डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन क्या है?

आपके इनवॉइस प्रोसेस का वर्शन A ऐसा दिखता है। कोई PDF सेव करता है, उसे ईमेल में अटैच करता है, दो दिन इंतज़ार करता है, फिर फ़ॉलो-अप भेजता है क्योंकि किसी ने साइन नहीं किया। वर्शन B फ़ाइल अपलोड होते ही उसे सही मंज़ूर करने वाले के पास भेज देता है, तय समय पर रिमाइंडर भेजता है और बिना एक भी चेक-इन मैसेज के सबको मौजूदा स्टेटस दिखाता है।

डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन वही दूसरा वर्शन देता है। यह आपके बिज़नेस के काग़ज़ और ईमेल वाले हिस्सों को साफ़ डिजिटल रास्ते में बदल देता है। अगर आप टास्क ट्रैक करने के लिए पहले से वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं, तो डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन उन टास्क के अंदर फ़ाइलों का आना-जाना संभालता है। यहाँ देखिए व्यवहार में इसका क्या मतलब है।

डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन क्या है?

डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन का मतलब है सॉफ़्टवेयर से डॉक्यूमेंट को तय स्टेप से गुज़ारना, बिना हाथ से फ़ॉरवर्ड किए। हर फ़ाइल एक तय रास्ते पर चलती है: सबमिट, रिव्यू, अप्रूव, स्टोर या आगे भेजना।

सॉफ़्टवेयर जानता है कि अगली कार्रवाई किसे करनी है और अगर वे समय पर जवाब न दें तो क्या होगा। इससे डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट वर्कफ़्लो ईमेल की कड़ी से बदलकर ऐसा दोहराया जाने वाला सिस्टम बन जाता है जिस पर आपकी टीम भरोसा कर सके।

यह सिर्फ़ फ़ाइल स्टोरेज जैसा नहीं है। स्टोरेज डॉक्यूमेंट रखता है। ऑटोमेशन उन्हें उस काम से गुज़ारता है जो आपके बिज़नेस को चाहिए।

डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन कैसे काम करता है?

हर ऑटोमेटेड डॉक्यूमेंट फ़्लो का बुनियादी पैटर्न एक जैसा होता है, भले ही डॉक्यूमेंट आपस में बिल्कुल अलग दिखें।

1. कैप्चर

डॉक्यूमेंट अपलोड, फ़ॉर्म सबमिशन या स्कैन से सिस्टम में आता है। सॉफ़्टवेयर उस पर तारीख़, क्लाइंट का नाम या डॉक्यूमेंट प्रकार जैसी मुख्य जानकारी टैग कर देता है।

2. रूट

नियम तय करते हैं कि फ़ाइल आगे कहाँ जाएगी। एक तय रकम से कम का परचेज़ ऑर्डर एक मंज़ूर करने वाले के पास जा सकता है। बड़ी रकम के लिए दूसरे साइन की ज़रूरत हो सकती है। रूटिंग उन शर्तों के आधार पर अपने आप होती है जो आप एक बार तय करते हैं।

3. रिव्यू और अप्रूव

हर रिव्यूअर को फ़ाइल अटैच या लिंक के साथ नोटिफ़िकेशन मिलता है। वे मंज़ूर करते हैं, अस्वीकार करते हैं या बदलाव माँगते हैं। सिस्टम हर कार्रवाई टाइमस्टैंप के साथ दर्ज करता है, ताकि आपके पास साफ़ ऑडिट ट्रेल रहे।

4. स्टोर और सूचना

मंज़ूरी के बाद डॉक्यूमेंट सही फ़ोल्डर में पहुँच जाता है और संबंधित लोगों को कन्फ़र्मेशन मिलता है। किसी को हाथ से कॉपी फ़ाइल करने या "हो गया" ईमेल भेजने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

इसी पैटर्न को लोग ऑटोमेटेड डॉक्यूमेंट प्रोसेसिंग कहते हैं। सॉफ़्टवेयर दोहराया जाने वाला आना-जाना संभालता है, ताकि आपकी टीम उन फ़ैसलों पर ध्यान दे जिनमें सचमुच इंसान चाहिए।

कौन-से डॉक्यूमेंट प्रोसेस ऑटोमेट करने लायक हैं?

हर डॉक्यूमेंट को ऑटोमेशन नहीं चाहिए। उन फ़्लो से शुरू करें जो अक्सर दोहराए जाते हैं, जिनमें कई लोग शामिल हैं और जो अभी किसी के इनबॉक्स में अटकते हैं।

इनवॉइस अप्रूवल आम शुरुआती जगह है। कॉन्ट्रैक्ट रिव्यू, ख़र्चे की रिपोर्ट और क्लाइंट इनटेक फ़ॉर्म भी वैसे ही हैं। HR टीमें अक्सर ऑफ़र लेटर और ऑनबोर्डिंग पैकेट ऑटोमेट करती हैं। हमारा HR वर्कफ़्लो का चैप्टर दिखाता है कि लोगों से जुड़े वे फ़्लो अपने पीछे के डॉक्यूमेंट से कैसे जुड़ते हैं।

सबसे अच्छे उम्मीदवारों में तीन बातें समान होती हैं। फ़ाइल को कई लोग छूते हैं। देरी से समय या पैसे का नुकसान होता है। स्टेप हर बार लगभग वही रहते हैं। अगर आपको पक्का न पता हो कि कहाँ से शुरू करें, तो पिछले महीने ईमेल से दो बार से ज़्यादा गुज़रे हर डॉक्यूमेंट की लिस्ट बनाइए।

डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन बड़े वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के साथ सबसे अच्छा चलता है। डॉक्यूमेंट फ़्लो फ़ाइल संभालता है। बड़ा ऑटोमेशन ट्रिगर, नोटिफ़िकेशन और बिज़नेस के दूसरे स्टेप से कनेक्शन संभालता है।

एक ऐसा डॉक्यूमेंट-भारी प्रोसेस चुनिए जो आज आपकी टीम को परेशान करता है। स्टेप काग़ज़ पर मैप करें, फिर ऐसा सॉफ़्टवेयर ढूँढें जो कैप्चर, रूटिंग, अप्रूवल और स्टोरेज एक ही फ़्लो में सपोर्ट करे। जब वह प्रोसेस आसानी से चलने लगे, तो अगला जोड़ना आसान हो जाता है।

शुरू में ही स्ट्रक्चर्ड फ़्लो क्यों मायने रखते हैं, इसकी बड़ी तस्वीर के लिए हमारी ब्लॉग पोस्ट वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें। यह उस सोच के बदलाव को बताती है जिससे डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन का सेटअप समय सार्थक बनता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल