रोसेस क्यों मायने रखते हैं, इसकी बड़ी तस्वीर के लिए हमारा ब्लॉग वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल