वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर क्या है?

आप तीन साथियों से पूछते हैं कि क्लाइंट का प्रोजेक्ट कहाँ पहुँचा। एक स्प्रेडशीट की तरफ़ इशारा करता है। दूसरा पिछले मंगलवार की चैट देखता है। तीसरा कहता है कि ब्रीफ़ कहीं ईमेल में है। प्रोजेक्ट एक, जवाब तीन अलग, और किसी को पक्का भरोसा नहीं।

यही बिखरा हुआ एहसास है जिसे ठीक करने के लिए वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर बना है। यह आपकी टीम को एक साझा नज़रिया देता है कि काम शुरू से अंत तक कैसे चलता है। अगर आप पहले से जानते हैं कि वर्कफ़्लो क्या है, तो यह चैप्टर आपको सॉफ़्टवेयर वाला पहलू दिखाता है, जो उन फ़्लो को टिकाए रखता है। यहाँ देखिए यह कैसे काम करता है।

वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर क्या है?

वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर एक डिजिटल टूल है जो बिज़नेस वर्कफ़्लो को डिज़ाइन करने, चलाने और मॉनिटर करने में मदद करता है। यह उन स्टेप्स को, जिन्हें आपकी टीम पहले से फ़ॉलो करती है, एक ऐसा दिखने वाला रास्ता बना देता है जिसे सब देख और फ़ॉलो कर सकें।

काम लोगों के दिमाग में या मैसेज में बिखरा रहने के बजाय, प्रोसेस सॉफ़्टवेयर में रहता है। टास्क असाइन होते हैं। डेडलाइन ट्रैक होती हैं। स्टेटस अपडेट पाँच अलग ऐप के बजाय एक जगह होते हैं।

छोटे बिज़नेस के लिए इसका आम तौर पर मतलब है कम फ़ॉलो-अप मैसेज और कम टास्क जो चूक जाएँ। मक़सद जटिलता नहीं है। मक़सद साफ़ तस्वीर है।

वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर क्यों मायने रखता है?

जब काम सिर्फ़ बातचीत में होता है, तो आप हर हफ़्ते वही सवाल दोहराते हैं। इसे कौन संभाल रहा है? क्या किसी ने मंज़ूर किया? क्या यह अब भी क्लाइंट के जवाब का इंतज़ार कर रहा है?

वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर यह अंदाज़ा लगाना हटा देता है। आप एक स्क्रीन खोलते हैं और दिखता है कि हर चालू काम कहाँ है। मैनेजर अपडेट के पीछे भागने में कम समय लगाते हैं। टीम मेंबर जो काम पूरा कर चुके हैं, उसे समझाने में कम समय लगाते हैं।

यह हैंडऑफ़ भी आसान करता है। जब एक व्यक्ति स्टेप पूरा करता है, अगले व्यक्ति को नोटिफ़िकेशन मिलता है। कुछ इसलिए नहीं रुकता कि किसी ने आगे बढ़ाना भुला दिया। यही स्थिर लय व्यस्त टीम को भरोसेमंद टीम बनाती है।

कौन-से फ़ीचर देखने चाहिए?

हर टूल में एक जैसी चीज़ें नहीं होतीं। यहाँ वे फ़ीचर हैं जो पहली बार बिज़नेस वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर देख रही छोटी टीमों के लिए सबसे ज़्यादा मायने रखते हैं।

1. विज़ुअल वर्कफ़्लो बिल्डर

आपको बिना टेक्निकल स्किल के स्टेप मैप कर पाना चाहिए। ड्रैग-एंड-ड्रॉप बिल्डर से आप तय कर सकते हैं कि पहले क्या होगा, फिर क्या होगा और हर स्टेज का ज़िम्मेदार कौन है।

2. टास्क असाइनमेंट और ट्रैकिंग

हर स्टेप का एक साफ़ ज़िम्मेदार और ड्यू डेट होनी चाहिए। अच्छा सॉफ़्टवेयर देर वाले काम दिखाता है और रिमाइंडर भेजता है, ताकि काम चुपचाप न रुके।

3. स्टेटस की विज़िबिलिटी

जुड़े हुए सभी लोगों को प्रगति का एक ही व्यू दिखना चाहिए। यह साझा तस्वीर स्टेटस मीटिंग और उन छोटे चेक-इन मैसेज को घटाती है जो गहरे काम में खलल डालते हैं।

4. नोटिफ़िकेशन और अलर्ट

सॉफ़्टवेयर को सही व्यक्ति को सही समय पर याद दिलाना चाहिए। इसका मतलब डेडलाइन से पहले रिमाइंडर या मंज़ूरी की ज़रूरत पर अलर्ट हो सकता है।

वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर ऑटोमेशन से कैसे अलग है?

वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर काम को व्यवस्थित और ट्रैक करता है। वर्कफ़्लो ऑटोमेशन और आगे जाता है और दोहराए जाने वाले स्टेप बिना इंसानी कार्रवाई के संभालता है। कई टीमें दोनों साथ इस्तेमाल करती हैं।

आप इनवॉइस अप्रूवल फ़्लो को वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर में मैनेज कर सकते हैं, जबकि ऑटोमेशन रकम के आधार पर फ़ाइल को सही रिव्यूअर के पास भेजता है। एक टूल प्रोसेस को दिखाता रखता है। दूसरा उस प्रोसेस के अंदर के हाथ के स्टेप हटाता है।

जब आपके वर्कफ़्लो में लोगों के बीच बहुत सारी फ़ाइलें घूमती हों, तो अगला कदम डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के बारे में जानना है। वह चैप्टर इसी समस्या का फ़ाइलों वाला हिस्सा कवर करता है।

वर्कफ़्लो मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर बिखरी आदतों को ऐसी चीज़ बना देता है जिसे आपकी पूरी टीम फ़ॉलो कर सके। शुरुआत ऐसे एक प्रोसेस को मैप करके करें जिसे आप हर हफ़्ते दोहराते हैं, जैसे क्लाइंट ऑनबोर्डिंग या कंटेंट रिव्यू। जब वह फ़्लो आसानी से चलने लगे, तो और जोड़ें।

टूल चुनने से पहले व्यावहारिक सेटअप सलाह चाहिए तो हमारी ब्लॉग पोस्ट वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें। यह मानकर नहीं चलती कि आपके पास बड़ी टीम या बड़ा बजट है, और पहले स्टेप से समझाती है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल