वर्कफ़्लो ऑटोमेशन क्या है?

हर सोमवार सुबह आप वही काम करते हैं। स्प्रेडशीट खोलना, नंबर कॉपी करना, वही तीन फ़ॉलो-अप मैसेज भेजना। जब तक आप निपटाते हैं, एक घंटा जा चुका होता है और असली काम शुरू भी नहीं हुआ। यह पैटर्न लगभग हर छोटे बिज़नेस मालिक को जाना-पहचाना लगेगा, और वर्कफ़्लो ऑटोमेशन ठीक ऐसे ही कामों के लिए बना है।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन का मतलब है नियम सेट करना, ताकि रोज़ के स्टेप अपने आप हो जाएँ। हर बार वही काम हाथ से करने के बजाय आप तय करते हैं कि क्या होना चाहिए और सिस्टम उसे पूरा करता है। यहाँ आसान शब्दों में देखिए कि इसका क्या मतलब है और यह आपके बिज़नेस के लिए क्यों मायने रखता है।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन क्या है?

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन स्टेप्स की एक सीरीज़ को हर बार हाथ की मेहनत के बिना चलाने का तरीक़ा है। आप एक वर्कफ़्लो मैप करते हैं, यानी वह क्रमवार रास्ता जिससे काम शुरू से अंत तक गुज़रता है, और फिर ट्रिगर और नियम जोड़ते हैं जो उसे अपने आप आगे बढ़ाते हैं।

ट्रिगर वह घटना है जो प्रोसेस शुरू करती है। नया फ़ॉर्म सबमिशन, चुकाया गया इनवॉइस या मंज़ूर हुई रिक्वेस्ट, सब ट्रिगर हो सकते हैं। ट्रिगर होने के बाद ऑटोमेशन आपके नियम फ़ॉलो करता है: कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजना, टास्क असाइन करना, रिकॉर्ड अपडेट करना या सही व्यक्ति को सूचित करना। काम अब भी साफ़ रास्ते पर चलता है, बस हर स्टेप किसी को याद नहीं रखना पड़ता।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन क्यों मायने रखता है?

हाथ का काम तेज़ी से जमा होता है। जब भी कोई एक सिस्टम से दूसरे में डेटा कॉपी करता है, रिमाइंडर ईमेल भेजता है या जाँचता है कि कोई स्टेप पूरा हुआ या नहीं, आपका समय जाता है और गलती की गुंजाइश बनती है। वर्कफ़्लो ऑटोमेशन उन कामों में यह रगड़ हटा देता है जो हर बार एक ही पैटर्न पर चलते हैं।

यह आपके बिज़नेस को ज़्यादा एक जैसा भी बनाता है। जब प्रोसेस हर ग्राहक या हर प्रोजेक्ट के लिए एक ही तरह चलता है, तो टीम के व्यस्त होने पर भी क्वालिटी स्थिर रहती है। नए कर्मचारी दर्जनों अनौपचारिक आदतें सीखने के बजाय उसी ऑटोमेटेड रास्ते पर चल सकते हैं। जब सब कुछ याददाश्त और स्टिकी नोट्स पर टिका हो, तो यह एकरूपता बनाए रखना मुश्किल होता है।

आप कौन-से काम ऑटोमेट कर सकते हैं?

हर काम ठीक नहीं बैठता। वर्कफ़्लो ऑटोमेशन उस काम पर सबसे अच्छा चलता है जो दोहराया जाए, साफ़ नियमों पर चले और अक्सर होता हो। सोचिए: डॉक्यूमेंट रूटिंग, स्टेटस अपडेट, अपॉइंटमेंट रिमाइंडर और जुड़े हुए सिस्टम के बीच डेटा एंट्री।

जिन कामों में समझदारी, रचनात्मकता या आमने-सामने की बातचीत चाहिए, वे आम तौर पर हाथ से ही रहते हैं। मक़सद आपके बिज़नेस से लोगों को हटाना नहीं है। मक़सद उन्हें दोहराए जाने वाले स्टेप से आज़ाद करना है, ताकि वे वह काम कर सकें जो सिर्फ़ वही कर सकते हैं।

1. कम्युनिकेशन और नोटिफ़िकेशन

कन्फ़र्मेशन ईमेल, फ़ॉलो-अप रिमाइंडर और इंटरनल अलर्ट शुरुआत के लिए सबसे आसान जगहों में से हैं। जब कोई ग्राहक सर्विस बुक करता है या फ़ॉर्म भेजता है, तो किसी के इनबॉक्स खोले बिना ही ऑटोमेटिक मैसेज तुरंत चला जाता है।

2. डॉक्यूमेंट और अप्रूवल फ़्लो

डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन फ़ाइलों को तय समय-सारणी पर रिव्यू और अप्रूवल स्टेप से गुज़ारता है। कॉन्ट्रैक्ट सही रिव्यूअर के पास जाता है, दो दिन में कुछ न हो तो रिमाइंडर चल जाता है, और मंज़ूरी मिलते ही फ़ाइल सही फ़ोल्डर में पहुँच जाती है। साइन के लिए लोगों के पीछे नहीं भागना पड़ता।

3. स्टेप्स के बीच डेटा हैंडऑफ़

जब एक स्टेप ऐसी जानकारी बनाता है जो अगले स्टेप को चाहिए, तो ऑटोमेशन उसे तुरंत आगे भेज सकता है। आपके वेबसाइट फ़ॉर्म से आई नई लीड एक ही सहज क्रम में टास्क बना सकती है, स्प्रेडशीट अपडेट कर सकती है और आपके सेल्स कॉन्टैक्ट को सूचित कर सकती है।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन समझ लेने के बाद अगला स्टेप यह जानना है कि यह बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन से कैसे जुड़ता है, जो आपकी पूरी कंपनी के बड़े प्रोसेस को कवर करता है। ऑटोमेट करने से पहले स्ट्रक्चर्ड वर्कफ़्लो क्यों मायने रखते हैं, इसकी और जानकारी चाहिए तो हमारा ब्लॉग वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल