HR वर्कफ़्लो

आप मंगलवार को नौकरी का विज्ञापन डालते हैं। शुक्रवार तक आपके इनबॉक्स में आठ रिज़्यूमे आ चुके होते हैं, तीन ऐसे फ़ोल्डर में पड़े हैं जिसे आप भूल गए, और एक उम्मीदवार को कोई जवाब ही नहीं मिला। आप कोई बड़ा HR डिपार्टमेंट नहीं चला रहे। आप एक छोटे बिज़नेस के मालिक हैं जो एक आदमी को हायर करना चाहता है, और नहीं चाहता कि यह प्रोसेस पूरा हफ़्ता खा जाए।

HR वर्कफ़्लो कुछ स्टेप्स का एक तय सेट है, जिससे आपका बिज़नेस लोगों से जुड़े काम संभालता है। इसमें हायरिंग, ऑनबोर्डिंग, छुट्टी, रिव्यू और इनके बीच का हैंडऑफ़ आता है। जब ये स्टेप्स बस आपके दिमाग में हों या ईमेल में बिखरे हों, तो छोटी गलतियाँ तेज़ी से जमा होती जाती हैं। यहाँ देखिए कि छोटी टीम के लिए HR वर्कफ़्लो असल में कैसा दिखता है और उसे बनाना क्यों फ़ायदेमंद है।

HR वर्कफ़्लो क्या है?

HR वर्कफ़्लो लोगों से जुड़े कामों को शुरू से अंत तक संभालने का तय प्रोसेस है। हर स्टेप का एक साफ़ ज़िम्मेदार व्यक्ति, एक साफ़ एक्शन और एक साफ़ नतीजा होता है। किसी के जॉब ऑफ़र मानने के बाद क्या होगा, इसका अंदाज़ा लगाने की ज़रूरत नहीं रहती। सब एक ही रास्ते पर चलते हैं।

छोटे बिज़नेस के लिए HR वर्कफ़्लो का जटिल होना ज़रूरी नहीं। एक सीधा कर्मचारी ऑनबोर्डिंग वर्कफ़्लो ऐसा हो सकता है: वेलकम ईमेल भेजना, टैक्स फ़ॉर्म लेना, ईमेल एक्सेस सेट करना, पहले हफ़्ते की चेक-इन मीटिंग रखना और एक ट्रेनिंग बडी तय करना। पाँच स्टेप, एक बार लिखे हुए, हर बार वैसे ही फ़ॉलो किए जाते हैं।

HR वर्कफ़्लो तब भी होते हैं जब आप उन्हें लिखकर नहीं रखते। प्रोसेस के बिना हायर करने पर भी आपका एक वर्कफ़्लो होता है। बस वह बेतरतीब होता है, तनाव देता है, और जब आप व्यस्त हों या ऑफ़िस से बाहर हों तो किसी और को सौंपना मुश्किल होता है। उसे लिख लेने से बिखरी आदतें ऐसी चीज़ बन जाती हैं जिस पर आपकी पूरी टीम भरोसा कर सके।

छोटे बिज़नेस को HR वर्कफ़्लो की ज़रूरत क्यों है?

जब आपके पास दस से कम कर्मचारी हों, तो हर नई हायरिंग और हर इस्तीफ़ा ज़्यादा भारी पड़ता है। छूटे हुए कागज़ या भूली हुई चेक-इन पकड़ने के लिए कोई बैकअप HR मैनेजर नहीं होता। एक स्टेप छूटने का मतलब हो सकता है जॉइनिंग की तारीख़ में देरी, कंप्लायंस में कमी, या ऐसा नया कर्मचारी जो पहले दिन ही खोया हुआ महसूस करे।

साफ़ HR वर्कफ़्लो उन कामों में समय बचाते हैं जो आप हर आने या जाने वाले व्यक्ति के साथ दोहराते हैं। आपको हर बार ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट शुरू से नहीं बनानी पड़ती। आपको पता होता है कि उपकरणों की लिस्ट कब भेजनी है, किसी को पेरोल में कब जोड़ना है और आख़िरी स्टेप पर साइन-ऑफ़ कौन करेगा।

ये उस अनुभव को भी बचाते हैं जिसकी नए टीम मेंबर उम्मीद करते हैं। अच्छे इंटरव्यू के बाद गड़बड़ पहला हफ़्ता मिला-जुला संदेश देता है। एक सधा हुआ प्रोसेस दिखाता है कि आप छोटी टीम के साथ भी प्रोफ़ेशनल तरीक़े से काम चलाते हैं।

शुरुआत के लिए आम HR वर्कफ़्लो

पहले ही दिन हर HR काम को मैप करने की ज़रूरत नहीं है। ज़्यादातर छोटे बिज़नेस को तीन मुख्य वर्कफ़्लो से शुरू करके आगे बढ़ना फ़ायदा देता है।

1. हायरिंग और रिक्रूटमेंट

इस वर्कफ़्लो में पद का विज्ञापन देना, आवेदन देखना, इंटरव्यू तय करना, ऑफ़र भेजना और जिन उम्मीदवारों को नहीं चुना उन्हें जवाब देना शामिल है। साफ़ हायरिंग वर्कफ़्लो अच्छे आवेदकों को हाथ से निकलने से रोकता है, जबकि आप क्लाइंट के काम में उलझे होते हैं।

2. कर्मचारी ऑनबोर्डिंग

आपका कर्मचारी ऑनबोर्डिंग वर्कफ़्लो तब शुरू होता है जब कोई ऑफ़र मानता है, और तब ख़त्म होता है जब वह पूरी तरह सेट होकर काम में लग जाता है। इसमें आम तौर पर कागज़ी कार्रवाई, टूल एक्सेस, ट्रेनिंग और टीम से पहले हफ़्ते का परिचय आता है। छोटे बिज़नेस के लिए यह अक्सर सबसे ज़्यादा असर वाला वर्कफ़्लो होता है, क्योंकि अच्छा पहला हफ़्ता महीनों का माहौल तय कर देता है।

3. छुट्टी और रोज़ की रिक्वेस्ट

छुट्टी की रिक्वेस्ट, शेड्यूल में बदलाव और ख़र्चे के बिल, सब एक पैटर्न पर चलते हैं। एक सीधा वर्कफ़्लो तय करता है कि रिक्वेस्ट कौन भेजेगा, कौन मंज़ूर करेगा और टीम को कैसे बताया जाएगा। दो लोगों का बिज़नेस भी इससे फ़ायदा उठाता है, क्योंकि किसी के छुट्टी बुक करने से पहले ही पता होता है कि छुट्टी कैसे संभाली जाएगी।

जब ये तीनों तैयार हो जाएँ, तो आप परफ़ॉर्मेंस रिव्यू, ऑफ़बोर्डिंग और ट्रेनिंग रिक्वेस्ट के वर्कफ़्लो जोड़ सकते हैं। मक़सद कुछ साफ़ रास्ते बनाना है, ताकि लोगों से जुड़े काम रोज़ की भागदौड़ न बन जाएँ।

HR वर्कफ़्लो वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के उदाहरण के साथ अच्छी तरह जुड़ते हैं, जो दिखाते हैं कि रिमाइंडर ईमेल और फ़ॉर्म रूटिंग जैसे दोहराए जाने वाले स्टेप अपने आप कैसे चल सकते हैं। इस मॉड्यूल का अगला चैप्टर क्लिनिक और वेलनेस प्रैक्टिस के लिए हेल्थकेयर वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के बारे में है। अगर आप कोई बड़ी शुरुआत चाहते हैं, तो हमारा ब्लॉग वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें।

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